Proceso de la organización, departamentalización, organigramas.

1. Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del P.P. para la Educación Superior
Universidad Bicentenaria de Aragua
Extensión de Valle de la Pascua- Guárico
Curso: Administración II
PARTICIPANTE: Lilisbeth Marchan
C.I: 12.653.777

2.  Un proceso clásico de organización
es el establecimiento de roles,
relaciones, autoridades y
responsabilidades, con el objetivo de
operar con la eficiencia y eficacia
requeridas para alcanzar los
objetivos. Lo que se espere de un
proceso de organización es disponer
de una estructura organizativa a
través de la cual los individuos
cooperan sistemáticamente para el
logro de objetivos comunes.


3.  • Institucional Establecimiento
de la Visión y elaboración de
Estrategias.
 • Intermedio Transformación de
las estrategias en programas de
acción. Interacción entre un
componente ligado a la
incertidumbre (externa) y un
componente orientado a la
certeza y a la lógica (nivel
operacional)
 • Operacional Ejecución
cotidiana y eficiente de las tareas
de la organización

4.  Para realizar un proceso de organización
su estructura debe ser de un carácter tal
que muestre los cargos, sus relaciones,
mecanismos de coordinación y control de
los miembros de la organización. A
demás deben figurar los niveles de
autoridad y de responsabilidad. En el
proceso de organización participan los
sistemas; para ello vamos a definirlos:
Procesos, procedimientos y mecanismos
de resolución de conflictos. Se basa en el
establecimiento de métricas para
evaluación de resultados. A su vez
identifica los criterios de asignación de
recursos. El objetivo de la estructura es de
servir como ayuda en el cumplimiento de
los procesos de negocios de la
organización, en todos sus niveles.


5.  Detallar todo el trabajo que debe
ejecutarse para alcanzar las metas de la
organización. Toda organización se crea
para lograr un conjunto de propósitos,
todas las finalidades se logran en forma
diferente, por consiguiente, para que se
logren las metas de la organización las
tareas deben ser establecidas primero.
 Dividir la carga total de trabajo en
actividades que pueden ser ejecutadas
en forma lógica, por una persona o
grupo de personas. Las organizaciones
se crean porque el trabajo que debe
realizarse no puede hacerlo una
persona, de ahí que el trabajo deba
dividirse adecuadamente entre sus
miembros. Por adecuadamente
entendemos, primero, que a los
individuos se les asignaran las tareas
con base a su cualidad para ejecutarlas,
y segundo, que a ninguna persona, se le
puede imponer una carga de trabajo
demasiado pesada o ligera

6.  Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico
y eficiente. A medida que una organización crece y contrata a mas
personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a
las personas cuya tarea guarda relación entre sí. Ventas, recursos
humanos, mercadotecnia, producción, manufactura. A esta agrupación
del trabajo suele llamarse departamentacion.
 Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que
un poco unitario y armonioso. A medida que los individuos y
departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse
las metas de la organización o bien surgir conflictos entre los miembros.
Los gerentes de mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión
para que se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así estimular
la demanda, aun cuando el interés general de la compañía convenga mas
invertir en creces en equipo automatizado reducir los costos.
 Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes para mantenerla
mejorarla. Dado que organizar es un proceso constante, se requiere una
evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la
organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su
estructura a fin de asegurarse de que sea compatible por una operación
eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes. La división
del trabajo es fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea
responsable y realice un conjunto de actividades y no toda la tarea.

7.  Organizar se refiere a la acción
de distribuir de forma
conveniente los materiales,
recursos y personal para
ejecutar de manera óptima las
funciones que se desea. En
este proceso se debe plantear
de forma clara cuáles van a ser
las tareas que cada miembro
del equipo va a ejecutar, con el
fin de que no haya nadie con
más o menos trabajo y que las
tareas sean hechas de forma
eficiente.

8.  Se clasifican según sus objetivos, estructura y características
principales— se dividen en: 1) Organizaciones según sus fines, 2)
organizaciones según su formalidad y 3) organizaciones según su
grado de centralización.
 Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo
que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:
◦ Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen
como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una
determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o
accionistas.
◦ Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como
fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin
pretender una ganancia o utilidad por ello.
El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades
filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc.
[1] son ejemplos de este tipo de organizaciones.

9.  Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras palabras,
según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para
la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen
en:
 Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza
por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de
decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos
hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan
personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo [2].
Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende
estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la
organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos
que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones
entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus
objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido

10. ◦ Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más
de los siguientes tipos de organización:
 Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y
antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos
ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El
nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas
de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su
formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en
su área de competencia, pues las líneas de comunicación son
estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de
pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones .
 Organizacion Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que
aplica el principio funcional o principio de la especialización de las
funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el
principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El
principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del
staff .
 Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado
de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando
incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus
desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo
lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional
más complejo y completo. En la organización linea-staff coexisten órganos
de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de
consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se
caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los
órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados

11.  Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités,
juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe
uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y
contenido. Algunos comités desempeñan funciones
administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian
problemas y otros sólo dan recomendaciones. La autoridad
que se da a los comités es tan variada que reina bastante
confusión sobre su naturaleza .
 Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste
en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la
toma de decisiones y el control que son parte de la forma
habitual de hacer las cosas en una organización.

12.  Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la
medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
◦ Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la
autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la
toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los
ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.
◦ Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la
autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta
donde sea posible. La descentralización es característica de
organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles .
Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar
para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad .
 En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe señalar que
según Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes perciben que
formalización y centralización son esencialmente lo mismo, y por tanto,
creen informalización y descentralización como sinónimos. Sin embargo,
éste no es el caso. Se puede tener una organización muy formal que esté
altamente centralizada, aunque también una organización formal que esté
bastante descentralizada. Por otro lado, también habría una organización
altamente informal que esté descentralizada o altamente centralizada.

13.  En este punto, es necesario señalar que una misma organización
puede tener las características de dos o tres tipos de organizaciones
al mismo tiempo; lo cual, da a conocer —en pocas palabras— sus
fines, estructura y características principales. A continuación,
veamos algunos ejemplos:
 Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas: Como
las pequeñas empresas, cuyo principal objetivo es lograr un
beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional
formal (aunque sea básica) y la autoridad suele concentrarse en el
dueño o propietario (quién tiene la última palabra).
 Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas: Por
ejemplo, las grandes corporaciones transnacionales que tienen entre
sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan
con una estructura y sistema organizacional formal y delegan a sus
oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder
oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolíticas del
país donde se encuentran, sin tener que solicitar autorización para
ello.

14.  Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas: Como ejemplo,
podríamos citar a las microempresas (que suelen tener entre 2 y 10 empleados o
familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar en la
informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan fé de su
existencia ante el estado) e internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen
el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente centralizadas
porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia.
 Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizadas: El ejército, la policia,
los ministerios y otras entidades del Estado, son claros ejemplos de este tipo de
organizaciones.
 Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las
ONG´s internacionales que delegan gran parte de la toma de decisiones a sus
oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las necesidades de
su sector o campo de acción.
 Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas: Por lo general, son
grupos de personas que por lo iniciativa de una persona considerada líder de
opinión (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se reúnen informalmente para
realizar alguna actividad específica, como reunir regalos para obsequiarlos a niños
pobres en navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades
económicas, etc...
 Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizadas: En algunas
ocasiones, la idea de un líder de opinión (por ejemplo, de reunir y obsequiar
regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es "exportado" a otros
lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias
decisiones.

15.  Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia:
• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucradas.

16.  De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de
departamentalización más usuales son:
1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades
análogas según su función principal.

 2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de
productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos
relacionados entre si.

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en base a
las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa

17.  4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales,
principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo
interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en
distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como
también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
 6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin
interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando
se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.


18.  En estos tiempos, se escucha con frecuencia frases como:
“gran parte de la competitividad de la empresa reside en
el bienestar del empleado”; “administrar con las personas,
en lugar de administrar personas”; pero más allá de ser
frases trilladas, la experiencia ha demostrado que una
buena parte del éxito del empleado en el desempeño de
su trabajo viene dado por su grado de adaptación al
puesto y al entorno.
 Es por eso que las organizaciones avanzadas buscan
equilibrar la armonía del trabajador con la competitividad
de la empresa, por lo que, encontrar un acoplamiento
óptimo entre empleado y puesto de trabajo es un objetivo
que debe ser establecido desde el principio.
 Fernández, (2004): “Para que los profesionales estén
motivados y trabajen a pleno rendimiento, uno de los
requisitos es que se encuentren cómodos, en el sentido
más amplio de la palabra, en su puesto de trabajo.
Además, la motivación y muy especialmente su antónimo,
la desmotivación, son sentimientos que se irradian,
contribuyendo a forjar un determinado clima laboral que
repercute exponencialmente en la productividad de toda
la organización”

19.  Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos,
cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeación efectiva
de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los
puestos. Para ello, los directivos de hoy en día debieran invertir más de
su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseño de
puestos claves en la empresa.
 Muy pocas empresas tienen presente que también el puesto de trabajo
requiere diseño y una perfilación viable para la persona que lo detenta.
Un diseño del puesto de trabajo erróneo es fuente principal de
desmotivación, insatisfacción y baja productividad de los recursos
humanos (Malik, 2000).
 Es así que Mondy, (1997) señala: “el diseño de puestos consiste en
determinar las actividades específicas que se deben desarrollar, los
métodos utilizados para desarrollarlas, y cómo se relaciona el puesto
con los demás trabajos en la organización”.
 Chiavenato, (1999): “el diseño del cargo es la especificación del
contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás
cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales y
personales del ocupante del cargo”.

20.  Frecuentemente, se escucha a los empresarios decir que su manual de descripción
de puestos no les ha aportado nada. Otros peor aún, que no se necesita el manual
de puestos ya que los trabajadores saben con exactitud lo que deben hacer. De
cualquier forma, todos concluyen con el mismo resultado, es decir, su manual de
descripción de puestos no es importante, ni necesario.
 No obstante, como se ha ido describiendo a lo largo del presente trabajo, el
acontecer de la vida productiva que presentan y reflejan las empresas en la
actualidad, teniendo en consideración los cambios que tanto a nivel macro como
en su entorno individual se presentan, nos indica que se presenta un cambio
organizacional inevitable, de donde podemos destacar, que para que las empresas
logren continuar e incrementar su nivel de ventas, rentabilidad y productividad,
que les traería como resultado una consolidación en el mercado y mayor
aceptación por sus clientes, es indispensable contar con personal de muy alta
calidad y con un elevado grado de compromiso con la empresa; es decir, se debe
contar con la persona ideal para cada puesto de trabajo, que cumpla con el perfil y
los requerimientos necesarios tal como lo indica el análisis de puestos.
 Ya lo decía Fuertes y Pereda citado por García (2001): “Un buen análisis y
descripción de puestos ha de recoger toda la información relativa a los puestos de
la organización: el espacio físico, ambiente o entorno de trabajo, herramientas a
utilizar, funciones y tareas del puesto, responsabilidades, conocimientos etc.; es
decir, todo lo que directamente o indirectamente influye o puede influir en el
correcto desempeño de un puesto de trabajo”.