Réunion du conseil d’administration                        Tenue le Lundi 5 décembre 2011 à 19h00                       Da...
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Plaisir d’hiverLa date de la fête de plaisir d’hiver à été fixé au dimanche 5 février.    7. Rapport du trésorierLe change...
-   Remettre la clé de leur rangement à la coporation.   -   Remboursement lors de bris par des membres.   11. Rapport du ...
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Pv 2011 12_05

  1. 1. Réunion du conseil d’administration Tenue le Lundi 5 décembre 2011 à 19h00 Dans les locaux du 720 de Gironde, QuébecPROCÈS-VERBALPrésents : Michel-Marie Bellemare Marc-Antoine Bergeron Simon Brisebois Daniel Charland Danielle Lévesque Frédéric Maltais Denys Martin Guillaume Neveu André Raymond Amélie Spain Claude ThomassinS’étaient excusés : Gilles GirouxAssistait : Raphaël Lebailly, coordonnateurL’assemblée est ouverte à 19h05, Daniel Charland souhaite la bienvenue à tous. 1. Lecture et adoption de l’ordre du jourLe projet d’ordre du jour suivant a été adopté à l’unanimité, avec modifications :Ordre du jour1. Lecture et adoption de l’ordre du jour2. Lecture du procès-verbal de la dernière réunion3. Suivis au procès-verbal4. Mot du président5. Rapport du coordonnateur6. Rapport du trésorier7. Rapport du responsable du parc8. Rapport de la responsable du socioculturel9. Rapport du représentant de l’Escale10. Rapport du représentant des scouts11. Variaa) Inscriptionsb) Brunchc) Avantage des administrateursPROCÈS-VERBAL PAGE: 1
  2. 2. 20111201-02 Après lecture, l’ordre du jour a été adopté à l’unanimité, sur uneproposition de Danielle Lévesque, appuyée par Marc-André Bergeron. 2. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion20111206-03 Après lecture et modifications, le procès-verbal du 1er novembre 2011 estadopté à l’unanimité, sur une proposition d’André Raymond, appuyée par GuillaumeNeveu. 3. Suivis au procès-verbalContrat et lettreLe contrat de location a été modifié. Une lettre d’information devra être préparée,présentée à la prochaine réunion du conseil d’administration et envoyée aux voisinsimmédiats des loisirs.MénageLe contrat de nettoyage et cirage des planchers a été fait. Raphaël Lebailly doit revoirMme Drouin, l’animatrice des ateliers préscolaires, concernant le rangement du matérieldans la salle l’Amibourg. Puis, Raphaêl discutera avec le comité pour l’aménagement duchalet.Le garage a été nettoyé par Claude Thomassin. Il serait important de garder le garageen ordre.ÉclairageLes lumières peuvent être allumées uniquement lorsqu’il y a de la surveillance de notrepart.Travailleur de parcUne nouvelle employée a été engagée pour seconder Sophie. Pour l’instant, elle s’estengagée à rester jusqu’en juin.PatinoireLes bandes de la patinoire ne seront pas changées, puisqu’il est trop tard pour le faire.Elles ont par contre été réparées.Dépense imprévueNous avons dû remplacer l’aspirateur shop vac, puisque celle-ci a cessé de fonctionner.Raphaël Lebailly a acheté un aspirateur Shop Vac au montant de 98$. Il est proposé parClaude Thomassin d’entériner cet achat. La proposition est appuyée par SimonBrisebois et adoptée à l’unanimité.PROCÈS-VERBAL PAGE: 2
  3. 3. 4. Mot du présidentLe miroir du couloir qui a été brisé devra être enlevé. Raphaël communiquera avec laville en urgence pour faire retirer le miroir.Réunion des présidentsMichel-Marie Bellemare et Danielle Lévesque ont assistés à la réunion des présidents.Danielle Lévesque nous fait un résumé de ce qui s’est dit lors de cette réunion. Auniveau des octrois pour le terrain de balle, ils seront désormais calculés en fonction del’utilisation des terrains.Un montant de 150$ était alloué pour de la formation. Ce montant n’a pas été utilisédans notre corporation. Il est encore possible d’obtenir le même montant cette année.Dans les travaux prévus pour l’année 2012, les bandes et l’asphalte de la patinoireseront changés. Les salaires prévus pour les employés de la patinoire sont de11$/heure pour ceux qui font l’entretien et de 10,50$/heure pour ceux qui font lasurveillance. Pour le terrain de balle, le salaire prévu pour celui qui prépare le terrain estde 11,00-11,50$/heure et les surveillants auront un salaire de 10,50$/heure.Il y aura d’avantage de suivi des budgets pour s’assurer que les états financiers descorporations de l’arrondissement sont bien à jour. La ville souhaite également mettredes normes pour l’attribution d’aide financière pour les fêtes de quartier. 5. Tournée des bâtimentsLe ménage et le rangement sont à revoir dans les locaux. Le chalet l’Amibourg devraitaussi être repeint. Les rangements devraient être vidés car beaucoup de matériel nesert plus. 6. Rapport du coordonnateurLocal adosActuellement, il y a quelques problèmes avec certains enfants qui font un peu detrouble. Il y a eu une bagarre la semaine dernière et il y a régulièrement des bris. Lesjeunes ont fait une demande pour du matériel de hockey pour l’hiver ou pour le localados. Raphaël aimerait proposer que les jeunes s’inscrivent au local ados et qu’on leurfasse signer un contrat où il y aurait les coordonnés des parents et que Sophie, avec lesjeunes proposent une liste de règles de vie. Raphaël devra nous transmettre la liste desrègles de vie suggérés pour la prochaine réunion du conseil d’administration.Relâche scolaireRaphaël nous présente la programmation de la relâche scolaire. Pour ce qui est de lacontribution de chacune des corporations, le montant actuel pour notre corporation estfixé à 500$. À partir de l’an prochain, tous auront le montant de base de 500$ et par lasuite, un montant supplémentaire sera ajouté en fonction du nombre d’inscriptions.PROCÈS-VERBAL PAGE: 3
  4. 4. Plaisir d’hiverLa date de la fête de plaisir d’hiver à été fixé au dimanche 5 février. 7. Rapport du trésorierLe changement des signataires pour les effets bancaires a été fait. Monsieur Maltaisnous présente les États financiers pour les mois de septembre et octobre. Il prévoitégalement une rencontre avec la comptable pour établir le contact et connaîre leur façonde faire. Demain, il y aura la première rencontre du comité des finances. Le documentde présentation des états financiers est en travail. Des colonnes de cumulatif et debudget prévu seront ajoutées. 8. Rapport du responsable du parcLa petite patinoire sera un peu agrandit et on déplacera la glissade. Claude Thomassinlance également le projet d’avoir une petite patinoire avec des bandes pour les pluspetits. La corporation devrait probablement payer les bandes et la ville se chargerait demonter, démonter et entreposer les bandes. Marc-André propose également l’installationde lumières autour du bâtiment pour éclairer les coins non éclairés. Il propose deslumières à détecteur de mouvements. Marc-André propose également de libérerrapidement le matériel de l’armoire des scouts pour que cet espace de rangementredevienne disponible.Il serait important de rappeler au concierge de faire le tour de la patinoire et du terrainpour les nettoyer. Daniel Charland et Claude Thomassin, proposent également que lesquatre employés en charge de la patinoire viennent nettoyer et préparer le terrain et lesous-sol avant le début de la saison. 9. Rapport de la responsable du socioculturelDanielle Lévesque relance l’idée du brunch pour les membres du conseild’administration et leur conjoint. Elle nous fera quelques suggestions lors de laprochaine réunion. 10. Rapport du représentant de l’EscaleSelon une lettre reçue de la ville, les corporations doivent fournir aux groupes de l’âged’or : - Une demi-journée gratuite par semaine incluant l’équipement minimum. - Une grille préférentielle pour les autres locations. - Un espace de rangement. - Un accès au bloc sanitaire lors d’activité extérieure.Du côté des groupes de l’âge d’or, ils doivent :PROCÈS-VERBAL PAGE: 4
  5. 5. - Remettre la clé de leur rangement à la coporation. - Remboursement lors de bris par des membres. 11. Rapport du représentant des scoutsLes scouts sont maintenant en règle au niveau de la formation des animateurs. 12. Varia A) InscriptionsL’inscription de la session d’hiver a lieu le 10 janvier à 19h00, les gens qui sontdisponibles pourront venir donner un goût de main. B) Avantage des administrateursÉtant donné l’heure, Danielle nous suggère de remettre ce point et le suivant à laprochaine réunion.La prochaine réunion du conseil aura lieu le mardi 17 janvier 2012, à 19h00.L’ordre du jour étant épuisée, la séance est levée à 9h45.__________________________ ___________________________Daniel Charland, président Amélie Spain, secrétairePROCÈS-VERBAL PAGE: 5

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