Anforderungen an die Verfahrendokumentation

Geschäftsanalytik & Informationsqualität
Transparenz und Mehrwert durch prozessorientierte
Verfahrensdokumentation

Vorgaben

Wo wird eine Verfahrensdokumentation (VFD) sowie
Internes Kontrollsystem (IKS) gefordert?
 AO (Abgabenordnung, Verrechnungspreisdokumentation)
seit 1977
 GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter
Buchführungssysteme) seit 1995
 KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im
Unternehmensbereich) seit 1998
 SOX (Sarbanes-Oxley-Act) seit 2002
 GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen) seit 2002
 Basel II seit 2007
 Solvency II voraussichtlich ab 2012

2 Copyright ACT © 2010 Workshop - DCUG e.V. - 29. April 2010 Marco Geuer
Marco Geuer

Vorgaben

Branchenspezifisch
 MaRisk (Mindestanforderungen an das
Risikomanagement) für Kreditinstitute (BA) und
Versicherungswirtschaft (VA)
 MaRisk (BA) seit 20. Dez. 2005
 MaRisk (VA) seit 22. Jan. 2009
 Konkretisierung des § 64a und § 104s des deutschen
Versicherungsaufsichtsgesetz (VG)
 Verbindliche Vorgabe der Bundesanstalt für
Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)

Marco Geuer

Pflichten

Verfahrensdokumentationen und IKS z.B. gem.
GoBS sind Pflichtdokumentationen, keine
Kanndokumentationen wie z.B. ISO9000ff!

Marco Geuer

Anforderungen

Was muss eine VFD beinhalten?
 Siehe GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit
 Beschreibung der sachlogischen Lösung
 Beschreibung der programmtechnischen Lösung
 Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt wird
 Beschreibung, wie die Integretät von Daten gewahrt wird
 Arbeitsanweisungen für den Anwender

 Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muß
den Umfang und die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems
(IKS) erkennbar machen!

 Verfahrensdokumentation gem. GoBS dient sehr gut als Basis
für weitere Pflichtdokumentationen und können darauf
aufgebaut werden!

Marco Geuer

Anforderungen im Detail

 Beschreibung der Sachlogischen Lösung
 Generelle Aufgabenstellung
 Beschreibung der Anwenderoberflächen für Ein- und
Ausgabe einschließlich der manuellen Arbeiten
 Beschreibung der Datenbestände
 Beschreibung der Verarbeitungsregeln
 Beschreibung des Datenaustausches
(Datenträgeraustausch/Datentransfer)
 Beschreibung der maschinellen und manuellen
Kontrollen
 Beschreibung der Fehlermeldungen und der sich aus
den Fehlern ergebenden Maßnahmen
 Schlüsselverzeichnisse
 Schnittstellen zu anderen Systemen
Marco Geuer

Anforderungen im Detail

 Beschreibung, wie die Programm-Identität gewährt
wird durch Richtlinien für
 Programmierung
 Programmtests
 Programmfreigaben
 Programmänderungen
 Änderungen von Stamm- und Tabellendaten
 Zugriffs- und Zugangsverfahren
 den ordnungsgemäßen Einsatz von Datenbanken,
Betriebssystemen und Netzwerken
 Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen
 Programmeinsatzkontrollen

Marco Geuer

Anforderungen

Funktionalität gem. GoBS
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Retrograde und progressive Auswertbarkeit

Vorsysteme Nebenbuchhaltung Hauptbuchhaltung

Auftragseingang Fakturierung

Finanzbuchhaltung
CRM Rechnungsdaten:
Auftragsart-Auftrags-Nr., Rechnungs-Nr.
(Angebots-Nr./ Kunden-Nr.
Auftrags-Nr.) Rechnungs-Nr.

Marco Geuer

Anforderungen

Auslösendes Auslösendes
Ereignis: Ereignis: Ziel:
Verantwortliche Zeitstempel der Zeitstempel der
Verfahrensorientierte
Organisation / Datenannahme Datenannahme
Beschreibung des
Funktion:
Verarbeitungsergebnisses

Eingangsdokumente / Ausgangsdokumente /
Funktion:
-informationen: -informationen:
Sachlogische
Daten aus dem Daten für das
Beschreibung
vorgelagertem System nachgelagerte System

Werkzeuge:
Rahmenbedingungen:
Beschreibung der
Besonderheiten, wie z.B.
technischen
Abschließendes Abschließendes die Verarbeitung über
Umgebung für die Ereignis: Ereignis: temporäre
Be-/Verarbeitung und Zeitstempel der Zeitstempel der
Datenabgabe Datenabgabe Dateien/Tabellen
„aktuelle Version“

Marco Geuer

Anforderungen

Inhalt Wareneingang Lagerbuch / Kreditoren FiBu
Zeit
Start Start Start
Organisation Ziel: Organisation Ziel: Organisation Ziel:

Vorsysteme Eingang Funktion:
Ausgang/
Funktion:
Ausgang/
Funktion: Ausgang
Eingang Eingang
Wareneingang
Werkzeuge: Rahmenbedg. Werkzeuge: Rahmenbedg. Werkzeuge: Rahmenbedg.
Ende Ende

Ende/
Start

Organisation Ziel:

Nebenbuchhaltung Funktionalität gem. GoBS
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Eingang Funktion: Ausgang
Lagerbuch / Kreditoren Retrograde und progressive Auswertbarkeit

Werkzeuge: Rahmenbedg.

Ende/
Start
Wareneingang Lagerbuch

Organisation Ziel:
Finanzbuchhaltung
Rechnungsdaten:
Warenwirtschaftssystem
Auftragsart-Auftrags-Nr.,
Hauptbuchhaltung (Auftragsart,
Auftrags-Nr.)
Kunden-Nr.
Rechnungs-Nr.
Eingang Funktion: Ausgang
FiBu
Werkzeuge: Ende/ Rahmenbedg.
Start

Marco Geuer

VFD bedeutend für CODA

Datenimport / Schnittstellen Datenexport / Schnittstellen

Workflow

Altsystem Intern
Controlling / Fachbereich

Faktursystem Jahresabschluss / Wirtschaftsprüfer
CODA JET / Journal Entry Testing

Financials
Finanzamt / Betriebsprüfer
Warenwirtschaft Assets Z3 / Datenbereitstellung (IDEA)

Archiv
sonst.
GDPdU
Vorsysteme

Dokumenten-
managementsystem

Marco Geuer

Situation

 Verfahrensdokumentationen und Interne
Kontrollsysteme werden immer noch als lästige,
aufwendige und nutzlose Pflicht angesehen.

 95% der Unternehmen haben keine einheitliche
und durchgängige Verfahrensdokumentation
(Flickenteppich)
 Aufwendig erstellt und bereits veraltete
 papierorientierte bzw. papiergebunden

„Ausweg: Von der Pflicht zur Kür!“

Marco Geuer

Interessen

Wirtschafts-
Vorstand /
prüfer /
Geschäfts-
interne
führung
Revision

Aufsichtsrat
IT
/ Beirat

VFD
Behörden + Mitarbeiter

IKS

Marco Geuer

Voraussetzung

Voraussetzung für eine „mehrwertbeitragende“
Verfahrensdokumentation

 Prozessorientiert
 Softwaregestützt (nicht papiergebunden)
 Eingebettet in ein Business Process Lifecycle
Management

Marco Geuer

Voraussetzung

Prozess-
Strategie

Optimierung Design +
+ Modellierung
KVP
Business
Process
Lifecycle

Monitoring Realisierung
+ + Automati-
Controlling sierung

Marco Geuer

Mehrwert

Marco Geuer

Mehrwert

Gewinnsteigerung
Durchsatzsteigerung Kostenreduktion Risikominimierung
Arbeit wird effizienter durch Reduzierung des Erfüllung gesetzl.
• höhere Verlässlichkeit der MA Pflegeaufwands durch Mindestanforderung durch
• Steigerung des • Vermeidung von • Permanentes Monitoring
Verantwortungsbewusstseins u. Mehrfacherhebung von • Erkennen und optimieren von
der Kooperationsbereitschaft Abläufen erforderlichen Kontrollen
der MA • Permanentes vorhalten von Bedarfsgerecht Informationen
• Auswirkungen der Tätigkeiten aktuellen u. historisierten den unterschiedlichsten
abteilungsübergreifend der MA Dokumentationen
bekannt Interessengruppen zur
• Harmonisierung u.
• MA schneller produktiv in Vereinheitlichung Verfügung stellen
neuen Aufgaben unterschiedlichster Pflicht- u. • Behörden, Aufsichtsrat,
Entdecken und vermeiden von Kann-Dokumentationen Vorstand, Wirtschaftsprüfer u.
Insellösungen Revisoren,
Aufwandsreduktion bei Unternehmensberatern
• Schnelleres Finden von
Softwareevalutation, Bedeutet auch
Informationen und
Optimierungspotential Softwareeinführung und • Aufwandsreduktion von
• Reduktion von Schnittstellen Migration Prüfungen u. Audits
• Reduktion von Fehlerquellen • Führungskräfte behalten den
Überblick

Gesamtsicht über Abläufe, Aufgaben, Schnittstellen, Hard u. Software,
Organisation u. Hierarchien
Marco Geuer

Mehrwert

Unternehmen Landkarte Verfahren u. Kontrollen
Bereich
Abteilung Abteilung Abteilung

Bereich
Abteilung Abteilung Abteilung

Lieferanten Kunden

Marco Geuer

Mehrwert

 Vorteile
 Frühzeitiges erkennen von Chancen und Risiken
 Erfüllung gesetzlicher Mindestanforderungen
 Harmonisierung von Verfahrensdokumentationen
 Transparenz über Prozesse, Systeme und Software, Schnittstellen und
Aufgabenverteilung
 Frühzeitiges Erkennen von Optimierungspotentialen
 Etablierung KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
 Besseres Verständnis hinsichtlich Anforderungen und Umsetzung
zwischen Fachbereichen und IT
 Aufwandsreduzierung bei Softwareevaluationen
 Aufwandsreduzierung bei Prüfungen / Audits
 Schnellere Produktivität von neuen Mitarbeitern
 Reduzierung von Reibungsverlusten (Wer macht eigentlich was, wie
und warum?)
 Reduzierung von Kosten und Steigerung des Durchsatzes
 Reduzierung von Wissensmonopolen
Marco Geuer

Beispiel VFD im Intranet

Marco Geuer

Ende

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit,
mir war es eine Freude!

Marco Geuer

Kontakt:
Marco Geuer
Abt. Geschäftsanalytik &
Informationsqualität

marco.geuer@actgruppe.de
0228 – 97125 59

Marco Geuer

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