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Archivage et électronique : un mariage
impossible ?
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Plusieurs vocabulaires pour exprimer la
même idée
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Classement / Vocabulaire
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Entité-relation
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Le mariage de raison
Des personnes et des compétences
complémentaires
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• Un comité de projet est mis en place pour piloter le projet côté
collectivités
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Archivage et open source ?
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• surtout logique dans le cadre
d'investissements pour répondre à un
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Obsolescence des support et des formats
(des logiciels aussi, non ?)
wordperfect sur disquette 3.5"
pptx sur cd-rom, etc.....
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l'adhérence avec le matériel
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• adaptation de la GED Alfresco
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La vision modulaire
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• Ge(d)stion courante [Alfresco 5 Community]
• SAE [as@lae]
• Référentiel de données [CubicWeb] CC-By-NC-SA semanticwebcom...
Phase 2 : dev agile
• mise en place d'un fonctionnement agile
• ateliers au fil de l'eau, y compris sur la définition du mod...
Bilan d'étape
Un pivot pour les données structurées
• données de référence externe (thésaurii, référentiels géo)
• données de référence ...
Archives ouvertes grâce à un modèle de
données structuré
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Processus d'archivage
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Plateforme technique opérationnelle
• Utilisation comme opérateur d'archivage
• Sys admin opérateur technico-fonctionnel
•...
• accès par entités
• archives liées à un concept
• faire des liens vers d'autres corpus :
bienveillance
• versements de l...
• composant SKOS et OAI-PMH pour CubicWeb,
• Linked CSV -> RDF,
• base pour une implémentation SEDA v0.2->2.0,
• implément...
Et maintenant ?
Bâtir sur ce socle...
• Le meilleur reste à venir : alimentation du référentiel avec les données
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Système d'archivage électronique mutualisé

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Les archives du département de la Gironde, de la Ville de Bordeaux et de la Métropole de Bordeaux ont mis en place un système d'archivage mutualisé leur permettant de gérer leurs documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur conception initiale jusqu'à leur archivage. Ce système repose sur diverses applications logiciel libre prenant chacune en charge une partie du cycle de vie des documents (Alfresco pour la GED courante, Asalae pour l'archivage, etc.)

Dans le cadre de ce système, lors du passage d'un outil à l'autre, un grand nombre de métadonnées sont perdues et doivent donc être ressaisies. D'où l'idée de mettre en place un référentiel commun qui va constituer un pivot sur lequel s'appuient les autres outils, et qui va conserver et enrichir les métadonnées d'un document tout au long de son cycle de vie, au fil de ses passages d'une application à l'autre. Ces métadonnées sont, par exemple, le rangement dans des
plans de classement, les agents étant intervenus sur le document, les étapes du processus de validation, etc.)

Dans le cadre d'un marché public, Logilab développe le référentiel commun du système d'archivage pour le compte du Conseil Départemental de la Gironde, de la Métropole de Bordeaux et de la Ville de Bordeaux.
La présentation présente l'outil logiciel libre qui a vocation à être partagé avec d'autres institutions rencontrant une problématique similaire, mais également de revenir sur le projet lui-meme qui implique de nombreux acteurs et a été géré avec une méthode agile et divers outils innovants (MVP, UX Design, etc.)

Voir http://saem.e-bordeaux.org/projet-module-r%C3%A9f%C3%A9rentiel pour plus de détails.

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Système d'archivage électronique mutualisé

  1. 1. Paris Open Source Summit-19 novembre 2015 Pascal Romain (Product Owner) @keronos Sylvain Thénault (Scrum Master) @sythenault Pierre-Etienne Cassagnau (Sys Admin Officer)
  2. 2. Problématiques
  3. 3. Archivage et électronique : un mariage impossible ? 3
  4. 4. Plusieurs vocabulaires pour exprimer la même idée 4
  5. 5. Classement / Vocabulaire 5
  6. 6. Entité-relation 6
  7. 7. Le mariage de raison
  8. 8. Des personnes et des compétences complémentaires • e-archiviste • accompagnement • utilisation • qualité • réglementation • expertise • ingénierie 8
  9. 9. Naissance d'une équipe • Un comité de projet est mis en place pour piloter le projet côté collectivités • Plusieurs équipes de développement intéragissent sur différentes composantes du système • Un administrateur système "dédié" 9
  10. 10. Archivage et open source ?
  11. 11. • préconisé par l'état • surtout logique dans le cadre d'investissements pour répondre à un besoin commun • on bénéficie de briques existantes, on contribue en retour Pourquoi le libre ? 11
  12. 12. Obsolescence des support et des formats (des logiciels aussi, non ?) wordperfect sur disquette 3.5" pptx sur cd-rom, etc... 12
  13. 13. • code ouvert = sécurité et pérennité • abstraction du stockage pour éviter l'adhérence avec le matériel • migration des documents vers des données ouvertes Auditabilité du système 13
  14. 14. De l'idée à la réalisation...
  15. 15. • travail sur les processus métiers et études • adaptation de la GED Alfresco • connecteur GED - SAE Phase 1 15
  16. 16. La vision modulaire 16
  17. 17. • Ge(d)stion courante [Alfresco 5 Community] • SAE [as@lae] • Référentiel de données [CubicWeb] CC-By-NC-SA semanticwebcompany Composantes du SAEM mais surtout interopérable grâce aux techniques du Web Sémantique, et libre. 17
  18. 18. Phase 2 : dev agile • mise en place d'un fonctionnement agile • ateliers au fil de l'eau, y compris sur la définition du modèle • lean canvas à court terme (6 mois) et moyen terme (2 ans) • 10 sprints : sprint 0 + 9 releases "majeures" 18
  19. 19. Bilan d'étape
  20. 20. Un pivot pour les données structurées • données de référence externe (thésaurii, référentiels géo) • données de référence interne (PC, acteurs, vocabulaires, organigramme) Administration par des experts : alimentation de qualité Simplification du processus d’archivage par réutilisation 20
  21. 21. Archives ouvertes grâce à un modèle de données structuré 21
  22. 22. Processus d'archivage 22
  23. 23. Plateforme technique opérationnelle • Utilisation comme opérateur d'archivage • Sys admin opérateur technico-fonctionnel • Intégrateur unique pour le projet (Département de la Gironde) • Solutions OpenSource (Red-Hat) et baie EMC comme plateforme de validation et de production 23
  24. 24. • accès par entités • archives liées à un concept • faire des liens vers d'autres corpus : bienveillance • versements de la Direction Enfance et Famille de la ville de Bordeaux • archives de Gironde Réutilisabilité des données de référence 24
  25. 25. • composant SKOS et OAI-PMH pour CubicWeb, • Linked CSV -> RDF, • base pour une implémentation SEDA v0.2->2.0, • implémentation OAI-PMH dans asalae / alfresco • mais aussi des réflexions autour des ontologies et thésaurus pour la gestion d'archives. CC-By-SA Krishnavedala Contributions à ce jour 25
  26. 26. Et maintenant ?
  27. 27. Bâtir sur ce socle... • Le meilleur reste à venir : alimentation du référentiel avec les données issues du cycle de vie des objets d'archives ; • Plus de connecteurs ! 27
  28. 28. Adaptez le à votre environnement et contribuez des connecteurs dès maintenant ! Avec vous ? Blog en ligne http://saem.e-bordeaux.org Code source du référentiel https://www.cubicweb.org/project/cubicweb-saem_ref Suivez nous : @projetsaem @logilab Merci !

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