MailScout integriert Ihren E-Mail Knigge in Microsoft Outlook®! MailScout ist eine neuartige Schulungslösung zur dauerhaften Verbesserung der E-Mail-Effizienz in Unternehmen. Der Einsatz des Outlook Add-Ins zielt auf die dauerhafte Verankerung von Schulungsinhalten und Richtlinien für den effizienten Umgang mit E-Mails („Email Efficiency Policies/Guidelines“) in Organisationen. MailScout integriert Ihren E-Mail-Knigge in Microsoft Outlook® mit dem Ziel, die Entstehung ineffizienter E-Mails zu reduzieren. Durch die fortlaufende Analyse der E-Mail-Inhalte erhält der Verfasser beim Schreiben kontextabhängige Empfehlung zur Optimierung der E-Mail-Inhalte auf Grundlage der hinterlegten Richtlinien. Diese Präsentation zeigt beispielhaft Auszüge aus Ergebnissen einer MailScout-Pilotierung in Unternehmen. Weitere Informationen finden Sie unter www.mailscout-app.com. Kontakt: contact@mailscout-app.com

1. Steigerung der E-Mail Effizienz
Ergebnispräsentation zur MailScout Evaluation
Kunde GmbH/AG…
Zeitraum: XX.-XX.XX.2014
20 Teilnehmer / Rücklauf von 20 Fragebögen

2. Seite 3
Projekt & Zielsetzung
Teilnehmer
Kunde
 Michael Müller, Klaus Fischer, …
Qlago GmbH
 Stefan Meier, …
Rahmenbedingungen
Evaluierung der Wirksamkeit von MailScout
im Rahmen einer Untersuchung vom 03.03.-
25.04.2014.
Teilnehmer sind 20 Mitarbeiter aus
Vertrieb, Marketing und Service.
Inhalt & Ziele
Erhöhung der E-Mail-Effizienz durch die
Identifizierung von Maßnahmen zur:
 Reduzierung störender Antworten an Alle
 Sicherstellung der einheitlichen Verwendung
von CC im Unternehmen
 Sicherstellung einer Kommentierung beim
Weiterleiteten komplexer Nachrichten
 Förderung der Verwendung von Alternativ-
medien (Telefon, Social, Messenger etc.)
 Reduzierung der Belastung durch den Wunsch
nach permanenter Erreichbarkeit per E-Mail
Evaluierung der Wirksamkeit von MailScout
zur Unterstützung der Ziele.

3. Seite 6
MailScout
Ineffiziente E-Mails
• Guter Inhalt
• Richtiger Empfänger
• Aufgabe erkennbar
• Sinnvolle Verwendung
von E-Mail
• …
MailScout integriert E-
Mail-Guidelines in
Microsoft Outlook…
…zur Reduzierung
unerwünschter E-Mails!
Email
Guidelines
~~~~~~~~
~~~~~~~~
~~~~~~~~
~~~~~~~~
~~~~~~~~

4. Seite 12
Check: Mitarbeiter
Enabling und Sensibilisierung der
Mitarbeiter für effiziente
Kommunikation. Etablierung der
Richtlinien im Unternehmen.
 Zeitmanagement für effiziente
Eingangsbearbeitung
 Informationen/Schulungen zu
Unternehmensrichtlinien
 Etablierung durch Wiederholung
Check: Organisation
Definition organisatorischer Maßnahmen
zur effizienten Kommunikation auf
Grundlage von Rahmenbedingungen
entsprechend Geschäftszweck, Branche,
Mitarbeiterrolle etc.
 Management Commitment und
Vorbildfunktion
Kommunikationsanforderungen der
Mitarbeiter
 Festlegung erforderlicher
Reaktionszeiten
 Redaktionsplan für regelmäßige
Top-Down-Kommunikation
 E-Mail-freier Tag
Check: Richtlinien
Beschreibung der Unternehmens-
richtlinien zur effizienten Nutzung
von Kommunikationsmedien.
 Welches Kommunikations-
medium für welchen Zweck
 Der richtige Adressat
(CC, Forward, Reply All etc.)
 Betreff/Aufbau/Schreibstil
 Umgang mit Anhängen
Reaktionszeiten pro Medium
definiert
Check: Infrastruktur
Bereitstellung geeigneter Medien
und Infrastruktur für erforderliche
Kommunikationsszenarios.
 Telefon
 E-Mail
Social Collaboration Tools
Mobile Devices
 Messenger
? SPAM-Filter

5. Seite 13
Ermittlung Effizienzpotentiale zur Steigerung der E-Mail-Effizienz
Häufigkeit
Aufwand

6. Seite 14
Effizienzpotential Maßnahmen
1 Reduzierung störender Antworten an Alle
(z.B. „OK“, „Danke“ etc.)
Empfehlung zur Nutzung von Allen Antworten
einführen
2 Unklare/unterschiedliche Verwendung von CC im
Unternehmen (CC zur Genehmigung etc.)
Regelung zur Nutzung von CC einführen
3 Relevanz von unkommentiert weitergeleiteten
Nachrichten schwer erkennbar (FYI)
Sensibilisierung für Kommentierung bei
Weiterleitung
4 Verwendung von Alternativmedien fördern
(persönlich, Telefon, Social, Messenger)
E-Mail-freien Tag einführen
5 Inbox muss dauernd überwacht werden, da
sofortige Antwort erwartet wird
Allg. gültige Reaktionszeit für verschiedene
Nachrichtenkategorien einführen
6 Mobile Devices erlauben keinen Zugriff auf
Social Collaboration Plattform
Zugriff von Mobile Devices auf Social
Collaboration Plattform ermöglichen
7 E-Mail wird als Ablagemedium missbraucht
Erstellung „When-to-use-what“-Guide zur
Abgrenzung Social Collaboration von E-Mail (bzw.
Empfehlungen für alle Kommunikationsmedien)
8 … …
Potentiale & Maßnahmen zur Steigerung der E-Mail-Effizienz

7. Seite 15
Maßnahmen: Umsetzungsplan 1/2
Maßnahme Umsetzung
1
Empfehlung zur Nutzung von Allen Antworten
einführen
Effekt/Potential: Mittel
Entscheider: Herr Meier
Methode: Guideline
Rollout: Schulung & MailScout
Erfolgsmessung: Anz. Empf. in E-Mail-Antw.
2
Regelung zur Nutzung von CC einführen Effekt/Potential: Hoch
Entscheider: Herr Meier, Herr Schulze
Methode: Guideline
Rollout: Schulung & MailScout
Erfolgsmessung: Anz. E-Mails mit CC-Empf.
3
Sensibilisierung für Kommentierung bei
Weiterleitung
Effekt/Potential: Mittel
Entscheider: Herr Meier, Herr Schulze
Methode: Guideline
Rollout: Schulung & MailScout
Erfolgsmessung: Anwenderbefragung
4
E-Mail-freien Tag einführen Effekt/Potential: Mittel
Entscheider: Herr Friedrich
Methode: Organisation
Rollout: Info an alle
Erfolgsmessung: Anwenderbefragung
Fokus der MailScout-Pilotierung

8. Seite 16
Maßnahmen: Umsetzungsplan 2/2
Maßnahme Umsetzung
5
Allg. gültige Reaktionszeit für verschiedene
Nachrichtenkategorien einführen
Effekt/Potential: Hoch
Entscheider: Herr Meier, Herr Schulze
Methode: Organisation/Guideline
Rollout: Schulung & MailScout
Erfolgsmessung: Anwenderbefragung
6
Zugriff von Mobile Devices auf Social
Collaboration Plattform ermöglichen
Effekt/Potential: Hoch
Entscheider: Herr Schulze
Methode: Infrastruktur
Rollout: Info an alle (ggf. Schulung)
Erfolgsmessung: Nutzung & Feedback nach
Umsetzung
7
Erstellung „When-to-use-what“-Guide zur
Abgrenzung Social Collaboration von E-Mail
(bzw. Empfehlungen für alle Kommunikations-
medien)
Effekt/Potential: Mittel
Entscheider: Herr Steffens
Methode: Guideline
Rollout: Info an alle (ggf. Schulung)
Erfolgsmessung: Review & Quality Check
8 …
…
Fokus der MailScout-Pilotierung

9. Seite 18
MailScout Evaluierung – 40 Arbeitstage
Phase 1 – ohne MailScout
Zeitraum: 03.03.-28.03.2014 (20 AT)
Phase 1
Phase 2
Befragung & Auswertung (28.04.-02.05.)
März April JuliJuniMai August September
Phase 2 – mit MailScout
Zeitraum: 31.03.-25.04.2014 (20 AT))
Teilnehmer: 20 Mitarbeiter (10 Vertrieb, 5 Marketing, 5 Service)
Rücklauf 20 Fragebögen

10. Seite 19
Ergebnisse MailScout Evaluierungsbetrieb
Guideline/Policy/Messung Phase 1 Phase 2
Ø Anzahl E-Mails pro Tag (Messung) 21,4 18,5 (-13,6%)
Ø Anzahl Empfänger pro E-Mail (Messung) 1,74 1,55 (-10,0%)
1
Guideline: Empfehlung zur Nutzung von Allen
Antworten einführen
Messung: Anz. Empf. in E-Mail-Antworten
2,33 1,85 (-20,6%)
2
Guideline: Regelung zur Nutzung von CC
einführen
Messung: Anz. E-Mails mit CC-Empfänger
3,25 2,62 (-19,4%)
3
Guideline: Sensibilisierung für Kommentierung
bei Weiterleitung
Messung: Anwenderbefragung
Siehe Frage 4 auf Folgeseiten
5
Guideline: Allg. gültige Reaktionszeit für
verschiedene Nachrichtenkategorien einführen
Messung: Anwenderbefragung
Siehe Frage 4 auf Folgeseiten

11. Seite 20
Anwenderbefragung – Einfluss Efficiency Panel
Frage 1:
Die in MailScout angezeigten Kennzahlen
sensibilisieren den E-Mail-Verfasser für
Zeitaufwände und Kosten von E-Mails.
Frage 2:
Folgende Kennzahl(en) habe ich genutzt, um
Potentiale zur Optimierung des E-Mail-
Inhaltes oder des Empfängerkreises zu
identifizieren.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
regelmäßig genutzt genutzt nicht genutzt
85%
10%
5%
stimme zu stimme nicht zu weiß nicht

12. Seite 21
Anwenderbefragung – Einfluss Hinweisbereich
Frage 3:
Das Einblenden von Hinweisen hat mir
geholfen, mich an die hinterlegten Richtlinien
zur effizienten Gestaltung von E-Mails zu
erinnern und diese ggf. anzuwenden.
Frage 4:
Bitte markieren Sie unten jeweils die
Hinweise, die Sie bei der Gestaltung einer E-
Mail berücksichtigt haben.
85%
5%
10%
stimme zu stimme nicht zu weiß nicht
85
75
80
65
85
0 20 40 60 80 100
Policy "Betreff"
Policy "Allen Antw."
Policy "Weiterleiten"
Policy "CC-Empf."
Policy "Reaktionszeit"
Prozent

13. Seite 22
Anwenderbefragung – Wirksamkeit und Mengenvolumen
Frage 5:
Aufgrund der MailScout-Empfehlungen habe
ich eine der folgenden Aktivitäten beim
Anlegen einer E-Mail durchgeführt.
Frage 6:
Falls ja: Bei wie vielen der von Ihnen verfassten
E-Mail haben Sie schätzungs-weise eine der
o.g. Aktivitäten durchgeführt?
65
80
55
75
80
30
0 20 40 60 80 100
Anderes Medium verwendet
Empfänger angepasst (An-
/CC-/BCC)
Inhalte/Anhänge entf. o.
angepasst
Betreffzeile angepasst
E-Mail im Kurznachrichtenstil
Sonstiges
Prozent
5
20
40
20
15
0
0 20 40 60 80 100
<=1%
> 1 – 5%
> 5 - 10%
> 10 – 25%
> 25 – 50%
> 50 %
Prozent

14. Seite 23
Anwenderbefragung – User-Akzeptanz
Frage 7:
Hatte MailScout einen Einfluss auf die
Performance Ihres Rechners / Ihres Outlook
Clients?
Frage 8:
Ich würde MailScout gerne weiterhin zur
Optimierung der E-Mail-Kommunikation
einsetzen.
100
0
0 20 40 60 80 100
Kein Einfluss auf die
Performance
Negativer Einfluss auf
die Performance
Prozent
85%
5%
10%
stimme zu stimme nicht zu weiß nicht

15. Seite 26
Lessons Learned
…
…
…

16. Seite 27
Empfehlungen
…
…
…

17. Seite 28
Aktionsliste
1. …
2. …
3. …