Para tener éxito desarrollando aplicaciones de colaboración, los desarrolladores de software necesitan herramientas que se adapten a las necesidades de los usuarios en lugar de forzar a los usuarios a adaptarse a las funcionalidades de las herramientas. También necesitan evitar versiones beta perpetuas y sistemas propietarios con licencias de mantenimiento anuales que envejecen mal, optando en su lugar por software libre que ofrezca mayor flexibilidad y sostenibilidad a largo plazo.