Integrasjonsnav for effektivisering av utgående post

Magne Haagen Grøtting - magnehg@ulrik.uio.no - http://www.magnarokk.net/

Lisensert under en Creative Commons lisens - http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/no/

Eksternt Fellestjenester Internt enhet

Internpost Internpost
Konvolutt
Pakking Sekretær

"Tradisjonell" postgang med fullelektronisk arkiv i en større
organisasjon med stor geografisk spredning, for eksempel
en bykommune.

Leder

Vedtak

Internpost Saksbehandler
Skanning sentralt Sak / Arkiv
Sortering



Konvolutt
Pakking Sekretær

Dagens primære fokusområde: Skjema for
inngående post (reduserer journalføring)

Leder

Skjema / Epost

Vedtak

Saksbehandler
Sak / Arkiv



Konvolutt
Pakking Sekretær
5 minutter per dokument x 180.000 = 8.8 årsverk. (3.7 mill)

Leder

Skjema / Epost

Vedtak

Likevel er det et betydelig og i mange tilfeller uutnyttet potensial for
rasjonalisering i den andre enden - utgående post
Utsending av brev på papir spiser ressurser, og epost er ingen fullgod
erstatning for et brev.
Saksbehandler
- Epost er ikke "sikker", mottak kan ikke verifiseres.
Sak / Arkiv
- Folk skifter epostadresser like ofte som de skifter arbeidssted.
- Unntatt offentlighet kan ikke gå på epost.



Løsning for brukere som ikke har altinn?
Brev som ikke krever underskrift i penn og blekk kan skrives ut på
nærmeste postterminal / lokalt firma og sendes korteste vei til kunden.
- Klikkpris hos kommersiell leverandør = Enklere budsjettering.
- Kommunene kan stille større krav til pålitelighet fra en kommersiell
leverandør enn egen organisasjon.
eBrev - Det å sende ut brev er ikke en primær oppgave for noe forvaltningsorgan.

Leder
NAV
Eksternt grensesnitt Internt grensesnitt

ALTINN skal på sikt åpnes for kommunesektoren og
utgående brev fra hele den offentlige sektoren kan derfor
samles i en enkelt postkasse - akkurat som i
trappeoppgangen. Likevel vil det tradisjonelle måtte bestå i
lang tid.
- Hvor mange vil ikke bruke altinn på grunn av manglende IT-
kunnskaper?
- Hvor mange vil rote bort pinkodene sine?
Saksbehandler
Sak / Arkiv



Den primære oppgaven for administrative / merkantile
funksjoner i ethvert forvaltningsorgan er å understøtte
organets fagavdelinger og kompetanseområde.
-
På begge sider av navet sitter det mennesker, som vil ha
en forenklet hverdag, ikke 30 ulike tilnærminger til
samme oppgave.
-
Det å pakke et brev i en konvolutt, papirbasert eller
virtuell, trenger ikke gjøres på 30 ulike måter.
-
Mindre behov for opplæring gir økt fokus og styrke på
oppgavene saksbehandleren faktisk er ansatt for å utøve.

INTERNE EKSTERNE

NAV

SAKSBEHANDLER
KUNDE



Hvorfor ikke koble sak/arkiv-systemet til et
nav som muliggjør utskrift og
konvoluttering via en maskin når det
samme gjøres med kommunale avgifter,
brev fra banken og selvangivelsen?

SAK / ARKIV

EKSTERNE

NAV

SAKSBEHANDLER
KUNDE



Det samme navet kan ha ulike kanaler for
kommunikasjon, papirbasert som digitalt. E-post

SMS

SAK / ARKIV

Minside / Altinn

NAV

SAKSBEHANDLER
Posten ebrev KUNDE



Og det samme navet kan og bør utnyttes
av virksomhetens fagsystemer.

E-post

SMS

SAK / ARKIV

Minside / Altinn

NAV

SAKSBEHANDLER
Posten ebrev KUNDE

Fagsystemer



Både inn og ut

E-post

SMS

SAK / ARKIV

Minside / Altinn

NAV

SAKSBEHANDLER
Posten ebrev KUNDE

Fagsystemer

Skjema
Hvorfor skal et organ akseptere "låste" skjema via
en dyr kommunikasjonsløsning (skjemamotor) og
ikke generelle brev?
-
Når skjemakatalogen ikke dekker det innbyggeren Chat
vil kommunisere, bør det være mulig å sende inn
en henvendelse via den samme løsningen. Det er
uansett sikrere og mer rasjonelt enn papirbrev og
epost - brukeren kan autentiseres digitalt og
arkivkonsulentens arbeidsbyrde blir mindre. Generelle brev



E-post

Her ligger utfordringen -
utvikle en felles protokoll
som muliggjør at alle
fagsystemer kan sende data
i brevs form. SMS
NOARK 4 WS
-
Brev i PDF eller lignende
(som kan konverteres i SAK / ARKIV
navet), adresseinformasjon i
XML eller via egen API-
standard. Minside / Altinn
-
Gammelt fagsystem?
Virtuell nettverksskriver NAV
(postscript) og "OCR"-tyding
av den samme KUNDE
informasjonen kan være en Posten ebrev
løsning.
-
- Fødselsnummer og
lignende identifikatorer er
Ny protokoll? Skjema
uansett i bruk i mange av
fagsystemene per i dag, så
identifikasjon av mottaker er Fagsystemer
ikke umulig.
Chat

Generelle brev



Like enkelt som å skrive ut et brev fra et sak/arkiv-system...

U



... Bør det være å sende et dokument fra et fagsystem til det interne grensesnittet for integrasjonsnavet. Dette grensesnittet bør
være likt, uansett hvilket system som produserer dokumentet. Dette reduserer behovet for opplæring.
-
Steg 1: Gi brukeren en visuell oversikt over alle sidene, akkurat som om utskriftene ligger på skrivebordet.

Sak 04/25285 5 (115429/07) Gateadresse 1, Referat fra befaring ulovlig oppsatt veranda

1 Dokumenter
Hoveddokument Anmodning om redegjørelse

2 Adressater

3 Ekspeder

Vedlegg 1: Referat fra befaring
4 Kvittering

Vedlegg 2: Melding om rett til å klage på forvaltningsvedtak


Steg 2: Vis hvor brevet vil havne til slutt, og hvilke kommunikasjonsmåter som er tilgjengelig for hver adressat.


1 Dokumenter

2 Adressater

3 Ekspeder

4 Kvittering

(Mulighet til å velge forskjellige metoder for kommunikasjon, saksbehandlere osv.)
(Obs: Her bør også EKIT være et valg, dvs. oversendelse til fylkesmannen)

... Etter første demonstrasjon ble jeg gjort oppmerksom på at jeg hadde oppfunnet hjulet på nytt - denne oppstillingen
med forskjellige kommunikasjonsmåter er allerede brukt i noen løsninger som er i drift i dag.
-
De to siste er interne mottakere - dette bør vel strengt tatt gå internt i sak/arkiv, ikke via navet.




1 Dokumenter

2 Adressater

Oppsummering av saksdetaljer, vedlegg, saksbehandlere osv.
3 Ekspeder
Alt relevant på ett skjermbilde siste sjekk før utsendelse.

4 Kvittering

Ekspeder




1 Dokumenter

2 Adressater
Brevene er nå sendt. Hvis de ikke blir åpnet av mottaker innen 7
dager vil du få melding om dette. (gjelder ikke eBrev)
3 Ekspeder

4 Kvittering



Digitale kommunikasjonsmåter gjør det mulig å spore når et brev ble åpnet/lastet ned / skrevet ut.
-
Kan dette sies sikkert når sekretæren pakker brevet i en konvolutt?



(Kunde har ikke minside-abonnement)



Hver dokument har en unik nøkkel. (også unik for hver mottaker)
Denne brukes til å lese dokumentet på web, og/eller å verifisere digital signatur

OBS: Sikkerhetsnivå!
Unntatt offentlighet bare hvis bruker er registrert via minside.
Enkelte dokumenter skal ikke på web. (helseopplysninger etc.)

Les dokument

Denne presentasjonen ble skrevet før planene for
altinn 2.0 ble offentliggjort.
-
Koden på papiret er ment for å muliggjøre
verifisering av brevets innhold via organets egen
nettside.
B52D9KS2


En helt tilfeldig kommune er her brukt som eksempel.
-
(Illustrasjonen viser en PDF-fil eller HTML-side, ikke en bildefil)

Les dokument Digital signatur Skriv svar



Igjen - hvorfor skal brev i fritekst på papir eller epost aksepteres men ikke via en
skjemamotor?
-
La brukeren skrive svaret fra samme skjermbilde og la svaret gå direkte til
saksbehandleren (sak/arkiv), la arkivkonsulenten utføre kontroll og utviklingsoppgaver,
ikke journalføring og skanning!


Brukeren har anledning til å svare på brevet direkte fra dette
grensesnittet.

OBS: krever registrering og innlogging.

Sakstypen bestemmer svarets form dvs. om det er et webskjema
med spesifiserte felter eller et fritekstfelt.



Tilbudsbrev og svar



Her har statistikk fra Trondheim kommune blitt brukt som eksempel.



Tilbudsbrev
Tab 1

Arbeidsvilkår

Svar på tilbud

Din saksbehandler:

Per Andersen
Personalkonsulent
Administrasjonen
Ta kontakt med Per

Hvis forvaltningen skal være
transparent, gi innbyggerene et
ansikt å forholde seg til, ikke en
"fremmed" representant for et
forvaltningsorgan.
-
Dette vil være avhengig av sakstype.
Naturligvis ikke bilder innen
barnevern eller andre fagområder
hvor ansatte må ta ekstra
forhåndsregler for å unngå sjikane /
trusler.



Tab 1
Tilbudsbrev

Arbeidsvilkår

Svar på tilbud

Din saksbehandler:

Per Andersen
Personalkonsulent
Administrasjonen
Ta kontakt med Per

I stedet for å vise til kilder, lenk til de! La den potensielle ansatte få den
informasjonen den trenger for å ta en informert avgjørelse



Du vil nå få to valg du kan velge å takke ja til tilbudet eller takke nei til tilbudet. Dette valget er endelig. Om
Tilbudsbrev du har kommentarer eller spørsmål til stillingen, for eksempel et krav om høyere lønn, eller mener det er feil i
de oppgitte opplysningene, må du ikke svare nei men kontakte din saksbehandler.

Takker du ja til tilbudet om ansettelse i Frøya kommune?
Arbeidsvilkår
JA NEI

Feil!
Svar på tilbud Når kan du starte? 19/05/2008 Du kan tidligst starte den 19.06.2008

Kontonummer: 0532.99.32893
Din saksbehandler:

Per Andersen Fødselsnummer: 24126312345
Personalkonsulent
Administrasjonen
Kommentarer:
Ta kontakt med Per

Ved å krysse av i boksene bekrefter du at du:
Godtar lønns- og stillingsvilkårene
Har lest og godtar kommunens IT-reglement

Send inn



Du har nå takket ja til stilling som sommervikar ved Sistranda driftssentral.
Tilbudsbrev

Du har 4 andre aktive søknader i Frøya kommune. Ved inngått arbeidsavtale vil du sannsynligvis ikke være
Arbeidsvilkår aktuell for en eller flere av disse stillingene. For å lette vårt arbeide vil vi anmode om at du kun opprettholder
søknadene hvis du er en reell søker.

08/123 Ferievikar, Hammervik sykehjem 01.06.08 63,2% Vikariat
08/234 Rådmann 02.08.08 100,0% Fast
Svar på tilbud 08/345 Ferievikar, Frøya museum 01.06.08 20,0% Vikariat
08/456 Sekretær, administrasjonen 01.06.08 100,0% Fast

Din saksbehandler:
Trekk søknader
Per Andersen
Personalkonsulent
Administrasjonen
Ta kontakt med Per

Igjen - Frøya kommune valgt tilfeldig som eksempel på en kommune.


Integrasjonsnav for effektivisering av utgående post

Recommended

Recommended

More Related Content

More from Magne Haagen Grøtting

More from Magne Haagen Grøtting (6)

Integrasjonsnav for effektivisering av utgående post