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Descrição Arquivística
1. Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação
3º ano – Projecto de Arquivo
Mestre Milena Carvalho & Doutor Lino Oliveira
2012/2013
Trabalho realizado por:
Ana Santos, 9100478
Cristiana Costa, 9090330
Luís Gomes, 9100019
Maria Munteanu, 9100022
Grupo 3
2. Sumário
Introdução
Atividades desenvolvidas
Descrição Arquivística
ISAD(G)
Orientações para a descrição arquivística
Descrição do sub-fundo, das séries/sub-séries
ICA-AtoM
Conclusão
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3. Introdução
No âmbito da unidade curricular de Projeto Arquivo, foi
proposta a realização de um trabalho, cujo tema é Descrição
Arquivística.
A metodologia utilizada:
Análise e leitura da ISAD(G),
Análise e leitura das Orientações para a Descrição Arquivística.
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4. Atividades desenvolvidas
Leitura e resumo do Manual para a Gestão de Documentos
Identificação dos requisitos (Moreq e Siade)
Estudo comparativo (sistemas de gestão de arquivo)
Recenseamento do sub-fundo AEESEIG 1999-2001
Elaboração do Plano de Classificação
Elaboração da Tabela de Seleção
Instalação do ICA-AtoM
Descrição arquivística do sub-fundo AEESEIG 1999-2001 (ISAD(G))
Descrição arquivística de todas as séries e sub-séries do sub-fundo
Manual de utilizador do ICA-AtoM
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5. Descrição arquivística (1/2)
A descrição é a análise pelo arquivista sobre os documentos
de arquivo agrupados de forma natural ou artificial, para
sintetizar e resumir a informação neles contida para
disponibilizar aos interessados.
Objetivo:
Identificar características identitárias que os definem com a
exatidão para facilitar a sua comunicação.
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7. ISAD(G)
Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística, General Internacional
Standard Archival Description, ISAD(G)
estabelece orientações gerais para a descrição arquivística e deve ser conjugada com
normas nacionais existentes, ou servir de base ao seu desenvolvimento.
Objetivos:
assegurar a criação de descrições consistentes,
apropriadas e auto-explicativas,
facilitar a troca da informação sobre documentos de arquivo,
possibilitar a partilha de dados de autoridade,
tornar possível a integração de descrições de diferentes arquivos num
sistema unificado de informação,
permitir a descrição multinível.
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15. Aplicação de descrição de arquivo definitivo baseada nas normas: ISAD(G),
ISAAR(CPF), ISDIAH e ISDF.
O projeto ICA-AtoM foi desenvolvido no sentido de proporcionar
gratuitamente um software open source às instituições que pretendam ver os
seus documentos acessíveis pela internet; um software sem custos de aquisição.
Esta aplicação “permite a criação de registos arquivísticos tendo por base o modelo
estrutural da descrição multinível do fundo e promovendo dois dos conceitos basilares
da arquivística: (…)”[1]
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[1] RAFAEL, António; SILVA, Andreia – Arquivos definitivos na WEB: que futuro?. [S.l.]: BAD, 2011. [Consult. 05 Jun. 2013]. p. 6.
Disponível em WWW: <URL: http://bad.pt/publicacoes/index.php/arquivosmunicipais/article/view/1>.
17. Tendo em conta que foi a primeira vez que foi utilizada a aplicação ICA-AtoM
pelos alunos da unidade curricular Projecto de Arquivo e foi visível a
preocupação de todos relativamente à sua instalação e utilização.
Nesse sentido foi desenvolvido um Manual de instalação e utilização da referida
aplicação, com a intenção de auxiliar futuros utilizadores
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18. Conclusão
O tratamento de um arquivo pressupõe muita dedicação, conhecimentos
orgânicos e técnicos da instituição, é uma atividade que deverá ser realizada por
um profissional, pois para seguir todos as orientações descritas no Manual de
Gestão de Documentos é preciso ter noções de arquivística e saber interpretar
a informação lá descrita,
Como auxílio desta descrição foram utilizadas as Orientações para a Descrição
Arquivística editado pela DGARQ.
A descrição do sub-fundo, série e sub-séries tem como objetivo representar
com rigor o contexto e o conteúdo de cada unidade de descrição.
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1 - porque é o sintoma de uma bora organização, ajuda à conservação dos fundos, facilita o acesso aos documentos, favorece o controlo arquivístico, poupa horas de trabalho ao investigador e ajuda-o na sua investigação, reduz o desnível entre a procura dos investigadores e a oferta dos profissionais de arquivo e agiliza a gestão da instituição produtora 2 - Quanto ao princípio da ordem original os documentos dentro de cada arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela instituição produtora pois são estes que refletem a organização interna da própria organização.
1 - Esta norma foi aprovada pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994 e foi traduzida em 1995 pela Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas
1 - De seguida apresenta-se uma tabela que contem os elementos obrigatórios (adiante O), opcionais (adiante OP) e obrigatórios se aplicável (adiante OA) segundo as “ Orientações para a Descrição Arquivística ” e que tem como objetivo orientar os profissionais a fazer a orientação. A tabela contem as sete zonas e respetivos elementos definidos na ISAD(G).
1 - A descrição do sub-fundo da AEESEIG-PV foi feita com base nas orientações da Tabela 1. Na descrição do sub-fundo, séries e sub-séries são usados os elementos obrigatórios e os obrigatórios se aplicável. Para o caso das séries além dos elementos O e OA, o grupo decidiu utilizar um elemento OP, o âmbito e conteú
1 -
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1 – SÉRIE – Dir – correspondencia recebida
1 – SUBSERIE – Dir – coleçao de convites, postais
1 - Para fazer a descrição arquivística a aplicação informática utilizada foi o ICA-AtoM. De seguida apresenta-se este software . 2 - Além destas normas esta permite utilizar outras normas, tais como, Dublin Core Metadata Element , Encoded Archival Description (EAD) e o Canadian Rules for Archival Description (RAD) com o objetivo de permitir a utilização integrada e interrelacionada das várias normas proporcionando assim a partilha de registos descritivos 3 - o princípio da proveniência, assente no respeito pela autonomia de cada fundo e na renúncia em incorporar documentos de fundos distintos, e o princípio do respeito pela ordem original do fundo, assente na percepção de que os documentos devem manter a organização estabelecida pela entidade produtora
