Proyecto para la aplicción de una intranet corporativa para el Grupo Editorial La Hoguera.

1. Plan Estratégico de Imagen Corporativa
Nuevas Tecnologías
Intranets - Redes Privadas

2. Plan Estratégico de Imagen Corporativa
Nuevas Tecnologías
INTRODUCCIÓN
Hoy en día las compañías tienen que ser más eficientes, basadas en sus sistemas de
información para ser más flexibles, para eliminar barreras tantos internas como externas.
En esta nueva década pocas empresas han podido operar sin extender sus prioridades y
necesidades más allá de sus fronteras. Ninguna empresa podrá seguir adelante por sí sola,
ya que se enfrentan a una economía globalizada que se rige por la tecnología. Este
acercamiento a la tecnología fomenta la creatividad y el espíritu empresarial de los
funcionarios en los proyectos, para llegar al corazón del objetivo de la empresa y lograr
una ventaja competitiva.
En la década de los 90 la tecnología da una base a los negocios para introducir de lleno
nuevos productos o servicios. Con la habilidad de las computadoras para manejar un gran
volumen de datos, los administradores pueden rápidamente reconocer mercados
emergentes, recursos, procesos de manufactura automatizados y mucho más.
Lo que estamos viendo aquí es un proceso de cambio a las nuevas tecnologías y el
implementar cualquier cambio requiere de flexibilidad, efectividad y creatividad en la
organización. Esto se puede ver en tres esquemas:
Los procedimientos para recaudar información resultan muchas veces muy penosos. Por
ejemplo, los consultores comúnmente demandan listas muy largas de preguntas confusas.
El motivo detrás de este requisito es excelente: los consultores tratan de ganar un
conocimiento de la compañía para derivar conclusiones inteligentes, pero este intento de
acercamiento no resulta favorable muchas veces y los cuestionarios demandan mucho
tiempo de los trabajadores sin dejarlos llegar a una conclusión del proyecto.
Las recomendaciones pueden ser difíciles de entender para el personal de la compañía.
Gente con grandes problemas reales, tratan de solucionarlos con el conocimiento
adquirido por experiencia y no por la teoría. Las técnicas producen resultados mixtos:
muchas veces se acercan al objetivo del trabajo y muchas otras veces no, lo que ocasiona
que las compañías huyan de metodologías que no producen resultados uniformes.
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Nuevas Tecnologías
El nuevo paradigma es tratar de hacer un cambio organizacional que influya en el
comportamiento corporativo, este al principio se enfoca solo en los resultados que
pueden obtener del proyecto sin tomar en cuenta el desarrollo de sistemas de
información que va a ser necesario para lograr dicho objetivo.
Este cambio es una respuesta a la gran complejidad que implica la tecnología de
información y al incremento de la presión y el stress que recibe la gente de los nuevos
sistemas de información. Bajo este stress mucha gente se cierra construyendo barreras
para no aceptar el cambio y recurren desesperadamente a creer que son autosuficientes
sin los sistemas, lo cual resulta imposible por mucho tiempo.
Sin embargo, ellos deben aprender a usar estos sistemas para cooperar en el logro de los
objetivos de la corporación, y así mismo facilitar sus procesos cotidianos.
Para que el cambio funcione, sus creadores e implementadores tienen que estar
preparados a aceptar nuevas ideas y deben sentirse lo suficientemente seguros en su
posición para aceptar diferentes formas de hacer las cosas y deben entender y usar un
lenguaje común que asuma los valores de la cultura de la empresa.
Cuando la computación apenas empezaba todos los técnicos eran generalmente
ingenieros. Pero como los campos de trabajo se han expandido y multiplicado estudiantes
universitarios han empezado a especializarse ya que los técnicos que creaban los sistemas
no llegaban a sentir la necesidad de las personas que realmente utilizarías estas
herramientas.
El manejar un cambio tecnológico de forma satisfactoria demanda el apego a 4
principios necesarios para el proceso de cambio:
 Prestar atención al cambio en las técnicas y teorías de administración.
 Contar con los soportes necesarios para facilitar el cambio.
 Colocar en el lugar y momento exacto los equipos para manejar este cambio.
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Nuevas Tecnologías
 Asegurar que la comunicación entre estos mecanismos permitirá la integración de
los elementos organizacionales, técnicos y de negocio.
Los pasos para lograr un cambio son:
 Concientizarse de la necesidad de un cambio, de lo contrario creará confusión y
enojo.
 Aceptar el cambio, de lo contrario se logrará una percepción negativa.
 Implementación del cambio, de lo contrario podrían sabotearlo, abandonarlo o
irónicamente cambiarlo.
 Completar la integración.
Para evitar estas respuestas negativas de las primeras etapas del cambio, se debe de
conocer las siguientes tácticas:
 Mecanismos de comunicación para proveer información relevante.
 Soporte y guía para la gente que está pasando por estas etapas de cambio.
 Una manera para que la gente pueda expresar sus sentimientos.
 Trabajar cada vez que sea posible en la formación de líderes.
 Simplificación del proceso.
 Compatibilidad entre el viejo y el nuevo sistema.
 Desarrollo de la confianza que el cambio beneficiará tanto a la gente como a la
corporación.
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ASPECTOS GENERALES
1. Nombre del proyecto
Intranets - Redes Privadas.
2. Responsables
María Lourdes Montero
Tereza Zamora Salazar
IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA A SOLUCIONAR O POTENCIALIDAD A DESARROLLAR
1. Beneficiarios del proyecto
Colaboradores internos porque aportan la interfaz de exploración del World Wide
Web (www), a la información y servicios almacenados en una red de área local
(LAN) corporativa. Además que las intranets son atractivas por que disminuyen el
costo de mantenimiento de una red interna y, al mismo tiempo, aumenta la
productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información y a
los servicios que necesitan.
2. Descripción del problema o potencialidad a desarrollar
Con la enorme evolución de la Internet, un gran número de personas en las
empresas la usan para comunicarse con el mundo exterior, para reunir
información y para hacer negocios. A la gente no le lleva mucho tiempo reconocer
que los componentes que funcionan tan bien en Internet serían del mismo modo
valioso en el interior de sus empresas y esa es la razón por la que las Intranets se
están haciendo tan populares.
La Intranet está basada en los estándares y protocolos abiertos desarrollados en
Internet. Estos estándares abiertos soportan aplicaciones y servicios como correo
electrónico (e-mail), trabajo en grupo (work group), servicio de directorio,
seguridad, acceso a bases de datos, compartición de información y administración
de sistema. La Intranet se beneficia del esfuerzo de la industria entera y no de un
solo fabricante.
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SOLUCIÓN PLANTEADA CON EL PROYECTO
1. Descripción del proyecto
Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar
información y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las hojas de
asistencia) y utilizar la información corporativa financiera, son muy populares.
La mayoría de los software utilizados en las Intranets son estándar: software de Internet
como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft y los
programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de
programación de Java y el de guión de CGI.
Las Intranets también se pueden utilizar para permitir a las empresas llevar a cabo
transacciones de negocio a negocio como: hacer pedidos, enviar facturas y efectuar pagos.
Para mayor seguridad, estas transacciones de Intranet a Intranet no necesitan nunca salir
a Internet, pero pueden viajar por líneas alquiladas privadas. Son un sistema poderoso
para permitir a una compañía hacer negocios en línea, por ejemplo, permitir que alguien
en Internet solicite algún producto.
Cuando alguien solicita un producto en Internet, la información se envía de una manera
segura desde Internet a la red interna de la compañía, donde se procesa y se completa el
encargo.
Los beneficios de la implementación de una Intranet son:
 Mayor eficacia organizacional y productividad.
 Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental
para la supervivencia en la Nueva Economía, en las áreas funcionales de servicio al
cliente, ventas y marketing, producción y operaciones, ingeniería, recursos
humanos, administración, contabilidad y finanzas.
 Mejoría en el clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus
clientes y accionistas.
 Resulta más útil que el mismo correo electrónico porque con una intranet, los
empleados podrán trabajar en un archivo compartido y dispondrán de una
ubicación central en la que consultar la versión más reciente.
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 También se ahorrará espacio en el servidor. Puede parecer secundario, pero si
cada usuario tiene en su equipo versiones de varios archivos puede llegarse a
ocupar mucho espacio que quizá se aprovecharía mejor de otro modo.
 Tomando en cuenta que el tiempo es oro, el uso de intranets permite publicar
información importante y ponerla al alcance de todos los empleados. Los
formularios interactivos ahorran tiempo. Solicitudes de vacaciones, pedidos de
suministro, cambios en los beneficios sociales, y mucho más, podrán administrarse
de manera rápida y eficaz.
Un beneficio clave de la tecnología Intranet es la interactividad que posee de entregar
información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios.
Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella.
Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la información
es la misma a lo largo y ancho de la empresa.
Fin
Implementar una Intranet a nivel de red privada corporativa en la oficina administrativa
del Grupo Editorial La Hoguera, considerando que esta herramienta pone información
vital al alcance de todos los funcionarios con acceso a ella, de manera que circule
información actualizada de manera rápida y a un costo eficiente a toda la base de
usuarios.
Objetivo general del proyecto.
Brindar a las personas la posibilidad de acceder de forma oportuna a la información oficial
institucional y utilizar esta tecnología para mejorar el proceso de toma de decisiones.
Componente
Las Intranet son posibles gracias a la concepción de la informática distribuida, que surgió
en el mundo de la empresa en la década de los ochenta. Uno de los avances en este
campo, la llegada de lo que se denominan Redes de Área Extensa, o WAN, ha hecho de las
Intranet un fenómeno posible en la realidad actual.
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8. Plan Estratégico de Imagen Corporativa
Nuevas Tecnologías
Cuando hablamos de informática distribuida nos referimos a las redes de computadores
(LAN), que han sustituido en parte a las tradicionales mainframes corporativas.
A la hora de construir cualquier red de computadores y, en especial, una Intranet,
necesitaremos algunos elementos básicos:
En primer lugar, es necesario disponer de un hardware o soporte físico adecuado para
la Intranet, que incluye:
Servidores de Web, bajo el modelo Cliente-Servidor.
PC de los trabajadores, que actúan como Clientes y sus correspondientes
periféricos.
Asegurarse de que el diseño de su intranet resulta adecuado. No puede limitarse a
publicar cosas y esperar a que los demás sepan encontrarlas. Organizar la intranet
de manera que sea lo más sencilla de entender posible. Se trata de ahorrar tiempo,
no de frustrar a los demás.
Actividad
Su principal actividad es organizar y mantener información centralizada o distribuida
según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.
Las tecnologías Intranets, también permiten compartir información y conocimientos
independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multi-
departamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusión
virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de
decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar video-conferencias con
audio y video en tiempo real.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En conclusión podemos rescatar que cada uno de los departamentos necesita tener un
medio expedito para poder informar, difundir o hacer llegar boletines, procedimientos,
formularios, calendarios, proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones,
planificaciones, etc.
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9. Plan Estratégico de Imagen Corporativa
Nuevas Tecnologías
El medio generalmente utilizado es el escrito ("Papel") pero naturalmente las necesidades
dependen del tipo de empresa y su tamaño. Sin embargo, es importante desarrollar
procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como definir un formato
para cada tipo de información.
Algunos de los principales objetivos de Operación y Administración son:
Información de la Empresa.
Información para Ejecutivos.
Información para Colaboradores.
Políticas y Procedimientos.
Administración de Venta /Compras.
Administración Comercial /Financiera.
Control de Activos /Pasivos.
Por ello hemos visto la necesidad de sugerir la utilización de los servicios tecnológicos de
la intranets como una red exclusiva de la empresa para tener acceso a la información de
forma oportuna, logrando tomar decisiones más ágiles y acertadas en el proceso. A esto
se suma que por tratarse de un sistema de comunicación continuo, confiable y seguro
para el resto de las personas en la empresa, los objetivos empresariales y el crecimiento
deseado están garantizados.
Una intranet es el lugar perfecto donde publicar informes semanales, memorandos y
objetivos. De ese modo, todo el mundo dispone de la misma información, por lo que una
vez establecida la intranet en el centro administrativo empresarial, lo ideal es que apunte
a replicarse a todas las oficinas regionales con que cuenta el Grupo Editorial La Hoguera
en todo el país e integrar o vincular de maneta total a la empresa.
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10. Plan Estratégico de Imagen Corporativa
Nuevas Tecnologías
Inversión estimada
PRESUPUESTO
Servidor bajo el modelo Cliente-Servidor. Existente
Diseño y mantenimiento del sistema de $us. 500 mensual
comunicación e información.
Microsoft Isa Server Estándar 2004 $us. 150
Licencia para Microsoft Windows Server 2003 $us. 200
Cableado de la intranet Existente
Dispositivo Firewall $us. 180
TOTAL $us. 1030
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Nuevas Tecnologías
Esquema de Intranet propuesto
Internet
Archivos Isa Server Reglas
Firewall
Windows Sever
SERVIDOR Jefatura de
Contabilidad
(cliente) Productos
(cliente)
cliente cliente cliente
cliente cliente
cliente
Producción Diseño
(cliente) (cliente)
cliente cliente cliente cliente
cliente
cliente
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