Manuale operativo del programma HACCP CONTROL che permette di verificare e comporre il piano haccp della tua Farmacia o della tua attività in pochi click!!!

1. Manuale HACCP SelfControl

2. Sommario
Maschera Login ................................................................................................................................................. 3
Schermata Principale ......................................................................................................................................... 3
Operazioni Periodiche ................................................................................................................................... 4
Operazioni Giornaliere inserite nel piano HACCP ......................................................................................... 6
Tab Selezione ..................................................................................................................................................... 8
Anomalie.................................................................................................................................................... 8
Interventi di Manutenzione ....................................................................................................................... 9
Registro Disinfestazioni ............................................................................................................................. 9
Registro Temperature.............................................................................................................................. 10
Tabella Fornitori ...................................................................................................................................... 10
Revisioni al Manuale................................................................................................................................ 11
Menu Principale............................................................................................................................................... 12
Modifica ....................................................................................................................................................... 12
Intestazione ............................................................................................................................................. 12
Organigramma ......................................................................................................................................... 13
................................................................................................................................................................. 13
Chiusure ................................................................................................................................................... 13
Struttura .................................................................................................................................................. 14
Piano HACCP ............................................................................................................................................ 16
Operazioni Pianificate.............................................................................................................................. 17
Gestione Utenti ....................................................................................................................................... 18
Programmi Esterni ....................................................................................................................................... 19
LogFarma ................................................................................................................................................. 19
Gestionale Farmacia ................................................................................................................................ 19
Stampa ......................................................................................................................................................... 20
Stampe ..................................................................................................................................................... 20
Storico Operazioni ................................................................................................................................... 20
Help.............................................................................................................................................................. 21
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3. Maschera Login
La maschera di Login mediante l’inserimento di
utente e password, permette di individuare
l’utente che effettua l’accesso al programma di
gestione del piano HACCP.
Tale operazione, oltre che a tenere
traccia dell’operatore che effettua le operazioni,
può essere utilizzato anche per differenziare il
livello di accesso che ogni singolo operatore può
svolgere sul programma. ( vedi Gestione Utenti )
Schermata Principale
Dopo aver effettuato il Login si apre la
schermata principale del programma, dove è
possibile vedere un riepilogo di giornaliero
relativo a :
Operazioni Svolte
Operazioni da Svolgere
Anomalie
Operazioni che non hanno
presentato alcuna anomalie
Operazioni che hanno presentato
anomalie
La schermata è strutturata in due sezioni :
Operazioni Periodiche
Operazioni Giornaliere inserite nel piano HACCP
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4. Operazioni Periodiche
Con operazioni periodiche intendiamo tutte quelle operazioni che devono essere svolte periodicamente
con data e cadenza preimpostata.
Tali operazioni, perlopiù, riguardano interventi di “Sanificazione” della struttura in cui viene applicato il
piano HACCP. Né sono un esempio i controlli quali :
Pulizia Vetri
Pulizia Scaffali
Deblattizzazione
Pulizia Area Magazzino
…..
Sono da considerarsi come interventi straordinari, infatti non fanno parte del piano HACCP, e devono
essere eseguiti ad ogni esigenza o evento.
Ad ogni controllo da effettuare, corrisponde un’area applicativa, denominata “AMBIENTE” , una “FREQUENZA “
espressa in giorni, che ci indica la cadenza (periodicità) con cui devono essere eseguiti i controlli, la
condizione del controllo con il tempo residuo fino alla scadenza del controllo espresso in giorni indicato
denominato con l’etichetta “PROSSIMO CONTROLLO”, come colonna più esterna è indicata la data del prossimo
controllo.
Le operazioni che non hanno
eseguito il controllo alla data
preimpostata verranno
segnalati con colore arancione.
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5. Al primo avvio del programma, anche se
verranno inserite operazioni periodiche
preimpostate, non verrà indicata nessuna
data di scadenza e nessuna frequenza. Per
impostarli è necessario effettuare “doppio
click” nell’area delle “OPERAZIONI
PERIODICHE”, che permetterà di impostare
frequenza e la prima data di attuazione del
controllo.
Sempre in questa sezione è possibile,
eventualmente , cancellare un’operazione
preimpostata, inserire una nuova
operazione, stampare le operazioni
periodiche.
N.B. Per rispettare le regolamentazioni presenti nel piano HACCP di riferimento è necessario
stampare le Operazioni Periodiche e allegarle al Piano HACCP.
Per considerare un’operazione come svolta è sufficiente
cliccare con il tasto destro del mouse sull’operazione che
si è svolta e selezionare l’etichetta “Operazione Svolta”.
Al termine dell’operazione verrà aggiornata sia la data di
esecuzione che la scadenza del prossimo controllo.
Per eliminare un’operazione svolta ripetere la procedura precedente selezionando l’etichetta
“Annulla Operazione”
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6. Operazioni Giornaliere inserite nel piano HACCP
Queste operazioni sono quelle che, sono state inserite nel Piano HACCP di riferimento. Si tratta di
operazioni che devono essere eseguite con cadenza giornaliera.
Tali operazioni riguardano, perlopiù , controlli sul corretto trasporto, confezionamento, trattamento,
manipolazione, vendita, deposito e conservazione dei prodotti trattati.
Al fine di rendere semplice e immediato lo stato dei controlli ad ogni giorno verrà associato un simbolo con
le seguenti definizioni :
Controllo correttamente eseguito.
Vale a dire che tutti i controlli presenti nel piano HACCP sono stati eseguiti e non si è verificata
nessuna anomalia;
Controlli eseguiti con anomalie.
Tutti i controlli sono stati eseguiti, ma uno o più controlli hanno presentato un’anomalia, è
necessario verificare la tipologia dell’anomalia e l’eventuale azione correttiva messa in atto.
Questo giorno è stato indicato come “Giorno di Chiusura” . I controlli in questo giorno non
potranno essere eseguiti
Controlli ancora non eseguiti.
In questo giorno i controlli non sono ancora stati eseguiti.
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7. Cliccando sul giorno di
interesse si aprirà la
schermata con tutti i
controlli da eseguire.
Ad ogni controllo è
associata un’area di
applicazione, delle caselle
dove indicare se il
controllo è conforme,
o conforme tramite
l’applicazione di una
contromisura * , note dove
inserire un commento
sull’operazione svolta.
Sono presenti inoltre pulsanti di utilità che permettono di :
Cancellare le operazioni svolte in quel giorno
Salvare le operazioni svolte
Stampare le operazioni svolte in quel giorno ( è necessario salvarle prima )
Impostare il giorno corrente come “GIORNO DI CHIUSURA”
Nel caso in cui siano presenti frigoriferi, di cui si deve registrare la temperatura, le caselle di selezione
saranno sostituite con caselle di testo che permetteranno l’inserimento della temperatura.
Verrà indicato se la rilevazione è stata effettuata manualmente o in automatico tramite il sistema di
controllo temperatura “LogFarma”. ( vedi sezione LogFarma”)
*Per visualizzare il tipo di contromisura da applicare posizionarsi con il cursore sul controllo che ha
causato l’anomalia
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8. Tab Selezione
Nella schermata principale del programma è presente una serie di “TAB” che permettono la visualizzazione
dei dati registrati in forma tabellare.
Attraverso la selezione di quest’ultime è possibile visionare :
Anomalie Verificatesi ( indicate come non Conformità )
Interventi di Manutenzione
Registri Disinfestazione
Registro Temperature
Tabella Fornitori
Revisioni al Manuale
A seconda delle TAB, si potranno trovare dei valori già inseriti.
Anomalie
Nel caso di una “Non Conformità”
che si è verificata durante il
controllo giornaliero, oltre ad
essere segnalato in modo visuale
sul calendario, l’evento verrà
registrato automaticamente e
verrà visualizzato in questa
sezione. Sarà , inoltre possibile
inserire delle segnalazioni
manualmente. Il tasto stampa
permette di stampare la lista
completa delle operazioni
presenti.
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9. Interventi di Manutenzione
Attraverso questa sezione dovranno
essere registrati gli eventuali interventi di
manutenzione, sono intesi come tali
interventi quali opere murarie,
ristrutturazioni parziali o totali,
sostituzioni di mobili e scaffalature……
Registro Disinfestazioni
In questa sezione dovranno essere
registrate le informazioni relative agli
interventi di disinfestazione,
derattizzazione etc…
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10. Registro Temperature
In questa sezione sono
visualizzate temperature che
sono state preventivamente
memorizzate durante i controlli
giornalieri. In questa sezione non
è possibile ne eliminare, ne
inserire e ne tantomeno
modificare le temperature
registrate. Le operazioni di
modifica dovranno essere fatte
sul giorno di cui si intende
modificare il valore. Le eventuali
variazioni apportate verranno
aggiornate in modo automatico.
Tabella Fornitori
In questa sezione è possibile
inserire, modifica, cancellare e
stampare i Fornitori di merci
dell’attività.
Per le farmacie che possiedono
software compatibile con
HACCPSELFCONTROL, l’operazione di
inserimento è facilitata con
l’inserimento dei fornitori presenti
sul gestionale.
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11. Revisioni al Manuale
Ogni modifica che verrà effettuata sul
manuale dovrà essere riportata in
questa sezione , dovrà essere
stampata e allegata al piano HACCP.
Ogni modifica che verrà apportato al
documento di autocontrollo HACCP
dovrà essere registrata, stampata e
allegata al documento originale
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12. Menu Principale
Attraverso il “MENU PRINCIPALE” è possibile accedere alle funzionalità di settaggio parametri programma,
collegamento a programmi esterni, stampe e materiale di ausilio all’utilizzo del programma.
Sempre attraverso la sezione del “MENU PRINCIPALE” è possibile vedere l’ultimo utente che ha fatto
l’accesso.
Modifica
Tramite la selezione del comando “MODIFICA” è possibile
visionare e/o modificare :
Intestazione
Organigramma
Giorni Chiusura Ferie
Struttura Farmacia
Piano HACCP
Operazioni Pianificate
Gestione Utenti
Intestazione
L’intestazione dell’attività è da
considerarsi come parte fondamentale
del piano HACCP, permette infatti di
inserire tutte le informazioni che
identificano univocamente la società, a
cui si applica il piano HACCP.
E’ obbligatorio compilare tutti i campi
contrassegnati dal simbolo “*”, stampare
e registrare tutti i dati inseriti.
N.B. La registrazione delle informazioni
relative all’attività deve essere eseguita
obbligatoriamente al primo avvio del
programma. La stampa delle informazioni
dell’attività dovrà essere inserita nel piano HACCP.
Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 12

13. Organigramma
Come per l’intestazione è
necessario inserire anche i
dipendenti presenti
all’interno dell’attività di
applicazione del piano
HACCP e indicare il tipo di
mansione che ogni singolo
dipendente ricopre e se ha
responsabilità dirette
nell’applicazione del piano
HACCP. (Responsabile
HACCP ).
Tramite gli appositi
comandi è possibile,
cancellare inserire e salvare
l’organigramma.
Al termine dell’operazione di inserimento è necessario procedere alla stampa.
N.B. Tale operazione deve essere eseguita obbligatoriamente al primo avvio del programma o
nell’evenienza in cui si verifica una variazione dell’organigramma della farmacia. La stampa delle
informazioni dell’attività dovrà essere inserita nel piano HACCP.
Giorni Chiusura
Tramite questo pannello è possibile
inserire quali siano i giorni di
chiusura dell’attività. Per tali giorni
verranno segnalate anomalie. Per
inserire un giorno di chiusura
cliccare su un giorno di interesse ( è
ammessa anche la selezione di più di
un valore ) e successivamente su
“SALVA SELEZIONI”. E’ anche possibile
eliminare e stampare i giorni di chiusura.
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14. Struttura
Tramite la sezione struttura è possibile definire
la composizione dei locali e delle attrezzature
presenti nel luogo di applicazione del piano
HACCP.
La struttura è da considerarsi come informazione
necessaria per una corretta attuazione del piano
HACCP. Infatti è proprio attraverso
l’inserimento e la registrazione di aree,
attrezzature e impianti refrigeranti che è possibile attuare un corretto piano di autocontrollo.
La sezione “AREA” indica quali siano i vari settori
dell’attività. All’interno si trovano già delle aree
preimpostate che potranno essere modificate,
eliminate o inserite di nuove.
La sezione “ATTREZZATURE “ permette di
indentificare quali attrezzature siano presenti
all’interno dell’attività. E necessario indicare,
dove necessario, se un’attrezzatura corrisponda
ad un frigo, cella frigorifera, etc….
Come per la sezione Area è possibile modificare,
inserire o eliminare le attrezzature
preimpostate.
Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 14

15. La sezione “FRIGORIFERI” permette di inserire quali siano gli apparati destinati alla conservazione della
merce a temperatura controllata.
A seconda della modalità di registrazione prescelta ( Automatica tramite LogFarma o Manuale ) la
configurazione degli impianti refrigeranti si differenzia.
Controllo Automatico – LogFarma
Se è presente un sistema di
rilevazione della temperatura
tramite LogFarma ( vedi sezione
LogFarma ), sarà possibile
inserire per ciascuna area
inserita durante la registrazione
delle aree, un Logger, che sarà
identificato tramite il codice
seriale riportato sul Logger
stesso e a cui potrà essere
associata una descrizione
personalizzata. Potranno inoltre
essere inserite le soglie di
temperatura minime e massima da rispettare, ed il sistema di notifica degli allarmi.
Una volta inseriti e registrati gli impianti refrigeranti, faranno parte del piano HACCP anche le rilevazioni di
temperatura di ciascun impianto inserito.
Controllo Manuale
Se non si dispone del controllo
automatico, potranno essere
eseguite le medesime operazioni
ad esclusione della registrazione
del codice seriale del Logger e
non si godrà della registrazione
automatica delle temperature
durante i controlli giornalieri.
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16. La sezione “MODIFICA STRUTTURA” ci
permette di comporre, una volta
effettuare la registrazione delle aree
e delle attrezzature, quella che è la
struttura dell’attività comprensiva
dell’attrezzatura presente per ogni
area.
Piano HACCP
Con Piano HACCP intendiamo quelle condizioni che, se non rispettate possono portare a condizioni di
rischio per il consumatore finale.
La filosofia dell’ HACCP introduce il concetto di prevenzione, infatti una corretta adozione del sistema,
permette di individuare tutte le fasi del processo produttivo soggette a rischi, in modo da poter limitare o
eliminare del tutto ogni possibile condizione di pericolo.
Pone un importante accento sulla qualità alimentare, in particolare riguardo alla sicurezza, concetto che va
oltre alla semplice soddisfazione del cliente, ma punta piuttosto alla tutela della salute pubblica.
Nel programma si troveranno dei controlli già
preimpostati, che possono essere considerati
come base per un corretto controllo in un
ambiente quale la farmacia. Tali controlli, dove
necessario, dovranno essere modificati. Per
effettuare tale operazione bisogna cliccare
sull’opzione “MODIFICA PROCEDURE DEL PIANO
H.A.C.C.P.”
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17. Per ogni controllo da
eseguire, dovrà essere
indicata l’area di
applicazione, il rischio che
può intendersi come
l’anomalia a cui si può
andare in contro, l’azione
richiesta per farsi che non si
verifichi l’anomalia, il
metodo di controllo
richiesto, la frequenza di
monitoraggio ( lo 0 indica
ogni giorno ), un’eventuale
azione correttiva nel caso in
cui si sia verificata una
condizione di anomalia.
Non meno importante è indicare il Rischio CCP che indica se il rischio che indica la probabilità che
un’anomalia si possa verificare, Gravità che rappresenta il non rispetto della procedura , CCP da indicare
con 1 ( indica che il controllo elimina il pericolo ) o 2 ( indica che il controllo riduce il pericolo ).
N.B. Tale lista dei controlla da eseguire ( CCP ) una volta composta dovrà essere stampata e allegata al
piano HACCP.
Operazioni Periodiche
Tale collegamento richiama tutte quelle operazioni che devono essere eseguite periodicamente ( vedi
sezione operazioni periodiche )
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18. Procedure Pulizia
La sezione “PROCEDURE DI SANIFICAZIONE” ha la
funzione di esporre quali siano modalità di
sanificazione adottate all’interno dell’attività.
Gestione Utenti
Tramite la gestione utenti è
possibile definire, una volta
impostati i dipendenti, quali
di essi possono accedere al
programma di controllo
HACCP, e tra essi indicare
quali abbiamo permessi di
“Amministratore” o
permessi di “Utente”.
E’ possibile comunque
inserire un utente che non
sia stato inserito tra i
dipendenti.
Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 18

19. Programmi Esterni
Il programma HACCP permette, dove possibile, l’integrazione con
programmi esterni quali LOGFARMA e gestionali di farmacia supportati.
L’integrazione permette di svolgere operazioni e inserimento di
informazioni in modo automatico.
LogFarma
Il programma per il controllo automatico della
temperatura LogFarma, prevede la generazione
giornaliera di un file contenente le informazioni di
temperatura di ciascun Logger installato.
Per integrare il programma HaccpSelfControl con
LogFarma è necessario indicare il percorso di
salvataggio dei dati giornalieri che effettua LogFarma.
I file di interesse si trovano nella cartella HACCP del
percorso di installazione di LogFarma.
Una volta selezionato è necessario salvare il percorso.
Gestionale Farmacia
Tramite l’integrazione con il Gestionale Farmacia è
possibile ottenere l’inserimento in modo automatico
dei campi relativi all’intestazione della farmacia, i
fornitori registrati e la lista dei dipendenti.
Le informazioni verranno prelevate da tre file, generati
dal gestionale farmacia.
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20. Stampa
Stampe
In questa sezione potranno essere
effettuate tutte le stampe che andranno a
comporre il documento del piano HACCP.
A seconda della stampa che si intende
eseguire sarà possibile effettuare una
selezione del periodo di cui si intende
effettuare la stampa.
Gli intervalli che si avranno di default
vanno dalla data del primo inserimento
dell’operazione che si intende stampare
fino alla data odierna.
I filtri per dati sono presenti per le stampe di :
Anomalie
Interventi di Manutenzione
Registro Disinfestazioni
Registro Temperature
Per tutte le altre stampe non sono previsti filtri.
Storico Operazioni
Tramite questo controllo è
possibile visionare tutte le
operazioni relativi a settaggi che
sono state effettuate sulle
procedure.
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21. Help
In questa sezione è possibile ottenere informazioni riguardanti :
Utilizzo Programma
Manuale di utilizzo di HaccpSelfControl
Riferimenti alla normative vigenti ( collegamento al sito
http://wiki.federfarmaroma.com/index.php?title=Igiene_degli_alimenti )
Un manuale di esempio redatto da FederFarma Roma
Informazioni relative al programma
Manuale Operativo HaccpSelfControl Pag. 21