Dokumen ini membahas tentang kerangka acuan kerja (KAK) atau term of reference (TOR) untuk pengadaan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Dokumen ini menjelaskan tujuan, ruang lingkup, cara pelaksanaan, dan indikator keberhasilan pengadaan SIMRS. Dokumen ini juga menjelaskan latar belakang pentingnya pengadaan SIMRS bagi peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan rumah sakit.

1. Madecerik.NET
_________________________________________________________________________________
Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference
(KAK/TOR) Untuk Pengadaan SIMRS
I Made Arimbawa
madecerik@yahoo.com
http://www.madecerik.net
Istilah KAK atau TOR sering disebutkan dalam pengadaan SIMRS. KAK/TOR
sendiri adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai
apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu
kegiatan. Dengan kata lain, Kerangka Acuan Kerja berisi uraian tentang latar belakang,
tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan hasil yang diharapkan dari suatu
kegiatan.
KAK/TOR sendiri disusun dengan format yang umum (Why, What, Who, Whom,Where, How) ,
sebagai berikut :
1. Latar Belakang Permasalahan - Why
Latar belakang permasalah mengenai pengadaan SIMRS tentunya dikarenakan adanya
kebutuhan, baik kebutuhan untuk pengembangan Existing System maupun kebutuhan
implementasi primer/pertama kali. Selain faktor internal tadi, bisa juga didasarkan karena
faktor external seperti kewajiban penggunaan SIMRS seperti tertuang dalam No 44/2009,
BAB XI Tentang Pencatatan dan Pelaporan, pada Pasal 52(1) disebutkan bahwa
:”Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua
kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit”, sehingga kebutuhan terhadap Sistem Informasi Rumah Sakit
(SIMRS) adalah hal yang wajib.
Faktor internal & eksternal tadi tentunya berhubungan dengan Visi Indonesia
Sehat maupun target dari Millenium Development Goals (MDGs) dalam bidang
kesehatan. Pada akhirnya latar belakang permasalahan yang paling penting adalah
peningkatan kinerja dan kualitas pelayanan RS terhadap pasien, yang tidak lepas
dari faktor SDM (Medis, Non Medis), Process Bisnis Internal (Sistem Pelayanan di
RS), Customer (Internal/External), faktor keuangan dan keputusan-keputusan
manajerial.
Jadi 3 (tiga) hal yang terdapat didalam bagian/bab ini adalah : Gambaran
Umum, Dasar Hukum dan Alasan Kegiatan Pengadaan SIMRS dilaksanakan.

2. Madecerik.NET
_________________________________________________________________________________
2. Kegiatan Yang Dilaksanakan - What
a. Ruang Lingkup Pengadaan (Uraian Kegiatan)
Bagian ini berisi penjelasan mengenai uraian umum pelaksanaan kegiatan, serta metode
pengadaan (procurement) apakah melalui lelang terbuka, penunjukan langsung ataupun
bentuk lainnya. Selain itu ruang lingkup kegiatan ini juga mengandung penjelasan
global mengenai beberapa hal seperti hasil requirement/analisa kebutuhan, kegiatan
desain sistem, development, integrasi sistem, pengujian sistem, dokumentasi teknik &
non teknis, transfer knowledge, implementasi (go live). Dan masing-masing kegiatan
disebutkan juga deliverable/outputnya.
b. Ruang Lingkup Sistem
Ruang lingkup sistem berisi penjelasan mengenai sistem SIMRS itu sendiri yang dibagi
menjadi 3 (tiga) bagian yakni Software, Hardware dan Brainware. Dari segi software
perlu modul-modul apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit, sesuai dengan analisa
kebutuhan awal. Setiap rumah sakit akan berbeda kebutuhannya sesuai dengan
unit/bagian yang ada di dalamnya, tipe rumah sakit (umum/khusus/swasta, rs
pendidikan, penerapan BLUD, dll). Ruang lingkup mengenai Hardware tentunya
berhubungan dengan kebutuhan modul-modul softwarenya. Dan ruang lingkup
brainware mencakup kebutuhan SDM penanggung jawab dan pelaksana kegiatan
c. Ruang Lingkup Pekerjaan (Batasan Kegiatan)
Batasan kegiatan perlu dibuat, karena indikator kata “project” adalah ada awal dan ada
akhir, sehingga batasan-batasan kegiatan perlu dibuat dari awal guna mendukung
suksesnya pengadaan dan implementasi SIMRS
3. Maksud, Tujuan & Manfaat Kegiatan
a. Maksud & Tujuan Kegiatan
Berisi uraian & tujuan kegiatan pengadaan SIMRS. Maksud dan tujuan ini tentunya
masih berhubungan dengan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan di bagian
sebelumnya
b. Manfaat Kegiatan (SIMRS)
Manfaat-manfaat kegiatan secara umum seperti :
- Melakukan pendataan/arsip digital terhadap rekam medis seluruh pasien rumah sakit
sehingga penyelenggaraan program-program pelayanan rumah sakit dapat berjalan
dengan efisien dan efektif,
- Pengadaan obat-obatan dan alat/bahan kesehatan akan lebih efektif, efisien dan
akurat/tepat sasaran sesuai,
- Pencatatan Rekam Medis (Medical Record) menjadi lebih rapi, terpelihara dan dapat
dipertanggung jawabkan.
- Keseluruhan data tersimpan dalam suatu Database
- Seluruh kegiatan-kegiatan medis & non medis dari unit-unit/instalasi-instalasi rumah
sakit dapat dipantau secara real-time/semi-real time oleh pihak-pihak yang
berwenang melalui laporan-laporan atau grafik-grafik yang dihasilkan

3. Madecerik.NET
_________________________________________________________________________________
- Kinerja rumah sakit dapat dipantau/termonitor dengan lebih baik.
- Pelayanan kepada pasien akan dapat lebih cepat, karena konsep integrasi sistem
SIMRS di semua unit rumah sakit
- Rumah sakit akan dapat mengolah semua sumber daya dan data/informasi yang
terintegrasi untuk memaksimalkan kinerja rumah sakit
- Manajemen/Direksi dapat melakukan akses data/informasi rumah sakit secara real
time untuk melihat perkembangan/kinerja rumah sakit setiap saat.
- Laporan keuangan rumah sakit dapat dilihat setiap saat. Seluruh kegiatan-kegiatan
rumah sakit yang ada hubungannya dengan biaya akan langsung terhubung ke
bagian akuntansi/keuangan.
4. Cara Pelaksanaan Kegiatan - How
a. Spesifikasi Umum
Spesifikasi umum berkaitan dengan kemampuan sistem SIMRS secara umum serta dari
segi kehandalan (reliabilitas), keamanan (security), ketersediaan (avaibility), keutuhan
(integrity), dan kontrol akses (access control)
b. Spesifikasi Kebutuhan SIMRS
Spesifikasi kebutuhan SIMRS terdiri dari spesifikasi kebutuhan Software dan
spesifikasi kebutuhan hardware. Kebutuhan software biasanya terkait dengan
penjabaran ke modul-modul aplikasi termasuk bisa didalamnya sub modul atau menu
dari software tersebut. Modul-modul umum yang bisanya diperlukan berkaitan dengan
instalasi, bagian atau unit yang ada di RS tersebut. Modul-modul secara umum antara
lain :
 Perawatan Rawat Jalan (Poliklinik) / Out Patient
 Gawat Darurat / Emergency
 Perawatan Rawat Inap / In Patient
 Bedah Sentral / Operating Central
 Laboratorium / Laboratory
 Radiologi / Radiology
 Logistik Medis : Gudang Farmasi / Pharmacy dan Depo Apotek / Dispensary
 Logistik Non Medis : Gudang Umum
 Rekam Medis / Medical Record
 Kasir / Cashier
 Akuntansi & Anggaran / Accounting & Budgeting
 SDM/HRD
 Manajemen Asset / Asset Management
 Pengadaan Barang & Jasa / Procurement
 Pemulasaraan Jenazah / Corpse Service
 Gizi / Nutrition
 CSSD
 Front Office Information/Humas
 Executive Information System (EIS)

4. Madecerik.NET
_________________________________________________________________________________
 System Admin
Untuk RS Khusus biasanya ada beberapa tambahan misalnya Modul Instalasi Lasik
untuk RS Khusus Mata. Sedangkan untuk RS Pendidikan ada modul tambahan yang
berhubungan dengan kegiatan-kegiatan pendidikan dalam hubungannya dengan
masalah administratif ke universitas pengirim.
c. Metodelogi Implementasi
Metode implementasi berkaitan dengan Software Development Life Cyle (SDLC),
dimana metodelogi yang umum digunakan adalah metode Waterfall (air terjun),
terkadang bisa juga metode Prototyping.
d. Arsitektur Sistem
Arsitektur sistem paling tidak mengandung informasi-informasi seperti arsitektur
sistem aplikasi (2-tier, 3-tier, client-server, SOAP, dll), topologi/desain jaringan,
arsitektur integrasi sistem dan alur proses pelayanan pasien
e. Platform Teknologi
Platform teknologi ini mengandung informasi mengenai platform yang dipergunakan
dari segi arsitektur aplikasi (dekstop/web), sistem operasi yang kompatible, basis
data/database, bahasa pemrograman dan tipe jaringan komputer.
5. Tempat Pelaksanaan Kegiatan - Where
Mengandung informasi tempat pelaksanaan kegiatan implementasi/pengadaan SIMRS
6. Persyaratan dan Penanggung Jawab Kegiatan
a. Penanggung Jawab Kegiatan
Penanggung jawab kegiatan di RS menyesusaikan dengan susunan panitia di RS. Untuk
RS Pemerintah biasanya terdiri dari Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran
(PA/KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pelaksana Teknis (PPTK), dan
panitia pengadaan
b. Persyaratan Umum
Persyaratan umum lebih mengacu kepada persyaratan administratif dan teknis bagi
calon vendor/konsultan yang akan melaksanakan kegiatan ini.
c. Persyaratan Personil/SDM
Persyaratan personil/SDM berisi informasi tentang posisi/jabatan yang diperlukan serta
tingkat pendidikan, keahlian dan pengalaman yang dimilikinya.
7. Jadwal Kegiatan
Berisi informasi mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dari awal sampai dengan serah
terima maupun masa maintenance/garansi.
8. Total Biaya Yang Diperlukan

5. Madecerik.NET
_________________________________________________________________________________
Anggaran yang perlu disusun untuk mengetahui besaran total biaya yang diperlukan untuk
kegiatan pengadaan SIMRS ini
9. Indikator Output (Kuantitatif & Kualitatif)
Indikator output dipergunakan sebagai Project Goal (Objectives) dari kegiatan, baik
berupa yang terukur maupun yang tidak terukur.
Tentang Penulis :
I Made Arimbawa (madecerik@yahoo.com), saat ini bekerja sebagai konsultan rumah
sakit terutama dalam bidang teknologi informasi seperti SIMRS, SIMKES, SIMPUS maupun
manajemen kinerja RS menggunakan Balanced Scorecard. Dengan pengalaman di berbagai
RS seperti RSUD Karawang, RSUD Majalengka, RSUD Ciawi Bogor, RSUD Cimacan
Cianjur, RSUD Banjar, RS Paru Sidawangi, RSUD Gunung Jati, RSU Semarang (Ketileng),
RSUD Kendal, RSUD Kebumen, RS Mata DR YAP, RS Haji Surabaya, RS Bangkinang
serta di beberapa tempat lainnya.
Mengawali pendidikan dibidang teknologi informasi di STT Telkom (sekarang IT Telkom)
dengan Jurusan Teknik Informatika kemudian melanjutkan ke Fakultas Ekonomi Universitas
Padjajaran dengan mengambil Magister Manajemen, konsentrasi Manajemen Rumah Sakit.
Selain itu, aktif mengelola beberapa blog serta hobby dibidang Search Engine Optimization
(SEO) dan Googlepreneur.
Tulisan-tulisan lainnya mengenai SIMRS dapat dilihat di http://simrs.madecerik.net