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Dix principes pour impliquer les participants lors d'une réunion ou d'un événement.

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  • @lucos tu as une URL ou ce type de service est proposé? (j'aime bien celle de la fusée sur rail)
    J'aime bien ce type de métaphore graphique deuxième degrés :-)
    je suis fan
    et surtout ça n’enlève rien à la pertinence des 10 points évoqués au contraire!
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  • Merci Christophe ! Un grand nombre de photos des années 50 sont maintenant tombées dans le domaine public. C'est une mine d'inspiration et l'occasion de les remettre au goût du jour.
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  • tres sympa ces illustrations NB! Bravo
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  • Propulsante idée qui donne envie de se bouger
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Secouez-les ! Secouez-les ! Presentation Transcript

  • SECOUEZ-LES !!SECOUEZ-LES !SECOUEZ-LES Dix principes pour impliquer les participants lors d’une réunion ou d’un événement Les Propulseurs • Janvier 2013 • Photo : DR. Gorgo. Film de Eugène Lourié (1961)
  • ET DIEU CRÉA INTERNET !L’émergence du monde connecté se traduitpar une transformation de nos façons depenser et d’agir. Pour toute entrepriseattentive à ces transformations,l’organisation d’une simple réunion, d’uneconférence ou d’un événement se conçoitdésormais autrement. Photo : Domaine public - 20th Century Fox. The Day the Earth Stood Still. 1951
  • Depuis que la connaissance universelleest désormais en libre accès sur le Net,lorganisation d’une simple réunion,d’une conférence ou d’un événementse conçoit désormais autrement.• Envisager des réunions et des manifestations qui se limitent à la diffusion d’expertises s’avère moins pertinent.• Pour résoudre les nouvelles problématiques, faire appel à l’intelligence collective s’impose de plus en plus.• Les échanges virtuels se multipliant, les rencontres physiques deviennent Cette présentation est tirée du livre : de plus en plus nécessaires. « Secouez-les ! » Dix principes pour réussir un événement participatif. Edité par : Les Propulseurs. Rédaction : Anne-Caroline Paucot en collaboration avec Xavier de Mazenod et Luc Legay.
  • 1FORMULEZ VOS OBJECTIFSPour envisager une conférence ou uneréunion qui propulse, la première choseà entreprendre est de définir desobjectifs à la fois ambitieux et réalistes. Photo : DR. Robert Goddard (Clark University)
  • Pour formuler vos objectifs, posez-vous Fixez des objectifsles bonnes questions ambitieux• Pourquoi vouloir organiser une réunion Plus vos objectifs seront grands ou un événement ? et plus ils s’imposeront comme• Qu’est-ce que nous attendons de ce des évidences, moins vous les rendez-vous ? perdrez de vue.• Quels critères nous permettront de • Donnez du sens à votre savoir que nous avons atteint nos rendez-vous. objectifs ? • Interrogez-vous sur l’utilité• Quels sont les obstacles que nous de celui-ci en fonction des risquons de rencontrer ? objectifs poursuivis.• Quels sont les inconvénients inhérents à • Comparez la solution l’atteinte de ces objectifs ? retenue avec d’autres qui pourraient s’avérer plus efficaces et exiger moins d’investissement.
  • 2AFFINEZ LE CONCEPTLes objectifs étant clairs, attaquez-vousà la conception de votre manifestationsans craindre limprévu. Photo : NASA. Creative Commons
  • Gardez à l’esprit que votre « matièrepremière » est l’humain !Pour réussir, vous devez créer les conditionspour que les participants aient envied’écouter, de réfléchir, de tisser des liens.Prévoyez l’imprévu… Méthode pour affiner le conceptDe manière • listez en vrac tous les sujets que vousparadoxale, plus votre pourriez aborder ;organisation seraminutée, votre déroulé • lâchez-vous et ne vous contentez pas desprécis, plus vous aurez évidences ;de souplesseet moins l’imprévu • regroupez les sujets en paquets logiques ;vous dérangera. • hiérarchisez ces paquets afin de mobiliser votre énergie sur lessentiel plutôt que sur les détails. Cette méthode permet d’enrichir sa thématique et d’éviter qu’elle reste superficielle ou manque de consistance.
  • Faites passer les messagesInventoriez les messages que vous désireztransmettre à votre public et classez-les parordre d’importance.Passez du temps à formuler une accrochepour votre rendez-vous.Quand l’on nomme Trouvez un lieu adaptéune chose, le conceptou l’objet qu’il désigne, Le choix du lieu de l’événement estcommence à exister. primordial. Il doit être en adéquation avec vos objectifs : si vous voulez que le publicPlus votre appellation participe, évitez les hémicycles avec perchoirsera précise, originale, pour intervenants et public tenu à distance.attractive, plus vousretiendrez l’attention. De l’hôtel particulier au centre d’affaires, en passant par les théâtres, les musées, les galeries d’art, les hôtels, les restaurants, les bateaux… Vous avez le choix entre de multiples espaces. Assurez-vous que le lieu permette à vos participants de réfléchir ensemble de manière confortable.
  • 3 MITONNEZ UNE RECETTE ORIGINALE Si vous avez trouvé les bons ingrédients, il est temps dexpérimenter la nouvelle cuisineJack Griffin est "Lhomme invisible" (The Invisible Man). Film de James Whale (1933)
  • La cuisine à l’ancienne Les nouvelles cuisinesPour faire passer des idées, la recette Au menu on trouvera par exemple :classique est la réunion ou laconférence. Généralement un, ou Un Barcampplusieurs, intervenants monopolisent Il repose sur le principe suivant : « Pastoute l’attention et le temps de parole de spectateurs, tous participants ».pour faire briller leur savoir. Les plus — des échanges approfondis surSi cette recette a ses atouts, elle a aussi des sujets retenant l’attention desses inconvénients : participants. Un mode participatif qui contribue à l’implication de tous.• elle ne favorise pas la confrontation d’idées sur un sujet donné ; Un Explorcamp• elle positionne les spécialistes Composé de tables d’exploration où un comme des distributeurs d’idées ; animateur présente en 20 minutes un usage ou une bonne pratique. Au coup• elle contraint les auditeurs à une de cloche, les participants, 10 par table, passivité. changent de table. En 2 heures, les participants auront appréhendé 6 à 7 thématiques différentes. Les plus — le format court. Les participants ne s’ennuient jamais. La proximité entre intervenants et public.
  • Pecha Kucha World CaféCe format d’animation consiste à inviter Les participants débattent d’unedes porteurs de projets à présenter question ou d’un sujet en petits groupes.leurs travaux et réflexions pendant À intervalles réguliers, ils changent de6 minutes et 40 secondes. Chaque table. Un hôte reste à la table et résumeprésentateur commente 20 images la conversation précédente auxqui restent affichées pendant nouveaux arrivés.20 secondes. Les plus — On enrichit un sujet de Les plus — Crée une dynamique créative manière ludique. Chaque groupe s’appuie propice à l’échange. Les intervenants sur la réflexion de l’autre pour poser une travaillent leur sujet de manière créative. pierre à l’édifice. Comme c’est le principe On découvre des talents inattendus. de construction des cathédrales, le système a fait ses preuves.Explor-School Mettez de la créativité au menuChaque participant devient tour à tourélève et formateur en partageant ses Inspirez-vous des formes existantes etpratiques sur un usage et un outil. adaptez-les en fonction de vos objectifs, de votre public et des messages que Les plus — Un moyen idéal de repérer des vous voulez faire passer. savoirs et connaissances dans un groupe. On découvre que des savoirs considérés Reprenez les ingrédients, arrangez-les à comme inutiles par l’entreprise peuvent votre sauce. Faites votre cuisine ! s’avérer des atouts. Mettez un peu de souplesse dans votre organisation en laissant une place à l’expression du talent des participants.
  • TROUVEZ DES4 INTERVENANTS PASSIONNÉS Comme ceux qui vivent leur sujet, ceux qui ont des idées originales, ceux qui ont de l’humour et ceux que le public comprend sans e!fort… Photo : The Ape Man - Bela Lugosi.
  • Mettez de la passion dans votre moteurLe philosophe Aristote connu pour sescours de rhétorique considérait que lesbons orateurs mettaient du pathos, c’est àdire de la passion, dans leurs discours.La chasse à l’oiseau rare est un sportdifficile, il faut y consacrer du temps.Si le net regorge de conférences, il fautprendre le temps d’écouter celles qui sonten phase avec votre sujet. Twitter est unbon endroit pour trouver un expertpassionnant et légitime sur un sujet.Mixité de corps et desprit Ce qui distingue les bons intervenantsTentez d’avoir un plateau équilibré entre • Ils vivent leur sujet et ne le survolent pas ;les hommes et les femmes. Cet objectif aau moins deux avantages : • En les écoutant, les participants ont le sentiment d’être plus intelligents ;• la mixité des approches facilite la confrontation des idées et enrichit le • Ils ont des idées originales et ne servent pas débat ; des formules réchauffées ;• du fait de la prédominance indiscutable • Ils sont clairs, concis et simples. Le public des hommes dans les débats, vouloir un les comprend sans effort ; plateau équilibré oblige à chercher des intervenants moins habituels. • Ils ont de l’humour et savent qu’il faut parfois jouer avant de devenir sérieux.
  • PRÉPAREZ AVEC SOIN 5VOS INTERVENANTSPour prévenir les coupures de courant,faites répéter les intervenants…Plus on répète, moins c’est pareil. Photo : NASA. Creative Commons
  • Faites répéter vos intervenantsPour prévenir les coupures de courant, faitesrépéter les intervenants… une fois, deux fois, Créez un découpage rythmédix fois. Si le premier essai est catastrophique, Au-delà de 10 minutes, l’attention desne soupirez pas, encouragez votre intervenant. auditeurs baisse et ne revient pas.Organiser le discours autour de : Toute personne plongée dans un bain de lumière a tendance à se noyer dans sa• un problème à résoudre ou soulever une suffisance. question importante ; Lors des répétitions, l’objectif est que le• la proposition d’une solution au problème courant passe entre l’intervenant et son public. présenté ou la réponse à la question posée ;• les avantages apportés par les solutions ;• l’incitation à l’action… Utilisez les métaphores « Un ordinateur, c’est un peu comme une bicyclette pour la pensée ». Une métaphore, restée célèbre, utilisée par Steve Jobs, fondateur d’Apple.
  • 6ALLÉGEZ VOS SUPPORTSDE PRÉSENTATIONOubliez les slides surchargées illisiblesau-delà du troisième rang.La vedette, c’est l’intervenantpas ses slides Photo : Melvin Sokolsky (1963, Paris)
  • Halte au virus Les basiques d’une présentationLa Powerpointite, ou syndrome PowerPoint, est un Une bonne présentation, c’est tout d’abordvirus qui attaque les conférenciers. beaucoup de temps passé à imaginer, réfléchir,Les personnes marquées par le virus créent des gribouiller des notes et des idées et élaborer leprésentations présentant l’une ou l’autre scénario.caractéristique suivante : L’avantage du papier est de permettre au concepteur d’aller jusqu’au bout de ses idées.Textes denses Il n’est pas absorbé par des considérationsComme les auditeurs lisent plus vite que technologiques.l’intervenant ne parle, ils n’ont plus besoin del’écouter. Ils décrochent et partent vers des rivages Une idée par écranlointains dont ils ne reviennent pas. Respecter ce principe permet aux débutants en matière de présentation de se simplifier la vie.Tableaux de chiffres et camemberts Après avoir choisi une image pertinente et deLisibles par les deux premiers rangs, bonne qualité, on la met pleine page et on ajoutecompréhensibles par aucun, ils provoquent tant une ligne de texte.des bâillements que des alourdissements depaupières.Listes à pucesLes listes à puces ont remplacé lesphrases construites et la réflexion.Les listes à puces étant utilisées pourles listes de courses, la présentationparaît adaptée à des discussionsde café du commerce.
  • RELIEZ LES CERVEAUX7 L’intelligence collective n’existe que si tout le monde participe. Les échanges sont plus faciles à provoquer au cours de sessions créatives. Photo : DR. La maison de Frankenstein (1944)
  • Un socle communLes participants sont nourris par un contenu commun.Les ingrédients peuvent être l’exposé d’une problématique,le récit d’une expérience, une histoire, un film…Des échanges en deux tempsPour produire ensemble des idées, il faut faire alterner les phasesde divergence (ouverture) et de convergence (recentrage). Desexercices créatifs favorisent la fluidité et les associations d’idées.1. Divergence — Les participants exposent toutes leurs idées sanspréjugé ni limitation. Des exercices créatifs favorisent la fluidité etles associations d’idées.2. Convergence — On sélectionne les idées les plus pertinentespour le groupe et on les approfondit. Ce tri permet au groupede se recentrer et de trouver ensemble des solutions.Les incontournables à respecterUn nombre limité de personnes permet d’interagir efficacement.Si le groupe est trop important, on atteint un niveau de complexitéqui génère plus de « bruit » que de résultats effectifs.Pour avoir de l’impact tant sur les participants que l’organisation,l’atelier doit être productif. Les participants doivent fabriquerensemble quelque chose de concret et ne pas se limiter àl’échange de discours.
  • MIXEZ VIEILLES FORMULES 8& NOUVELLES TECHNOLOGIESPour dynamiser votre manifestation, misezautant sur les outils éprouvés, tels que des Post-itet des feutres que sur des outils high-tech. Photo : DR via Flickr / James Vaughan. Creative Commons
  • Post-it à tous les étages Le mur de tweetsLe Post-it favorise la créativité. Il ne faut donc pas Twitter, le réseau de microblogging s’invitehésiter à l’utiliser. Exemples d’usage : dans un nombre grandissant de conférences. On définit un hashtag ou un mot-clé de laLes participants accrochent leurs commentaires manifestation.sur des panneaux. Les murs de tweets ayant tendance à focaliserEn jouant avec les couleurs, ils peuvent formuler l’attention des participants, diffusez ces messagesleurs réflexions sous forme de questions afin de de manière intermittente.démarrer un débat ou lister des points bloquants.Le smartphoneAprès le couteau suisse quia aidé des générations à sedébrouiller en toutessituations, on a aujourd’huile smartphone.Même si vous n’avez pas investi dans une Des voix du bout du mondeapplication pour mobile, vous pouvez mettre àprofit ses nombreuses fonctionnalités pendant Avec des logiciels de type Skype, faire intervenirune conférence, telles que : lors d’une conférence une personne du bout du — Envoi de SMS, de tweets, prise de notes, prise de monde est aussi simple que gratuit. photos ou de vidéos, dictaphone, recherche dinformations sur internet, lecture de QRcode, Les intervenants extérieurs ne pouvant sentir le partage de contacts… rythme de la manifestation, cadrez leurs interventions et limitez-les à quelques minutes.
  • 9DIFFUSEZLES CONTENUSPréférez une restitution en directen confiant la tâche au facilitateur.N’étant pas partie prenantedes débats, sa synthèse intégreramieux les di!férents points de vue. Photo : NASA. Creative Commons
  • Restituez en direct Les bonnes pratiquesLa restitution du travail des Avantgroupes est toujours un Produisez un document synthétique sur le thèmemoment délicat. Le plus de la manifestation à partir d’interviews dessouvent, un rapporteur offre intervenants et d’experts du sujet.une vision subjective dutravail. Quand plusieurs Pendantrapporteurs se succèdent, on Les facilitateurs effectuent une synthèse en directassiste tant à une frustration en utilisant un outil décriture collaborative adaptéqu’à une démobilisation. (par exemple Framapad).Pour éviter cela, on peut À l’issue des débats, réalisez de courtes interviewsconfier la restitution au en vidéo des intervenants. Préparez troisfacilitateur. N’étant pas questions qui doivent leur permettre de répondrepartie prenante des débats, en peu de mots.sa synthèse intégrera lesdifférents points de vue. Après Tous les éléments existants (documents initiaux,Lors des briefs, la restitution synthèses des débats et des ateliers, vidéos,de l’événement semble présentations…) sont repris pour produire unsouvent un élément objet qui rendra la réflexion accessible au plusprimordial. Dépassant le grand nombre.temps de la manifestation,il apparaît comme la L’objet pourra se présenter sous forme d’unjustification de son document papier, d’un site Web, d’une applicationintemporalité. mobile, d’une vidéo, d’un podcast audio...
  • MISEZ SUR DES 10 FACILITATEURS AGILES Pour que les participants soient acteurs et non-spectateurs, préférez des facilitateurs à laise avec les techniques de créativité et les nouvelles formes d’animationPhoto : Erik Liljeroth. Girls performing outdoor gymnastics. 1950.
  • Pour vous aider dans l’organisation de lamanifestation, vous pouvez choisir entre des« faiseurs de ménage » et de véritables facilitateurs1. Le ménage est dans le jargon journalistique uneactivité complémentaire pratiquée par un journalisteou une personne connue. Celui-ci profite de sanotoriété pour arrondir ses fins de mois. Les plus — Il imprime sa notoriété sur la manifestation. Les participants se souviennent de l’avoir rencontré. Il pratique avec brio la langue de bois et peut combler les trous avec du vide. Il est expert en tout. Les moins — Il découvre le programme au dernier moment. Il est rarement impliqué dans l’atteinte des objectifs.2. Le facilitateur est un animateur, un consultant,un formateur ou un médiateur. Les plus — Il aide à faire émerger l’objectif et définir un programme qui permet de l’atteindre. Il permet aux participants de devenir acteurs. Il est présent de la conception du programme jusqu’à sa restitution ; Les moins — Il gagne juste à être connu ; il n’a pas de recette à tout animer.
  • LES PROPULSEURS Missions FONT DÉCOLLER • Formuler des idées variées et innovantes ; VOS PROJETS • Définir une stratégie numérique adaptée à la manifestation ;Les Propulseurs regroupent des • Sélectionner et gérer des outilsentrepreneurs de l’économie numérique. participatifs ;Ils font décoller vos ateliers, conférences, • Proposer des experts et coacher les intervenants ;conventions et autres manifestations enpropulsant la participation et la créativité. • Réaliser vos supports d’animation ; • Éliminer votre stress et vous donner envie de réussir. http://propulseurs.com Contacts Luc Legay @luclegay luc@propulseurs.com +33 6 32 22 66 02 Anne-Caroline Paucot @dicodufutur acp@propulseurs.com +33 6 10 81 25 95 Xavier de Mazenod @XM xm@propulseurs.com +33 6 11 72 19 14 Photo : NASA. Creative Commons
  • DERNIERS Atelier pour l’Inria sur la réalité augmentée. Juin 2012 OBJECTIF : Faire réfléchir aux nouveaux usages liés à LANCEMENTS l’émergence des nouvelles technologies. PLUS : Proposer un voyage dans le futur. http://www.inriality.fr/culture-loisir/innovation/co-creation/questions-de-voyage/ RÉUSSIS Universités d’été de l’événement pour l’Anaé. Juillet 2012 OBJECTIF : Organiser une réflexion collaborative autour de thèmes stratégiques pour la filière événementielle. PLUS : Dynamiser les échanges par des approches ludiques. http://propulseurs.com/2013/01/11/un-evenement-pour-les-pros-de-levenement/ Barcamp pour la direction médicale du groupe pharmaceutique Boehringer Ingelheim. Octobre 2012 OBJECTIF : Créer des liens entre deux unités ; faire émerger des actions prioritaires. PLUS : Réussir une restitution dynamique des productions réalisées par 200 personnes réparties en 20 groupes.http://propulseurs.com http://propulseurs.com/2013/01/11/tous-en-rythme/ Bourse de l’innovation de la Ville de Paris. Décembre 2012 OBJECTIF : Enrichir les grands prix de l’innovation de la Ville de Paris en créant une animation collaborative. PLUS : Jouer la réouverture de la Bourse pour une cotation en direct de 40 startups franciliennes. http://bourseinnovation.com Photo : Nasa 1977 The First Space Shuttle External Tank