228347

Microsoft®
Office Outlook®
2007
Быстрый старт
представляет:

Outlook 2007: быстрый старт
Содержание курса
• Обзор новой версии Outlook
• Урок 1. Что изменилось и почему
• Урок 2. Нахождение часто используемых
команд
• Урок 3. Отправка и получение вложений и
рисунков
В каждом уроке имеется список контрольных
вопросов.

Обзор новой версии Outlook
Версия Outlook 2007 имеет совершенно новый
вид и новые функциональные возможности!
Но не волнуйтесь! Это не означает, что вам
придется снова часами учиться работать в
новом приложении.
Наоборот, новый дизайн и новые
функциональные возможности Outlook помогут
быстро и эффективно выполнять ежедневные
задачи.

Цель курса
• Познакомить с приложением Outlook 2007.
Рассказать, что изменилось и почему.
• Помочь найти команды на ленте, с помощью
которых выполняются все обычные действия:
чтение и отправка почты, работа с встречами и
собраниями, а также использование контактов.
• Научить отправлять и получать рисунки и
вложения так, чтобы получатель смог открыть
вложенные документы в формате файлов новой
версии приложений Microsoft Office 2007.

Урок 1
Изменения и их причины

Изменения и их причины
При первом создании
сообщения в Outlook
2007 (или открытии
полученного
сообщения) вы увидите
Ленту.
Это полоса,
находящаяся в верхней
части окна.
Одно из самых значительных изменений в приложении Outlook —
инструмент интерфейса, называемый лентой, придает программе новый
внешний вид.
Но обратите внимание, что это изменение не только визуальное — лента
позволяет выполнять работу проще и быстрее.

Знакомство с лентой
Вот новое сообщение
электронной почты.
Лента расположена в
верхней части окна.
Лента отображается
при каждом создании
или редактировании
элементов в
приложении Outlook.
Зачем нужна эта новая система? Корпорация Майкрософт пристально
изучает, как люди используют команды в приложении Outlook.
Вследствие результатов этих исследований некоторые команды
Outlook стали более доступными, а часто используемые команды
отображаются в группах так, что их можно с легкостью найти и
использовать.

Подробнее о ленте
Чтобы пользователь
узнал, как
использовать ленту,
ниже приведено
руководство по
основному
положению ее
элементов.
Вкладки. Лента состоит из нескольких вкладок, каждая из которых
относится к определенному виду задач, выполняемых в Outlook.
Группы. На каждой вкладке содержится несколько групп,
объединяющих похожие элементы.
Команды. Командой является кнопка, поля для ввода сведений или
меню.

На ленте отображается все необходимое
Заметим еще раз,
лента появится
после выполнения
определенных
действий, например:
создания
сообщений, записей
календаря или
контактов.
На ленте отображаются вкладки и команды,
относящиеся к выполняемым действиям.
Таким образом, вкладки на ленте зависят от
используемой области Outlook.

На рисунке
отображены
некоторые из этих
различий.
В новом сообщении отображаются вкладки «Сообщение» и «Параметры».
В новой встрече отображается вкладка «Встреча».
В новом контакте отображается вкладка «Контакт».
На ленте отображается все необходимое

Это больше, чем привлечение внимания
Небольшая стрелка внизу
группы означает наличие
дополнительных
параметров, которые не
отображаются.
Эта кнопка называется
кнопкой вызова
диалогового окна.
На рисунке показано: чтобы увидеть список параметров шрифтов,
необходимо щелкнуть стрелку рядом с группой «Простой текст» на
вкладке «Сообщение» в окне нового сообщения.

Мини-панель инструментов
Мини-панель
инструментов
обеспечивает быстрый
доступ к командам
форматирования там,
где они необходимы, —
в теле сообщения
Выделите текст, а затем наведите на него указатель мыши.
Появится полупрозрачная мини-панель инструментов. При наведении
на нее указателя она отобразится отчетливо. При помощи мыши можно
выбрать расположенные на ней инструменты форматирования.
На рисунке показано, как это реализовано.

Панель быстрого доступа
Панель быстрого
доступа — это
небольшая панель
инструментов над
лентой.
Она содержит
наиболее часто
используемые
команды.
В чем самое большое преимущество панели быстрого доступа? Все,
что на ней расположено, зависит от пользователя.
Таким образом, пользователь может добавлять на нее необходимые
команды правым щелчком мыши.

Панель быстрого доступа
Отображаемая
панель быстрого
доступа зависит от
области приложения
Outlook, в которой
работает
пользователь.
Например, панель быстрого доступа, настроенная для
отправляемых сообщений, будет отличаться от панели быстрого
доступа для контактов.

Сочетания клавиш
При использовании
сочетаний клавиш
вместо мыши или
другого указательного
устройства можно
заметить, что
некоторые сочетания
клавиш остались
прежними, а некоторые
изменились.
Появление ленты изменило размещение команд, поэтому сочетания
клавиш, начинающиеся с ALT, в большинстве случаев отличаются от
предыдущих версий.

Сочетания клавиш
сочетаний клавиш
вместо мыши или
другого указательного
устройства можно
заметить, что
некоторые сочетания
клавиш остались
прежними, а некоторые
изменились.
Чтобы найти нужное сочетание клавиш:
1. Начните с нажатия клавиши ALT.
2. Нажмите указанную клавишу, чтобы открыть нужную вкладку,
затем нажмите букву для доступа к нужной команде.

Параметры
В приложении Outlook
имеется множество
параметров, помогающих
изменить внешний вид и
способ работы с
программой.
Порядок доступа к этим
параметрам приложения
не изменился.
Как показано на рисунке, следует так же нажимать «Параметры» в
меню «Сервис», в главном окне Outlook и использовать диалоговое
окно «Параметры».

Дополнительно о параметрах
В Outlook 2007
параметры можно
настраивать в
различных местах.
Параметры создания сообщения электронной почты
Если нужно изменить параметры создания сообщения электронной
почты, например, чтобы средство проверки орфографии перестало
пропускать слова из прописных букв, можно использовать диалоговое
окно «Параметры редактора».

В Outlook 2007
Щелкните кнопку Microsoft Office .
Создайте сообщение, затем:
выберите команду «Параметры редактора».

В Outlook 2007
Параметры отправки сообщения электронной почты
При отправке сообщения электронной почты можно выбрать способ
его отправки. Эти параметры можно настроить на вкладках,
доступных на ленте при работе с открытым сообщением.

Новые возможности: «Список дел»
Панель Список
дел, расположенная
в правой части окна,
отображается при
работе пользователя
в Outlook.
Список дел помогает отслеживать предстоящие задачи и встречи.

Новые возможности: «Список дел»
Панель Список
дел, расположенная
в правой части окна,
отображается при
работе пользователя
в Outlook.
На рисунке отображены некоторые ключевые элементы:
Календарик
Предстоящие мероприятия
Область ввода новых задач
Список задач

Новый внешний вид календаря
Новый вид календаря в
Outlook 2007 позволяет
лучше понять
назначение различных
элементов.
Навигация по
календарю также была
упрощена.
Крупные кнопки упрощают и ускоряют переключение между
дневным, недельным и месячным представлениями календаря.
«Назад» и «Вперед» — эти кнопки позволяют с легкостью
переходить к следующим дням, неделям или месяцам календаря.
На рисунке показаны некоторые примеры:

Новый внешний вид календаря
Новый вид календаря в
Outlook 2007 позволяет
лучше понять
назначение различных
элементов.
Навигация по
календарю также была
упрощена.
Еще одно нововведение — это область задач. В ней
отображаются текущие и предстоящие задачи, а также
отображаются выполненные задачи.
На рисунке показаны некоторые примеры:

Новый внешний вид представления «Контакты»
Представление
Электронная
визитная карточка в
приложении Outlook
2007 упрощает
просмотр и
совместное
использование
контактов.
Новое представление контактов будет отображаться при щелчке
элемента «Контакты» для перехода в соответствующий раздел
Outlook.
Электронные визитные карточки можно отправлять по электронной
почте. Кроме того, электронную визитную карточку можно включить
как часть электронной подписи сообщения электронной почты.

Новый внешний вид представления «Контакты»
Обратите внимание,
что на этом
изображении
«Область
переходов» свернута
для отображения
большего
пространства
области «Контакты».
Область переходов можно свернуть из любой области в
Outlook, нажав кнопку «Свернуть область переходов».

Тест 1, вопрос 1
Лента будет выглядеть одинаково как для нового
сообщения, так и для полученного сообщения
электронной почты. (Выберите один ответ)
1. Да
2. Нет

Тест 1, вопрос 1, ответ:
Нет
Укажите, какие различия будут видны на ленте при
работе с новыми и полученными сообщениями.
Объясните причины этих различий.

Пользователь переключился в представление
«Календарь». Какие действия необходимо
выполнить, чтобы увеличить пространство в окне
Outlook? (Выберите один ответ)
1. Скрыть подробности с помощью кнопок,
расположенных в верхней части окна.
2. Свернуть область переходов.
3. Изменить параметры разрешения экрана.

Свернуть область переходов.
В этой версии приложения Outlook можно свернуть
область переходов, нажав кнопку Свернуть область
переходов.

Какую клавишу следует нажать, чтобы получить
доступ к сочетаниям клавиш для команд на ленте?
(Выберите один ответ)
1. CTRL
2. ALT
3. SHIFT

ALT
Нажмите клавишу ALT и увидите буквы, помогающие
сделать следующий шаг.

Урок 2
Нахождение часто используемых
команд

Нахождение часто используемых команд
Программа Outlook
2007 установлена,
изучены ее отличия
от предыдущих
версий.
Теперь пора
приступать к работе.
Будет ли легко делать все то, что раньше
выполнялось в приложении Outlook?
В этом уроке будет показано, что ответить на этот
вопрос можно только утвердительно.

Создание нового сообщения
Пришло время написать и
отправить первое
сообщение электронной
почты с помощью новой
программы Outlook.
Что необходимо знать
для этого? Некоторые
вещи остались
неизменными.
Вам не нужно узнавать что-либо новое, чтобы приступить к работе.
Все старые способы создания нового сообщения остаются в силе.
Для начала ознакомьтесь с лентой в окне нового сообщения.
Вкладка Сообщение находится в верхней части, а на ней
расположены все команды, часто используемые при создании и
отправки сообщения.

Создание нового сообщения
Использование
других вкладок
Например, чтобы вставить изображение, которое будет отображаться в
одной строке с текстом письма (а не как отдельное вложение), необходимо
открыть вкладку «Вставка».
Если поиск команды
или кнопки вызывает
затруднение,
посмотрите на
другой вкладке.

Использование адресной книги для добавления получателей
Используется ли
адресная книга для
добавления имен в
поля Кому, Копия и
СК?
Команду «Адресная книга» можно найти на вкладке «Сообщение».

Отображение или скрытие поля «СК»
Если пользователь
предпочитает
набирать
адреса электронной
почты прямо в полях
Кому и Копия, ему
также следует знать,
как отображать поле
СК, чтобы вводить
имена и в нем.
На рисунке показано расположение команды «Показать СК».
Как можно видеть, она расположена на вкладке «Параметры».

Добавление собственной подписи
Используются ли
личные подписи в
конце сообщений
электронной почты?
Те же подписи, которые использовались в более ранних версиях, будут
доступны в Outlook 2007.
Если подписи не использовались (возможно, они казались слишком
сложными или было трудно вспомнить, как их создавать или где их
найти), пользователь будет приятно удивлен, увидев, как просто
использовать электронные подписи в приложении Outlook 2007.

Добавление собственной подписи
Можно изменить
существующие
подписи или создать
новые, а также
определить подпись
по умолчанию.
На рисунке показано, что будет дальше:
Если ранее подписи уже были созданы, они будут
отображены.
Чтобы создать новые подписи, установить подпись по
умолчанию или изменить существующие подписи, нажмите
кнопку «Подписи».
Нажмите стрелку под
командой Подпись.

Использование меток и напоминаний
Метки и
напоминания
помогают не забыть
о выполнении каких-
либо действий.
Чтобы добавить метки и напоминания при создании
сообщения, щелкните «К исполнению» в группе
«Параметры» окна нового сообщения.

Отметка к
исполнению для себя
Пользователь может пометить сообщение для себя,
нажав «К исполнению», затем выбрав «Завтра».
Сообщение помечается и добавляется в список задач в
области Задачи Кроме этого, оно отобразится в виде
элемента в собственном списке дел.
Предположим, что
сотруднику было
отправлено
сообщение
«Я займусь вашим
делом завтра».

Отметка к исполнению
для получателя
Перед отправкой сообщения следует определить, когда получателю
нужно напомнить о предстоящей проверке.
Как показано на рисунке, полученное сообщение будет содержать
метку и значок колокольчика. Поскольку получатель хранит
сообщение в своем почтовом ящике приложения Outlook,
напоминание будет отображено в назначенное отправителем
время.
Также можно прикрепить
метку «к исполнению» для
получателя с помощью
команды Отметка для
получателей,
выделенной на рисунке.

Ответ на сообщение
Работа с электронной
почтой заключается не
только в ее отправке…
…но и в ее получении,
и в написании ответов.
При ответе на открытое сообщение используются кнопки, расположенные
в группе «Ответ» на вкладке ленты «Сообщение».
Обратите внимание на то, что содержание ленты в полученном
сообщении отличается от ее содержания для создаваемого сообщения.

Ой! Нужно отозвать сообщение?
Только что вы отправили
сообщение и поняли, что
самое главное указали
неверно.
(Вы написали «все
ужасно» вместо «все
прекрасно» относительно
ваших вчерашних
переговоров.)
При использовании Microsoft Exchange Server для работы с
почтой только что отправленное сообщение можно отозвать.
Если это сделать прежде, чем получатель откроет сообщение,
отзыв позволит повторно отправить исправленную версию во
избежание возможного замешательства получателя.

неверно.
Вот, что должно быть видно:
В списке «Область переходов»выберите вариант
«Отправленные», чтобы перейти в эту папку.
В списке «Отправленные» дважды щелкните сообщение, которое
следует отозвать.

неверно.
Вот, что должно быть видно:
В открытом сообщении щелкните «Другие действия» в группе
«Действия» и выберите «Отзыв сообщения».

Установка времени и элементов, для которых необходимо напоминание
Приложение Outlook
теперь не просто
почтовая программа.
Оно также является
организатором
времени пользователя,
задаваемого в
календаре.
При создании или открытии элемента календаря лента отображает
соответствующие группы и команды, которые помогают управлять
временем.

Установка времени и элементов, для которых необходимо напоминание
При создании
любого типа записи в
календаре для нее
автоматически будет
настроено
напоминание.
Чтобы изменить время напоминания для встречи, выполните
следующие действия.
На вкладке «Встреча» щелкните стрелку, чтобы открыть список
«Напоминание», затем выберите время.
После внесения изменений, нажмите кнопку «Закрыть и
сохранить» с левого края ленты.

Хотите создать собрание? Пригласите других пользователей
Встреча
используется только
для себя.
Чтобы пригласить
других
пользователей,
создайте собрание.
На вкладке «Встреча» щелкните «Пригласить участников».
Появляется кнопка «Кому» и соответствующее поле. Введите
имена в поле или щелкните кнопку «Кому», чтобы добавить
участников, выбирая их из списка.

Хотите создать собрание? Пригласите других пользователей
Встреча
используется только
для себя.
Чтобы пригласить
других
пользователей,
создайте собрание.
После ввода сведений о собрании, нажмите Отправить,
чтобы отправить приглашения другим участникам
собрания.

Работа с контактом
После открытия или
редактирования
контакта используйте
кнопки в группе
Показать, чтобы
отобразить или
скрыть
дополнительные
сведения о контакте.
Например, если следует записать день рождения или юбилей лица в
контактах, нажмите кнопку «Сведения» и выберите необходимый день в
поле «День рождения» или «Годовщина».

Для открытия нового сообщения используется лента
(Выберите один ответ)
1. Да
2. Нет

Нет
Новое сообщение создается таким же образом, как и
всегда.

Какой инструмент позволяет быстро отобразить или скрыть
поле «СК» в сообщении? (Выберите один ответ)
1. Адресная книга.
2. Панель быстрого доступа.
3. Кнопка Показать скрытые копии на вкладке
Параметры.

Кнопка Показать скрытые копии на вкладке Параметры.
В последнем уроке было показано множество
параметров, доступных в Outlook. Эта кнопка
расположена на специальной вкладке Параметры.

Иногда возникает необходимость отзыва только что
отправленного сообщения. С чего начать? (Подразумевается
использование Microsoft Exchange Server). Выберите один
ответ.
1. В главном окне Outlook щелкните Отзыв
сообщения в меню Действия.
2. Найти и открыть сообщение в папке
Отправленные.
3. Найти и выбрать сообщение в папке
Отправленные.

Найти и открыть сообщение в папке Отправленные.
Следует открыть сообщение в папке Отправленные и
использовать команду на ленте: выберите Другие
действия в группе Действия и щелкните Отзыв
сообщения.

Урок 3
Отправка и получение вложений и
рисунков

Отправка и получение вложений и рисунков
Отправка и
получение
вложенных файлов в
Outlook 2007 также
просто, как и раньше
а в иногда даже
проще.
Что стало более
простым?
При получении вложенных изображений или файлов Microsoft Office
можно использовать средство предварительного просмотра вложений
для просмотра вложений, не покидая область чтения Outlook.
С помощью ленты можно отправить настроенные пользователем
сообщения.

Добавление вложения
Вложение документа
или изображения в
сообщение стало
еще проще, чем
было.
Как и всегда, сначала необходимо создать новое
сообщение. Затем использовать команду «Вложить
файл», расположенную на ленте.

Где найти команду
«Вложить файл»
На рисунке показано, что она находится на вкладке «Вставка».
Вложение файла — это
обычное действие, так
что команду Вложить
файл можно найти как
на вкладке
Сообщение, так и на
вкладке Вставка.

Не все файлы
могут
использоваться в
качестве вложений
В этом поведение приложения не изменилось по
сравнению с предыдущими версиями.
Однако некоторые файлы, ранее запрещенные,
теперь разрешены, а некоторые новые типы файлов
были добавлены в список блокировки.
Outlook блокирует
некоторые типы
файлов вложений.

Включение рисунка в строку с текстом
В приложении
Outlook очень просто
отправить рисунки в
тексте сообщения
вместо отдельного
вложения.
Выберите команду «Рисунок» на вкладке «Вставка».
Как показано в этом примере, рисунок будет отображен в
тексте сообщения.
Выполнить это можно следующим образом:

Рисунок. Используемые вкладки
Воспользуемся
поводом рассказать
один факт о ленте:
Некоторые вкладки
отображаются при
выполнении
определенных задач.
Выберите рисунок, который был вставлен в сообщение…
…вы заметите, что вкладка «Работа с рисунками» появилась на ленте.
На вкладке «Формат» содержатся команды, которые можно использовать
для изменения рисунка перед отправкой.
Например, когда пользователь:

Предварительный просмотр вложений перед их открытием
В приложении Outlook
2007 пользователь
получает вложения таким
же образом, как и в
предыдущих версиях
приложения Outlook.
Но сейчас некоторые
вложенные файлы можно
просматривать прямо в
области чтения.
Предположим, кто-либо отправил вам две диаграммы Microsoft Office
Visio ®
в качестве вложения, но вам нужна только та диаграмма, на
которой изображен новый спортзал в здании.
Как быстро определить, какой файл открыть или сохранить на жестком
диске?

Предварительный просмотр вложений перед их открытием
Решением может
служить
предварительный
просмотр вложений.
Предварительный просмотр вложений позволяет отображать
определенные типы файлов прямо в области чтения приложения
Outlook. Это можно сделать, не открывая вложенных файлов.
Щелкните значок, чтобы просмотреть вложение. Предварительный
просмотр вложения отображается в области чтения.

Как пользователи получают отправленные вложения
Outlook 2007
пользователи
получают вложенные
файлы таким же
образом, как и в
других версиях
Outlook.
Изменился только формат файлов, используемый некоторыми системными
приложениями Office 2007.
Полученные или отправленные вложения могут использовать этот новый
формат, который уменьшает размер файлов и делает файлы более
защищенными. Отправляемые и получаемые вложения могут использовать
новый формат. Приложение Outlook полностью поддерживает отправку и
получение файлов, использующих новый формат.

Как пользователи могут просматривать отправленные вложения
При отправке файла
Word 2007, Excel 2007
или PowerPoint 2007
пользователю, еще не
выполнившему
обновление до Office
2007, можно выбрать
один из следующих
вариантов:
• Перед отправкой можно сохранить файл в формате версий 97 — 2003.
• Сотрудники с установленными приложениями Microsoft Office версий
2000 — 2003 могут открывать, изменять и сохранять файлы 2007,
установив пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для
форматов файлов Word, Excel и PowerPoint 2007, который
поставляется корпорацией Майкрософт совершенно бесплатно.

Как можно включить рисунок в текст сообщения?
1. Использовать формат RTF.
2. Использовать команду Файл на вкладке Вставка.
3. Использовать команду Рисунок из файла на
вкладке Вставка.

Использовать команду Рисунок из файла на вкладке Вставка.

Пользователь получил сообщение с двумя вложенными
рисунками в формате JPEG. Каков скорейший путь
определения, следует ли сохранить эти рисунки? (Выберите
один ответ).
1. Открыть сообщение и дважды щелкнуть каждый
значок вложения.
2. Щелкнуть значок вложения в области чтения.
3. Правой кнопкой мыши щелкнуть значок вложения и
выбрать Открыть.

Щелкнуть значок вложения в области чтения.
Щелчок значка вложения отобразит рисунки в области
предварительного просмотра, по одному, прямо в
области чтения. Этот способ можно применять и для
других типов вложений, например презентаций
PowerPoint, документов Word или книг Excel.

В новой версии приложений Office 2007 множество программ
используют новый формат файлов. Как этот формат файлов
повлиял на приложение Outlook 2007? (Выберите один ответ).
1. При создании нового сообщения электронной почты
используется новый формат файлов.
2. Отправляемые и получаемые вложения могут
использовать новый формат.
3. Вложенные файлы отобразятся в тексте сообщения

Отправляемые и получаемые вложения могут использовать
новый формат.
В приложении Outlook полностью поддерживается
отправка и получение файлов в новом формате. И при
работе с пользователями, которые еще не обновили
свою версию программы, существует возможность
узнать, что они смогут открыть эти файлы.

Краткий справочник
Резюме практических заданий этого учебного курса
см. в кратком справочнике.

Презентация подготовлена с
использованием учебных
материалов Microsoft
®
Меркуловым В.Н.

228347

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à 228347

Similaire à 228347 (20)

228347

Notes de l'éditeur