Réunion du conseil d’administration                       Tenue le Mardi 1er novembre 2011 à 19h00                       D...
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concernant les octrois pour les intervenants sur les interventions jeunesses. Unenouvelle procédure a été mise en place et...
20111101-05 La proposition d’adoption du projet de règlement sur la délégation depouvoir est proposée par Guillaume Neveux...
7.      Rapport du responsable du parcAucun point n’est à ajouter.   8.      Rapport de la responsable du socioculturelDan...
Le représentent scout est André Raymond.Guillaume Neveux s’est proposé comme responsable des communications.Le poste de re...
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Pv 2011 11_01

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Pv 2011 11_01

  1. 1. Réunion du conseil d’administration Tenue le Mardi 1er novembre 2011 à 19h00 Dans les locaux du 720 de Gironde, QuébecPROCÈS-VERBALPrésents : Marc-Antoine Bergeron Simon Brisebois Daniel Charland Danielle Lévesque Frédéric Maltais Denys Martin Guillaume Neveux André Raymond Amélie Spain Claude ThomassinS’étaient excusés : Michel-Marie Bellemare Gilles GirouxAssistait : Raphaël Lebailly, coordonnateurL’assemblée est ouverte à 19h03, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous.20111101-01 L’ouverture de l’assemblée est proposée par Danielle Lévesque, appuyéepar Simon Brisebois. 1. Lecture et adoption de l’ordre du jourLe projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modifications :Ordre du jour1. Lecture et adoption de l’ordre du jour2. Lecture du procès-verbal de la dernière réunion3. Suivis au procès-verbal4. Mot du président5. Rapport du coordonnateur6. Rapport du trésorier7. Rapport du responsable du parc8. Rapport de la responsable du socioculturel9. Rapport du représentant de l’Escale10. Rapport de la représentante des scouts11. Varia a) Assurance b) ÉclairagePROCÈS VERBAL PAGE 1
  2. 2. c) Déneigementd) Garagee) Directeurs20111101-02 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur uneproposition de Denys Martin, appuyée par Guillaume Neveux. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion20111101-03 Après lecture, le procès-verbal du 14 septembre 2011 est adopté àl’unanimité, avec quelques corrections, sur une proposition de Denys Martin, appuyéepar Claude Thomassin. 3. Suivis au procès-verbalBudget d’entretienRaphaël Lebailly a préparé, selon la demande, un budget pour remettre à Charles Pagé,de l’arrondissement Charlesbourg, pour la discussion sur la compensation. Pourl’instant, le dossier ne bouge pas à l’arrondissement.Subvention à la caisse DesjardinsPour la présentation d’une demande de subvention à la caisse populaire Desjardins, ilfaut préparer un projet global. Raphaël Lebailly aimerait former un petit comité pourréfléchir au projet. Claude Thomassin et Daniel Charland se portent volontaire pour fairepartie du comité.MénageNous avons changé d’employé pour l’entretien ménager. Le nouvel employé semble nepas être en mesure de faire un grand ménage pour les locations du temps des fêtes. Ilfaudra donc s’assurer que le polissage des planchers soit fait par une entrepriseexterne.Travaux non terminésLa liste des travaux envoyée à la ville au printemps n’a pas été terminée. Il faudra refaireune nouvelle liste qui devra être retournée à la ville en mars 2012 pour que les travauxsoient effectués au printemps. Raphaël Lebailly devra faire suivre la liste des travaux quiont été faits et ceux qui restent à faire. 4. Mot du présidentDaniel Charland souhaite la bienvenue aux nouveaux membres du conseild’administration et les remercie pour leur implication. La prochaine rencontre desprésidents aura lieu le 23 novembre.Un courriel a été envoyé aux coordonnateurs et aux présidents des corporationsPROCÈS VERBAL PAGE 2
  3. 3. concernant les octrois pour les intervenants sur les interventions jeunesses. Unenouvelle procédure a été mise en place et pour le moment, cette politique ne semblepas avoir d’incidence.Certains gens du voisinage ont remarqué du vandalisme. Une location a causébeaucoup de dommages, du matériel a été brisé. Le locateur a reçu une facture pour lesbris. Raphaël Lebailly propose de composer une lettre qui pourrait être envoyée auvoisinage. Quelques modifications seront apportées au contrat, comme le dépôt desécurité et une heure de fin de location, soit 2h00. Le nouveau contrat et la lettre serontprésentés lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.Quelques questions sont posées par rapport à l’éclairage extérieur. De plus, l’éclairagen’est actuellement pas adéquat pour les activités du soir. Daniel Charland validera avecCharles Pagé de la possibilité de laisser les lumières allumées le soir. 5. Rapport du coordonnateurPatinoireLes bandes de patinoire seront enlevées et remplacées temporairement par l’anciennepatinoire de la corporation de loisir Notre-Dame-des-Laurentides, en attendant lechangement définitif l’an prochain.Travailleur de parcSophie est actuellement en vacances et l’autre travailleur de parc a quitté son emploi il ya quelques semaines. À son retour de congé, Sophie sera donc la seule travailleuse deparc. Raphaël aimerait proposer d’augmenter les heures du deuxième travailleur de parcà 15hrs plutôt que 9hrs pour rendre le poste plus attrayant.20111101-04 Il est proposé par Claude Thomassin d’augmenter le nombre d’heures dutravailleur de parc à 15hrs. La proposition est appuyée par Danielle Lévesque.Dépenses courantesLe conseil d’administration prévoit un règlement sur la délégation de pouvoir qui devraêtre ajouté aux règlements généraux et donc l’adoption pourra se faire lors de laprochaine assemblée générale annuelle.Règlement sur la délégation de pouvoir :Le règlement prévoit que, pour un achat dont le montant avant taxes se situe entre 0$ et500$, la décision pourra se prendre entre le coordonnateur et le président. Pour unedépense exceptionnelle dont le montant se situe entre 500$ et 1000$, la décision devraêtre prise par résolution du conseil d’administration et au-dessus du 1000$, lacorporation devra procéder par appel de soumission et prendre le plus bassoumissionnaire avec condition à l’écart de la qualité du service. Dans le cas où ladécision devrait prise avant la tenue d’une réunion du conseil, une résolution par courrielpourrait être faite.PROCÈS VERBAL PAGE 3
  4. 4. 20111101-05 La proposition d’adoption du projet de règlement sur la délégation depouvoir est proposée par Guillaume Neveux et appuyée par André Raymond.StoreRaphaël Lebailly fera remettre les stores en état dans la grande salle, pour un montantde 455$.MultifonctionLe conseil d’administration autorise l’achat d’une imprimante multifonction pour lacorporation.Relâche scolaireLes réunions de la relâche ont débutées et les grandes lignes de la programmation ontété établies. Cette année, les corporations ont décidés d’ouvrir aux nombresd’inscriptions selon la demande et prévoira du personnel supplémentaire. Le prixaugmentera également pour le coût de la semaine et les corporations offriront quelquesplaces à 50% à accès loisir pour les familles les plus démunies.Ménage20111101-06 Il est proposé par Denys Martin d’engager une compagnie jusqu’àconcurrence de 1000$ pour cette année et de poursuivre les démarches avec les autrescorporations pour les années suivantes. Il faudra par contre remettre à jour lessoumissions avec les bonnes informations avant de confier le mandat au plus bassoumissionnaire. La proposition est appuyée par André Raymond.Claude Thomassin aimerait que dans le prochain mois, tous les gens qui ont du matérieldans le chalet l’Amibourg viennent faire du ménage, afin de libérer la salle du matérielinutilisé.Résolution bancaire20111101-07 Sur une proposition de Danielle Lévesque, appuyée par AndréRaymond, il est résolu d’autoriser messieurs Daniel Charland, président etFrédéric Maltais, trésorier du conseil d’administration, soient désignés commesignataires des chèques au nom de la corporation des Loisirs Guillaume-Mathieu. La résolution est adoptée à l’unanimité. 6. Rapport du trésorier20111101-08 Il est proposé que le budget préparé par Raphaël Lebailly soit adopté,avec l’ajout d’un montant pour la fête de quartier. La résolution est proposée par SimonBrisebois appuyée par Marc-Antoine Bergeron. Le budget mis à jour sera envoyé dansla prochaine semaine.PROCÈS VERBAL PAGE 4
  5. 5. 7. Rapport du responsable du parcAucun point n’est à ajouter. 8. Rapport de la responsable du socioculturelDanielle Lévesque présente à tous l’état de compte pour expliquer l’excédant de 400$dans les dépenses. 9. Rapport du représentant de l’EscaleAucun représentant n’est présent. 10. Rapport de la représentante des scoutsLes activités sont lancées pour la nouvelle année. Il y a eu une petite augmentation dela clientèle. Une quinzaine de personnes se sont inscrites et le groupe a deux nouveauxanimateurs. 11. Varia a) AssuranceSuite aux informations discutées lors de l’assemblée générale annuelle et aprèsvérification auprès de l’arrondissement, la corporation a toutes les assurancesnécessaires. b) ÉclairageUne demande a déjà été faite à l’arrondissement pour que les lumières soient alluméesplus longtemps en soirée. c) DéneigementLe contrat a été renouvelé avec la compagnie Essa. d) GarageSuite au marché aux puces de cet été, le garage est plein de matériel qui devra êtresorti avant l’hiver. e) DirecteursMarc-André Bergeron a accepté de prendre la poste de responsable de parc.PROCÈS VERBAL PAGE 5
  6. 6. Le représentent scout est André Raymond.Guillaume Neveux s’est proposé comme responsable des communications.Le poste de responsable du « socio-culturel » n’a pas été comblé. Il reste également àcréer le comité sur le réaménagement des locaux et le projet du sous-sol ainsi que lecomité budgétaire.La date de la prochaine réunion lundi le 5 décembre 2011, à 19h00.L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée par 21h50._______________________ _______________________Daniel Charland, président Amélie Spain, secrétairePROCÈS VERBAL PAGE 6

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