Hoja calculo

Hoja de Cálculo

Hoja de Cálculo

GUZMÁN-RINCÓN Universidad Rey Juan Carlos 1
2000,2002

Hoja de Cálculo

Introducción
Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

! Texto
!Valores numéricos
!Fórmulas o funciones matemáticas
!Gráficos

2000,2002

Pantalla principal de Excel

2000,2002

Hoja de Cálculo

Hojas y libros

Un libro consta de una o varias hojas y se guarda en un archivo.

Es posible añadir hojas al libro, eliminarlas, duplicarlas y cambiarlas de
posición.

!Añadir una hoja: Insertar / Hoja de cálculo.
!Eliminar una hoja: Edición / Eliminar hoja.
!Duplicar hoja o cambiarla de posición: Edición / Mover o copiar hoja.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Editar celdas

!Celda activa: sobre la que se encuentra el cursor.
!Celdas seleccionadas: aparecen en “vídeo inverso”.
!Modificar el contenido de una celda: posicionarse sobre ella y pulsar F2.
!Cortar, copiar y pegar celdas: uso habitual.
!Edición / Rellenar: muy útil para propagar la fórmula de una celda a otras
de su misma fila o columna.
!Insertar o eliminar filas o columnas.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Referenciar celdas y conjuntos de celdas

Las celdas se referencian por sus coordenadas de columna y de fila:
A1, B5, etc.

Los rangos rectangulares de celdas se referencian mediante las posiciones
de sus extremos.
Ej: el rango A5:B7 referencia las celdas A5,A6,A7,B5,B6 y B7.

Se pueden referenciar varias celdas o rangos dispersos separándolos por el
carácter ;
Ej: el rango A2:B3;B6:C8 referencia las celdas A2,A3,B2,B3,B6,B7,B8,C6,
C7 y C8.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Formatear celdas
Es posible definir el formato de los datos contenidos en las celdas. Para
ello habrá que recurrir a la opción Formato de la ventana principal o bien
a los iconos de la barra de herramientas de formato.

! Categoría del dato: general, número, fecha,
moneda, texto, científico, etc.
!Alineación del contenido
!Tipo de fuente empleada.
!Tipos de bordes y de tramas de la celda.
!Opciones de protección de celdas.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Proteger celdas y hojas
Es posible proteger el contenido de las hojas de cálculo o de celdas
individuales para prevenir su posible modificación por error o por
terceros.

!Desproteger la hoja: elegir Herramientas / Proteger / Desproteger hoja.
!Proteger/desproteger celdas: seleccionar las celdas, elegir Formato /
Celdas / Proteger y activar/desactivar la opción Bloquear (la hoja debe estar
desprotegida).
! Proteger la hoja: elegir Herramientas / Proteger / Proteger hoja.
Para que la protección de celdas sea efectiva, es necesario que la hoja esté
protegida.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Crear Fórmulas
Para realizar operaciones con Excel, debemos emplear lo que el programa
denomina fórmulas. Estas fórmulas se pueden dividir en dos tipos:

! Simples: introducen operadores comunes como:
+,-,*,/etc.
! Complejas o funciones: utilizan nombres de
fórmulas predefinidas por Excel

2000,2002

Hoja de Cálculo

Crear Fórmulas Simples
Tipos de operadores:
Aritméticos:
* —— Producto.
+ —— Suma.
- —— Diferencia.
% —— Porcentaje.
^ —— Potencia.
/ —— Cociente.
De Comparación:
> —— Mayor.
< —— Menor. Devuelven: VERDADERO/FALSO
<> ——Distinto.
(=<) y (=>) —— (menor o igual) y (mayor o igual)

2000,2002

Hoja de Cálculo

Tipos de operadores:
de Referencia:
: —— Englobar un rango de celdas.
; —— Seleccionar celdas individualmente.
De Texto:
& —— Concatenar.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Deseamos calcular la nota final de estos alumnos. Se tiene una
calificación de un examen teórico y otra de la parte de prácticas. La
primera supone un 60 % de la nota final y la segunda un 40%.

Partimos de la siguiente información:

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Introducimos la
expresión de la
fórmula que
proporciona el
resultado deseado
en la celda
correspondiente.

=((60%)*D6)+((40%)*E6)
Copiamos la fórmula
que acabamos de
escribir al resto de las
celdas donde que
realizar el mismo
cálculo. Utilizamos para
ello el Autollenado que
proporciona Excel.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
La expresión que calcula la nota final se copia a las celdas adyacentes con
lo que nos ahorramos la traducción en celdas de la expresión, al escribirla
en otra parte.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Crear Fórmulas Complejas
Excel posee una serie de fórmulas predefinidas llamadas
funciones que podemos introducir directamente, indicando
tan sólo el rango de celdas con el que se deberá realizar la
operación. El rango de celdas se puede definir de dos
formas: introduciendo una a una las celdas (operador ;) o
fijando el intervalo (operador :).

Funciones Básicas
La Suma (no representada en este apartado): realiza una suma
de los datos contenidos en un rango. Su formula genérica es:
=SUMA(rango).

2000,2002

Hoja de Cálculo

Funciones Básicas

El promedio o Media Aritmética: suma los datos de un rango y divide
el resultado entre el número total de datos. Su fórmula genérica es:
=PROMEDIO(rango).
El Máximo: devuelve el valor máximo de un grupo de datos. Su fórmula
genérica es:
=MAX(rango).
El Mínimo: devuelve el valor mínimo de un grupo de datos. Su fórmula
genérica es:
=MIN(rango).

2000,2002

Hoja de Cálculo

Funciones Básicas

Cálculo del valor absoluto de un dato numérico:
=ABS(dato)
Cálculo de la parte entera de un dato numérico:
=ENTERO(dato)
Elevar un valor numérico a una potencia:
=POTENCIA(base;exponente)
Obtener el resto de una división
=RESIDUO(dividendo;divisor)

2000,2002

Hoja de Cálculo

Funciones Básicas

La Mediana: devuelve el valor medio de un grupo de datos, es decir,
el que está a la misma distancia en datos del primero y del último. Su
fórmula genérica es:
=MEDIANA(rango).
La fórmula Contar: Cuenta el número de celdas que contienen un
dato no vacio en un rango indicado, es decir, no cuenta las celdas
vacias. Su fórmula genérica es:
=CONTAR(rango).

2000,2002

Hoja de Cálculo

Funciones Básicas

La función SI: Permite la estructura compleja de las operaciones
introduciendo una condición cuya comprobación determinará una
actuación u otra. Su sintaxis es:
= SI(X;Y;Z).
X — Valor lógico (p.e. B4 > 0)
• Si X se cumple se realiza Y.
• Si X no se cumple se realiza Z.
La función SI se puede anidar para crear asignaciones mediante
estructuras condicionales complejas.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Funciones Básicas

Las funciones lógicas evalúan condiciones y devuelven el valor
VERDADERO o el valor FALSO. Pueden emplearse para definir
condiciones complejas en estructuras condicionales con la función SI.
Conjunción: =Y(condición1;condición2;...;condiciónN)
Disyunción: =O(condición1;condición2;...;condiciónN)
Negación: =NO(condición)

Hay más funciones que devuelven valores lógicos.
Ejemplo: =ESNUMERO(dato) devuelve VERDADERO si el
argumento es un valor numérico y FALSO si no lo es.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.

Continuando con el ejemplo anterior, calculamos de nuevo las notas
finales de los alumnos y ahora, además, determinamos las
calificaciones que el aprobado este en el 5, como nota límite.
Calculamos, también, la nota media de la clase.
Ahora partimos de la siguiente estructura de datos

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Introducimos la expresión de la fórmula que proporciona el valor de
la nota final en la celda correspondiente.

=SUMA(PRODUCTO((60%);D6);PRODUCTO((40%);E6))
Utilizaremos el Autollenado para extender la expresión a toda la columna de Nota Final

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Introducimos la expresión de la fórmula que nos va a proporcionar
el criterio para determinar cuando un alumno esta aprobado. Para
ello marcamos en la celda C12 el valor de la nota de corte.

=SI(G6>$C$12;"APTO/A";"NO APTO/A")
Utilizaremos el Autollenado para extender la expresión a toda la columna de Calificación.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Introducimos la expresión de la fórmula que nos va a proporcionar
la nota promedio de la clase.

=PROMEDIO(G6:G9)

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
La referencia que hemos utilizado para pasar como argumento de
la función =PROMEDIO el rango de celdas (G6:G9) se puede
realizar de una forma alternativa; asignando al rango de celdas
un nombre de rango.

Seleccionamos las celdas que definen el
rango sobre el que queremos realizar
algún tipo de cálculo.

Elegimos el nombre con él que referirnos al
rango de celdas y lo escribimos.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Ahora cuando escribimos la expresión que nos calcula la nota
media de la clase escribiremos:

=PROMEDIO(nota_final)

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.

Analizamos a continuación las expresiones que hemos utilizado
para realizar los sencillos que se nos proponían en este ejemplo.

=SUMA(PRODUCTO((60%);D6);PRODUCTO((40%);E6))

=SI(G6>$C$12;"APTO/A";"NO APTO/A")


2000,2002

Hoja de Cálculo

Conclusiones:
• Se pueden combinar operadores simples con
estructuras complejas predefinidas por Excel.
• Se pueden anidar las funciones utilizando los
resultados de unas como argumentos de otras.
• Aparición de un nuevo operador: $. Permitirá
introducir un nuevo concepto: distinción entre referencias
de celdas relativas y referencias absolutas.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Fórmulas Relativas y Absolutas.

Cuando introducimos los argumentos de las funciones, lo que estamos
indicándole a Excel es sobre que celdas conjunto de celdas debe realizar
la operación que esta definida bajo el nombre de la función elegida.
Estamos dándole la referencia del lugar donde se encuentra el dato con
el que debe trabajar. Esto puede realizarse de tres formas distintas, que a
su vez implican resultados distintos.
Las tres alternativas para indicarle al programa donde se debe buscar los
datos son:
• Nombrado de rangos de celdas.
• Referencia relativa.
• Referencia absoluta.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Nombrado de rangos de celdas.
En realidad, utilizando este método, nos olvidamos de la posición
dónde residen los datos. Cuando introducimos el nombre del rango de
celdas en la función, es el programa el que se encarga de buscar el
conjunto de valores al que hemos decidido asignar este nombre
identificativo.
Seleccionamos las celdas que definen el
rango sobre el que queremos realizar
Cuadro de nombres algún tipo de cálculo.

Elegimos el nombre con él que referirnos al
rango de celdas y lo escribimos.

Introducimos el nombre como argumento de
la función olvidandonos de la posición de las
celdas sobre el área de trabajo.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Referencias relativas de celdas.
En este caso debemos tener claros una serie conceptos relativos a celdas:
• Debemos entender que la función debe ser definida en una
celda en la cual se mostrará el valor resultado de las
operaciones que la propia función involucre.
• En otras celdas residen los datos que se utilizan en las
operaciones definidas en la función.
Hablaremos de referencias relativas a celdas que contienen datos,
cuando lo que se almacena, junto con la expresión de la función, es la
posición relativa de estas celdas con respecto a la celda que contiene
la función.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Veamos el siguiente ejemplo para entender esto mejor. Se
tiene la siguiente estructura en la cual se inserta la formula:

=SUMA(B1;C2;D3;D5;C6;B7)

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.

Lo que está ocurriendo aquí es que junto con las operaciones
relacionadas con la función (en este caso, lo que se guarda es una suma
de seis valores) se guarda la posición donde Excel debe buscar esos seis
valores. Lo que se almacena en realidad es la posición relativa respecto
a la celda que contiene la función.
Se guarda:
Operaciones - Sumar el contenido de las seis celdas que
llegan como argumento.
La posición relativa 1
La celda situada a cuatro espacios a la izquierda y tres espacios 2
hacia arriba de la celda que contiene a la función almacena el
3
primer argumento de la función. La celda situada a tres Función
4
espacios a la izquierda y dos espacios hacia arriba de la celda 5
que contiene a la función almacena el segundo argumento de la 6
función. ...............

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Si ahora copiamos la función en otra celda, el nuevo cálculo se realizará
con los valores de las celdas que guarden la misma posición relativa
respecto al nuevo emplazamiento de la función.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Referencias absolutas de celdas.
Las posibilidades que ofrece la referencia relativa a celdas en las
funciones se ve completada por las denominadas referencias
absolutas. En ocasiones resulta útil realizar hacer referencia a una
celda y que sea siempre de esta celda de donde se lea la información,
guardándose la posición exacta de la celda (almacenando el número
de fila y la letra de la columna).
Este tipo de referencia hay que forzarla con la utilización del operador
$. Escribiremos: =SUMA($B$1;$C$2) y de esta manera estamos
fijando que siempre se realizara la suma con los contenidos de las
celdas B1 y C2, independientemente de donde copiemos esta
expresión.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Escribimos en esta ocasión:

Mediante esta sintaxis estamos fijando la columna ($B, $C, $D,...) y
las filas ($1, $2, $3,...).

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Si ahora copiamos la expresión en otra celda el resultado se sigue
obteniendo en base a los valores que contienen las celdas:
B1,C2,D3,D5,C6,B7

2000,2002

Hoja de Cálculo

Cuidado con las referencias Circulares.

Cuando una fórmula hace referencia a su propia celda, directa o
indirectamente se denomina referencia circular.
Excel no puede resolver fórmulas con referencias circulares mediante
el cálculo normal.
Debido a que algunas fórmulas requieren referencias circulares,
podrá ser necesario cambiar el numero de iteraciones. Para cambiar
el número de iteraciones, elija Opciones en el menú Herramientas y,
a continuación, haga clic en la ficha Calcular. Active la casilla de
verificación Iteración e indique el número máximo de iteraciones y el
grado de cambio que desea que Excel utilice.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Vínculos
Pueden compartirse los datos almacenados en hojas de cálculo y
libros diferentes mediante la utilización de vínculo o referencias
externas. La vinculación resulta especialmente útil cuando no
conviene conservar grandes modelos de hoja de cálculo en el
mismo libro. La vinculación no está limitada a vínculos entre dos
libros; también pueden crearse jerarquías de libros vinculados.
Podremos distinguir entonces entre:
• Vínculo de una hoja a otra.
• Vínculo de un libro Excel a otro libro.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Vínculos de una hoja a otra y de un libro a otro
Si deseamos realizar un vínculo entre celdas que estén dentro
del mismo libro pero en distintas hojas utilizaremos la
siguiente sintaxis.

Sintaxis: “ =Nombre_de_la_Hoja ! Nombre_de_la_celda “

Si en lugar de en otra hoja del mismo libro Excel, las celdas
sobre las que queremos definir un vínculo, se encuentran en otro
libro la manera de actuar será exactamente igual,exceptuando la
sintaxis que hay que emplear, que en este caso es:

Sintaxis: “ = [Libro1.xls]Nombre_de_hoja ! Nombre_celda ”

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Realizamos un ejemplo de vínculo de hoja a hoja dentro del mismo libro y
para ello volvemos al ejemplo que ya habíamos visto cuando hablábamos
de fórmulas simples y complejas. Ahora queremos preparar una hoja donde
únicamente se muestre el nombre del alumno y si la calificación que ha
obtenido.

Cuadro de nombres

Utilizamos el nombrado de rangos de celdas para mantener localizada los
nombre y apellidos de los alumnos.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Modificamos el nombre de la hoja
cambiándolo por uno más acorde con el
contenido de la misma.

Cambiamos de hoja para introducir un vínculo con el
rango de celdas que hemos nominado como alumnos,
siguiendo la sintaxis vista. Utilizaremos el
Autollenado para extender el vínculo a las celdas
adyacentes.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.
Realizamos los mismos pasos sobre la columna de Calificación para
obtener:

Nombrado de Rango

2000,2002

Hoja de Cálculo

Ejemplo.

Introducimos el vínculo

Rellenamos el resto de las celdas
utilizando el autollenado

2000,2002

Hoja de Cálculo

Si ahora modificásemos algún valor en la hoja que es el origen del vínculo
el cambio se extendería de manera automática a la hoja receptora de dicho
vínculo.

Modificamos el valor de la nota de
prácticas de uno de los alumnos.

El cambio también se hace efectivo en la segunda
hoja, que contiene el vínculo que acabamos de
definir.

2000,2002

Hoja de Cálculo

Opciones Avanzadas.

• Validación de Datos.
• Formularios.
• Tablas Dinámicas.
• Buscar Objetivo.
• Solver.
• Informes.
• Administrador de Escenarios.

2000,2002

Hoja calculo

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (11)

Similaire à Hoja calculo

Similaire à Hoja calculo (20)

Plus de María Moreno

Plus de María Moreno (10)

Hoja calculo