1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA
GERENCIA DE PROYECTOS
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
GRUPO: 6
INTEGRANTES:
- Barrientos Heredia, Percy Javier
- Condori Choque, Orlando Andrés
- Huaman Palomino, Marco Antonio
- Liceta Naupari, Willman José
- Mamani Zamudio, Pedro Ángel
- Miranda Yaranga, Raúl Omar
- Pampa Rocha, Silvio Pablo
- Valdez Vega, Robinson Joe

2. Es el área de Conocimiento que incluye todos los procesos necesarios para asegurar
la generación, recuperación, distribución, almacenamiento, recuperación y
destino final de la información del proyecto en tiempos y en forma.
Los procesos de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo siguiente:
Planificación de las Comunicaciones
Gestionar las comunicaciones
Controlar las comunicaciones
Gestión de las Comunicaciones del
Proyecto

3. Este proceso determina las necesidades de información y comunicación de
los interesados; por ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la
necesitará, cómo le será suministrada y por quién. Identificar las
necesidades de información de los interesados y determinar una forma
adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante para el
éxito del proyecto.
Planificación de las Comunicaciones
1) Plan para la dirección del
proyecto
2) Registro de interesados
3) Factores ambientales de la
empresa
4) Activos de los procesos de la
organización
1) Análisis de requisitos de
comunicación
2) Tecnologia de la comunicación
3) Modelos de comunicación
4) Métodos de comunicación
5) Reuniones
1) Plan de gestión de las
comunicaciones
2) Actualización de los
documentos del proyecto
Entradas Herramientas y técnicas Salidas

4.  Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre cómo se ejecutará,
monitoreará, controlará y cerrará el proyecto
.2 Registro de interesados
El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar la comunicación con
los interesados del proyecto.
.3 Factores ambientales de la empresa
El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones está estrechamente vinculado con los
factores ambientales de la empresa, ya que la estructura de la organización tendrá un efecto
considerable sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto
.4 Activos de los procesos de la organización
Se utilizan como entradas del proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Entre éstas, las
lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia puesto que pueden
proporcionar conocimiento tanto respecto a las decisiones tomadas en asuntos de
comunicación como a los resultados de dichas decisiones en el marco de proyectos similares
anteriores. Se pueden utilizar como información orientativa para planificar las actividades de
comunicación del proyecto en curso.
Planificación de las Comunicaciones

5.  Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de Requisitos de Comunicaciones
El análisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de
información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y
formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información. Los recursos
del proyecto se utilizan sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una
falta de comunicación pueda llevar al fracaso. Esto no significa que no deban compartirse las
“malas noticias”, sino que el objetivo es evitar abrumar a los interesados con información
intrascendente.
La información que se requiere normalmente para determinar los requisitos de comunicaciones del
proyecto incluye:
• Organigramas
• Relaciones entre las responsabilidades de la organización del proyecto y los interesados
• Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto
• Logística de cuántas personas estarán involucradas en el proyecto y en qué ubicaciones
• Necesidades de información interna (por ejemplo, comunicaciones entre las organizaciones)
• Necesidades de información externa (por ejemplo, comunicaciones con los medios o los
contratistas)
• Información sobre los interesados.
Planificación de las Comunicaciones

6. .2 Tecnología de las Comunicaciones
Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden
variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de dirección del proyecto puede incluir como
métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde
simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que
se pueda acceder en línea.
Entre los factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:
• La urgencia de la necesidad de información.
• La disponibilidad de la tecnología.
• Facilidad de uso.
• Entorno del proyecto.
• Sensibilidad y confidencialidad de la información.
.3 Modelos de la comunicación
Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de
información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo
proyecto.
• Codificar.
• Transmitir el Mensaje.
• Confirmar.
• Retroalimentación/Respuesta.
Planificación de las Comunicaciones

7. .4 Métodos de comunicación
Existen varios métodos de comunicación que se emplean para compartir la información entre los
interesados del proyecto. De manera general, estos métodos pueden clasificarse en:
a)Comunicación interactiva. Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo
multidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre todos los
participantes sobre temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea,
videoconferencias, etc.
b)Comunicación de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que necesitan recibir la
información. Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya
llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de comunicación incluye cartas,
memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.
c)Comunicación de tipo pull (tirar). Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias
muy grandes, y requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su propio
criterio. Entre estos métodos se incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las bases
de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc.
Planificación de las Comunicaciones

8. .5 Reuniones
El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el
equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar la
información del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha información por parte de los
interesados. Dichos debates y dicho diálogo normalmente se facilitan a través de reuniones, que
se pueden llevar a cabo de manera presencial o en línea desde diferentes ubicaciones, como por
ejemplo las instalaciones en que se desarrolla el proyecto o las instalaciones del cliente.
Existen distintos tipos de reuniones en las que se pueden producir comunicaciones relativas al
proyecto. La mayoría de las reuniones de proyecto consisten en juntar a los interesados con
objeto de resolver problemas o tomar decisiones. Aunque los debates informales se pueden
considerar como reuniones, la mayoría de las reuniones de proyecto tienen un carácter más
formal, con hora, lugar y agenda acordados previamente. Las reuniones típicas comienzan con
una lista de asuntos a discutir, la cual se hace circular con anterioridad, acompañada de un acta
y de información adicional específica para cada reunión. Dicha información luego se distribuye a
otros interesados adecuados, según sea necesario.
Planificación de las Comunicaciones

9.  Salidas
.1 Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:
• Requisitos de comunicaciones de los interesados
• la información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el
nivel de detalle;
• el motivo de la distribución de dicha información;
• el plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y para la recepción
de la confirmación o respuesta, si corresponde;
• la persona responsable de comunicar la información;
• la persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial;
• la persona o los grupos que recibirán la información;
• los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como
memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa;
• los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el
presupuesto;
• el proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando
(nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un
nivel inferior;
Planificación de las Comunicaciones

10. • el método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el
proyecto avanza y se desarrolla;
• un glosario de la terminología común;
• diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con
la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc., y
• restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o
normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.
El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir guías y plantillas para las
reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones del equipo del proyecto, las
reuniones electrónicas y los mensajes de correo electrónico. Se puede incluir asimismo el uso
de un sitio web y de un software de gestión del proyecto si se han de utilizar en el marco del
proyecto.
Planificación de las Comunicaciones

11. .2 Actualizaciones a los documentos del proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden ser actualizados, se cuentan:
• cronograma del proyecto y
• registro de interesados.
Planificación de las Comunicaciones
Empresa / Organización
-Factores ambientales de la
empresa.
-Activos de los procesos de la
organización.
-Plan para la dirección
del proyecto
-Registro de interesados
4.2
Desarrollo de un plan
de gestión de
proyectos
13.1
Identificarinteresados
10.1
-Plan de gestión de
las comunicaciones
Documentos del
proyecto
13.3
Participaciónde los
interesadosen la
gestión
Actualización de
documentos del
proyecto
Planes de gestión
de las
comunicaciones
10.2
Gestionar las
comunicaciones

12. Gestionar las Comunicaciones es el proceso de crear, recopilar,
distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la
información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las
comunicaciones.
Gestionar las comunicaciones
1) Plan de Gestión de las
Comunicaciones
2) Informes sobre el Desempeño
del Trabajo
3) Factores Ambientales de la
Empresa
4) Activos de los Procesos de la
Organizacion
Entradas
1) Tecnología de las
Comunicaciones
2) Modelos de Comunicaciones
3) Métodos de comunicaciones
4) Sistema de Gestión de la
Información
5) Informes de Desempeño
Herramientas y Técnicas
1) Comunicaciones del Proyecto
2) Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3) Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
4) Actualizaciones a los Activos
de los Procesos de la
Organización
Salidas

13. Gestionar las comunicaciones
Monitorear y
controlar el
trabajo del
proyecto
Empresa /
Organización
Planificar la
gestión de las
comunicaciones
Gestionar las
comunicaciones
Controlar las
comunicaciones
Desarrollar el
plan para la
dirección del
proyecto
Documentos del
proyecto
Informe de desempeño
del trabajo
Plan de Gestión de
las Comunicaciones
Actualizaciones al plan
para la direccion del
proyecto
Actualizacion a los
documentos del proyecto
Comunicaciones del
proyecto
Factores ambientales de la
empresa
Activos delos proceso de la
organizacion
Actualizaciones a los
activos de los procesos de
la organizacion

14. Entradas
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán
las comunicaciones del proyecto.
Informes de Desempeño del Trabajo
Son una recopilación de información sobre el desempeño y el estado del proyecto,
es importante que los informes sean exhaustivos y exactos, y que estén disponibles
de manera oportuna.
Gestionar las comunicaciones

15. Factores Ambientales de la Empresa
Factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Gestionar las
Comunicaciones se cuentan:
la cultura y la estructura de la organización,
los estándares y las normativas gubernamentales o industriales y
el sistema de información para la dirección de proyectos.
Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso
Gestionar las Comunicaciones se cuentan:
las políticas, procedimientos, procesos y guías relativos a la gestión de las
comunicaciones;
las plantillas, y
la información histórica y lecciones aprendidas.
Gestionar las comunicaciones

16. Herramientas y Técnicas
Tecnología de la Comunicación
Es considerado importante, dado que esto puede variar considerablemente de un
proyecto a otro y también a lo largo de la vida de un proyecto, el foco se centra en
asegurar que la elección sea adecuada para la información que está siendo
comunicada.
Modelos de Comunicación
Es considerado importante, dado que todos los componentes de la comunicación
contribuyen para lograr un proceso de comunicación eficaz y eficiente, el foco se
centra en asegurar que el modelo de comunicación elegido sea adecuado para el
proyecto que se está llevando a cabo y que se identifiquen y gestionen todas las
barreras (ruido).
Gestionar las comunicaciones

17. Métodos de Comunicación
Es considerado importante, dado que pueden existir numerosas barreras y desafíos
potenciales durante este proceso, el foco se centra en asegurar que la información que
ha sido generada y distribuida haya sido recibida y comprendida para permitir la
respuesta y la retroalimentación.
Sistemas de Gestión de la Información
Se gestiona y distribuye de diferentes herramientas:
gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicados de
prensa; gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, fax, correo de voz,
teléfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web, y
herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software
de programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y
oficinas virtuales, portales y herramientas de gestión del trabajo colaborativo.
Gestionar las comunicaciones

18. Informes de Desempeño
es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño, incluidos informes de
estado, mediciones del avance y pronósticos.
Un informe de estado simple puede mostrar información de desempeño, como el
porcentaje completado o los indicadores de estado para cada área.
Los informes más elaborados pueden incluir:
el análisis del desempeño pasado,
el análisis de las proyecciones del proyecto,
el estado actual de los riesgos e incidentes,
el trabajo completado durante el periodo,
el trabajo a completar en el siguiente periodo,
el resumen de los cambios aprobados en el periodo y
otra información relevante que debe ser revisada y analizada.
Gestionar las comunicaciones

19. Salidas
Comunicaciones del Proyecto
Incluye las actividades requeridas para crear, distribuir, recibir, confirmar y
comprender la información. Las comunicaciones del proyecto pueden variar
considerablemente y son influenciadas por factores como la urgencia y el impacto del
mensaje, su método de entrega y el nivel de confidencialidad, entre otros.
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
El plan para la dirección del proyecto proporciona información sobre las líneas base
del proyecto, la gestión de las comunicaciones y la gestión de los interesados. Cada
una de estas áreas puede requerir actualizaciones sobre la base del desempeño actual
del proyecto frente a la línea base para la medición del desempeño (PMB).
Gestionar las comunicaciones

20. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden actualizados, se cuentan:
registro de incidentes,
cronograma del proyecto y
requisitos de financiamiento del proyecto.
Gestionar las comunicaciones

21. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden ser actualizados, se
cuentan:
Notificaciones a los interesados. Información sobre incidentes resueltos, cambios
aprobados y estado general del proyecto.
Informes del proyecto. describen el estado del proyecto e incluyen las lecciones
aprendidas, los registros de incidentes, los informes de cierre del proyecto.
Presentaciones del proyecto. proporciona información de manera formal o
informal a cualquier o todos los interesados del proyecto.
Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia,
memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe se distribuye y
utiliza para modificar o mejorar el desempeño futuro del proyecto.
Documentación de lecciones aprendidas. Esta documentación incluye las causas de
los incidentes, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros
tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de las comunicaciones.
Gestionar las comunicaciones

22. Control de Comunicaciones es el proceso de monitorear y control de las
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se
satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto. El
beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo
óptimo de información entre todos los participantes de la comunicación.
Control de las Comunicaciones
1) Plan para la dirección del
proyecto
2) Comunicaciones del
Proyecto
3) Registro de incidentes
4) Datos sobre el desempeño
del trabajo
5) Activos de los procesos de la
organización
Entradas
1) Sistema de Gestión-de
información
2) Juicio de expertos
3) Reuniones
Herramientas y Técnicas
1) Información sobre el
desempeño del trabajo
2) Solicitudes de cambio
3) Actualizaciones al Plan para
la dirección del proyecto.
4) Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
5) Actualizaciones a los activos
de los procesos de la
organización
Salidas

23. Control de las Comunicaciones
Desarrollar
Plan para la
Dirección del
Proyecto
Dirigir y
Gestionar el
Trabajo del
Proyecto
Gestionar la
Participación
de los
Interesados
Empresa/Or
ganizacion
Control de
las
Comunicacio
nes
Gestionar las
Comunicacio
nes
Monitorear y
Controlar el
Trabajo del
Proyecto
Realizar el
Control
Integrado de
Cambios
Documentos
del Proyecto
Actualizaci
ones al
plan para
la dirección
del
proyecto
Actualizacion
es a los
documentos
del proyecto
Información
de
desempeño
del trabajo
Solicitudes
de cambio
Actualizaciones
a los activos de
los procesos
de la
organización
Activos de los
procesos de la
organización
Plan para la
dirección del
proyecto
Datos de
desempeño
del trabajo
Registro de
incidentes
Comunicacio
nes del
Proyecto

24. El proceso de control de las Comunicaciones puede desencadenar una iteración de
los procesos Planificar la Gestión de las Comunicaciones y/o Gestionar los procesos
de Comunicaciones. Esta iteración ilustra la naturaleza continua de los procesos de
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto. Algunos elementos concretos de
comunicación, tales como incidentes o indicadores clave de desempeño (p.ej.,
cronograma, costo y calidad reales frente a planificados), pueden desencadenar una
revisión inmediata, mientras que otros no lo harán. El impacto y las repercusiones
de las comunicaciones del proyecto deben evaluarse y controlarse cuidadosamente
para asegurar que se entrega el mensaje adecuado a la audiencia adecuada en el
momento adecuado.
1 Control de las Comunicaciones: Entradas
.1.1 Plan de Gestión del Proyecto
El plan para la dirección del proyecto describe el modo en que se ejecutará,
monitoreará, controlará y cerrará el proyecto. Proporciona información valiosa
para el proceso Control de las Comunicaciones, entre la que se encuentra:
Control de las Comunicaciones

25.  Requisitos de comunicación con los interesados,
 Motivo de la distribución de la información,
 Plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida,
 Persona o grupo responsable de la comunicación de la información y
 Persona o grupo que recibe la información.
.1.2 Comunicaciones del Proyecto
El proceso de Control de las Comunicaciones incluye las actividades
necesarias para monitorear y actuar sobre la información y las
comunicaciones, así como para liberarlas a los interesados. Las
comunicaciones del proyecto provienen de múltiples fuentes y pueden variar
significativamente en cuanto a su formato, nivel de detalle, grado de
formalidad y confidencialidad. Entre las comunicaciones del proyecto se
cuentan:
Control de las Comunicaciones

26.  el estado de los entregables,
 el avance del cronograma y
 los costos incurridos.
.1.3 Registro de Incidentes
Un registro de incidentes se utiliza para documentar y monitorear la
resolución de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la comunicación
y asegurar una comprensión común de los incidentes. Un registro escrito
documenta y ayuda a monitorear quién es responsable de la resolución de
los incidentes específicos antes de una fecha límite. Durante la resolución de
incidentes se abordan los obstáculos que pueden impedir al equipo alcanzar
sus objetivos. Esta información es importante para el proceso de Control de
las Comunicaciones ya que proporciona tanto un repositorio de lo que ha
sucedido en el proyecto, como una plataforma para la entrega de
comunicaciones subsiguientes.
Control de las Comunicaciones

27. .1.4 Datos de Desempeño del Trabajo
Los datos de desempeño del trabajo organizan y resumen la información recopilada, y
presentan los resultados del análisis comparativo con respecto a la línea base de
medición del desempeño.
.1.5 Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso de
Control de las Comunicaciones se cuentan:
Plantillas de informes;
Políticas, normas y procedimientos que definen las comunicaciones;
Tecnologías específicas de comunicación disponibles;
Medios de comunicación permitidos;
Políticas de conservación de registros, y
Requisitos de seguridad.
Control de las Comunicaciones

28. .2 Controlar las Comunicaciones: Herramientas y Técnicas
2.1 Sistemas de Gestión de la Información
Un sistema de gestión de la información proporciona un conjunto de
herramientas estándar para que el director del proyecto capture, almacene y
distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance
del cronograma y al desempeño del proyecto. Algunos paquetes de
software permiten al director del proyecto consolidar informes provenientes
de varios sistemas y facilitan la distribución de informes a los interesados del
proyecto. Entre los ejemplos de formatos de distribución, se encuentran los
informes mediante tablas, análisis en hojas de cálculo y las presentaciones.
Las herramientas gráficas se pueden utilizar para crear representaciones
visuales de la información sobre el desempeño del proyecto.
Control de las Comunicaciones

29. .2.2 Juicio de Expertos
A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el
impacto de las comunicaciones del proyecto, la necesidad de acción o
intervención, las acciones que se deberían emprender, la responsabilidad de
emprender dichas acciones y el plazo para llevarlas a cabo. El juicio de
expertos puede ser necesario con relación a detalles técnicos o de gestión y
puede ser proporcionado por cualquier grupo o individuo con capacitación o
conocimientos especializados, como por ejemplo:
Control de las Comunicaciones

30. Otras unidades dentro de la organización;
Consultores;
Interesados, incluidos clientes y patrocinadores;
Asociaciones profesionales y técnicas;
Grupos de la industria;
Expertos en la materia, y
La Oficina de dirección de proyectos (PMO).
Luego, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, determina
las acciones necesarias para asegurar que se comunique el mensaje adecuado a
la audiencia adecuada y en el momento adecuado.
Control de las Comunicaciones

31. .2.3 Reuniones
El proceso de Control de las Comunicaciones necesita del debate y
del diálogo con el equipo del proyecto para determinar la manera
más adecuada de actualizar y comunicar el desempeño del
proyecto, y de responder a las solicitudes de información por parte
de los interesados. Esos debates y diálogos se facilitan
normalmente a través de reuniones, las cuales se pueden llevar a
cabo de manera presencial o en línea y desde diferentes
ubicaciones, tales como las instalaciones en que se desarrolla el
proyecto o las instalaciones del cliente. Las reuniones del proyecto
también incluyen debates y el diálogo con vendedores,
proveedores y otros interesados del proyecto.
Control de las Comunicaciones

32. .3 Control de las Comunicaciones: Salidas
.3.1 Información de Desempeño del Trabajo
La información de desempeño del trabajo organiza y resume los
datos de desempeño recopilados. Estos datos de desempeño
normalmente proporcionan información sobre el estado y el avance
del proyecto con el nivel de detalle requerido por las diversas partes
interesadas. Esta información luego se comunica a las partes
interesados adecuados.
Control de las Comunicaciones

33. .3.2 Solicitudes de Cambio
El proceso de Control de las Comunicaciones a menudo conduce a
la necesidad de ajuste, de acción y de intervención. Como
resultado, se generarán solicitudes de cambio como salidas. Estas
solicitudes de cambio se procesan a través del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios y pueden dar lugar a:
Estimaciones de costos nuevas o revisadas, secuencias de
actividades, fechas programadas, necesidades de recursos y el
análisis de alternativas de respuesta a los riesgos;
Ajustes al plan para la dirección del proyecto y otros
documentos;
Control de las Comunicaciones

34. Recomendaciones de acciones correctivas que pueden ajustar el
desempeño futuro del proyecto, alineándolo con el plan para la
dirección del proyecto, y
Recomendaciones de acciones preventivas que pueden reducir la
probabilidad de incurrir en un desempeño negativo futuro del
proyecto.
.3.3 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
El proceso Controlar las Comunicaciones puede desencadenar
actualizaciones al plan de gestión de las comunicaciones así como a otros
componentes del plan para la dirección del proyecto (p.ej. los planes de
administración de los interesados y de gestión de recursos humanos).
Control de las Comunicaciones

35. .3.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto se pueden actualizar como resultado
del proceso de Control de las Comunicaciones. Entre estas
actualizaciones se cuentan:
Pronósticos,
Informes de desempeño y
Registros de incidentes.
Control de las Comunicaciones

36. .3.5 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden
actualizarse, se incluyen los formatos de informe y la documentación
de las lecciones aprendidas. Esta documentación puede pasar a
formar parte de la base de datos histórica tanto para el proyecto
como para la organización ejecutante y puede incluir causas de los
incidentes, razones de la selección de las medidas correctivas y otros
tipos de lecciones aprendidas durante el proyecto.
Control de las Comunicaciones

37. La empresa Ladrillera Inka fue fundada el 8 de Septiembre de 1989, en los terrenos
ubicados en Av. Los Cedros Mz D Lt 12 La Capitana, Huachipa, provincia y departamento de
Lima, con la finalidad de incorporación al creciente mercado de la construcción, a través
de la disponibilidad de líneas de producción de ladrillos para paredes, techos, tejas y
celosías.
En la actualidad la industria consume cerca de 3000 gal/día de Petróleo Residual 6 en 3
Hornos tipo Túnel, cada uno de los cuales tiene 32 quemadores es decir tiene un total de
96 quemadores. De estos quemadores, las 2/3 partes actualmente operan con combustible
sólido y el resto con petróleo residual. Por este motivo, se tiene adicional un consumo
energético equivalente de 2000 gal/día de residual considerando el combustible sólido
(carbón, aserrín, cáscara de café) que se utiliza. Sin embargo, el empleo de este
combustible sólido ha incidido en algunas deficiencias en el producto final (presencia de
manchas y salitre)
Además cuentan con 4 Hornos tipo Bóveda, los cuales consumen una mezcla de carbón
(mezcla de antracítico con bituminoso) con aserrín y cáscara de café. Este consumo
energéticamente equivale aproximadamente a 1000 gal/día de petróleo residual.
CONVERSIÓN A GAS NATURAL DE LOS
HORNOS TUNEL DE UNA LADRILLERA

38. Por otro lado, la empresa tiene una potencia contratada en horas fuera de
punta de 1.05 MW y en horas punta de 0.6 MW, teniendo un consumo mensual
de alrededor de 400,000 Kwh.
Acorde con la necesidad de mantener su posicionamiento en el mercado y la
competitividad de sus productos, así como el cumplimiento de políticas de
responsabilidad social y ambiental, se ha considerado la conversión progresiva
de su matriz energética a gas natural en el sistema de combustión empleada en
la producción de sus productos.
En ese sentido, se ha establecido la implementación de un sistema de
suministro de gas natural para la alimentación de los tres (03) hornos túnel que
dispone la planta. Dicha implementación, permitirá reducir costos de
combustibles y actividades asociadas a sistemas de suministro de combustibles
líquidos que vienen utilizando (tanques de almacenamiento, sistemas contra
incendios, etc.), a la vez que disminuirá drásticamente las emisiones de
contaminantes asociados a sus procesos productivos.
El alcance inicial del proyecto, contempla el diseño, instalación y puesta en
marcha de un sistema de suministro a gas natural a tres hornos túnel, realizado
por una empresa instaladora registrada en OSINERGMIN, a través de la
instalación de redes internas de tuberías e implementación de un sistema de
combustión.

39. 1. Planificar la gestión de las comunicaciones
Gráfico 1 Interés vs. Influencia

40. Cuadro Nº 1 Necesidades de Información

41. Cuadro Nº 2 Directorio equipo del proyecto

42. Reuniones
El gerente de proyecto dirigirá las reuniones de acuerdo a las fechas programadas
dentro del cronograma, el cual será entregado al equipo de proyecto en la Reunión
de Inicio del Proyecto, se determinara las personas que deberán participar de la
reunión. Se comunicará a los interesados de acuerdo al calendario de reuniones, y se
dirigirán las reuniones teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
Se limitará la discusión a los temas específicos de acuerdo a la agenda de
reuniones que se remitirá a los interesados con dos días de anticipación.
Se creará un clima agradable para que los interesados, beneficiando de esta
manera la participación y la sinceridad de los participantes en la misma sobre los
temas de la agenda.
El intercambio de opiniones se efectuará con altura y en orden, para ello, el
gerente de proyecto indicará las reglas básicas de comportamiento en reuniones.
Las Reuniones Se documentarán, mediante el uso de un acta (ver cuadro Nº 3)
donde se indicará los nombre del os participantes en la reunión y los puntos a
tratar, así como los acuerdos alcanzados.
Se utilizará un lenguaje claro, evitando el uso de jergas o terminología muy
técnica, a fin de evitar barreras que puedan perjudicar la comunicación.
En caso de presentarse una polémica, el jefe de proyecto hará de facilitador para
minimizar los conflictos, registrar las polémicas y distribuir el tiempo de las
intervenciones.
Se comunicará los resultados de la reunión a todos los interesados, impreso o por
correo electrónico.

43. Cuadro Nº 3 Acta de Reunión

44. Cuadro Nº 4 Cronograma del Proyecto

45. Escalamiento de polémicas
Este proceso será usado para elevar un problema, conflicto o disputa a un nivel
más alto para su resolución, pudiendo llegar en algunos casos a alcanzar el nivel
más alto de la organización, dependiendo de la magnitud del conflicto durante
la ejecución del proyecto (ver cuadro Nº 5)
De presentarse un problema, se contactará inicialmente con el jefe de
Proyecto, para resolver el problema.
Si el problema no es resuelto y llega a un entrampamiento se contactará con
El Gerente del Proyecto efectuándose el primer escalamiento, donde se
Solicitará la presencia de las partes involucradas en el problema.
De no encontrar solución al problema, el Gerente de Proyecto procederá a
Escalar el problema al Comité de Control de Cambios, celebrando una
reunión en el periodo más breve.
Si el escalamiento debe seguir hacia arriba, el problema se remitirá al
Gerente General.

46. Cuadro Nº 5 Diagrama de Escalamiento
para solución de problemas

47. Esta parte del plan de gestión de las comunicaciones establece la
oportunidad, medio y forma en que la información requerida es entregada a
los interesados del proyecto a fin de responder a sus requerimientos.
En el formato se puede observar la gestión de la información (ver cuadro
Nº6) , la cual se elaboro tomando en consideración los siguientes rubros:
Interesados
Nombre del documento
Responsable de Comunicación
Responsable de Elaboración
Método de Comunicación
Contacto
Frecuencia
Se ha considerado que estos aspectos son los mas importantes para llevar
un adecuado nivel de comunicación con los interesados, y de esta manera
poder cumplir con las necesidades de información del os mismos.
2. Gestionar las Comunicaciones

48. Cuadro Nº 6 Gestión de la
Información

49. Cuadro Nº 6 Gestión de la
Información

50. Información sobre el Desempeño del trabajo
Los informes de rendimiento serán elaborados por el Ingeniero de proyectos, quien recopilara la
información, y elaborara mediante el uso del formato del informe de rendimiento (ver cuadro Nº 7)
Dichos reportes serán presentados en las reuniones de control semanal del proyecto, la información
que debe ser presentada en el mismo corresponde a:
Porcentaje de avance
Variaciones del costo
Variaciones del cronograma
Índice de Performance del costo
Índice de Performance del Cronograma
Variaciones al termino
Pronostico
Junto al formato de Informe de rendimiento se adjuntara las graficas de la información procesada del
análisis de valor ganado (Curva S Programada Vs Curva S Real).
Y de este modo el Gerente de Proyecto pueda tomar acción ya sea esta correctiva o preventiva según
se presente la situación durante la ejecución del proyecto.
3. Controlar las Comunicaciones

51. Cuadro Nº 7 Informe de Rendimiento

52. Cuadro Nº 8 Registro de Incidentes