Comment faire un publipostageComment faire un publipostage
avec open office ?avec open office ?
Sommaire
I. Deux manipulations à faire la première
fois
a. Ajout de l’outil « Mailing »
b. Ajout de la source de données
I...
Deux manipulations à faire la
première fois
1. Ajout de l’outil « Mailing »
2. Ajout de la source de données
1. Ajout de l’outil « Mailing »
1. Il faut tout d’abord ouvrir le traitement de texte
(open office writer)
2. Dans le menu...
2. Ajout de la source de données
Il faut indiquer au traitement de texte où vous souhaitez aller chercher les
données. Cet...
Utilisation du Publipostage pour
une lettre
I. Création de la lettre type et insertion des
champs
II. Choix des données et...
1.Création de la lettre type et insertion
des champs
1. Créer un modèle ou une lettre type
2. Pour ouvrir la source de don...
2. Choix des données et filtrage
1. Cliquer sur l’outil « mailing » (et non assistant mailing ) dans le menu « outils »
2....
3. Impression et sauvegarde• Impression :
Pour imprimer les lettres personnalisées, cocher
« imprimante » dans la partie «...
3. Impression et sauvegarde• Impression :
Pour imprimer les lettres personnalisées, cocher
« imprimante » dans la partie «...
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Turoriel publipostage by marion m

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Comment faire un publipostage ? La réponse est dans ce tutoriel. N'hésitez pas à le consulter

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Turoriel publipostage by marion m

  1. 1. Comment faire un publipostageComment faire un publipostage avec open office ?avec open office ?
  2. 2. Sommaire I. Deux manipulations à faire la première fois a. Ajout de l’outil « Mailing » b. Ajout de la source de données II. Utilisation du Publipostage pour une lettre a. Création de la lettre type et insertion des champs b. Choix des données et filtrage c. Impression et sauvegarde
  3. 3. Deux manipulations à faire la première fois 1. Ajout de l’outil « Mailing » 2. Ajout de la source de données
  4. 4. 1. Ajout de l’outil « Mailing » 1. Il faut tout d’abord ouvrir le traitement de texte (open office writer) 2. Dans le menu « outils » choisir « personnaliser » 3. Une fenêtre s’ouvre: - Cliquer sur l’onglet « menu » - Dans la liste déroulant « menu », choisir « outils » - Cliquer sur le bouton « ajouter » 1. Dans la fenêtre suivante, choisir : - La catégorie : document - La commande : mailing 1. Cliquer sur les boutons « ajouter » puis « fermer » 2. De retour sur la fenêtre précédente,cliquer sur la flèche noire du bas pour amener le mot mailing au dessus des mots assistants mailing. 3. Terminer en cliquant sur le bouton ok 4. La commande est désormais accessible a tout moment dans le menu outils Il existe un outil appelé assistant mailing dans le menu outils du traitement de texte mais il ne convient pas pour réaliser facilement un publipostage. Il faut utiliser l’ancien outil toujours présent mais pas visible dans le menu. Cette première manipulation n’est a faire qu’une fois pour ajouter l’ancien outil au menu.
  5. 5. 2. Ajout de la source de données Il faut indiquer au traitement de texte où vous souhaitez aller chercher les données. Cette source de données peut être un classeur (fichier ) Calc ou Excel ou une base de données. 1. Ouvrir le traitement de texte 2. Dans le menu « édition » choisir « changer de base de données » 3. Cliquer sur le bouton « parcourir » 4. Dans la fenêtre d’exploration , chercher votre fichier et l’ouvrir 5. Votre source de données est maintenant prête à être appelée et utilisée 6. Cliquer sur le bouton « fermer » La source de donnée est ajoutée.
  6. 6. Utilisation du Publipostage pour une lettre I. Création de la lettre type et insertion des champs II. Choix des données et filtrage III. Impression et sauvegarde
  7. 7. 1.Création de la lettre type et insertion des champs 1. Créer un modèle ou une lettre type 2. Pour ouvrir la source de données deux façons : - Dans le menu « Affichage », clique sur « source de données » - Utiliser la touche F4 du clavier La base de données s’affiche en haut du document 3. Cliquer sur le + pour développer l’arborescence et atteindre la table ou la feuille de classeur. Les colonnes avec les données apparaissent à droite. 4. Pour insérer un champs, cliquer sur l’en-tête de la colonne et glisser le dans la lettre à l’endroit voulu. Le champs est matérialisé dans la lettre par le titre de la colonne entre les signes < et >. Répéter cette opération pour toutes les autres informations devant figurer dans la lettre. 5. Enregistrer votre lettre type 6. Masquer l’affichage de la base de données : - Dans le menu « Affichage », clique sur « source de données » - Utiliser la touche F4 du clavier
  8. 8. 2. Choix des données et filtrage 1. Cliquer sur l’outil « mailing » (et non assistant mailing ) dans le menu « outils » 2. Dans la fenêtre suivante cocher « à partir de ce document » puis cliquer sur « ok » 3. La fenêtre suivante permet de sélectionner les informations utiles pour le traitement envisagé. Le mailing peut se faire sur la totalité des données ou une partie seulement (filtrage). . Pour choisir une partie des données : - Choisir une des information (ex: code postal) - Cliquer sur « Autofiltre » Seules les lignes affichant la même information restent affichées, les autres sont masquées et ne seront pas utilisées lors du traitement. Pour supprimer le filtre ou en changer, cliquer sur le bouton « supprimer le filtre »
  9. 9. 3. Impression et sauvegarde• Impression : Pour imprimer les lettres personnalisées, cocher « imprimante » dans la partie « sortie » puis cliquer sur « ok ». La fenêtre d’impression s’ouvrira afin de choisir l’imprimante et de valider l’impression. Le fait de cocher la case « travaux d’impression individuels » n’aura pas d’incidence pour la plupart des imprimantes. Si la case est cochée, chaque lettre sera envoyée individuellement dans la liste d’impression au lieu d’un seul gros fichier. • La sauvegarde : Pour enregistrer les lettres personnalisées, cocher « fichier » dans la partie « sortie ». Plusieurs choix sont possibles : - Enregistrer comme document unique : toutes les lettres seront placées dans un seul fichier - Enregistrer comme document individuel : chaque lettre sera enregistrée individuellement. Si vous cochez la case « générer un nom de fichier à partir de la base de donnée » permet de préciser un champ comme nom de fichier. La ligne du dessous permet de préciser le lieu d’enregistrement du fichier. La dernière ligne permet de choisir le format d’enregistrement. Valider les choix et démarrer l’enregistrement en cliquant sur « ok ».
  10. 10. 3. Impression et sauvegarde• Impression : Pour imprimer les lettres personnalisées, cocher « imprimante » dans la partie « sortie » puis cliquer sur « ok ». La fenêtre d’impression s’ouvrira afin de choisir l’imprimante et de valider l’impression. Le fait de cocher la case « travaux d’impression individuels » n’aura pas d’incidence pour la plupart des imprimantes. Si la case est cochée, chaque lettre sera envoyée individuellement dans la liste d’impression au lieu d’un seul gros fichier. • La sauvegarde : Pour enregistrer les lettres personnalisées, cocher « fichier » dans la partie « sortie ». Plusieurs choix sont possibles : - Enregistrer comme document unique : toutes les lettres seront placées dans un seul fichier - Enregistrer comme document individuel : chaque lettre sera enregistrée individuellement. Si vous cochez la case « générer un nom de fichier à partir de la base de donnée » permet de préciser un champ comme nom de fichier. La ligne du dessous permet de préciser le lieu d’enregistrement du fichier. La dernière ligne permet de choisir le format d’enregistrement. Valider les choix et démarrer l’enregistrement en cliquant sur « ok ».

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