1. Por:
John Fredy Barona Garcés
Martha Roció Pulido
Laura Carolina Pedroza
Leida Liliana Ospina Sepúlveda
Docente:
Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Ingeniero de Sistemas, Especialista en Desarrollo de Software
Asignatura:
Análisis y Diseño de Sistemas de Información II
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2012

2. En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información
basados en herramientas electrónicas son la base de las actividades
cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, por lo
tanto dichos resultados no sólo se deben a las herramientas como tal;
iremos avanzando en el estudio de los Diseños de Entrada y Controles de
Datos al sistema para descubrir la importancia de éstos en el desarrollo de
aplicaciones que son las que dan soporte a dichos procesos.
La calidad de la entrada del sistema determina la calidad de la salida del
mismo. Es vital que los formularios de entrada, las pantallas y los
documentos web interactivos se diseñen tomando en cuenta esta
importante relación.
En la presentación encontraran varios conceptos sobre los Diseños de
Entradas y Controles de Datos y un ejercicio que tiene como propósito
representar lo expresado en la teoría.

4. El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de
especificaciones y procedimientos para la preparación de
datos, la realización de los pasos necesarios para poner
los datos de una transacción en una forma utilizable para
su procesamiento, así como la entrada de éstos.

5. La entrada se logra al instruir la computadora para que lea los datos,
ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los
escriben directamente en el sistema.

6. Las especificaciones de entrada:
Describen la manera en que los datos ingresarán al
sistema para su procesamiento. Las características de
diseño de la entrada pueden asegurar la confiabilidad del
sistema y producir resultados a partir de datos exactos, o
también pueden dar como resultado la producción de
información errónea.

7. El diseño de la entrada determina sí el usuario puede
interactuar con el sistema de manera eficiente.
El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de
información con el mundo y sus usuarios.

8. Existen varias razones que explican porqué un buen
diseño debe controlar la cantidad de datos en la entrada.

9. Evitar Retrasos:
Un retraso en el
procesamiento, que es un
resultado de las
operaciones de
preparación o de entrada
de datos, recibe el
nombre de cuello de
botella. Evitar los cuellos
de botella debe ser
siempre uno de los
objetivos que el analista
persiga al diseñar la
entrada

10. Evitar errores de datos:
En cierto sentido la tasa de errores
depende de la cantidad de datos, ya que
entre más pequeña sea ésta, menores
serán las oportunidades para cometer
errores.
El analista puede reducir el número de
errores al disminuir el volumen de datos
que deben ingresarse por cada
transacción. El analista también puede
modificar las tasas de error de una
operación a través del diseño de la
entrada, ya que la forma en que deben
ingresar los datos puede tener efectos
sobre la incidencia de los errores.

11. Las verificaciones y balances en
los programas para entrada de
datos, denominadas técnicas de
validación de entradas, también
descubren errores en la entrada.

12. Evitar pasos adicionales:
Algunas veces el volumen de
transacciones y la cantidad de datos en
preparación, o en el trabajo de entrada
de datos, es algo que no se puede
controlar.
Cuando no es posible reducir el
volumen de transacciones, el analista
debe asegurar que el proceso sea lo
más eficiente posible.
El analista experimentado también
evitará diseños para la entrada que
traigan como consecuencia una mayor
cantidad de pasos a seguir.

13. Mantener la sencillez del proceso.
Quizá el mejor consejo para los
analistas es alcanzar todos los
objetivos ya mencionados en la forma
más sencilla posible.
La simplicidad funciona y es aceptada
por los usuarios.
Cuesta trabajo que los usuarios
acepten diseños para la entrada que
sean complejos o confusos, y no
existe ninguna garantía para el éxito al
instalar un sistema complejo.
En consecuencia, es aconsejable
evitar la complejidad cuando hay
opciones más sencillas.

14. Validación dela entrada:
•Los diseños de las entradas tienen como
finalidad reducir la posibilidad de cometer errores
o equivocaciones durante la entrada de datos.
Sin embargo, siempre debe suponer que se
presentarán errores.
•Estos deben detectarse durante la entrada y
corregirse antes de guardar los datos o
procesarlos. Es mucho más difícil corregir datos
equivocados después de almacenarlos que antes
de hacerlo.
•De hecho los datos equivocados se olvidan con
frecuencia hasta que alguien utilice un reporte
basado en esos datos y cuestiona su exactitud y
validez.

15. Las decisiones de diseño para el manejo de entradas,
especifican la forma en que serán aceptados los datos
para su procesamiento por computadora.
Los analistas deciden si los
datos serán proporcionados
directamente, quizá a través
de una estación de trabajo,
o por el uso de documentos,
donde los datos a su vez
son transferidos hacia la
computadora para su
procesamiento.

16. 1. Qué datos ingresan al sistema.
2. Qué medios utilizar.
3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos.
4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada
a los datos.
5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar
errores.
6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los
pasos a seguir cuando se presentan errores.

17. Es el proceso mediante el cual el
SI toma los datos que requiere
para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son
aquellas que se proporcionan en
forma directa por el usuario,
mientras que las automáticas son
datos o información que
provienen o son tomados de
otros sistemas o módulos. Esto
último se denomina interfaces
automáticas.

18. Las unidades típicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnéticas,
las unidades de diskette, CD-ROM, Pendriver, los códigos
de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al
tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

19. Son aquellos equipos y componentes que permiten
ingresar información a la unidad de procesamiento. El
teclado, el mouse (ratón), el escáner, la cámara web
(webcam), el lápiz óptico y el micrófono son
dispositivos de entrada: permiten enviar datos a través
de las teclas, el movimiento del dispositivo y la acción
de clickear con los botones, por ejemplo.
Emiten información a través de la pantalla, otros
dispositivos, como las placas de red y los módems,
son mencionados como dispositivos de
entrada/salida, ya que reciben información y la
distribuyen a otras unidades de procedimiento.
Una definición más precisa muestra que todos los
dispositivos son de entrada/salida (el teclado, el mouse
y el escáner también envían y reciben señales desde y
hacia las distintas partes de la computadora).

20. El teclado, nos permite
ingresar la información en
forma de caracteres los
mismos que son
codificados al lenguaje
binario y así ser
Pantalla Táctil, Consiste en entendibles por el PC.
una pantalla que dispone de
unos sensores que son
capaces de detectar cuando El ratón, También
el usuario pulsa sobre alguno conocido como Mouse es
de los iconos que muestra. el que nos permite
manipular la información
del computador, este se
visualiza en la pantalla
como un puntero.
Joystick o Palanca de
Escáner, es un dispositivo de captura de Juego, permite al usuario
imágenes o documentos mediante un barrido del controlar el movimiento de un
mismo, utilizando una serie de pequeñas células cursor o elemento móvil en la
fotoeléctricas que convierten el documento en un pantalla del ordenador de una
mapa de bits que el ordenador puede entender. forma más sencilla que con
otros dispositivos

21. El sistema seleccionado es el Welcome to Olib
8.1, del Sistema de Bibliotecas de la
Universidad de Antioquia, el cual está
conformado por varios Módulos, pero para
efectos del ejercicio nos enfocaremos en el
Módulo de “Préstamo de Material Documental”.
OLIB es un sistema de administración de
bibliotecas que ofrece una exclusiva
combinación de eficiencia bibliotecaria,
facilidad de uso y capacidades de recursos
electrónicos.
Para entrar al Sistema Welcome to Olib 8.1., el
cual se encuentra en el escritorio, se le debe
dar doble clic al icono, luego se debe ingresar
la clave y contraseña asignada por la
Administración de la biblioteca a las personas
que tienen autorización para ingresar al
módulo.

22. Se selecciona el icono de Circulación y
Préstamo, representado por un código de
barras y ubicado en la parte superior derecha
de la barra de herramientas, se le da clic para
hacerlo visible.
Aparece el Módulo de Préstamo como se
muestra en el pantallazo

23. Para empezar hacer efectivo el préstamo se
debe validar el usuario antes, el icono
VALIDAR, está ubicado en el escritorio
Validar el usuario permite la conexión al
programa Mares (base de datos de Admisiones
y Registro y a Nómina de la Universidad), de
esta manera se puede saber si el usuario tiene
vínculo con la Universidad.

24. Objetivo o propósito del diseño
de las entradas:
Tipos de datos y Captura de datos:
•Diseñar formularios completos y
útiles Los tipos de datos que se encuentran
•Limitar el acceso solo al personal dentro del “Módulo de Préstamo” son:
TITULOS
autorizado para controlar que no se
AUTORES
hagan modificaciones sobre el ENCABEZADO MATERIA
sistema o a la información CLASIFICACIONES
contenida. SERIES
•Garantizar que los datos que se EJEMPLARES
ingresen al sistema sean reales USUARIOS
para así evitar los errores en el LOCALIZACIONES
BUSQUEDAS GUARDADAS
ingreso de los datos.
SEARCH QUERY
CATALOGACIÒN
CIRCULACIÒN
NOTIFICACIONES
DATOS REFERENCIALES
ILL

25. Captura de datos:
Datos Variables: Aquellos datos que cambian
en cada transacción.
Usuario
Ejemplar
Datos de Identificación: Es el dato que
identifica en forma única el artículo que está
siendo procesado.
No. de Cédula
No. de Código de barras

26. Características del diseño de documentos
•Validación de entradas que autoriza el
que utiliza la aplicación:
sistema:
En cuanto al diseño de documentos que utiliza la
aplicación, Welcome to Olib 8., lo más destacable
son los informes que dicho sistema puede generar,
los cuales son perfectamente compatibles con un Con el programa Validar usuario que tiene la
formato XLS, donde se pueden hacer mejoras para Universidad, permite la conexión al programa Mares
brindar informes más detallados de funcionamiento (base de datos de Admisiones y Registro y a Nómina
de la biblioteca, sobre todo en lo que concierne a de la Universidad), de esta manera se puede saber si
productividad, inventarios, estadísticas, entre otros. el usuario tiene vínculo con la Universidad.
Otra de las tantas características con las que cuenta Para poder realizar la validación de entrada en el
el diseño de los documentos en la aplicación es: módulo de Préstamo de Material, es necesario:
- La creación de formularios fáciles de contestar •Tener vínculos con la Universidad para que el
(reduce errores, ingreso rápido de datos) software reconozca que los datos que se ingresan
- Cumple el propósito para el cual fue diseñada son los correctos.
(propósito de registro, procesamiento, •El sistema debe verificar que los datos ingresados y
almacenamiento y recuperación de información de que se envían son por personas autorizadas, de igual
las universidad) forma, el sistema debe invalidar las transacciones
- Garantiza que los formularios se contesten con cuando los datos han sido ingresados por personas
precisión (recopile los datos necesarios, precisos y no autorizadas.
confiables) •Ejecución de una acción inaceptable.
- Validación (permite detectar errores con El validador de Usuarios del Sistema de Bibliotecas,
anticipación) se hace con un lector de huella de datos, o con un
lector de código de barras.

27. El diseño de la entrada, consiste en el desarrollo de especificaciones y
procedimientos para la preparación de datos.
El diseño de la entrada, depende de la estructura de los pasos necesarios para
poner los datos analizados en una forma utilizable para su procesamiento.
La entrada de los datos se logra al instruir la máquina para que los lea.
Todo buen diseño depende del control en la entrada de los datos.
En el ejercicio se percibe la calidad y el control que se ejerce en el sistema
Welcome to Olib 8.1, del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de
Antioquia

28. OCLC. Descripción General. [en línea]
http://www.oclc.org/americalatina/es/olib/overview/default.htm [consultado el 7 de
mayo de 2012]
DEJSOFT. [en línea]
http://puertoparalelo-rawde.blogspot.com/2009/05/codigos-de-autovalidacion.html
[consultado el 7 de mayo de 2012]
DISPOSITIVOS DE ENTRADA. [en línea]
http://jackson1reyes2.wordpress.com/2007/10/19/dispositivos-de-entrada/ [consultado el 9 de mayo
de 2012]
KENDALL&KENDALL. Análisis y Diseño de Sistemas. 6 ed. México : Parson,. 2005.
pàg. 365-423
Verificaciones de validación. [en línea]
http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/c0/974f1a43ad11d189ee0000e81ddfac/content.htm
[consultado el 10 de mayo de 2012]
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Módulo Olib 8. [en línea]
http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal [consultado el 10 de mayo de 2012]

29. Al docente por proponer
temas de interés y a los
compañeros por la
atención prestada.
“En un mundo en constante
movimiento, el que se queda en
el mismo lugar retrocede”
Lewis Carrol