Software Infinity DMS Zucchetti: oltre la semplice archiviazione documentale
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Infinity DMS Zucchetti e' il software che permette una gestione completa dei flussi documentali aziendali e la dematerializzazione dei documenti cartacei. Infinity DMS e' la soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire tutti i processi documentali, anche i piu' articolati. Tutti i documenti diventano informazioni sempre accessibili, permettendoti di prendere cosi' le migliori decisioni.
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- 2. L’ECOSISTEMA DI INTERNET In un mondo che viaggia alla velocità della luce, in cui internet è uno spazio virtuale in grado di cambiare stili di vita e modelli di business, i nuovi trend sono: CCOOMMUUNNIICCAAZZIIOONNEE CCOONNDDIIVVIISSIIOONNEE CCOOLLLLAABBOORRAAZZIIOONNEE PPAARRTTEECCIIPPAAZZIIOONNEE SSOOCCIIAALLIIZZZZAAZZIIOONNEE
- 3. I MEZZI PER SOPRAVVIVERE • Applicazioni sempre aggiornate • Immediatezza di accesso senza installazioni. • Accesso multiutenza e da ogni luogo nel mondo. • Scalabilità e riduzione dei costi di gestione. •Dati e informazioni aziendali sempre aggiornate e raggiungibili. •Sicurezza dei dati e meno rischi di perdere il background aziendale. •Memorizzazione dati e backup automatico. • Geolocalizzazione e nuove possibilità di utilizzo in mobilità. • Maggiore produttività e aumento delle vendite. • Miglioramento del Customer Service e soddisfazione del cliente.
- 6. IIMMMMAAGGIINNAA DDII …… centralizzare le informazioni e gli strumenti aziendali in un unico luogo
- 7. per migliorare l’efficienza e la collaborazione dei propri dipendenti
- 8. NOI LO ABBIAMO IMMAGINATO COSÌ È l’applicazione alla base di tutte le soluzioni Infinity Zucchetti. Promuove la collaborazione, la condivisione e la comunicazione all’interno e all’esterno dell’azienda con apposite funzioni. VViirrttuuaall w woorrkkssppaaccee LLuuooggoo d di il alavvoorroo v virirttuuaalele Collegandosi alla propria scrivania virtuale, gli utenti trovano tutti i dati e le informazioni per svolgere il proprio lavoro condividendo, comunicando e collaborando con gli altri. NOI LO ABBIAMO IMMAGINATO COSÌ
- 9. IINNOOLLTTRREE IIMMMMAAGGIINNAA DDII …… … eliminare i tuoi archivi cartacei, conservando i documenti a valenza fiscale e tributaria
- 10. … evitare di perdere documenti importanti o di stamparli più volte
- 11. … scannerizzare tutti i documenti in maniera massiva e avere l’intero archivio digitale
- 12. … avere un accesso immediato ai documenti archiviati e di poterli recuperare rapidamente
- 13. NOI LO NOI LO AABBBBIIAAMMOO IIMMMMAAGGIINNAATTOO CCOOSSÌÌ Processo organizzativo mediante il quale è possibile recuperare efficienza nell’archiviazione, organizzazione e reperimento dei documenti
- 14. RRiicceevveerree AAccqquuiissiirree PPrroottooccoollllaarree CCaattaallooggaarree AArrcchhiivviiaarree CCoonnddiivviiddeerree DDiissttrriibbuuiirree GGeessttiirree Oltre la semplice archiviazione: la gestione documentale evoluta
- 15. GESTIONE DOCUMENTALE TRADIZIONALE Diamo i numeri: 115 miliardi di pagine stampate di cui 19,5 miliardi inutilizzate con un costo di 287 milioni € l’anno 1 documento su 20 viene smarrito: il costo per recuperarlo è di 120 € ogni documento è riprodotto da 9 a 11 volte con un costo di 18 € cadauno (studio NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung - 2012)
- 16. GESTIONE DOCUMENTALE EVOLUTA • I documenti diventano informazioni sempre accessibili, Interfaccia Web utilizzabile via Internet/Intranet • Cresce l’automazione dei processi documentali in ufficio Riduzione del costo di gestione del singolo documento e dei tempi dedicati alla sua gestione Digitalizzazione e dematerializzazione sono al 3° posto per priorità di investimento 2013 * *(School of Management Politecnico di Milano “Le priorità per le Direzioni ICT”- 2013)
- 17. VANTAGGI PER L’AZIENDA Aumentare l’efficienza dei processi di condivisione e distribuzione dei documenti Scansione massiva dei documenti Dematerializzazione dei flussi cartacei Automazione e controllo dei processi Miglioramento della produttività Ottimizzazione e riduzione di tempi, costi e risorse Collaborazione tra utenti interni e esterni Condivisione del patrimonio informativo
- 18. INFINITY DMS GESTIONE DOCUMENTALE COMPLETA Dati ee ddooccuummeennttii ddiivveennttaannoo iinnffoorrmmaazziioonnii pprreezziioossee ppeerr ddeecciiddeerree ee ooppeerraarree
- 19. FUNZIONALITÀ: RICEZIONE E ACQUISIZIONE Acquisizione via browser di file e documenti in qualsiasi formato di dati • per singolo documento • in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre (tecniche OCR) • attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei Gestione ottimizzata del patrimonio documentale aziendale e dell’accessibilità dei dati
- 20. FUNZIONALITÀ: ARCHIVIAZIONE E SUDDIVISIONE Protocollazione dei documenti in ingresso/uscita • attribuzione numerazione progressiva • invio del documento sulla scrivania elettronica di uno o più utenti. Semplice e veloce distribuzione dei documenti condivisione e collaborazione
- 22. FUNZIONALITÀ: RICERCA Ricerca con funzionalità avanzate dei documenti archiviati • Per contenitore logico di appartenenza (cartella) • Per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole-chiave, autore ecc. • Per relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti ecc.) • Per libera ricerca nel contenuto Facilità e velocità di ricerca dei documenti
- 24. FUNZIONALITÀ: CLASSIFICAZIONE Classificazione dei documenti in base a classi documentali create dall’utente •Informazioni organizzate in contenitori logici a più livelli •Documento in relazione con una o più entità (azienda, persone, clienti, fornitori, agenti, contratti, ordini, fatture ecc.) •Definizione dell’abilitazione all’accesso ai documenti, per garantire sicurezza •Possibilità di “collegare” i documenti tra loro rendendo visibile la relazione fra gli stessi
- 25. FUNZIONALITÀ: GESTIONE DELLE VERSIONI - CHECK IN/OUT Gestione di versioni e revisioni dei documenti Documento reperibile ad ogni stadio di evoluzione: tracciabilità delle modifiche effettuate nel tempo dai vari soggetti Funzione di CChheecckk IInn//CChheecckk OOuutt Gestione simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti Nessun conflitto nel documento in lavorazione. Accesso simultaneo per sola lettura su autorizzazione
- 26. FUNZIONALITÀ: CONDIVISIONE E DISTRIBUZIONE Favorita la collaborazione in azienda
- 27. PREREQUISITI Base tecnologica e applicativa su cui poggiano le applicazioni Infinity Project Base tecnologica e applicativa su cui poggiano le applicazioni Infinity Project VViirrttuuaall WWoorrkkssppaaccee Luogo di lavoro virtuale Gli utenti trovano dati e informazioni per svolgere il proprio lavoro, collaborare e condividere informazioni
- 28. MODULI AGGIUNTIVI E INTEGRAZIONI •BBuussiinneessss PPrroocceessss MMaannaaggeemmeenntt •EExxtteennddeedd DDooccuummeenntt SSeerrvveerr •CCoonnsseerrvvaazziioonnee ssoossttiittuuttiivvaa •AApppplliiccaazziioonnii ZZuucccchheettttii ee ssooffttwwaarree ddii tteerrzzee ppaarrttii
- 29. MODULI AGGIUNTIVI: BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PPeerr ddiisseeggnnaarree,, eesseegguuiirree ee ccoonnttrroollllaarree ccoommpplleessssii pprroocceessssii aazziieennddaallii MMaaggggiioorr eeffffiicciieennzzaa ee qquuaalliittàà ooppeerraattiivvaa
- 30. MODULI AGGIUNTIVI: EXTENDED DOCUMENT SERVER (EDS) MMoottoorree ddii ddaattaabbaassee ssppeecciiaalliizzzzaattoo per le aziende che necessitano di archiviare dati e documenti destrutturati Archivio di grandi quantità di documenti, condivisibili localmente o da remoto
- 31. INTEGRAZIONI: SOSTITUTIVA E INFINITY ZUCCHETTI Conservazione a norma di legge dei documenti archiviati
- 32. INTEGRAZIONI: APPLICAZIONI ZUCCHETTI Nativamente integrato con i gestionali Zucchetti E con le soluzioni per la gestione del personale.
- 33. REQUISITI TECNICI Sistemi Operativi server Windows, Linux, Unix Database Microsoft SQL Server, Postgres ecc. Application e Web Server Tomcat, Apache, IIS, Websphere ecc. Soluzione integralmente Web, utilizzabile mediante i più diffusi Internet Browser di ultima generazione COMPATIBILE CON
Notes de l'éditeur
- Internet ha dato origine ad una pervasività digitale senza eguali, creando nuove esigenze che ogni giorno influenzano il modo di pensare le soluzioni applicative e le architetture software. Il Web 2.0 ha cambiato la fruibilità stessa del mezzo, trasformandolo da luogo di gestione dei dati e delle transazioni, a spazio virtuale in grado di cambiare lo stile di vita ed i modelli di business, nel quale CONDIVIDERE, COLLABORARE, COMUNICARE, SOCIALIZZARE e PARTECIPARE.
- Infinity Application Framework è alla base della suite Infinity Zucchetti, la piattaforma software che attraverso un’ampia scelta di moduli dedicati consente di soddisfare le esigenze di ogni area aziendale: amministrazione, finanza e controllo, logistica, acquisti, marketing, vendite, post-vendita, produzione, risorse umane, sicurezza, IT, comunicazione. Infinity Zucchetti è erogabile in diverse modalità, che ben si adattano alle svariate esigenze dei clienti: DELIVERY: dalla tradizionale versione on site (licenza), fino ai servizi di hosting e Cloud, erogati dal Datacenter Zucchetti, un business data center che garantisce i massimi livelli di sicurezza e affidabilità, liberando l’utente dai costi legati all’hardware. Disponibile su pc, smartphone e tablet
- Oltre la semplice archiviazione I documenti diventano informazioni sempre accessibili Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve ed invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti. Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ed incessante ricevere, comunicare, scambiare, distribuire, dove l’organizzazione aziendale, bersaglio e fonte di questi dati, ne subisce inevitabilmente l’onere. La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene conservata in maniera organizzata, razionale ed accessibile, rendendone difficile la fruizione. Infinity DMS è un’evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali. Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare.
- La situazione attuale senza infinity dms è questa_ (Fonte: NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung - 2012) “D’altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni: riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo l’introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell’area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell’80% la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all’80% dei costi di conservazione la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo l’ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance.
- Priorità di investimento 2013 Ricerca School of Management Politecnico di Milano “Le priorità per le Direzioni ICT” 46% gestionali ERP 44% Business Intelligence 30% Digitalizzazione e dematerializzazione 25% CRM 28% Cloud
- DMS DMS è un'evoluta soluzione con interfaccia Web per una completa gestione documentale, utilizzabile via Internet/Intranet che consente di Ricevere, Acquisire, Protocollare, Classificare, Condividere, Distribuire e Gestire articolati processi documentali. Con Infinity DMS dati e documenti si trasformano in preziose informazioni per decidere ed operare, migliorando l'efficienza aziendale. Consente di ARCHIVIARE, RELAZIONARE, DISTRIBUIRE e RICERCARE qualsiasi documento o file elettronico archiviazione da file/scanner – uso barcode utilizzo di cartelle / classi documentali ricerca con chiavi e/o full text versioning / check-in /check-out protocollo aziendale gestione gruppi e sicurezze notifica inserimento in mydesk alimentazione da gestionali Zucchetti e altri sw collegamento con SOStitutiva
- Ricezione e acquisizione Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato. L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva e provvedere successivamente alla classificazione tramite apposite funzioni. E’ presente un pannello per l’acquisizione dei documenti che, con una logica semaforica, consente all’utente di monitorare l’esito delle importazioni grazie all’ausilio della gestione stati del documento: provvisorio e definitivo. È possibile creare e parametrizzare apposite sorgenti di acquisizioni che provvedono, anche in modalità automatica e schedulata, ad importare documenti da file system, area ftp o da messaggi di posta elettronica; l’acquisizione potrà avvenire o con indicizzazione manuale o automatica (barcode, file descrittore, ocr). L’archiviazione dei documenti può anche avvenire direttamente tramite altri applicativi opportunamente predisposti (ad esempio le soluzioni gestionali Zucchetti) oppure tramite appositi web service o data Integrator sia mediante file descrittori per l’indicizzazione dei documenti. L’acquisizione dei documenti può avvenire anche tramite stampanti multifunzione.
- ProtocollazioneL'acquisizione può avvenire anche tramite un'apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di 'inviare' direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto.La Protocollazione, oltre a redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente tempi di condivisione e collaborazione.
- protocollazione
- Ricerca Avanzate funzioni permettono la ricerca dei documenti archiviati: • per contenitore logico di appartenenza (cartella); • per attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole chiave, autore ecc.; • per relazioni con altre entità dell’applicazione(clienti, fornitori, prodotti ecc.); • per libera ricerca nel contenuto dei documenti per classe documentale
- ClassificazioneOgni documento archiviato viene classificato in base a specifiche “classi documentali” liberamente create e gestite dall’utente; è disponibile un’apposita interfaccia che permette di rendere automatica la classificazione di documenti mediante il riconoscimento del contenuto del documento stesso (zone testuali, barcode e OCR zonale). La classificazione consente di organizzare le informazioni in contenitori logici su più livelli e di mettere in relazione il documento con una o più entità dell’applicazione (Aziende, Persone, Clienti, Fornitori, Agenti, Contratti, Ordini, Fatture ecc.) per una lettura trasversale delle informazioni. La definizione di vari livelli di sicurezza per contenitori logici (cartelle) garantisce il rispetto della riservatezza e permette di determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso con notifiche all’occorrere di certe azioni. E’ inoltre possibile criptare i documenti archiviati sul server aumentando ulteriormente il livello di riservatezza e sicurezza. I documenti archiviati possono essere “collegati” fra di loro rendendo, in fase di ricerca, visibile la relazione fra gli stessi (fatture, mail, bolle, ordini). Analogamente ai faldoni cartacei, il DMS consente di accorpare i documenti archiviati all’interno di pratiche documentali. La pratica consente di legare fra di loro documenti appartenenti a differenti classi documentali.
- Gestione delle versioni Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l’evoluzione delle modifiche a un documento nel tempo, rendendole reperibili a qualsiasi stadio della sua evoluzione. E’ possibile mediante il componente Infinity Connect effettuare modifiche al documento archiviato on line oltre a facilitare l’archiviazione dei documenti off-line. Il componente consente di avere la sincronizzazione dei documenti in locale ed il server dms. Check In/Check Out La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti. La funzione evita che si generino pericolosi conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già preso in carico. L’utente può comunque accedere al documento in sola lettura, se autorizzato dall’utente che ha effettuato la presa in carico.
- CondivisioneLa condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui, l'accesso a cartelle condivise opportunamente profilate e controllate o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune attenzioni. Attraverso il Business Process Management l'utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti. DistribuzioneInfinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento. I canali per mettere a disposizione o distribuire i documenti ad utenti interni o esterni all'azienda sono molteplici:- direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell'utente (MyDesk);- sistemi di notifiche automatiche via email o SMS;- liste automatiche di distribuzione;- protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.
- PREREQUISITIInfinity Application FrameworkCondivisione, collaborazione e interazione sono le parole chiave di Infinity Application Framework, la base tecnologica ed applicativa sulla quale poggiano tutte le applicazioni della famiglia Infinity Project.Infinity Application Framework è un luogo di lavoro virtuale, in cui gli utenti (dipendenti, clienti, fornitori, consulenti, ecc.) possono trovare i dati e le informazioni di cui necessitano per svolgere il proprio lavoro, contribuendo ad ottimizzare i processi organizzativi a supporto delle strategie di business.
- FACILMENTE INTEGRABILE Infinity DMS è nativamente integrabile con le applicazioni Zucchetti e interfacciabile con software di terze parti, garantendo l’uniformità e la reperibilità delle informazioni indipendentemente dalle applicazioni che le hanno prodotte.
- Business Process ManagementConsente di disegnare, eseguire, e controllare complessi processi aziendali che gestiscono il flusso delle operazioni da eseguire in base alle regole definite attraverso un evoluto strumento grafico. Tramite la MyDesk vengono distribuite le singole attività da eseguire fra gli utenti coinvolti, con la possibilità di controllare lo stato di avanzamento dei singoli processi in corso ed i relativi tempi di lavorazione.Il BPM garantisce il corretto e controllato espletamento di complessi processi aziendali ed il conseguente aumento di efficienza e qualità operativa.
- Extended Document ServerVersatile motore di database specializzato per l'archiviazione di dati e documenti destrutturati, garantisce una forte compressione ed una flessibile memorizzazione fisica degli stessi in base alla strategia imposta o in base alle regole di archiviazione.L'Extended Document Server (EDS) consente di archiviare grandi quantità di dati e documenti che possono essere condivisi localmente o in maniera remota. Il sistema prende in carico i documenti, li cripta, li comprime e li indicizza creando uno o più archivi a seconda della strategia impostata. Infinity DMS utilizza di default un solo EDS, ma consente di gestirne contemporaneamente anche un numero illimitato, che possono anche essere geograficamente distribuiti per archiviare grandissimi volumi di dati.
- Conservazione SostitutivaNel caso sia necessario conservare a norma di legge i documenti archiviati, Infinity DMS è nativamente interfacciato con SOStitutiva, il servizio di conservazione sostitutiva Zucchetti, che consente di ottemperare a tutti gli obblighi di legge senza sobbarcarsi gli oneri che la normativa comporta, delegando a Zucchetti l'apposizione della marca temporale e della firma digitale, nonché l'espletamento delle relative pratiche. Firma digitale Consente di apporre ai documenti elettronici la Firma digitale mediante appositi dispositivi (lettori e smart card). È la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Conservazione in Locale La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette all’azienda di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene ”bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. Il servizio di Conservazione Sostitutiva può essere accessibile tramite modalità SAAS (Software As a Service) oppure come applicazione Stand-alone (locale) installata in un datacenter o presso la propria azienda. La tipologia di installazione e del servizio ne definisce di conseguenza la responsabilità ai fini normativi. Il servizio consente di sottoporre a Conservazione sostitutiva documenti provenienti da gestionali Zucchetti e/o di terze parti attraverso un'interfaccia che permette l'integrazione con il sistema, indipendentemente dalla fonte del dato.
- Infinity DMS è nativamente integrato con i gestionali Zucchetti e con le soluzioni per la gestione del personale HR Zucchetti
- REQUISITI TECNICI Infinity DMS è una soluzione integralmente Web, utilizzabile mediante i più diffusi Internet Browser di ultima generazione. E’ compatibile con i più comuni sistemi operativi server (Windows, Linux, Unix), database (Microsoft SQL Server, SQLExpress, Oracle, Postgres, MySQL ecc.) e con i più utilizzati Application e Web Server (Tomcat, Apache, IIS, Websphere ecc.)