SEPA - Kunden im Blick? - Leitfaden zur Umsetzung des SEPA-Verfahrens in Unternehmen unter Berücksichtigung des Kunden -

1. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
S€PA – Kunden im Blick?
Erfahrungen und Services für eine effiziente, sichere
und zeitgerechte Umsetzung
© 2013 | ACT Gruppe

2. Vorstellung ACT
2 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr
Mitarbeiter: 160 Ø
Umsatz: 18 Mio. €
Sitz: Niederkassel bei Bonn
Gesellschafter: ACT Management, keine Fremdbeteiligung
Kunden: Namhafte Kunden in Deutschland, Österreich, Schweiz
Portfolio: Business Analytics & Durchsatzmanagement; IT-Infrastruktur, Planung u.
Projekte; Output Management u. Software Engineering; IT-Betrieb u. Sourcing;
Seminare: PRINCE2, PMI, CCPM, ITIL, ISO/IEC 20000, Datenqualitätsmanagement (DQM)
ACT IT Holding GmbH
ACT
IT-Consulting & Services
AG
ACT
Development & Integration
GmbH
ACT
Expert Services
GmbH
IT-Business Consulting
IT-Infrastruktur
Korrespondenz- und
Outputmanagement
IT-Operations
Governance Methoden Vertrieb Marketing Administration Recruiting ACT Training Center

3. ● seit Jan. 2012
● Ist-Stärke: 12 Berater
● Langjährige Erfahrung in den Bereichen
Prozess- u. Projektmanagement,
Geschäftsanalytik
● Zertifizierungen nach ITIL, PRINCE2, PMI,
CCPM, ISO/IEC 20000
● Absolventen spezieller SEPA-Seminare
● Gewährleistung eines regelmäßigen
Austausches (Neuerungen, Rulebooks,
Erfahrungen aus Kundenprojekten, etc.)
● Entwicklung SEPA-Routenplan und SEPA-
Seminar
SEPA Competence Center
12. Dezember 2015 SEPA Zahlungsverkehr3

4. Aktueller Stand SEPA-Umsetzung in Deutschland (25.10.2013)
● Die Deutsche Bundesbank schätzt die Vorbereitungen für die
Umstellung sehr kritisch ein.
● Die aktuelle Lage im Hinblick auf die S€PA-Lastschrift scheint
bedrohlich.
Stand S€PA-Migration | Noch 45 Arbeitstage
12. Dezember 2015 SEPA-Workshop, Host Europe4
Legende
"Vorbereitungen vollständig
abgeschlossen.„
"Vorbereitungen laufen und
eine rechtzeitige Umstellung ist zu
erwarten.„
: "Noch nicht mit
Vorbereitungen begonnen
und/oder eine rechtzeitige
Umstellung ist unwahrscheinlich."
(Quelle: https://www.sepadeutschland.de/de/stand-der-umsetzung)

5. ● Februar 2014 fallen die nationalen Zahlungsverkehrs-Verfahren weg
● Übergangsfristen für ELV bis 2016
● SEPA (Single Euro Payments Area)
● einheitliches europäisches Verfahren
● bisher nur unter IBAN und BIC bekannt
Umsetzungstermine
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr5
ab Januar
2008
•Start der SEPA-
Überweisung
•Start SEPA for
Cards
ab
November
2009
•Start der SEPA-
Lastschrift (Core
u. B2B)
ab
November
2010
•Verpflichtende
Erreichbarkeit
für SEPA-
Basislast-
schriften (Core)
ab Januar
2011
•Nur noch SEPA-
fähige Karten im
Umlauf (Chip-
Technik)
ab Februar
2014
•SEPA ersetzt
vollständig nationale
Instrumente
 Abschaltung der
nationalen
Verfahren
 DTA ersetzt durch
XML-ISO 20022

6. Chancen und Risiken für Unternehmen und
Verbraucher
6 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr
Chancen
• Beschleunigter Cash Flow durch
schnellere Buchungszeiten (1 D)
• Vereinfachter, einheitlicher und
kostengünstiger grenzüberscheitender
Zahlungsverkehr
• geringere Haftung bei Kartenverlust
(150 €)
• Intensivere Kommunikation mit Kunden
(Pre-Notification)
Risiken
• Investitionsbedarf
• Neue Anforderungen
• an die Systeminfrastruktur
• an die Mitarbeiter
• Erhöhte Anforderungen an die
Datenqualität
• Neue Prozesse bei der Umsetzung der
SEPA-Lastschrift
• Akzeptanz der Kunden
• Fristen für die Umsetzung
(Migrationsenddatum)

7. ● Lastschriften für den 01.02.2014 müssen bereits die
vorgeschriebenen Vorlauffristen einhalten (D -14)
● Um den Jahreswechsel nicht zu belasten, empfiehlt
sich eine Umstellung bis spätestens 30.11.2013
SEPA-Irrtümer (1/2)
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr7
(Falsche) Annahmen
Wir haben Zeit bis
31.01.2014
Das Thema überlasse ich
meiner Bank
SEPA betrifft nur die IT
und Fachbereiche
Das stemmen wir schon
irgendwie
Die Realität
● Die EU-Verordnung gilt end-to-end
● Banken beschränken sich auf Ihren Teil zur Umsetzung
der SEPA-Anforderungen (nämlich den technischen)
● … außerdem Personalbuchhaltung, Reisekosten,
Einkauf, Recht, Kunden, Vertriebs- u.
Kundenserviceeinheiten …
● Mittelgroße Unternehmen schätzen mittlerweile mit
einer Projektlaufzeit von 1,5 Jahren, selbst das wird
schon als extrem sportlich angesehen

8. ● Änderungen können noch erforderlich sein (Neuerung
in Rulebooks 1x jährlich (Nov.)
● Bieten meist keine Komplettlösung (z.B. keine
Mandatsverwaltung)
SEPA-Irrtümer (2/2)
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr8
(Falsche) Annahmen
Mein Softwareprovider
hat mir bereits seine SEPA-
Fähigkeit bestätigt
Wo kein Kläger, da kein
Richter
Das entscheidet jeder
Bereich für sich
DTA wird abgeschaltet
Die Realität
● Artikel 10 der EU-Verordnung schreibt vor, dass die
Mitgliedstaaten bis zum 1. Februar 2013 Strafen für
Verstöße festlegen und Implementierung der
Verordnung überwachen müssen!
● Ohne eine zentrale Interpretationsstelle besteht die
Gefahr unterschiedlicher Umsetzungsszenarien
● Übergangsfristen bis 2016 (z.B. ELV)
● Banken dürfen Konvertierung bis 2016 anbieten (gilt
nur für Endverbraucher, s. Begleitgesetz)

9. Die Einführung von SEPA ist NICHT trivial
Ein Beispiel
9 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr
Mandatsvordruck
mit Kundendaten
Unterschriebenes
Mandat o.
Mandatsänderungen
Kunde
(Debitor)
DMS / Archiv
Verwalten der Mandate
Kundendaten / Laufzeit
Lastschrifthistorie
Kommunikation Treasury
Erzeugung SEPA-Dateien
Verarbeitung SEPA-Dateien
Archivierung der Mandate
Kundenverwaltung
• Adressdaten
• Bankdaten
• Rechnungen, offene Posten
• Bestelldaten
Erzeugung u. Druck der
Mandatsformulare mit:
• Kreditor-ID
• Mandats-ID
• Kundenadressdaten
• Kundenbankdaten
Führendes System
Stammdaten-
änderungen
Mandats-
neuanlage,
-änderung
Image-
Anfor-
derung
Image
DTI /
XML
DTA
Mandats-
Management
Kundennummer
ERP-/CRM-System
Internet-Shop
Kunden-Info-Portal

10. Vertrags-/Mandatsverhältnis
10 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr
Debitor Kreditor
Vertrag
Mandat
Variante 1
Debitor
Kreditor
Vertrag
Mandat
Schuldner
Variante 2
Debitor
Kreditor
Vertrag
Mandat
Gläubiger
Variante 3
KreditorSchuldner
Debitor Gläubiger
Vertrag
Mandat
Variante 4

11. Klarstellung
Die Inkassoverträge, die der Lastschrifteinreicher mit seiner Bank
abgeschlossen hat und die AGB, die für den Zahlungspflichtigen gelten,
sehen vor, dass Einzugsermächtigungen und Mandate schriftlich zu
erteilen sind.
● Hierzu merkt das Finanzministerium (Mail BMF, Michael Findeisen
vom 16.08.2013) an: "Anzumerken ist an dieser Stelle auch, dass
rechtgeschäftliche Vereinbarungen nach allgemeinen Grundsätzen
jederzeit durch die Parteien konkretisiert oder abgeändert werden
können. Hierfür reicht in der Regel auch ein schlüssiges Verhalten,
so etwa wenn alle Beteiligten die Nichteinhaltung etwaiger
Formvorgaben stillschweigend akzeptieren.“
(Quelle: http://www.vdb.de/)
Online-Mandat
12. Dezember 2015 SEPA-Workshop, Host Europe11

12. ● Kundenstammdaten
● Adressdaten
● Kd-Nr.
● Name / Vorname
● Strasse / Nr.
● PLZ / Ort
● Kontaktdaten
● Tel.-Nr.
● Fax-Nr.
● E-Mail
● Kontodaten
● IBAN
● BIC
● Mandat
● Gläubiger ID
● Mandats-ID
● Datum
● …
● Vollständig, richtig, aktuell,
eindeutig?
● Verwendung von ungültigen
Sonderzeichen / Umlauten?
● Dubletten = eindeutige Beziehung
Mandat/Debitor gesichert?
● Beziehungsgeflecht (Vertrag / Mandat
/ Debitor / Kreditor / Schuldner /
Gläubiger) klar?
● Daten (Datum) korrekt für
Berechnung Pre-Notification?
● Klar, wer über welchen Medienkanal
die Pre-Notification bekommt und
habe ich die entsprechenden
Informationen?
● Regelmäßige Prüfung auf Gültigkeit
von IBAN/BIC
Anforderungen an die Datenqualität
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr12

13. Datenqualität
● Schwierigkeiten
● Unvollständige oder nicht Eindeutige Kontoinformationen (Dubletten)
● Fehlende Adressinformationen abweichender Kontoinhaber
(Umdeutungsinformation an abw. Kontoinhaber nicht möglich)
● Sonderzeichen
● Konvertierung Kontoinformationen in IBAN u. BIC nicht vollständig
möglich (Erfüllungsgrad von 80 %– 98%)
● Datenformat bei Migration in neue SEPA-Konforme Softwarelösung
● Lösungen
● frühzeitige Datenanalyse und Aufbereitung
● Nachrecherche fehlender Daten
● Umdeutung von abweichenden Kontoinhaber geht an Kunde, der im
Vertrag steht.
● Umdeutungsinfo per Banküberweisung 1 Cent
Erfahrungen
12. Dezember 2015 SEPA-Workshop, Host Europe13

14. Pre-Notification wird ein wichtiger Kommunikationskanal mit
dem Kunden!
● Form, Farbe u. Medienkanal nicht vorgeschrieben (z.B. mit
Rechnung, per E-Mail, usw.)
● Pflichtinfo zur Kundenbindung und -akquise nutzen!
● Kundenpotentiale nutzen, denn nicht jeder Debitor ist auch Kunde.
● Bei wiederkehrenden Lastschriften z.B. 12 Kontaktpunkte übers Jahr.
● Vorsicht: Kunden haben viele Kontaktpunkte (Lastschriften), z.B.
Zeitungs-Abo, Energieversorger, GEZ, usw.
Pre-Notifikation
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr14
Kunde Unternehmen
Bank des
Zahlungs-
empfängers
1. Mandat einholen
2. Mandat erteilt
3. Pre-Notification
4. Lastschrifteinreichung

15. Pre-Notifikation
● Verkürzung des Informationsvorlaufs bis zu 1 Tag vor
Lastschrifteinzug
● Vereinbarung bzgl. Verkürzung verankert in AGB‘s oder im
Mandat (transparenter für Zahlungspflichtigen)
● Erneuter Versand einer Pre-Notifikation nach Erstversand
nur bei Änderungen (meist Änderungen des
Rechnungsbetrages)
Erfahrungen
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr15

16. Frühzeitige…
● Analyse der SEPA-Anforderungen und Auswirkungen auf die
Geschäftsprozesse, Systeme, Datenqualität, Daten- u. Dokumentenflüsse
● Bewertung von Chancen und Risiken
● Soll-Konzept
● Integration in Projektorganisation
● Umsetzungs- u. Ressourcenplanung
● Information und Involvierung aller Beteiligten
● IT, DQM, Fachabteilungen, Recht, Marketing, Vertrieb,
Systemhersteller, Banken
● Testszenarien mit Banken vereinbaren
● Informationsstrategie zur Kundenbindung
● Schulung der Mitarbeiter, besonders mit direkten Kundenkontakt
Vorgehensweise und Empfehlungen
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr16

17. Ablauf
● Analyse Ihres SEPA-Ist-Status
● Interviewtechnik mit ca. 100 Fragen innerhalb von ca. 3-4 Stunden
● Teilnehmer Ihres Hauses: Geschäftsführung, Leiter IT, Leiter Finanzen/Zahlungsverkehr
● Auswertung und Aufbereitung Handlungsempfehlungen durch unsere SEPA-Berater
● Ergebnis-Präsentation und Übergabe in Berichtsform
Ihr Nutzen
● Fundierte Ist-Analyse innerhalb kürzester Zeit mit zuverlässigen und planungssicheren
Ergebnissen
● Ihre individuellen Ziele und Ihr individueller Umsetzungsgrad auf einen Blick
● Nicht an der falschen Stelle investieren
● Keine wichtigen Anforderungen übersehen
● Fachkompetente, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Handlungsempfehlungen
● Konkrete und solide Anforderungs-Basis für Ihr individuelles SEPA-Projekt
SEPA-Routenplan
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr17

18. SEPA-Routenplan
18 12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr

19. Vom Know-how Transfer bis zur Implementierung: Individuell
auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten!
● SEPA-Seminare
● SEPA-Routenplan (Ist-Analyse u. Handlungsempfehlungen)
● Umsetzungsbegleitung (Coaching)
● Projektplanung & Projektmanagement
● Softwareevaluation
● Implementierung (vdB SEPA Business Logic)
SEPA SERVICES im Überblick
12. Dezember 2015 SEPA-Zahlungsverkehr19

20. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!