La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance

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1 – INTRODUCTION
Les Centres de Services ...
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2 – ENJEUX STRATÉGIQUES ET MISSIONS DES C...
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La réduction des coûts d’exploitation par...
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3 – PROBLÉMATIQUE DOCUMENTAIRE DES CSP FI...
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Validation / approbation de la facture un...
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Ainsi les écueils dans l’automatisation d...
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5 – QU’EST-CE QUE LA CAPTURE INTELLIGENTE...
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abréviations, aux différents formats de d...
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Les leviers de performance d'un CSP Finance

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La capture intelligente de données, vecteur d'efficacité pour les Centres de Services Partagés Finance - Livre blanc réalisé par Muriel Guénon, Analyste, le CXP

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Les leviers de performance d'un CSP Finance

  1. 1. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance LIVRE BLANC LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES, VECTEUR D’EFFICACITÉ POUR LES CSP FINANCE Réalisé par Muriel Guénon Analyste, le CXP Copyright le CXP, 2013 1
  2. 2. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance Nous tenons à remercier chaleureusement pour leur contribution à ce livre blanc : Nicolas Vlieghe, Finance & Control Senior Vice-Président, Schneider Electric, Stéphane Haesaert, Vice-Président EMEA Finance Shared Services, Schneider Electric, Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global Standardization & Shared Services, Lafarge. SOMMAIRE 1 – INTRODUCTION 3 2 – ENJEUX STRATÉGIQUES ET MISSIONS DES CSP FINANCE 4 3 – PROBLÉMATIQUE DOCUMENTAIRE DES CSP FINANCE 6 4 – PROBLÉMATIQUE DU PROCESSUS DE COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 6 5 – QU’EST-CE QUE LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES ? 9 6 – CONCLUSION : LES APPORTS DE LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES POUR LES CSP FINANCE 10 Copyright le CXP, 2013 2
  3. 3. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance 1 – INTRODUCTION Les Centres de Services Partagés ont pour mission d’optimiser les fonctions support (Finance, Ressources Humaines, etc.) des entreprises par la mutualisation des ressources affectées à ces activités et l’harmonisation de leurs pratiques. Ils sont surtout déployés par les grands groupes internationaux (avec un chiffre d’affaires annuel au-delà de 8 milliards d’euros) même si des entreprises d’envergure moindre ont également commencé à mettre en œuvre ce mode d’organisation. Si le Secteur Industriel reste parmi les secteurs les plus actifs dans la mise en œuvre de CSP avec ceux de la Grande Distribution, de la Banque / Assurance, des Telecoms et de la Santé, peu à peu cette organisation des fonctions support se répand dans d’autres secteurs d’activité. Les défis que relèvent les CSP sont complexes. Il s’agit d’améliorer la productivité des fonctions support et de réduire leurs coûts d’exploitation en harmonisant les pratiques et en simplifiant les organisations dans un contexte extrêmement diversifié et mouvant (extension internationale, croissance, acquisitions) dont la crise économique accroît l’instabilité. Les Centres de Services Partagés, qu’ils soient mono ou multifonctions, prennent en premier lieu en charge les fonctions Finance de leur entreprise (93% d’entre eux selon l’étude réalisée en 2013 par Deloitte), devant les fonctions RH et IT. Le processus de comptabilité fournisseurs arrive en tête des fonctions Finance traitées par les CSP et son optimisation répond à des enjeux majeurs : amélioration des relations avec les fournisseurs, meilleure visibilité sur les dépenses, réduction des délais et du coût de traitement des factures, réduction des pénalités dues à des retards de paiement, etc. En centralisant le traitement des factures fournisseurs de leur groupe sur un pays ou sur une région du monde, les CSP Finance sont amenés à traiter une volumétrie considérable de documents dont une majorité leur parvient encore sous format papier. L’amélioration du traitement des factures fournisseurs demande une action sur plusieurs axes : harmonisation des pratiques des services achats, concentration du nombre de fournisseurs, modification du mode de transmission des factures fournisseurs (facture électronique, portail fournisseurs)… et appui sur les technologies de dématérialisation. Ces dernières années, les technologies de dématérialisation des documents ont progressé significativement avec notamment l’essor de la Capture Intelligente de Données. Cette nouvelle technologie de capture et d’extraction des données qui s’applique à des documents papier numérisés ou nativement numériques, permet d’extraire plus précisément les données de documents semi structurés ou non structurés pour les rapprocher d’autres données et le cas échéant les insérer dans un ERP. Par ailleurs, sa mise en œuvre et sa maintenance sont facilitées et accélérées car à l’inverse d’autres technologies, elle ne nécessite pas la définition de modèles ni de mots-clés pour chaque type de documents pour fonctionner. De ce fait, les technologies de Capture Intelligente de Données sont capables de traiter de fortes volumétries de documents extrêmement complexes et variés. Cette capacité peut répondre d’une façon pertinente à la problématique de traitement de volumes importants de factures émanant d’une multitude de fournisseurs à laquelle sont confrontés les CSP Finance. Ce livre blanc expose les problématiques majeures que rencontrent les responsables de CSP Finance, puis s’attache au processus de comptabilité fournisseurs et au traitement des factures fournisseurs. Il met en perspective les apports de la Capture Intelligente de Données vis-à-vis des problématiques de la comptabilité fournisseurs. Ce livre blanc s’appuie notamment sur des entretiens menés avec des responsables de CSP Finance. Copyright le CXP, 2013 3
  4. 4. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance 2 – ENJEUX STRATÉGIQUES ET MISSIONS DES CSP FINANCE Objectifs Les Centres de Services Partagés Finance centralisent des fonctions de comptabilité en mutualisant les ressources et les moyens affectés au traitement de ces activités et en proposant à l’ensemble de l’entreprise des services auparavant fournis au sein de chacune des différentes entités qui la composent. Si les premières expériences de Services Partagés ont souvent été à l’origine le fruit d’initiatives locales, les Centres de Services Partagés Finance des grands groupes internationaux s’inscrivent désormais dans une démarche Groupe qui vise l’optimisation globale des fonctions support. L’organisation géographique des CSP diffère d’un groupe à l’autre. Certains déploient des CSP par pays (lorsque le volume d’affaires dans un pays atteint un niveau justifiant cette organisation) quand d’autres optent pour une organisation par grande région du monde. Ainsi les CSP de Lafarge sont « Schneider Electric a plus que doublé son chiffre déployés par pays, tandis que Schneider Electric a déployé ses CSP par grande région du monde. Confrontés à la diversité des entités qui les composent tant sur le plan des pratiques que sur celui des systèmes d’information, les entreprises cherchent à travers la mise en œuvre de leurs CSP Finance à simplifier et à rationaliser les processus de comptabilité-finance. De fait, les CSP sont sans cesse mis à contribution dans cette mission de rationalisation car ils favorisent aussi l’intégration des entités nouvellement acquises par des groupes à la croissance externe soutenue. Les objectifs majeurs des CSP Finance sont ainsi : d’affaires au cours des dix dernières années notamment par croissance externe. Les acquisitions ont apporté au groupe de nouvelles organisations, de nouvelles pratiques et de nouveaux Systèmes d’Information. L’objectif est d’intégrer le plus rapidement possible les nouvelles entités. Les CSP Finance favorisent l’intégration de ces nouvelles entités en intégrant leurs processus de comptabilité et en apportant leur expertise au niveau des processus transactionnels. » Stéphane Haesaert, Vice-Président EMEA Finance Shared Services, Schneider Electric. La simplification des organisations et des activités de support dans le cadre global de programmes d’orientation des entreprises comme c’est le cas chez Lafarge ou Schneider Electric. Le soutien à la croissance : dans leur croissance – notamment externe – les entreprises doivent faire face à un accroissement du nombre de leurs clients, de leurs fournisseurs, et en conséquence du volume de leurs activités comptables. Les CSP doivent permettre à l’entreprise de tirer parti de sa croissance en rationalisant et en réduisant ses coûts de fonctionnement. La standardisation et l’automatisation graduelle des processus de comptabilité – finance : le regroupement des fonctions de comptabilité au sein des CSP Finance va de pair avec la standardisation des processus de comptabilité auparavant effectués de façon diverse au sein des différentes entités. Une fois standardisés, les processus sont progressivement automatisés. L’excellence et la fiabilité dans l’exécution des activités transactionnelles doit résulter de la standardisation des processus qui s’inspire des meilleures pratiques du groupe et de l’automatisation des processus qui réduit les erreurs inhérentes au traitement manuel et apporte une meilleure visibilité sur l’exécution des activités. L’amélioration de la performance, de la qualité et de la rapidité des services rendus : l’amélioration de la performance passe par la standardisation des processus, l’adoption des meilleures pratiques et par une démarche d’amélioration continue. L’intégration rapide des nouvelles acquisitions : le CSP est en première ligne pour intégrer les sociétés nouvellement acquises et leurs activités comptables en les faisant bénéficier de processus standardisés qui facilitent leur adoption des normes et procédures de l’entreprise. Il favorise aussi le cas échéant la revente de sociétés en facilitant la découpe des services de comptabilité qu’il peut continuer à fournir un temps avant de les céder à la société revendue. Copyright le CXP, 2013 4
  5. 5. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance La réduction des coûts d’exploitation par la mutualisation des ressources et par la délocalisation. Il faut noter à ce sujet que si la réduction des coûts de la masse salariale via la délocalisation génère une économie rapide, il faut ensuite agir sur la productivité des activités, pour poursuivre la démarche de réduction des coûts, ce qui est beaucoup plus difficile à réaliser. Missions des CSP Finance Les processus transférés aux CSP Finance sont généralement les activités transactionnelles à forte volumétrie : La Comptabilité Fournisseurs : si les négociations avec les fournisseurs ainsi que le pilotage des fournisseurs critiques sont souvent réalisées en amont, hors du CSP, une fois la commande émise l’administration des achats, y compris la gestion des litiges, est prise en compte par les CSP. La Comptabilité Clients mais parfois certaines sous-activités comme par exemple le Credit Management sont considérées trop proches de la force de vente pour être transférées aux CSP. L’administration des Données Maîtres (Master Data Administration) relatives aux Clients, Fournisseurs, Produits, etc. La Comptabilité Générale traitée soit sous l’entière responsabilité du CSP (surtout quand le CSP opère à l’échelon national), soit sur ordre des comptables référents dans les entités juridiques pour lesquelles les CSP agissent à l’échelle d’une grande région du monde. Les CSP sont confrontés à la diversité des Systèmes d’information des entités pour lesquelles ils œuvrent, une diversité sans cesse renouvelée par les acquisitions. Pour y faire face, différentes approches sont mises en œuvre. La première consiste à choisir un ERP au niveau mondial, à l’adapter aux spécificités locales et à le déployer dans les différents CSP. Mais cette approche est parfois jugée longue et coûteuse à mettre en œuvre par d’autres entreprises qui décident plutôt de continuer à travailler avec plusieurs ERP différents. Une exigence de performance Un CSP se doit d’être performant en agissant sur plusieurs leviers : Gouvernance forte : le déploiement de CSP dans le cadre de démarches Groupe se traduit souvent sur un plan organisationnel par la création d’une fonction Shared Services avec un responsable au niveau Groupe et des responsables régionaux et locaux comme c’est le cas chez Lafarge et chez Schneider Electric. Selon l’étude réalisée en 2013 par Deloitte, 44% des groupes ayant déployé des CSP ont créé une fonction Shared Services au niveau Groupe. « La notion de performance est implicite dans les CSP, d’où l’importance de la démarche d’amélioration continue. Nos experts analysent les causes des dysfonctionnements et proposent des solutions pour les éliminer. Un CSP ne vit pas sans un encouragement au progrès quotidien et permanent. » Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global Standardization & Shared Services, Lafarge Démarche d’amélioration continue et pilotage de la performance : une démarche d’amélioration continue est nécessaire pour favoriser l’harmonisation des processus et l’application des meilleures pratiques. Les performances du CSP sont précisément suivies et pilotées via des tableaux de bord. Par ailleurs, les CSP procèdent régulièrement à des benchmarks internes et externes pour évaluer leurs résultats. Ils effectuent également des enquêtes de satisfaction auprès de leurs clients. Appui sur les technologies : la technologie est également un levier de la performance des CSP et notamment les technologies de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus… « Les CSP ont favorisé l’adoption d’outils Best of Breed dont notamment les outils de capture intelligente de données. En effet, le Business Case est plus facile à établir et le ROI se calcule plus aisément dans les CSP que dans les organisations décentralisées. Les CSP permettent de rationaliser la démarche de choix : un outil est choisi au niveau du groupe via un appel d’offres international. Une fois l’outil intégré dans le SI, il est déployé vers les pays qui en font la demande. Beaucoup d’outils ont pu ainsi se justifier et en quelque sorte s’autofinancer. » Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global Standardization & Shared Services, Lafarge. Copyright le CXP, 2013 5
  6. 6. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance 3 – PROBLÉMATIQUE DOCUMENTAIRE DES CSP FINANCE En centralisant sur un pays ou une région du monde les activités transactionnelles de comptabilité de leur groupe, les CSP Finance sont amenés à traiter une volumétrie considérable de documents (commandes clients, contrats, dossiers, factures fournisseurs…) dont une majorité leur parvient encore sous format papier. Ces documents présentent les caractéristiques suivantes : Très forte volumétrie : de l’ordre de plusieurs millions de documents annuellement. Ainsi Lafarge traite 10 millions de commandes clients et 6 millions de factures fournisseurs au niveau mondial dans ses CSP. Très grande variété accentuée par le nombre de fournisseurs et clients dont les CSP traitent les documents entrants qui est de l’ordre de plusieurs dizaines de milliers. Multilinguisme : les CSP regroupant les activités de plusieurs pays sont confrontés à cette problématique. Ainsi le CSP EMEA de Schneider Electric sert 15 pays en 12 langues différentes. Le traitement des documents sous format papier commence généralement par une étape de tri manuel réalisé au sein d’un service courrier avant l’étape de numérisation par scanner. 4 – PROBLÉMATIQUE DU PROCESSUS DE COMPTABILITÉ FOURNISSEURS Le processus de comptabilité fournisseurs traite de très importants volumes de documents. Ainsi, le CSP EMEA de Schneider Electric traite annuellement 850 000 factures fournisseurs tandis que l’ensemble des CSP de Lafarge gèrent au niveau mondial 6 millions de factures fournisseurs par an. Un nombre important de factures fournisseurs sont reçues sous format papier : c’est le cas de 60% des factures fournisseurs au CSP EMEA de Schneider Electric et une étude publiée en 2011 par Aberdeen fait état d’un taux de 77% de factures entrantes au format papier dans les services Enjeux de l’optimisation du traitement des factures comptabilité des entreprises. fournisseurs : Cette situation impose de nombreuses manipulations, la Visibilité accrue sur les dépenses et les flux de ressaisie de données comptables et génère des erreurs trésorerie. qu’il faut traiter. Ces manipulations entravent la fluidité Amélioration de la relation avec les fournisseurs. des processus et peuvent entraîner des conséquences fâcheuses : retards de paiement, pénalités, coût de Réduction du coût et du temps de traitement des factures. traitement des factures important… Réduction des pénalités dues à des retards de paiement. Bénéficier anticipés. de remises sur les paiements Les entreprises cherchent donc à optimiser leur processus de comptabilité fournisseurs en dématérialisant leurs factures fournisseurs pour améliorer et automatiser le plus possible leur traitement. Le traitement automatisé des factures réunit les fonctions suivantes : Acquisition (numérisation des factures au format papier + importation multi-canal des flux nativement électroniques : e-mails, FAX, etc.). Capture des données : lecture, reconnaissance et extraction du contenu pertinent. Rapprochement des données d’en-tête et de lignes articles des factures après vérification de leur cohérence avec les données présentes dans la base Fournisseurs (références, coordonnées, n° TVA…), dans le livre comptable et avec les informations présentes dans l’ERP (demandes d’achat validées, bons de commande, bon de livraison…). Traitement des écarts si le rapprochement ne peut se faire directement. Copyright le CXP, 2013 6
  7. 7. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance Validation / approbation de la facture une fois les données rapprochées. Export des flux de données et enregistrement dans l’ERP / applications comptables. Stockage/Archivage : le stockage/archivage des factures dématérialisées de façon à les rendre aisément consultables favorise l’amélioration du processus de comptabilité fournisseurs. Déclenchement des actions de paiement. Traitement des litiges. Traitement des factures fournisseurs Le traitement automatique des informations présentes dans les factures nécessite une extraction du contenu particulièrement pertinente car elle détermine la qualité des données traitées dans le processus de comptabilité fournisseurs et nécessaires à sa bonne exécution : nom et coordonnées du fournisseur, numéro de facture, numéro de TVA, etc. La précision et la performance des dispositifs de capture et d’extraction des données sont essentielles. Si les systèmes d’extraction basés sur des modèles de factures peuvent être utilisés quand le nombre de fournisseurs n’est pas trop élevé, lorsque ce nombre est important comme c’est le cas dans les CSP Finance, ces systèmes s’avèrent trop fastidieux à configurer, à maintenir et à faire évoluer. L’étape de rapprochement des données de la facture avec les données du bon de commande, du bon de livraison ou du contrat si besoin est également une étape particulièrement sensible. D’une part, il importe que ce rapprochement soit le plus précis possible, en particulier pour vérifier que la facture tient bien compte des conditions négociées lors de la commande : le rapprochement doit donc pouvoir se faire sur le détail des lignes articles (quantité, prix unitaire, remise, etc.). D’autre part, de nombreuses causes peuvent faire échouer le rapprochement automatique et ainsi limiter le taux d’automatisation du processus : Une mauvaise qualité des données extraites dans la phase de capture (voir plus haut). Des pratiques hétérogènes du processus Purchase-to-pay à l’intérieur d’un groupe dans les services Approvisionnement ou Achat des différentes entités : par exemple certaines entités achètent sans bons de commande alors que le groupe veut faire appliquer une règle No PO No Pay (pas de paiement sans bon de commande). Des erreurs sans conséquence (fautes de frappe, libellés différents d’un même article, abréviation…) peuvent également faire échouer le rapprochement et donner lieu à un traitement manuel des écarts qui entrave inutilement la fluidité du processus. Copyright le CXP, 2013 7
  8. 8. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance Ainsi les écueils dans l’automatisation du traitement des factures fournisseurs peuvent être nombreux et d’origine variée. L’amélioration du taux d’automatisation du traitement des factures doit donc s’appuyer sur plusieurs axes : Stratégie Fournisseurs o Concentration du nombre de fournisseurs : les CSP Finance des grands groupes traitent avec des dizaines de milliers de fournisseurs (voire plus) et la réduction de leur nombre est un élément notable pour réduire la complexité du traitement des factures. Cependant cet objectif se heurte à différentes problématiques : pays au territoire très vaste, nouvelles acquisitions, etc. o Modification du mode de facturation : incitation des fournisseurs à adopter d’autres modes de facturation (dématérialisation fiscale par exemple), ou de transmission des factures (facturation électronique, portail fournisseurs…). Il s’agit d’une démarche à moyen terme qui ne sera adoptée que par un pourcentage minoritaire de fournisseurs. Les responsables des CSP Finance cherchent à inciter les 20% de leurs fournisseurs qui génèrent 80% du volume des factures à adopter la stratégie qu’ils ont choisie. Harmonisation des processus et des règles métier o Le traitement des factures fournisseurs fait partie du processus Purchase-to-Pay (de l’achat au paiement) et de son sous-ensemble Procure-to-Pay (de l’approvisionnement au paiement). Dans les « Nous voyons deux pistes d’amélioration de la groupes internationaux dont la croissance est productivité et de l’efficacité du processus de soutenue par de nombreuses acquisitions, les comptabilité fournisseurs au sein des CSP : d’une pratiques de ces processus peuvent être très part la standardisation des règles de gestion et des différentes d’une entité à l’autre. Un travail de processus, d’autre part l’automatisation du standardisation doit alors être mené en processus de traitement des factures grâce à des collaboration avec les services Achats et outils de facturation électronique, de lecture Approvisionnement, standardisation qui nécessite optique, etc. » une importante conduite du changement. Stéphane Haesaert, Vice-Président EMEA Finance Shared Services, Schneider Electric. o Ainsi des entreprises comme Schneider Electric souhaitent faire adopter la règle du No PO No Pay : les factures sont traitées seulement si elles portent la référence du bon de commande, ce qui implique en amont que les services Achat ou Approvisionnement des différentes entités aient généré en amont des bons de commande. Appui sur les technologies o Les technologies de dématérialisation des documents permettent la reconnaissance de documents, de caractères, l’extraction de données et le rapprochement avec des données contenues dans des sources externes. Pour optimiser le taux d’automatisation du traitement des factures dans un contexte de forte volumétrie, il est pertinent de faire appel à des technologies d’extraction et de rapprochement des données performantes comme la Capture Intelligente de Données. o L’intégration des technologies de dématérialisation avec les ERP et les applications comptables est essentielle pour éviter les ressaisies, les erreurs de frappe et augmenter le taux d’automatisation du traitement des factures. Par ailleurs, certaines entreprises et certains CSP décident d’externaliser le traitement de leurs factures. Copyright le CXP, 2013 8
  9. 9. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance 5 – QU’EST-CE QUE LA CAPTURE INTELLIGENTE DE DONNÉES ? Les technologies de lecture et de reconnaissance automatique de caractères existent depuis plus de trente ans. Elles consistent à lire et extraire les données contenues dans les images des documents semistructurés ou non structurés (de format papier numérisé ou nativement électronique) pour les convertir en données électroniques structurées susceptibles d’être traitées informatiquement et intégrées dans une application de gestion ou un ERP. Ces technologies comprennent plusieurs facettes : classification de documents, reconnaissance de formulaires, reconnaissance de caractères (OCR), de codes à barres et de zones à cocher (OMR). Elles fonctionnent sur la base de configuration de modèles de documents à traiter, de mots-clés ou de règles. Ces dernières années, les technologies de dématérialisation des documents ont progressé significativement avec notamment l’essor de la Capture Intelligente de Données. Cette technologie est dite intelligente car elle s’appuie sur des technologies d’intelligence artificielle (réseaux de neurones, logique floue…) et propose des fonctions d’analyse de contenu et de contexte, d’auto-apprentissage des documents, qui lui permettent de s’affranchir des configurations par modèles, mots clés, zones d’ancrage ou règles, trop longues et trop contraignantes à définir et à maintenir lorsqu’il s’agit de traiter de très fortes volumétries de documents très diversifiés. La Capture Intelligente de Données se caractérise par les fonctions suivantes : Auto-apprentissage des différents types de documents : le système apprend, en lisant des échantillons de documents, les différentes classes de documents qu’il va être amené à traiter. Cet apprentissage se perfectionne au fil de l’eau lorsque des interventions manuelles sont nécessaires pour traiter un écart : le système intègre alors à sa connaissance les données saisies et/ou corrigées qu’il utilisera ultérieurement pour traiter automatiquement, lorsqu’ils se présenteront, des cas semblables ou similaires. Classification automatique des documents : toutes les catégories de documents entrants (factures, commandes, contrats, éléments de dossiers, documents RH, etc.) sont classés en fonction de leur contenu, indépendamment de leur mise en page. Le système utilise des technologies telles que les réseaux de neurones pour comparer les nouveaux documents avec les échantillons de documents connus (appris durant la phase d’apprentissage) de sorte à les classer automatiquement. Extraction des données : toutes les données nécessaires sont extraites avec une grande précision des documents pour être traitées en fonction du contexte et non en se basant sur une préconfiguration de l’extraction via des modèles, des mots clés ou des règles. La solution analyse chaque donnée dans son contexte, c’est-à-dire en analysant les données qui l’entourent, et l’extrait en lui attribuant une probabilité de vraisemblance. Concernant les factures, la capture intelligente permet d’extraire non seulement les données des champs d’en-têtes mais également les données contenues au niveau du détail des lignes articles. Rapprochement des données : les données extraites sont rapprochées de données contenues dans des sources externes (référentiel fournisseurs, livre comptable, ERP, etc.) afin de les confronter à ces données et de les valider automatiquement en fonction de ces références externes. Ainsi, les données contenues dans les factures fournisseurs seront rapprochées, ligne par ligne si nécessaire, des données du bon de commande et du bon de réception afin de valider la facture et de procéder à son règlement. Pour effectuer les rapprochements, le système utilise un moteur de recherche tolérant aux fautes qui lui permet d’étendre le rapprochement aux libellés approximatifs, aux Copyright le CXP, 2013 9
  10. 10. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance abréviations, aux différents formats de date, etc. Ainsi la gestion des écarts se trouve facilitée et plus largement automatisée. Si le rapprochement n’est pas concluant, un écran pop-up de validation sera proposé au personnel chargé de la validation avec mise en évidence des zones à vérifier. La fonction d’auto-apprentissage prendra alors en compte les informations manuellement insérées pour enrichir sa connaissance. Intégration des données extraites : les données extraites sont intégrées dans les applications de gestion et les ERP. Pour cela, le système dispose de connecteurs spécialisés avec les principaux ERP du marché (SAP, Oracle…). Suivi et reporting : suivi en temps réel des étapes de traitement des documents, mise en évidence de problèmes, tableaux de bord d’indicateurs de performance. 6 – CONCLUSION : LES APPORTS DE LA CAPTURE INTELLIGENTE POUR LES CSP FINANCE Les trois grandes caractéristiques des documents traités dans les CSP Finance (très forte volumétrie, très grande variété et multilinguisme) rendent l’utilisation de la technologie de Capture Intelligente des Données particulièrement pertinente d’une part pour la dématérialisation et la gestion de documents de tout type, et d’autre part pour l’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Ainsi on retiendra parmi les principaux apports de la Capture Intelligente de Données : Automatisation de l’étape de tri du courrier : un des premiers apports de la Capture Intelligente des Données qui est en mesure d’automatiser quasi complètement l’étape de tri au service courrier par sa capacité à reconnaître et à classer de multiples catégories de documents sans devoir définir au préalable de modèle pour chaque type de documents. Dans ce cas, tous les documents doivent être préalablement numérisés et ainsi l’étape de numérisation devient la première étape de traitement des documents avant l’étape de tri qui est prise en charge par la Capture Intelligente. Cette automatisation permet d’accélérer la prise en compte des documents, de réduire les erreurs inhérentes à leur traitement manuel, d’affecter le personnel jusque là dédié au tri à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Amélioration du taux d’automatisation du traitement des factures fournisseurs : en améliorant la précision et la qualité des données extraites, en augmentant le taux de rapprochement automatique des données de la facture avec les « La capture intelligente des données a accru le données du bon de commande, en réduisant la pourcentage d’automatisation du traitement des part d’intervention manuelle dans le traitement factures et en a réduit les coûts. Le temps des écarts grâce à son moteur de recherche auparavant dédié à la saisie des données est tolérant aux fautes et par ses capacités maintenant consacré au traitement des factures d’intégration avec les ERP, la Capture Intelligente problématiques, des écarts, des litiges. » de Données contribue à réduire les erreurs et à Jean-Claude De Vera, Vice-Président Global améliorer significativement le taux Standardization & Shared Services, Lafarge. d’automatisation de bout en bout du traitement des factures fournisseurs. Extensibilité du traitement des documents et des factures : la capacité de la Capture Intelligente des Données à traiter de façon très large une grande variété de documents et plus rapidement (sans avoir besoin de définir un modèle pour chaque type de document), permet d’absorber Copyright le CXP, 2013 10
  11. 11. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance l’augmentation des volumes de documents et de factures que doit traiter un CSP Finance face à la croissance organique de l’activité de son groupe et lors de l’acquisition d’une nouvelle entité. Réduction du coût de traitement des factures : le coût de traitement des factures est directement lié au taux d’automatisation du traitement des factures, à la réduction des interventions manuelles, etc. Le coût de traitement unitaire des factures est selon différentes estimations compris entre 27€ (lorsque le traitement est manuel) et de 2 à 4€ (dans les entreprises les plus avancées) avec une moyenne de 11€. C’est un indicateur important qui permet des benchmarks internes et externes. Il révèle le niveau de standardisation, de mutualisation et d’automatisation du processus de traitement des factures. Réduction du coût de traitement des factures A moins de faire partie des 20% d’entreprises pour lesquelles, selon l’étude réalisée en 2011 par Aberdeen, le coût moyen de traitement d’une facture s’élève seulement à 2,19€, on constate que la marge d’amélioration reste notable et peut générer des gains considérables dans un CSP Finance, un gain de 1€ sur le coût unitaire d’une facture entraînant une économie annuelle qui peut se chiffrer en millions d’euros. Amélioration de la visibilité sur la comptabilité fournisseurs : la solution de Capture Intelligente des Données donne une visibilité sur l’ensemble du traitement des factures, sur l’avancement des règlements et fournit ainsi une visibilité globale sur les dépenses et les flux de trésorerie. D’une manière générale, la Capture Intelligente de Données est une technologie dont les apports s’inscrivent dans les objectifs stratégiques définis dans les missions des CSP Finance, en particulier les objectifs de réduction des coûts d’exploitation, d’amélioration de la qualité et de la performance des services rendus. Copyright le CXP, 2013 11
  12. 12. La Capture Intelligent e de Données, v ecteur d’efficacité pour les CSP Finance A propos du CXP Le CXP est un cabinet européen indépendant d’analyse et de conseil en logiciels applicatifs. Leader en Europe, le CXP offre à ses clients un service complet d’assistance pour l’évaluation, la sélection et l’optimisation de solutions logicielles : des études de benchmarking produits, des prestations personnalisées (audit du système d’information, rédaction de cahiers des charges, consultations d'éditeurs, assistance à maîtrise d’ouvrage...), et des études de marché. Le CXP intervient dans plus d’une dizaine de domaines (BI, BPM, SIRH, gestion de contenu, IT management, finance, ERP, CRM…). Chaque année, le groupe CXP apporte son expertise à plus de 1500 DSI et directions fonctionnelles de grands comptes et entreprises du mid-market. Basé à Paris, le CXP est présent sous la marque BARC (Business Application Research Center) en Allemagne, en Autriche et en Grande-Bretagne. A propos de Perceptive Software Perceptive Software, division du groupe Lexmark (NYSE: LXK), conçoit et réalise des logiciels de gestion des processus et du contenu qui établissent des ponts entre les informations non structurées et dispersées dans toute votre organisation. Cet ensemble complet de technologies logicielles comprend : La gestion des processus métier La gestion du contenu d'entreprise La capture intelligente de données La recherche pour les entreprises et la recherche fédérée Des technologies d'intégration. Cette combinaison de savoir-faire confère au groupe une position unique sur le marché qui s’appuie sur la maîtrise de ses technologies, sa connaissance métier et apporte ainsi à ses clients la plate-forme indispensable à la gestion de toutes leurs informations non structurées indépendamment de leur forme, de leur localisation qu’elles soient imprimées ou numérique. Pour en savoir plus sur Perceptive Software, rendez-vous sur www.perceptivesoftware.fr Pour toute information : Le Service Clients CXP relation_client@lecxp.com Tel. : +33 (0)1 53 05 05 90 www.cxp.fr Copyright le CXP, 2013 12

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