2. O que é GED?
É uma tecnologia que provê um meio fácil de gerar, controlar, arma-
zenar, compar lhar e recuperar informações em documentos.
Os sistemas GED permitem acessar os documentos de forma ágil e
segura, normalmente via um navegador Web, local ou via Internet.
3. Porque utilizar?
Para usuários e clientes Para a gestão documental
Elimina o manuseio de papel no arquivo sico. Reduz espaço sico de armazenagem.
Acesso imediato à qualquer documento. Possibilita implantar Tabela de Temporalidade.
Melhor atendimento ao cliente, com respostas instantâneas! Minimiza perda e extravio de documentos importantes.
Para proteção da empresa Para o setor de TI
Reduz custos com novos escritórios/depósitos de arquivos. Possibilidade de integração com outros sistemas
Protege o acervo contra catástrofes naturais (incêndio, enchente). e tecnologias (CRM, ERP).
Proteção contra processos (trabalhistas, fiscais). Criação de Workflows, automa zando processos complexos.
4. Redução de custos
UMA EMPRESA EM MÉDIA + DESPERDÍCIOS
Gera 19 cópias de cada documento. 7,5% de todos os documentos são
Gasta 32 reais com mão de obra procurando, perdidos.
de forma errada, cada documento. 3% são arquivados de forma errada .
Perde 1 em cada 20 documentos . Profissionais gastam até 15% de seu
Demora 25 hrs recuperando cada documento perdido. tempo lendo documentos, porém
gastam 50% dele procurando-os.
Gasta 400 hrs/ano procurando documentos perdidos.
5. Ganho de espaço físico
O GED fornece uma maneira mais inteligente de armazenar seus documentos
Já que a maioria dos documentos passa a ser tratado em meios digitais,
via GED, armários e arquivos sicos não são mais necessários dentro do
escritório. Tudo fica nos servidores para consulta imediata.
Algumas empresas, depois que implantam o GED, optam inclusive por remover
os documentos sicos de sua sede, deixando para
que sejam armazenados em locais especializados
para isto.
6. + BenefíciosRAPIDEZ E AGILIDADE: localizar e compar lhar documentos rapida-
mente no ambiente de trabalho traz um valor ines mável para qual-
quer empresa. O GED permite manipular documentos em uma fração
de tempo do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos
em papel.
PRODUTIVIDADE E EFICIÊNCIA: O tempo gasto na procura de
documentos em arquivos sicos é eliminado! Todos os docu-
mentos ficam disponíveis instantaneamente, a um clique do
mouse. A produ vidade do pessoal fica visível com o GED.
7. + Benefícios
SEGURANÇA: Elimina o risco de extravio de documentos; protege o
acervo contra catástrofes (enchentes, incêndios).
FÁCIL ACESSO: com o GED não é preciso recorrer ao arquivo -
sico a todo momento, basta fazer uma pesquisa no sistema e a
imagem do documento fica disponível em segundos!
REDUZ CUSTO COM PAPEL: de acordo com o RegisteredRep.com, em-
presas com faturamento anual entre R$ 700 mil e R$ 1,5 milhão podem
economizar até R$ 60 mil por ano através da u lização do GED!
8. + Benefícios
DOCUMENTOS ACESSÍVEIS A QUALQUER HORA OU LUGAR: é
impossível transportar pilhas de documentos em viagens de
negócios ou para fora do escritório. Com o GED, o acesso aos
documentos pode ser feito de qualquer lugar!
O GED pode dar um fim ao caos documental
na sua empresa.
10. Quem pode usar?
Pequenas, médias ou grandes empresas.
Em médias e grandes empresas, pode ser aplicado por setores:
Recursos Humanos. Ao implantar o GED, avalia-se as necessidades específicas
Contabilidade. do cliente, o que possibilita a implantação grada va do
sistema.
Financeiro.
Importação/Exportação.
Cada cliente possui uma pificação diferente de
Jurídico. documentos, e o sistema é implantado para tratar TODAS
as par cularidades.
11. Quem pode usar?
Segmentos de mercado específicos
CONSTRUÇÃO CIVIL JURÍDICO
- Construtoras - Escritórios advocacia
- Incorporadoras - Dptos jurídicos
- Escritórios Engenharia
IMÓVEIS
- Imobiliárias
CONTÁBIL EDUCAÇÃO
- Escritórios contabilidade - Escolas
- Deptos contábeis - Universidades +13
- Centros de ensino
Segmentos!
12. Porque terceirizar?
Inúmeros fatores mostram que é a melhor solução
Falta de recursos internos.
Trabalho realizado com maior transparência.
Foco nas competências-chave, e não nas periféricas.
Custos reduzidos: economia de escala com mão-de-obra.
Menor inves mento em infraestrutura interna.
Ajudamos você a sair do caos documental!
13. Meio ambiente
6 RAZÕES SUSTENTÁVEIS PARA ADOTAR O GED
1. Economia de dinheiro com 4. Reduz custos com espaço: menos papel significa
consumo de papel e transporte: menos área de depósitos, que significa liberar espaço
com o GED, é visível es mar o quanto de economia os dentro da empresa.
processos geram em apenas alguns meses.
5. Melhorar a produ vidade: ao digitalizar o máximo
2. Aumento da eficácia dos processos: o GED permite de documentos, evita-se deslocamentos
que processos que geram um grande consumo de desnecessários e facilita a busca por documentos.
papel, sejam cortados em até 10 vezes.
3. Integrar pontos: a captura distribuída de documentos, 6. Reduz custos com armazenamento: armazenamento
aliada ao armazenamento remoto, se pagam apenas representa despesa! Coma digitalização, elimina-se
com a economia feita nos custos de transporte e um ônus significa vo sobre o que não é necessário
logís ca. guardar.
14. Estratégia de mercado
6 RAZÕES ESTRATÉGICAS PARA ADOTAR O GED
1. A onda de informação: estamos vivendo a era 4. O tempo da sustentabilidade já chegou: as
de sobrecarga de informações. empresas devem tomar ações que diminuam o
impacto ambiental.
2. Computação onipresente: computadores e
smartphones estão por toda parte! Logo, 5. Você não pode fazer isso manualmente: é preciso
informação instantânea torna-se necessária. soluções inteligentes e automa zadas.
3. A era da agilidade: o pessoal não quer somente 6. A falta de gerenciamento gera riscos: é preciso
soluções inteligentes, quer também agilidade! mudar antes que seja tarde.
