CANPAN・NPOフォーラム「NPOのクラウド事務局1DAYセミナー」 〜短時間勤務、ワークシェア、在宅勤務、多地域展開しながら求心力を持ち続ける団体運営～

1. クラウド事務局１ day セミナー
時間を無駄にしない
効果的なミーティング
NPO 法人マドレボニータ事務局

2. 宮下 ひかり
NPO 法人マドレボニータ事務局スタッフ
広報＆渉外担当
○1980 年 埼玉県熊谷市出身
○2003 年 早稲田大学商学部卒
○2003 年 SBC 信越放送（長野県の民放局）入社
・営業事務（ CM 関連業務）
2012 年 9 月 22 日開催 ・ラジオ番組ディレクター
Madrebonita DAY より
・報道記者 を経験
○2009 年 妊娠を機に退職。夫の転勤に伴い上京
○2010 年「産後のボディケア＆
フィットネス教室」参加
○ 『産後白書２』制作ボランティア
○2011 年 マドレボニータ事務局で働き始める

3. このセッションでお伝えする内容
１ . マドレボニータについて
２ . マドレボニータの MTG について
３ . MTG の悩みをどう解決するか
４ . ツールの活用例
５. Q＆A

4. NPO 法人マドレボニータについて
● 創立年 1998 年 ●法人設立 2008 年
● 認定インストラクター 24 名
● 事務局スタッフ ９名
● 教室 全国 50 ヶ所
● 会員数 正会員・ 176 名
賛助会員・ 172 名（ 1 月末現在）
● 活動内容
◆ 産前・産後のボディケア＆フィットネス
プログラムの開発・研究・普及
◆ 「産後白書」等を通して広く
産後ケアの重要性を啓蒙。
● ミッション 「美しい母」文化の創造
● ビジョン
母となったすべての女性が、
産後に本当に必要なサポートを受けられる社会。

5. なぜクラウド事務局なのか
そもそもオフィスがない
オフィスをもつ資金もない
地方在住のスタッフがいる
事務局スタッフ全員が
幼い子をもつ母である
長時間勤務が難しいなかで
効率的に業務に当たりたい
通勤にかかる時間、経費ももったいない

6. やってみてよかったクラウド事務局
地域の施設を最大限活用！
日常顔を合わせない分、工夫して
コミュニケーションをとる
急な子どもの体調不良に
も対応
雨が降ったら
洗濯物をとりこめる ( 笑 )
保育園・学校行事にも
スキマ時間、休憩時間に
いきやすい
家事もできる
通勤時間の短縮と交通費の削減

7. マドレボニータの定例ミーティング
毎月第 1 月曜 1000−1200
事務局 MTG
（集中講座がある月は
第 1 金
クラウ
曜）
ド
毎月第３木曜
1330−1530
インストラクター報告会
リア
ル
毎月第４火曜 1030−1230 2011 年活動総括 MTG
事務局 WEB システム 1330–1530
MTG クラウ
リア ド
ル
毎月第４火曜 1330−1530
事務局シスターズ MTG
リア
ル

8. ミーティング実施例
事務局 MTG 前に
進行打合せ
クラウ
ド
人事部（ビッグママ） 機関誌マドレジャーナ
チームの MTG ル 3 名の MTG
Skype で相談しながら
クラウ クラウ web サイトの改修作業
ド ド クラウ
ド
会報紙「マドレ通信」
チームの MTG
クラウ
ド
助成金申請担当チーム
MTG
リア
ル

9. MTG 開催に当たっての課題点
全員のスケジュールが 話し合いに
揃わない 時間がかかる
参加者の
モチベーションが
バラバラ
欠席者の意見が 会議後、欠席者への
反映されない 共有が面倒
どうすれば解決できるか？

10. 円滑なスケジュール調整のために
● 年間スケジュールを年初に決定
○ オフィシャル MTG の回数は最低限に
●Google カレンダーで予定を共有
○ チャットや Facebook でやりとり
● 予定調整ツールの活用

11. スケジュール調整のためのツール
Google カレンダー Facebook グループ
Skype チャットルーム
ちょーすけ

12. 話し合いに時間がかかる
＝進行がグダグダになってしまう
● 事前に議題を共有
○ 進行係と議事録係が事前に MTG
し、
アジェンダを作成
● 当日はタイマーで時間調整

13. 進行をスムーズに行うために
進行担当と議事録担当が、
Google ドライブのスプレッドシートに
MTG 前に打合せを実施
MTG シートを作成
同じシート内にアジェンダを作成
事前に話し合いたい議題を各自記入

14. 欠席者の意見が反映されない
＝欠席すると意見を言えない
● 事前の議案共有
○ 議題に対するコメント欄に事前記入
● 近況報告欄に事前記入
欠席者の疎外感、部外者意識を
うまないことが大切

15. 欠席でも
主体的、積極的に参加できるしくみ

16. 議事録の作成・共有が面倒
→ 欠席者への情報伝達が
おろそかになる
●MTG 中から議事録を作成、即日共有
○ メーリングリストでの議事録共有
● 議事録のアーカイブ化

17. 議事録は記憶が新しいうちに

18. MTG へのモチベーションがバラバラ
＝受け身になりやすい
● 最初に全員が声を出す（近況報告など）
○ 持ち回りで進行、議事を担当（役割を持つ）
● 通話ツールの使い分け
○ チャットでのフォローや、呼びかけ

19. ツールの活用例
Skype チャット
→ 固定グループチャットを設定し、
伝言メモ的に使う
Google ＋ハングアウトの活用
LINE の活用
U–stream の活用

20. まとめ
円滑なスケジュール調整のために 欠席者も主体的に積極的に参加するために
● 年間スケジュールを年初に決定 ● 事前の議案共有
○ オフィシャル MTG の回数は最低限に ○ 議題に対するコメント欄に事前記入
● 近況報告欄に事前記入
●Google カレンダーで予定を共有
○ チャットや Facebook でやりとり 議事録は記憶が新しいうちに
● 予定調整ツールの活用 ●MTG 中から議事録を作成、即日共有
○ メーリングリストでの議事録共有
進行をスムーズに行うために ● 議事録のアーカイブ化
● 事前に議題を共有
○ 進行係と議事録係が事前に MTG し、
議事録は記憶が新しいうちに
アジェンダを作成
● 最初に全員が声を出す（近況報告など）
● 当日はタイマーで時間調整
○ 持ち回りで進行、議事を担当（役割を持つ）
● 通話ツールの使い分け
○ チャットでのフォローや、呼びかけ

21. ご清聴ありがとうございま
した