Apresentação do Kit de Processos de Viagem para o TOTVS ByYou ECM

1. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM
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2. BRAVA ECM
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soluções de GED/CM, Workflow/BPM, Qualidade e
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3. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM
ÍNDICE
I) Objetivo
II) Visão geral
III) Processo de Solicitação de Viagem
IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem
V) Dicas gerais
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4. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM
Essa apresentação tem o objetivo de
demonstrar as funcionalidades do
Kit Processos de Viagem
BRAVA ECM
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5. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM
ÍNDICE
I) Objetivo
II) Visão geral
III) Processo de Solicitação de Viagem
IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem
V) Dicas gerais
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6. Visão Geral
O Kit Processos de Viagens BRAVA ECM é
responsável por gerenciar todo o ciclo de execução
de uma viagem.
O Kit é composto por dois processos:
•Solicitação de Viagem – processo responsável
por gerenciar a solicitação, preparação e realização
de uma viagem
•Relatório de Despesas de Viagem – processo
responsável por gerenciar a prestação e acerto de
contas de uma viagem
Os processos são complementares na gestão de
viagens, além de serem integrados com o EMS
5.0.6
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7. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM
ÍNDICE
I) Objetivo
II) Visão Geral
III) Processo de Solicitação de Viagem
IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem
V) Dicas gerais
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8. Processo de Solicitação de Viagem
O processo de Solicitação de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que
consiste em Solicitar, Preparar e Realizar uma viagem.
Na solicitação, são informados os dados necessários para realização da viagem.
Na preparação, são informados e escolhidos os recursos da viagem, e também é
feita a aprovação.
Na realização, são disponibilizados os dados consolidados da viagem e também
os dados das reservas. É também aberta uma pendência para acerto e prestação de
contas.
O processo de Solicitação de Viagem é integrado ao EMS 5.0.6 e durante a
execução do seu fluxo, é gerada uma antecipação com o valor de adiantamento de
viagem no módulo de contas a pagar.
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9. Processo de Solicitação de Viagem - Internacional
É considerada viagem internacional a solicitação no qual a moeda escolhida seja
diferente da moeda padrão.
Em viagem internacional, a antecipação gerada no EMS 5.0.6 é sempre na moeda
escolhida pelo solicitante, assim como todos os recursos apontados são
considerados na moeda selecionada.
Se for preciso recursos em moedas diferentes é necessário abrir uma nova
solicitação.
A aprovação de viagem internacional é feita pelo usuário definido como Aprovador
Internacional. Se o solicitante for o mesmo que o Aprovador Internacional, a
aprovação é feita pelo Aprovador Padrão.
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10. Processo de Solicitação de Viagem - Cancelamento
No processo de Solicitação de Viagem é
permitido apenas cancelar a solicitação
enquanto esta não estiver na atividade de
Aprovar Viagem.
Após a atividade Aprovar Viagem, o
cancelamento do processo não é
permitido, para evitar que o usuário
cancele uma solicitação e no EMS fique
uma antecipação sem referência.
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11. Processo de Solicitação de Viagem
Fluxograma do processo de Solicitação de Viagem
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12. Atividade Solicitar Viagem
É o ponto inicial do processo.
Ao abrir uma solicitação o sistema
apresentará formulário de solicitação,
no qual o usuário informará os dados
relevantes da viagem, se precisará de
adiantamento e também quais centros
de custos serão faturados.
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13. Atividade Solicitar Viagem
Informar o usuário
viajante
Descrever dados da viagem: moeda,e data de saída e retorno.
No campo descrição forneça as informações relevantes para a
viagem, como o local e quais os recursos que serão necessários .
Caso necessário, informe o valor
do adiantamento, data de
deposito e o motivo, lembrando
que o motivo ficará armazenado
no histórico da Antecipação
Se a solicitação for apenas para registrar
um adiantamento, o usuário pode
escolher a opção “Solicitar apenas
adiantamento” e assim pular direto para
atividade de aprovação
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14. Atividade Solicitar Viagem
Nas solicitações, o usuário poderá relacionar mais de um centro de custo
através do zoom de busca centro de custo. Essa opção está disponível para
ratear os títulos por centro de custo
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15. Atividade Precisa de Recursos?
O usuário poderá fazer uma solicitação de viagem informando que precisará de
apenas adiantamento de viagem.
A atividade automática Precisa de
Recursos? irá verificar se a opção foi
selecionada ou não.
Caso a opção tenha sido selecionada, o
processo irá para a atividade de aprovação
Senão, o processo irá para atividade
Cadastrar Recursos.
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16. Atividade Cadastrar Recursos
Na atividade Cadastrar Recursos, o usuário responsável irá cadastrar as
possibilidades de recursos e seus respectivos valores para a solicitação do
viajante.
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17. Atividade Cadastrar Recursos
Aba de recursos da viagem
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18. Atividade Escolher Recursos
Na atividade Escolher Recursos, o solicitante selecionará os recursos
disponibilizados na atividade Cadastrar Recursos.
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19. Atividade Escolher Recursos
Escolha de recursos da viagem
Caso os recursos cadastrados
não sejam suficientes o
usuário poderá retornar para a
atividade Cadastrar Recursos
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20. Atividade Aprovar Viagem
A atividade Aprovar Viagem é delegada de acordo com as regras de alçadas
definidas para os centros de custo.
O usuário responsável poderá aprovar ou não a viagem, sendo que será
necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a sua
decisão
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21. Atividade Aprovar Viagem
Tela de aprovação
Para reprovar a
solicitação, deverá
alterar o envio da
atividade para
reprovar
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22. Atividade Retorna ao Solicitante
Quando uma solicitação é reprovada o processo vai automaticamente para a
atividade Retorna ao Solicitante.
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23. Atividade Disponibilizar Recursos
Após aprovação, na atividade Disponibilizar Recursos, o usuário responsável
fornecerá as informações das reservas dos recursos selecionados, como
número de vôo, voucher de hotel, reserva de locação, entre outros.
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24. Atividade Disponibilizar Recursos
Aba de recursos da viagem
Informar códigos
de reservas
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25. Atividade Registrar Antecipação
A atividade automática Registrar
Antecipação é responsável por criar a
antecipação no EMS, caso tenha sido
solicitado adiantamento de viagem.
A antecipação será criada no módulo
de contas a pagar do EMS e então o
processo irá pra atividade Confirmar
Viagem. Se ocorrer algum problema
durante a integração o processo irá
para a atividade Verificar Integração.
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26. Atividade Registrar Antecipação
Dados da antecipação*
Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do
usuário - ECM TOTVS)
Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante” (Cadastro
do usuário - ECM TOTVS)
Espécie: Espécie do documento Antecipação do centro de
custo do “viajante” (ECM TOTVS)
Série: Série do documento Antecipação do centro de custo
do “viajante” (ECM TOTVS)
Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVS
Referência: Gerado pelo ECM TOTVS
Moeda: Usará a moeda padrão – cadastro de moedas (ECM
TOTVS)
Portador: Portador do Centro de Custo.
Data Emissão: Data de aprovação da solicitação (Processo
SDV - ECM TOTVS)
Data de vencimento: Data da solicitação de depósito ou
data de vencimento mais dias cadastrado no parâmetro geral
(Processo SDV - ECM TOTVS)
Valor do título: Valor informado de adiantamento (Processo
SDV - ECM TOTVS)
*Para consultar utilize os programas: apb701aa / apb334aa
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27. Atividade Registrar Antecipação
Dados do rateio da antecipação
Tipo Fluxo: Fluxo financeiro antecipação
(Parâmetros Gerais - ECM TOTVS)
Unidade de Negócio: unidade de negócio
(Cadastro de Usuários - ECM TOTVS)
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28. Atividade Verificar Integração
A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos
suscetíveis à falha na criação da antecipação (parametrização
inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar
Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum
problema
Ao assumir essa atividade, o
usuário responsável poderá
tentar gerar novamente a
antecipação ou título pelo fluxo
do processo ou então registrar
manualmente no EMS e seguir
o fluxo com a Confirmar
Viagem.
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29. Atividade Confirmar Viagem
Na atividade Confirmar
Viagem, o usuário poderá
confirmar os dados da
viagem e também
imprimir um relatório com
os recursos solicitados.
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30. Atividade Confirmar Viagem
Confirmação e relatório de viagem
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31. Atividade Prestar Contas
A atividade Prestar Contas ficará
pendente até que o usuário solicitante
faça a prestação de contas através do
processo de Relatório de Viagem.
Ao finalizar o processo de Relatório de
Viagem esta atividade é finalizada
automaticamente.
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32. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM
ÍNDICE
I) Objetivo
II) Visão Geral
III) Processo de Solicitação de Viagem
IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem
V) Dicas gerais
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33. Processo de Relatório de Despesa de Viagem
O processo de Relatório de Viagem é
responsável por gerenciar o ciclo que consiste
em Prestar e Acertar contas de uma
viagem.
Na prestação de contas, são informadas
as solicitações no qual o relatório está
prestando conta, bem como as despesas
realizadas
No acerto de contas, o relatório passa por
aprovação, e então é feito o reembolso ou a
devolução de valores, de acordo com o saldo
final
O processo de Relatório de Viagem é integrado
ao EMS e durante a execução do seu fluxo, é
gerado um título com a movimentação das
despesas no módulo de contas a pagar.
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34. Processo de Relatório de Despesa
de Viagem - Internacional
É considerado relatório de viagem internacional o relatório
no qual a moeda escolhida seja diferente da moeda padrão.
Em viagem internacional, o título gerado no EMS 5.0.6 é
sempre na moeda escolhida pelo elaborador, assim como
todas as despesas apontadas são considerados na moeda
selecionada.
Se for preciso apontar despesas em moedas diferentes é
necessário elaborar um novo relatório.
Se houver solicitação de viagem relacionada ao relatório de
despesa de viagem, o total de despesas apontadas será o
valor do adiantamento da solicitação, sendo que só será
permitido selecionar solicitações de viagem para prestação
de contas com os mesmos centros de custos e moedas do
relatório
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35. Processo de Relatório de Despesa
de Viagem - Cancelamento
No processo de relatório de despesa
de viagem é permitido apenas
cancelar a solicitação enquanto este
não estiver na atividade Aprovar
Relatório.
Após a atividade Aprovar Relatório, o
cancelamento do processo não será
mais permitido, para evitar que o
usuário cancele um relatório de
despesa de viagem e no EMS fique
um título sem referência.
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36. Processo de Relatório de Despesa de Viagem
Fluxograma do processo de Relatório de Viagem
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37. Atividade Elaborar Relatório
É a atividade inicial do processo de
Relatório de Viagem.
Ao abrir uma solicitação o sistema
apresentará formulário de despesa de
viagem, no qual o usuário informará os
dados relevantes da viagem, as
despesas, as Solicitações de Viagem
no qual o relatório irá prestar conta e
os centros de custos a faturar, se for o
caso.
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38. Atividade Elaborar Relatório
O solicitante pode
informar o usuário
viajante
Também poderá
informar a moeda
utilizada na prestação
de contas, se não
houver Solicitações
de Viagem
relacionadas
Ainda se não houver
Solicitações de
Viagem
relacionadas, o
usuário deverá
informar para quais
centros de custos o
título será gerado
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39. Atividade Elaborar Relatório
O usuário poderá relacionar as Solicitações de Viagem ao Relatório de
Despesas para prestar contas. O relatório, desta forma, será feito com a
mesma moeda das solicitações relacionadas e também os mesmos centros
de custos.
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40. Atividade Elaborar Relatório
Na aba de Despesas Realizadas, o usuário poderá cadastrar as despesas
da viagem. Se não houver Solicitação de Viagem relacionada, será
necessário informar pelo menos uma despesa.
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41. Atividade Definir Aprovador
Atividade automática responsável por definir o aprovador de acordo com a
regra de alçadas dos centros de custo
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42. Atividade Aprovar Relatório
A atividade Aprovar Relatório é delegada de acordo com as regras de
alçadas, definidas por Centros de Custo.
O usuário responsável poderá aprovar ou não o relatório de despesas, sendo
que será necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a
sua decisão
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43. Atividade Aprovar Relatório
Tela de aprovação de relatório
Para reprovar a
solicitação, deverá alterar o
envio da atividade para
reprovar
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44. Atividade Registrar Título
A atividade Registrar Título é responsável por criar o título no EMS, com as
movimentações das despesas apontadas no formulário de relatório de despesa.
Se o relatório estiver prestando conta de Solicitação de Viagem relacionada e
esta possuir adiantamento, o valor do título gerado será abatido com o valor da
antecipação.
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45. Atividade Registrar Título
Dados do Título*
Estab: Estabelecimento do usuário “viajante”
(Cadastro do usuário - ECM TOTVS)
Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante”
(Cadastro do usuário - ECM TOTVS)
Forma de Pagamento: Método de pagamento –
dados Título Despesas do centro de custo do
“viajante” (Cadastro de centro de custo - ECM
TOTVS)
Espécie: Espécie do documento dados Título
Despesas do centro de custo do “viajante” (ECM
TOTVS)
Série: Série do documento Antecipação do centro
de custo do “viajante” (ECM TOTVS)
Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVS
Referência: Gerado pelo ECM TOTVS
Moeda: Usará a moeda padrão – cadastro de
moedas (ECM TOTVS)
Portador: Portador do Centro de Custo.
Data Emissão: Data de aprovação da solicitação
(Processo RDV - ECM TOTVS)
Data de vencimento: Data da solicitação de
depósito ou data de vencimento mais dias
parâmetro geral (Processo RDV - ECM TOTVS)
Valor do título: Valor informado de adiantamento
(Processo SDV - ECM TOTVS)
*Para consultar utilize os programas: apb222aa / apb322aa
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46. Atividade Registrar Título
Dados do Rateio do Título
Tipo Fluxo: Fluxo financeiro título
(Parâmetros Gerais - ECM TOTVS)
Plano de Contas: Plano de contas da
despesa respectiva (Cadastro de Despesas -
ECM TOTVS)
Conta Contábil: Conta contábil da despesa
respectiva (Cadastro de Despesas - ECM
TOTVS)
Unidade de Negócio: Unidade de negócio
(Cadastro de Usuários - ECM TOTVS)
Plano de centro de custo: Plano de centro
de custos dos dados Título Despesa (Cadastro
de Centro de Custos - ECM TOTVS)
Centro de custo: Centro de custo do
“viajante” (Cadastro de Centro de Custos -
ECM TOTVS)
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47. Atividade Verificar Integração
A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos
suscetíveis à falha na criação do título (parametrização
inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar
Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum
problema.
Ao assumir essa atividade, o usuário responsável poderá tentar gerar
novamente o título pelo fluxo do processo ou então registrar manualmente no
EMS e seguir o fluxo com a atividade seguinte.
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48. Atividade Reembolso ou Devolução?
A atividade automática Reembolso ou Devolução? é responsável por verificar o
saldo final do relatório de despesas de viagem e delegar para reembolso se o
saldo for negativo ou então para devolução, se o saldo for positivo
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49. Atividade Efetuar Reembolso
Na atividade Efetuar Reembolso o usuário responsável irá efetuar o
pagamento do título de reembolso gerado no nome do usuário informado
como viajante, no relatório de despesas.
Após Efetuar Reembolso o usuário deve enviar para a atividade Confirmar
Reembolso.
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50. Atividade Confirmar Reembolso
Na atividade Confirmar Reembolso o usuário elaborador do relatório de
despesa de viagem irá confirmar, junto ao viajante, o recebimento do
reembolso efetuado na atividade Efetuar Reembolso.
Caso não se confirme o reembolso, o usuário solicitante poderá enviar
novamente para a atividade Efetuar Reembolso.
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51. Atividade Efetuar Devolução
Na atividade Efetuar Devolução o usuário solicitante irá devolver para a empresa
os valores de adiantamento que não foram utilizados durante a viagem.
Após fazer a devolução, o usuário enviará processo para a atividade Confirmar
Devolução.
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52. Atividade Confirmar Devolução
Na atividade Confirmar Devolução, a empresa irá confirmar a devolução
do valor de adiantamento que não foi utilizado.
Caso a devolução não tenha sido feita, a empresa poderá retornar para a
atividade Efetuar Devolução.
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53. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM
ÍNDICE
I) Objetivo
II) Visão Geral
III) Processo de Solicitação de Viagem
IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem
V) Dicas gerais
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54. Dicas Gerais
Em todas as O usuário poderá
atividades do selecionar para
processo há qual atividade irá
instruções de enviar, caso tenha
como executá- opção.
las, que podem ser Deverá escolher
visualizadas ao no campo “Enviar
lado esquerdo do para atividade:”
TOTVS ECM que está ao lado
esquerdo do
TOTVS ECM
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55. Dúvidas?
bravaecm@totvs.com.br
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