1. PROBLEM SOLVING &
DECISION MAKING
Your Partner in People and Organization Development

2. Problem Solving & Decision Making Run Down
Day 1
08.15 – 08.45 Opening
08.45 – 09.15 Pre Test
09.15 – 09.30 Program Introduction
09.30 – 10.00 Typical Response of Problem
10.00 – 10.15 Coffee Break
10.15 – 12.00 Typical Response of Problem & Being Proactive in Problem Solving &
Decision Making
12.00 – 13.00 Lunch Break
13.00 – 13.30 Six Steps Problem Solving and Decision Making Model
13.30 – 15.30 Step One : Define the Problem:
• Develop a problem statement
• Identify a desired state of goal
• Test of a good problem statement
• Group Activity
15.30 – 15.45 Coffee Break
15.45 – 17.15 Step Two : Analyze the Problem
• Identify potential cause(s)
• Determine the most likely cause(s)
• Identify the true root cause(s)
• Group Activity

3. Problem Solving & Decision Making Run Down
Day 2
08.00 – 08.15 Day 1 Review
08.15 – 10.00 Step Three : Identify Possible Solution
• Generate a list of possible solutions
• Determine the best solutions
• Group Activity
10.00 – 10.15 Coffee Break
10.15 – 12.00 Step Four : Select the Best Solution
• Develop and assign weights to criteria
• Apply the criteria
• Choose the best solution(s)
• Influence Others
• Group Activity
12.00 – 13.00 Lunch Break
13.00 – 15.00 Step Five : Develop an Action Plan
• Divide the solution into sequential tasks
• Develop contingency plans
• Group Activity
15.30 – 15.45 Coffee Break
15.45 – 16.45 Step Six : Implement Solution and Evaluate Progress
• Collect data according to the Action Plan
• Implement contingency plans
• Evaluate results
• Group Activity
• Group Presentation
Step 7: Lesson Learnt
16.45 – 17.15 Post Test

4. Sasaran Training
• Memahami 6 langkah dalam problem solving &
decision making
• Mampu menggunakan tools Problem Solving &
Decision Making secara optimal
• Mampu menerapkan teknik problem solving &
decision making di lingkungan kerja
• Mampu membuat contingency plan sebagai back
up plan jika rencana awal tidak berjalan
sebagaimana mestinya
Your Partner in People and Organization Development

5. 6+1 Step Problem Solving
Decision Making (PSDM)

6. Pendekatan PSDM
• Unstructured Approach, contoh:
Try & Error, Generic Solution, etc
• Structured Approach, contoh:
Six Step, DMAIC, etc
Your Partner in People and Organization Development

7. Model DMAIC
2
1 MEASURE
the process 3
DEFINE ANALYZE
the problem the data
5
4
CONTROL IMROVE
the process the process

8. Model 6 Step + 1
2
1 Cari Akar
Masalah 3
Definisikan Tentukan Alter-
Masalah natif Solusi
5
Rencanakan & 4
Implementasikan Pilih Solusi
Solusi Terbaik
6
Monitor 7
Perkembangan
Lesson Learn

9. Step 1: Definisikan
Masalah

10. Step 2: Cari Akar
Permasalahan

11. Divergent-Convergent
Approach
D
A Root Causes
Symptoms
T
A
Your Partner in People and Organization Development

12. Step 2: Cari Akar
Permasalahan
Tools for Problem Solving Decision Making:
1. Five Whys
2. Fish Bone Diagram / Diagram Sebab Akibat
3. Pareto Chart
4. Check Sheet
5. Decision Tree (untuk pengambilan keputusan)
6. Etc.
Your Partner in People and Organization Development

13. Five Why’s
Untuk mendapatkan akar permasalahan, mulailah dengan
Problem Statement, selanjutnya tanyakan “Mengapa (Why)”
sebanyak lima kali.
Contoh suatu Problem Statement: “Pelanggan komplain karena
terlalu lama menunggu tersambung dengan Customer Service,
selama jam makan siang”.
Why #1: mengapa permasalahan tersebut terjadi?
Karena: Operator Pengganti butuh waktu lama untuk melakukan
sambungan telpon
Why #2: mengapa Operator Pengganti butuh waktu lama?
Karena: Operator Pengganti belum sepenuhnya memahami
pekerjaannya seperti Operator Reguler
Why #3: mengapa Operator Pengganti tidak sebaik Operator Reguler?
Karena: Belum mengikuti pelatihan sebagaimana mestinya
Why #4: mengapa belum mengikuti pelatihan sebagaimana mestinya?
Karena: Kelas-nya belum tersedia
Why #5: mengapa kelasnya belum tersedia?
Karena: Jumlah pesertanya belum mencukupi
Your Partner in People and Organization Development

14. Fishbone Diagram
Fishbone diagram atau diagram sebab akibat menggambarkan penyebab-
penyebab potensial dari suatu permasalahan.
Fish bone diagram digunakan untuk:
- Mendorong gagasan pada proses brainstorming
- Memahami hubungan antara penyebab potensial
- Memudahkan penelusuran setiap penyebab potensial
- Kerangka kerja pengumpulan data
Kapan sebaiknya menggunakan Fishbone Diagram?
- Apabila jumlah penyebab potensial cukup banyak dan menyulitkan proses
analisa untuk lebih fokus
- Hubungan antara penyebab potensial kurang jelas
Bagaimana membangun Fishbone Diagram?
- Kelompokkan seluruh fakta / data yang terkait dengan problem statement
menjadi beberapa cluster
- Jadikan cluster sebagai tulang utama.
- Tempatkan seluruh fakta / data berdasarkan hubungan sebab-akibat
Your Partner in People and Organization Development

15. Fishbone Diagram
Generic Cluster:
- 5 M (Mans, Machines, Methods, Materials, Management)
- 4 P (Policies, Procedures, People, Plant)
- 5 P (Product, Promotion, Place, Price, Process)
- POEM (Plant, Operators, Equipment, Methods)
Problem
Your Partner in People and Organization Development

16. Pareto Chart
Pareto Chart digunakan untuk:
- Memahami pola terjadinya suatu permasalahan
- Menilai dampak dari berbagai penyebab terhadap permasalahan
- Melihat penyebab terbesar dari suatu permasalahan
- Memutuskan penyebab mana yang akan diprioritaskan
Kapan sebaiknya menggunakan Pareto Chart
- Penyebab permasalahan dapat dibagi menjadi beberapa kategori
- Kita ingin menentukan penyebab utama
Bagaimana membuat Pareto Chart
- Tentukan permasalahan yang ingin dianalisa
- Kumpulkan data / faktor pendukung
- Bandingkan faktor-faktor penyebab potensial dengan suatu indikator
- Tempatkan faktor vs indikator tersebut secara berurutan pada grafik
- Gambar kurva kumulatif
- Interpretasi hasilnya
Your Partner in People and Organization Development

17. Pareto Chart
Your Partner in People and Organization Development

18. Check Sheet
Check sheet adalah suatu perangkat sederhana yang digunakan untuk
mengumpulkan data secara real time dan pada lokasi dimana data tersebut
didapat. Check sheet biasanya adalah sebuah formulir kosong yang didesain
untuk dapat digunakan secara cepat dan mudah mencatat informasi-
informasi yang diinginkan, baik kuantitatif maupun kualitatif.
Biasanya Check sheets dibuat berdasarkan:
• Klasifikasi. Contohnya: ukuran, jenis kerusakan, dll.
• Lokasi, adalah lokasi dimana data didapatkan.
• Frekwensi, adalah jumlah kejadian.
• Ukuran, disajikan dalam suatu ukuran tertentu atau interval ukuran.
• Check List. Item-item yang harus ada / dilakukan.
Your Partner in People and Organization Development

19. Check Sheet
Your Partner in People and Organization Development

20. Decision Tree
Decision Tree digunakan untuk:
- Memahami alur suatu permasalahan (critical thinking)
- Menilai dampak dari berbagai penyebab terhadap permasalahan
- Membandingkan kemungkinan terjadinya dampak satu dan yang lain
- Memanage resiko
- Untuk melakukan pengambilan keputusan dengan hasil yang paling optimal
Bagaimana membuat Decision Tree
- Tentukan permasalahan yang ingin dianalisa
- Kumpulkan data / informasi pendukung
- Gambarkan causal effect-nya
- Tentukan probabilitas terjadinya dampak tertentu
- Hitung EMV-nya
Your Partner in People and Organization Development

21. Step 3: Tentukan Solusi yang
Paling Mungkin

22. Step 4: Pilih Solusi Terbaik

23. Step 5: Susun Rencana
Tindakan/Action Plan
Excellence Mentality: Lakukan yang terbaik
pada kesempatan pertama

24. Step 6: Implementasi Solusi &
Evaluasi Perkembangan

25. Step 7: Lesson Learnt

26. Terima Kasih
Untuk info training lebih lanjut, hubungi:
D&D Consulting
Telp: 021-84932015
Atau
Info@dnd-consultant.com
Your Partner in People and Organization Development