1 gestió arxius públics i privats

TEMA 1
GESTIÓ D’ARXIUS PÚBLICS I PRIVATS
Marta Costa Montmany
2015

1.- Aplicació de tècniques d’arxiu
documental
La paraula arxiu fa referència tant a l’espai en el
que és continguda la documentació, com a un
grup de dades estructurades i emmagatzemades
de forma conjunta, en sentit informàtic.

documental
Avui la informació és un actiu molt important
per l’empresa, i es diferencia d’altres per varis
motius:
- No es gasta un cop utilitzat
- No segueix un patró de revalorització, és a
dir, no sempre perd valor amb el pas del
temps, però a vegades sí.
- No és tangible

documental
Aquesta última característica es materialitza
amb la documentació, ja que constitueix el
conjunt de documents en els que es plasma la
informació, que fan que finalment aquest es
converteixi en tangible.

documental
Tota aquesta documentació ha de ser ordenada,
classificada i conservada en un arxiu en el qual
s’aplicaran tècniques que permetin una
recuperació ràpida i senzilla d’aquesta.

documental
Cal destacar que existeixen molts arxius diferents, i
podem fer les següents classificacions:
Segons la titularitat
- Arxius públics: si l’organisme que els sosté es
finança amb fons públics. Ex: els arxius dels
ministeris.
- Arxius privats: si depenen d’un organisme privat,
com pot ser el cas de qualsevol empresa com
Inditex o El Corte Inglés.

documental
Segons el format dels documents continguts
- Arxiu tradicional: aquell en el que els documents
es troben en suport paper.
- Arxiu digital: aquell en el que els documents es
troben en format digital, sigui perquè han nascut
d’aquesta forma (document digital), o perquè
s’hagin digitalitzat posteriorment (document
digitalitzat).
- Arxius híbrids: són una barreja dels dos anteriors.

1.1- Sistemes de classificació i
ordenació
Ordenar: és posar en ordre alguna cosa, fer que
cada objecte ocupi el seu lloc.
Classificar: fa referència al fet de crear classes o
grups. En aquest cas documents, tenint en
compte el contingut dels mateixos i la similitud
entre ells.

ordenació
Per ex. Quan ordenem ho podem fer seguint el
criteri numèric i assignant a cada classe un
número. I es pot veure com a quelcom
complementari a la classificació.

ordenació
Des del punt de vista de l’arxiu classificar
consistirà en:
- Reconèixer, definir i concretar els grans grups
de documents que conformaran l’arxiu:
- Fons: L’agrupació orgànica d’un conjunt de
documents generats per una persona física o
jurídica o per una institució o organisme en el
transcurs de les seves activitats i que
constitueixen l’expressió de totes aquestes
activitats desenvolupades.

ordenació
- Subfons: Conjunt de documents dins del fons
produïts per una unitat depenent de la productora
i amb autonomia pròpia.
- Secció: Conjunt de documents relacionats entre sí
i que en general té correspondència amb les
pròpies divisions departamentals o funcionals de
l’entitat que les origina. Ex: R.R.H.H.
- Sèrie: És un conjunt de documents relacionats que
coincideix amb les activitats de cada secció. Ex:
Selecció de personal.

ordenació
- Subsèrie: Poden existir o no, són el següent pas
dins de les sèries. Ex: Selecció indefinits.
- Unitat documental, que pot ser:
- Simple: constituïda únicament pel propi document
- Composta o expedient: constituïda per un conjunt de
documents que té una finalitat comú.

ordenació
Ex:

ordenació
- Classificar també és determinar classes dins
de l’arxiu agrupant els documents similars, ja
sigui per una realitat o una convecció.

ordenació
Ordenar, però es podrà fer des del següent punt
de vista:
- Topogràfic: Per lloc de producció del
document.
- Alfabètic: Per ordre alfabètic de la paraula
clau o índex.
- Cronològic: Per data del document.

ordenació
Aquests tres sistemes d’ordenació es poden
barrejar, és a dir, podem trobar un sistema
d’ordenació topogràfic, en el que l’índex pel que
s’ordeni sigui el lloc de producció del document,
però que aquest estigui físicament ordenat de
forma alfabètica segons aquest mateix índex.

ordenació
Pràctica: La Laura està parlant amb una companya
de feina que diu que la inf. No es pot considerar
com un actiu de l’empresa perquè no és el mateix
per ex. Que els diners. Com que la Laura es dedica a
la gestió d’arxius no està d’acord amb aquesta
afirmació, i a més a més té al seu cap a davant, de
manera que ha de donar una resposta coherent.
Voleu ajudar la Laura a explicar els punts principals
que indiquen perquè la inf. És un actiu imp. Per les
empreses?

1.2- Finalitat i objectius
Sigui quin sigui el tipus d’arxiu del que estiguem parlant,
es poden destacar unes finalitats i objectius generals per
tots. Alguns d’aquests són:
- Conservar la informació en òptimes condicions
- Mantenir la informació correctament ordenada i
classificada
- Permetre una ràpida recuperació de la informació
- Protegir els documents que contenen informació de
pèrdues, accessos indeguts o extraviaments.
- Estalviar costos al poder reutilitzar fàcilment la
informació, que recordem que constitueix un actiu
molt important de l’empresa.

A més a més segons el tipus de documentació que
contingui l’arxiu, podem destacar finalitats específiques.
Per exemple:
- Finalitats probatòries: si es troben arxivades factures
d’una antiguitat menor de cincs anys i són requerides
per la Hisenda Pública.
- Finalitats de gestió: són documents que encara tenen
una vida útil molt alta i s’utilitzen contínuament per les
tasques diàries. Solen ser documents molt joves i estan
continguts en els anomenats arxius d’oficina o de
gestió. Ex: Les fitxes de tot allò que està en venda en
una immobiliària.

- Finalitats històriques: quan es tracta de
documents que han superat una certa edat i
que ja són utilitzats diàriament però que
conserven el gran valor que tenen per la
institució que els guarda, o per la seva alta
càrrega patrimonial. Ex. El primer document
de venda d’una empresa, que tot i ja no tenir
ni valor de gestió ni probatori pel pas del
temps, té una gran importància per la pròpia
institució ja que forma part de la seva història.

Pràctica: A l’arxiu on treballes estan revistant el
reglament intern per realitzar actualitzacions, i
demanen opinions als treballadors per redactar
l’epígraf de “Finalitats i objectius”. Podeu
senyalar almenys tres punts dels que inclouríeu
en aquest escrit?

1.3- Índex d’arxiu: actualització
Cada document de l’arxiu rebrà un “nom” o com se
l’anomena des del punt de vista arxivístic “índex”;
aquest pot ser de vàries classes, però ha de complir
unes característiques mínimes:
- Que sigui senzill d’ordenar
- Que reflecteixi el tipus de document del que es
tracta
- Que reflecteixi el lloc que ocupa en l’ordenació
- Que eviti els duplicats, és a dir, cada un dels
índexs ha de ser únic.

Tal i com hem dit, hi ha diferents sistemes
d’indexació; els més habituals són:
- Sistema alfanumèric, que assigna una lletra a cada
classe, i dins d’aquesta classe, números correlatius
per l’ordenació.
Ex.
A. Factures
A1. Factura número 1

O també es pot utilitzar la denominació
completa del document:
Ex.
Factura 1
Factura 2
Factura 3

- Sistema alfabètic, que es composa tan sols de
lletres. Es pot usar el nom sencer del
document o alguna lletra que l'identifiqui.
Dins de les lletres majúscules es poden
utilitzar també minúscules.
- Ex:
Fa: Factura primera
Fb: Factura segona
Fc: Factura tercera

Un altre Ex:
Factura.a: Factura primera
Factura.b: Factura segona
Factura.c: Factura tercera

- Sistema numèric, que es composa únicament de
números, senyalant l’ordre amb punt o guió.
- Ex:
- 1.1: Primera factura
- 1.2: Segona factura
- 1.3: Tercera factura
Pràctica: Per quin sistema us decanteu? I perquè?

Normalment aquests índexs necessiten
instruments de recolzament per entendre’ls, ja
que si per ex. En el cas del sistema numèric
veiem que necessitem el document 1.2, a simple
vista no compleix la característica de
comprensible, i per solucionar això caldrà anar
al quadre de classificació.

El quadre de classificació és un instrument
auxiliar de l’arxiu, també es pot anomenar
esquema de classificació i segons Michael
Roberge es pot definir com: una estructura
jeràrquica i lògica que reflecteix les funcions i les
activitats d’una organització, funcions que
generen la creació o la recepció de documents.

Es tracta d’un sistema que organitza
intel·lectualment la informació i que permet
situar els documents en les seves relacions els
uns amb els altres per constituir el que
generalment s’anomenen expedients.

El sistema de classificació és un modelador de la
informació, que no es pot substituir per un índex
per més sofisticat que sigui. Està elaborat a
partir de les funcions de l’organització, el
sistema de classificació té igualment com a
avantatge el normalitzar la denominació dels
expedients.

El requisit previ i indispensable per l’elaboració
d’un sistema de classificació és el d’un perfecte
coneixement de les funcions de l’organisme
que genera els documents.

Serà en aquest quadre de classificació on es
reflecteixin:
- Les diferents categories (vist en anteriors
apartats).
- Les diferents *codificacions que s’han donat a
cada una de les classes, ex. F a les factures.

* Codificar és generar un codi comprensible per
cada un dels documents. Ex. Denominar amb la
lletra F a les factures ens ajudarà a ordenar-les
seguint qualsevol dels sistemes vistos.

Ex quadre classificació:
2. MINISTERI EDUCACIÓ
2.1 Política interna
2.2 Rankings
2.3 Organismes
2.3.1 Consell educatiu
2.3.2 Centres de formació
2.3.3 Centres administratius
2.4 Pressupostos
2.4.1 Anuals
2.4.2 Reglamentaris
2.5 Impostos
2.5.1 Taxes acadèmiques
2.5.2 Compensacions

A més, l’arxiu ha de comptar també amb el
manual de procediment en el que s’indicaran, a
més dels criteris utilitzats per dur a terme les
codificacions, les normes a seguir per la
consulta, la implementació de documents,
*l'expurgo, etc.

*L'expurgo és el terme utilitzat per designar a la
selecció negativa, és a dir, per mantenir un arxiu
actualitzat cal que persones especialitzades
realitzin expurgues sovint, que vindran marcats
per l’anomenat “calendari de conservació de
l’arxiu”, eliminant o transferint a altres arxius els
documents que ja no són rellevants pel propi
arxiu.

Pel que fa a l’actualització dels índex, un
calendari arcat per personal especialitzat ens
dirà quan cal dur a terme aquestes
actualitzacions i unes normes de procediment
ens indicaran la forma de fer-ho. Aquesta
actualització periòdica és necessària ja que
poden aparèixer imprevistos com: canviar les
classes, problemes d’espai i emmagatzement
que afectin a la indicació, per detectar errades
en la codificació, etc.

Pràctica: A la Laura li ha proposat crear un arxiu
central per la seva empresa, ja que solament hi
havia els arxius d’oficina, i li han encarregat un
esquema bàsic que contingui els punts bàsics
que ha de tenir el manual de procediment.
L’ajudeu i li feu una proposta basant-vos en la
vostra pròpia empresa?

1.4- Aplicació de manuals d’ajuda
El principal manual d’ajuda amb el que comptarem
en un arxiu serà el ja mencionat “manual de
procediment”, el qual ha de comptar amb unes
parts mínimes ben diferenciades:
- Sistema de classificació utilitzat a l’arxiu
- Sistema d’ordenació utilitzat a l’arxiu
- Normes de codificació
- Normes de consulta de la documentació
- Normes de préstec de la documentació

- Normes per la transferència de documentació
- Pot contenir el quadre de classificació i els
diferents calendaris d’actualització.
- Els impresos de sol·licitud de consulta o préstec
de documentació.
- Els impresos de realització de transferències
(traspàs de determinada documentació,
seleccionada sota uns criteris, cap a un altre arxiu
en el que la seva conservació serà més
adequada).

Sovint el que trobem, enlloc d’un manual de
procediment com a tal, és una sèrie de
documents de rang inferior que completen la
totalitat del contingut mostrat com a mínim pel
propi manual de procediment.

Pràctica: Explica si en el teu lloc de treball hi ha
cap manual de procediment i com està
estructurat. En cas que no n’hi hagi cap planteja
com el faries.

1.5- Millores davant la detecció de
problemes d’organització
Un arxiu és un sistema que ha d’estar sotmès a
un procés de millora contínua i per això cal fer
un registre d’incidències, donant l’oportunitat
tant a usuaris interns com externs de reflectir les
possibles millores o els errors detectats a l’hora
de fer ús de la documentació, a través d’unes
fulles d’incidències que seran arxivades o d’un
formulari web en el que es pugui deixar
constància d’aquestes.

Totes aquestes incidències que han sorgit han de ser
periòdicament estudiades pel personal especialitzat per
poder dur a terme les millores oportunes, així com les
actualitzacions abans mencionades. També es poden
passar periòdicament “enquestes de satisfacció” amb el
servei, amb preguntes sobre:
- El temps invertit en les busques
- L’índex d’èxit de les busques
- L’índex de la “*fressa” trobada
- Un camp obert a observacions i propostes de millora.

La “fressa” és aquella informació que
recuperem en la nostra busca i que no és
rellevant pel que volem, i que contribueix a fer-
nos perdre el temps discriminant-la i moltes
vegades ocultant allò que realment busquem.

2.- Procediment de registre i posterior
arxivament
El registre és aquell document, físic o digital, en el
que es fan constar totes les entrades i sortides de
documentació de l’arxiu. Les principals finalitats del
registre són:
- Evitar pèrdues
- En el cas del registre d’entrada, implica la
propietat del document per part de l’arxiu.
- Deixar constància de l’entrada de documents a
l’arxiu. És com una mena d’inventari a excepció
de les dades de localització.

arxivament
En un arxiu físic el registre serà el document,
tant físic, com digital, que serà necessari
actualitzar cada vegada que ingressem un
document al nostre arxiu. Abans els registres es
portaven en llibres de gran format amb fulles
apaïsades amb una taula de dades bàsiques per
omplir. Ex.
Registre d’entrada de documents i comunicacions
Nº D’ordre Data d’entrada Data d’expedició Procedència Autor Format Extracte

arxivament
En el cas dels documents digitals o digitalitzats,
no serà necessari portar aquest control per
separat ja que, normalment, al posar les dades
del mateix en el sistema d’emmagatzement de
dades, que serà una base de dades, el sistema li
assignarà un número “currens” únic per cada un
dels documents, que serà utilitzat com a número
de registre. El registre del document és el primer
pas a l’arribada del propi document, després
serà arxivat amb l’ajuda de diferents suports.

2.1.- Identificació de suports,
mobiliari, útils, elements d’arxiu i
contenidors.
Si parlem de suports i mobiliari d’arxiu, així com
contenidors de documents, cal dir que ens
referim a arxius físics o tradicionals, és a dir,
aquells que es troben en suports tangibles com
el paper.

contenidors.
Pràctica: enumera els diferents suports
contenidors d’arxius que et vinguin al cap.

contenidors.
El mobiliari que s’utilitzi per guardar la
documentació ha de complir uns requisits
mínims:
- Que propiciï la conservació del document. Ex.
En el cas d’estanteries s’aconsella que siguin
d’alumini, ja que aquest material no atrau tant la
humitat ni els agents que s’hi fan.

contenidors.
- Que siguin fàcils d’utilitzar pels usuaris.
- Que siguin accessibles pels usuaris
- Que faciliti la senzilla i ràpida identificació dels
documents que conté, i que es puguin veure les
etiquetes d'identificació.
- Que pugui arribar a suportat futures ampliacions i sigui
flexible.
- Que estigui preparat per possibles desastres naturals
com inundacions, incendis, etc.
- Que pugui guardar correctament el format dels
documents sense danyar-los.

contenidors.
Hi ha diferents mobles que es poden utilitzar per
l’arxiu de documents:
- Estanteries, que poden ser obertes o
tancades, depenent de les dades que
continguin i el nivell de protecció d’accés que
necessitin.

contenidors.
Les característiques ideals per les estanteries
són:
- Fabricades amb material ignífug i
impermeable.
- Altura regulable dels prestatges.
- Profunditats dels prestatges a mida segons el
tipus de documents que contindran.
- Que es pugin estabilitzar i equilibrar a la paret
per evitar possibles riscos pels usuaris

contenidors.
- Que la seva altura no sigui excessiva; no més
de dos metres
- Que l’últim dels prestatges estigui com a
mínim a 15 cm del terra per evitar humitats.
- Que el material del que estan fetes contingui
un PH neutre que no traspassi acidesa a la
documentació continguda.

contenidors.
- Armaris: que han de complir les mateixes
característiques que les estanteries i a més, a
l’estar tancats, haurien de tenir la ventilació
suficient per evitar que es ressequin els
documents o es produeixi algun tipus de
paràsits dolents pel material documental.

contenidors.
- Mobles per carpetes penjants, fixes o mòbils,
és el s’utilitza normalment per contenir la
documentació que s’està utilitzant en el
moment i que ha d’estar més a prop del
treballador.

contenidors.
- Arxivadors de calaixos, que també utilitzaran,
generalment, el sistema de carpetes penjants
o de cartró. Solen ser de metall i trobar-se a
les oficines, més que no pas en els arxius
permanents de dipòsit.

contenidors.
Cas destacar que existeixen mobles adaptats al
tipus i format del document, com poden les
planeres per guardar mapes o planells i els
epistolaris per guardar cartes i missives.

contenidors.
A més a més dels mobles es poden utilitzar
altres elements com:
- Carpetes de cartró: la principal característica
és que el material del que estan fetes contingui
PH neutre que no transmeti acidesa al material
que guardin.

contenidors.
- Les anomenades A-Z o caixes d’anelles
portadocuments.

contenidors.
A més es podran utilitzar tot tipus d’elements d’oficina
requerits: grapadores, perforadores, clips, fotocopiadores,
etiquetes... Tenint sempre en compte que:
- No s’han d’arxivar documents amb elements aliens com
clips, grapes, celos, etc.
- No es pot alterar l’original practicant perforacions, o
subratllant-lo, etc.
- S’ha de guardar el document en les millors condicions
possibles per facilitar al màxim la seva conservació.
- Les etiquetes o marques que s’utilitzin han de preservar la
integritat del document original, i no taparan cap tipus
d’informació que aquest contingui.

2.2.- Reproducció i confrontament de
la informació d’arxiu documental a
digital
La reproducció documental consisteix en
realitzar còpies en qualsevol suport i per
qualsevol mitjà tant de documents tradicionals,
com digitals. En el cas dels documents
tradicionals, com poden estar en mal estat, és
millor fer-ho a través de tècniques
especialitzades.

digital
La reproducció documental es fa per dos
motius:
- A petició de l’usuari, sempre i quan l’estat del
document ho permeti, així com les polítiques
del propi arxiu.
- La conservació, preservant moltes vegades el
document original en condicions òptimes per
la seva conservació, sent la còpia la que
s’utilitzi per posar a disposició dels usuaris.

digital
El confrontament de la informació té molta
importància en els casos en el que l’arxiu faci
còpies “cotejades”, és a dir, que la pròpia
institució mitjançant un distintiu, com un segell,
dóna fe que la còpia és exactament igual que
l’original i li transfereix d’aquesta forma valor de
document original.

digital
La digitalització és el fet de passar documents
tradicionals, normalment en suport paper, a
digitals amb l’ajuda d’elements específics com
escàners de molts tipus i especialitzats per cada
tipus de documents, depenent del seu format,
estat de conservació, característiques del
material, entre d’altres.

digital
El procés de digitalització consta de:
- Classificació i ordenació física de la
documentació. Fixació dels criteris
d’emmagatzement.
- Digitalització de la documentació.
- Control de la qualitat de la digitalització.
Normalment s’apliquen dues tècniques:
- Aplicacions informàtiques especialitzades.
- Visualització del document original i confrontament
amb el digital pel que es comptarà amb un checklist
o llista de confrontació.

digital
Aquesta llista (checklist) és un llistat amb les
característiques que ha de complir el document
digitalitzat, amb espai per verificar si les compleix o
no.
Aquesta tasca la farà una persona diferent de la
que hagi dut a terme la digitalització.
- Extracció de *metadades del document amb
eines informàtiques especialitzades.
- Inclusió de la firma electrònica, si fos necessari.

digital
Les *metadades són “dades sobre dades”, és a
dir, dades del document amb un format
específica i que van seguint una sèrie
d’estàndards documentals que permetran que
aquesta informació es pugi recuperar
posteriorment a través de motors de busca.

digital
Pràctica: Hi ha un document amb gran valor
probatori per les activitats de la vostra empresa i
que contínuament és demanat en préstec. Es
corre el risc de perdre’l si ho seguim fent, però
per altra part és necessari per la realització de
les tasques diàries. Que podeu fer?

3.-Procedicments d’accés, busca,
consulta, recuperació, actualització,
conservació i custodia de la informació
arxivada.
Avui gairebé tots els sistemes de busca dels
arxius, siguin digitals o tradicionals, es troben
informatitzats, és a dir, la consulta de la
informació es fa a través d’una base de dades.

arxivada.
Els sistemes de consulta dels arxius digitals o
digitalitzats solen tenir enllaços directes als
documents.
Els arxius físics o tradicionals tindran
referències que indicaran la seva localització
física.

arxivada.
Aquest és un dels principals motius pels que
cal que la codificació del propi arxiu, o la
signatura, estigui representada en el lloc que
ocupa físicament. Per ubicar aquest tipus de
documents també es poden usar instruments
auxiliars com llistes d’ubicació, que han de ser
actualitzades a mesura que l’arxiu creixi, i per
tant que la distribució del mateix canviï.

arxivada.
Ex.
DOCUMENT CODI SALA PIS ESTANTERIA
FACTURES F 2 1º 1-6
ALBARANS A 1 3º 28-32

arxivada.
Pel que fa als sistemes d’accés i custodia
caldrà fer referència a tres tipus de normativa:
- Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre,
de protección de datos de carácter personal,
en adelnate LOPD, con respeto a los requisitos
legales en le control de acceso a determinada
documentación y a la custodia de los datos
contenidos en la misma.

arxivada
Pràctica: Què en saps de la llei de protecció
de dades? Enumera la informació que
recordis.

arxivada.
- En els casos que el propi organisme
productor de la documentació tingui també la
seva pròpia política d’accés i confidencialitat,
sol existir un manual d’ètica professional o
codi de bones maneres, amb el que
s’aborden temes com la confidencialitat de les
dades conegudes arrel del desenvolupament
de la tasca professional.

arxivada.
- El propi reglament de l’arxiu i la normativa
que el funcionament del mateix faci
referència. Per exemple la normativa d’accés,
normativa de préstec, entre d’altres.

arxivada.
L’accés se sol controlar de dues maneres:
- Mitjançant el registre de l’usuari a través
del sistema de busca. Per accedir a la base de
dades, l’usuari ha d’introduir les seves
credencials (nom d’usuari i clau). Això permet
al sistema portar un control dels accessos de
cada usuari en el moment precís.

arxivada.
En relació als documents que es consulten i
degut a el que està establert a la LOPD, no es
guarden associats al nom, és a dir, pot ser
que existeixi un llistat de referències
consultades en el catàleg, però aquestes no
estaran associades a l’usuari que ha fet la
consulta. Aquest tipus de dades, es guardaran
de forma dissociada.

arxivada.
- Quan es realitza la consulta, reproducció o préstec
d’un document físic, existeix la figura de “l’arxiver”.
Aquest farà cobrir a l’usuari una fulla de préstec,
deixant constància del document que sol·licita i de la
seva identitat. Posteriorment aquestes dades seran
tractades i igualment dissociades si es volen generar
estudis o estadístiques, però aquestes fulles seran
arxivades seguint les mesures de seguretat marcades a
la LOPD per aquest tipus d’informació.

arxivada.
Pel que fa a la recuperació de la informació,
aquest catàleg normalment automatitzat, ha
d’estar ben dissenyat per evitar:
- Fressa documental, quan es recupera massa
informació arrel de la realització d’una
consulta, i no tota és rellevant.
- Silenci documental, quan es produeix l’efecte
contrari, és a dir, no es recupera informació
rellevant d’una consulta.

arxivada.
Aquests dos fenòmens tenen el seu origen
en diferents elements:
- l’Usuari ha fet malament la busca, pel que
la solució serà realitzar activitats de formació
des del propi arxiu, o departament
especialitzat.

arxivada.
- El document està mal indexat, pel que cal
fer proves de recuperació i així detectar
possibles errors, per després solucionar-los a
l’etapa d’indexació o assignació de
metadades.

arxivada.
- El sistema està mal dissenyat. La base de
dades no està interpretant les consultes de
l’usuari d’una forma correcta, pel que serà
necessari que el personal especialitzat del
departament de tecnologies de la informació
repassi el funcionament del sistema de busca.

arxivada.
Pel que fa a l’actualització periòdica del
catàleg serà molt important seguir les
instruccions del personal especialitzat al
respecte i els possibles calendaris
d’actualització per donar-li a aquesta eina un
funcionament òptim.

arxivada.
La conservació del catàleg té un paper molt
important per diversos motius:
- Seria ideal que en cada registre hi hagués un
cap que reflectís el temps de vida útil estimat pel
document, perquè a l’hora de fer una busca per
aquest paràmetre l’encarregat de l’arxiu
recuperés aquells documents que estan pròxims
a la seva caducitat i decidir què fer amb ells.

arxivada.
- El catàleg pot constituir un element
imprescindible per la realització d’inventaris,
sobretot l’anomenat catàleg topogràfic, és a dir,
aquell que solament proporcionarà un llistat de
documents junt amb la seva ubicació. Amb
aquest llistat un treballador de l’arxiu haurà de
fer periòdicament comprovacions dels
documents que s’han extraviat en aquest
període de temps, així com aquells que estan
deteriorats i necessiten mesures de conservació.

arxivada.
Pràctica: Un usuari tracta de buscar un
document concret en el catàleg informatitzat
de l’arxiu però ens diu que no és capaç de
trobar-lo perquè recupera molta “fressa
documental”, a què pot ser degut?

4.-Funcions i característiques dels
sistemes operatius i d’arxiu
Anem a parlar del concepte de fitxer: conjunt
de bits emmagatzemats en un dispositiu.
Bits: des del punt de vista informàtic és la
unitat mínima d’informació que solament pot
contenir valors de zeros i uns.

Un sistema operatiu és un conjunt
d’aplicacions informàtiques que fan que
l’ordinador funcioni i que l’usuari pugi veure
la informació reflectida a la pantalla amb un
Interface amigable i senzill. És un software
que fa tant la part física de l’ordinador
(hardware) com la lògica (software o
aplicacions).

Per complir amb aquests objectius ha de
realitzar unes funcions principals i mínimes:
- Gestionar recursos
- Proporcionar la Interface d’usuari
- Gestionar incidències
- Executar programes
- Administrar arxius

Una de les funcions més importants del sistema
i que s’encarregarà de la funció d’administrar els
arxius serà el mòdul d’arxius (també conegut
com a sistema d’arxius). Les seves
característiques més importants són:
- Ha de permetre als usuaris crear, modificar i
borrar arxius.
- Ha de permetre establir polítiques i privilegis
d’ús de cada un dels arxius.

- L’usuari ha de poder realitzar la classificació
dels seus arxius.
- Ha de proporcionar mecanismes de
“recolzament” i “recuperació” davant de
possibles pèrdues d’informació.
- Ha de proporcionar també possibilitats de
“xifrat” i “desxifrat”.
- Ha de garantir la integritat de la informació
que conté.

Pràctica: La Laura rep una notificació del
departament d’informàtica de l’empresa on
treballa en el que es diu que toca manteniment
dels sistemes, i li donen una llista per mirar
aspectes del sistema operatiu del seu ordinador,
però té un problema i és que no sap què és el
sistema operatiu, li podeu explicar?

4.1.-Configuració d’objectes en
sistemes operatius. Forma de procedir
Al mercat hi ha molts sistemes operatius, i el
més utilitzat és Windows, tot i que cada vegada
agafen més força aplicacions de software lliures
com Linux. Però sigui quin sigui el sistema
operatiu que hi hagi al nostre ordinador de
treball, ens ha de donar accés a l’administrador
d’arxius, des del que puguem treballar amb els
fitxers i realitzar les operacions a les que
estiguem autoritzats.

Aquest administrador d’arxius ens mostrarà els
diferents fitxers de dades a les seves ubicacions
amb els seus noms i algunes altres dades
rellevants.

A través d’aquest administrador d’arxius es
podran realitzar totes les operacions de les que
ara parlarem.

4.2.- Creació/nomenament, còpia i
eliminació d’arxius, carpetes,
subcarpetes i altres
Es treballarà aquest apartat prenent com a
referència l’administrador d’arxius de Windows 8.
En primer lloc cal fer una diferenciació de termes:
- Arxiu: fitxer de dades que pot tenir diferents
formats, depenent de l’aplicació que els hagi
creat.
- Directori o carpeta: agrupació d’arxius dins d’una
mateix ubicació.

Per crear un document cal fer clic al botó dret
del ratolí al lloc on es vulgui guardar aquest
document o arxiu i prémer “nou” i dins de la
llista que s’obri escollir el tipus de document
desitjat.
Per crear un directori farem el mateix però
escollint l’opció “carpeta” dins de “nou”.

En relació al nomenament dels arxius cal que
compleixin una sèrie de característiques:
- Que el nom sigui únic dins de la seva
ubicació.
- Que s’evitin caràcters especials com € # @,
etc.

Quan creem un arxiu o directori nou el podem
anomenar de nou o canviar el nom inicial un cop
creat, i ho podem fer:
- Prement la tecla de funció F2 quan ens trobem a
sobre de l’arxiu o carpeta que vulguem
modificar el nom.
- Fent doble clic amb el ratolí sobre el propi fitxer
o carpeta a la que vulguem canviar el nom. I en
tots dos casos el ròtol es posarà en mode edició
per poder escriure el nom desitjat, i després
prémer intró.

Quan vulguem copiar arxius o carpetes podem fer
dues coses:
- Prement el botó dret del ratolí i prement l’opció
“copiar”.
- Amb la combinació de les tecles: CTRL+C amb
l’arxiu o directori objecte de còpia seleccionat.
Un cop copiat caldrà anar a la ubicació desitjada
i prémer “enganxar” perquè el document es
copiï allà on es vulgui. Per enganxar també
podem usar les tecles CTRL+V.

Per eliminar arxius i carpetes ho podem fer amb:
- El botó dret del ratolí i l’opció eliminar sobre
l’arxiu o carpeta.
- Tecla “Supr” amb el fitxer o carpeta
seleccionant.

Pràctica: Crear un fitxer, una carpeta,
anomenar-los, canviar el nom d’un dels dos, i
eliminar-los.

5.- Tècniques de protecció d’accessos
públics i privat, en arxius
convencionals i informàtics.
La política de protecció i accés a cada arxiu depèn
de:
- La política que la institució productora tingui al
respecte, plasmada a la documentació de qualitat
o ètica professional, que ha de ser coneguda per
tots els treballadors i usuaris de la seva
documentació.
- El tipus de dades custodiades. Si els documents
contenen dades de caràcter personal, per llei
vindran marcades unes característiques d’accés i
seguretat específiques.

5.- Tècniques de protecció d’accessos
públics i privat, en arxius
convencionals i informàtics.
Pel que fa a l’accés a la documentació, els arxius privats
es regiran per reglaments interns respectant en tot cas
la legislació vigent. Però pel que fa a arxius públics, el
marc legal l’estableix la llei 30/1992, de 26 de novembre
de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del
Procediment Administratiu Comú (LRJPAC), que en el seu
article 35 reconeix una sèrie de drets als ciutadans entre
les que destaca “conèixer en qualsevol moment, l’estat de
tramitació dels procediments en els que tinguin la
condició d’interessats, i obtenir còpies dels documents
continguts en ells”, sempre i quan, segons l’article 31, el
ciutadà sigui l’interessat.

5.1.- Nivells de protecció:
determinació
La LOPD determina tres nivells de seguretat pels
fitxers que continguin dades de caràcter
personal: baix, mitjà i alt.

determinació
Aquests nivells tenen un caràcter acumulatiu, és
a dir, per cada un d’ells es disposaran unes
mesures. Cada nivell haurà de complir les
determinades per aquell i les anteriors.

determinació
La determinació dels nivells de protecció en els
arxius de caràcter personal es determina en funció
de la informació continguda, sent considerats:
- Fitxers de nivell alt, els que contenen dades:
- Ideologia, afiliació sindical, creences, origen racial,
salut o vida sexual i respecte als que no es prevegi la
possibilitat d’adoptar el nivell bàsic.
- Obtinguts amb finalitats policials sense el
consentiments de les persones afectades.
- Derivats d’actes de violència de gènere.

determinació
- Fitxers de nivell mig, els que contenen dades:
- Relatives a la comissió d’infraccions administratives
o penals.
- Que es regeixin per l’article 29 de la LOPD (prestació
de serveis de solvència patrimonial i crèdit).
- D’administracions tributàries, i que es relacionin amb
l’exercici de les seves potestats tributàries.
- D’entitats financeres per les finalitats relacionades
amb la prestació de serveis financers.
- D’entitats gestores i serveis comuns de seguretat
social, que es relacionin amb l’exercici de les seves
competències.

determinació
- De mútues d’accidents de treball i malalties
professionals de la seguretat socials.
- Que ofereixin una definició de la personalitat i
permetin avaluar determinats aspectes de la
mateixa o del comportament de les persones.
- Dels operadors de comunicacions electròniques,
respecte de les dades de tràfic i localització.

determinació
- Fitxers de nivell baix, els que contenen dades:
- Qualsevol fitxer que contingui dades de caràcter personal.
- També aquells que continguin dades d’ideologia, afiliació
sindical, religió, creences, salut, origen racial o vida sexual,
sempre i quan:
- Les dades s’utilitzin amb la única finalitat de realitzar una
transferència dinerària a entitats de les que els afectats siguin
associats o membres.
- Es tracti de fitxers o tractaments d’aquests tipus de dades de
forma incidental, que no guardin relació amb la finalitat del
fitxer.
- En els fitxers o tractaments que continguin dades de salut, que
es refereixin exclusivament al grau o condició de discapacitat o
la simple declaració de invalidesa, amb motiu del compliment
dels deures públics.

determinació
Pràctica: Pensa en tres fitxers que continguin
dades personals teves i explica quin nivell de
seguretat creus que tenen i perquè?

5.2.- Disposició de contrasenyes i
atributs d’accés
Els mecanismes de contrasenya i atributs d’accés
dependran tant de la política de l’empresa
productora que guarda la informació, com del
tipus de dades que continguin.

atributs d’accés
Les pròpies empreses miraran de generar
diferents tipus d’usuaris amb atributs d’accés
diferents en relació al tipus d’informació que
hagin de consultar per la realització de les seves
tasques.

atributs d’accés
Pel que fa a les contrasenyes d’accés cada organisme o
empresa tindrà el seu propi protocol i ha de ser conegut
pels seus treballadors. Els fitxers que continguin dades
de caràcter personal són un cas a part, i segons l’article
93 del Real Decret 1720/2007 estableix que el
responsable del fitxer o tractament “haurà d’adoptar les
mesures que garanteixin la correcta identificació i
autentificació dels usuaris” i que “establirà un mecanisme
que permeti la identificació de forma inequívoca i
personalitzada de tot aquell usuari que intenti accedir al
sistema d’informació i la verificació de que està
autoritzat.

atributs d’accés
Quan el mecanisme d’autentificació es basi n
l’existència de contrasenyes existirà un
procediment d’assignació, distribució i
emmagatzement que garanteixi la seva
confidencialitat i integritat”.

5.3.- Autorització d’accés, consulta,
detecció d’errors en el procediment
L’article 83 del Reglament del desenvolupament
de la LOPD estableix que “el responsable del
fitxer o tractament adoptarà les mesures
adequades per limitar l’accés del personal a
dades personals, als suports que els continguin o
als recursos del sistema d’informació, per la
realització de treballs que no impliquin el
tractament de dades personals”.

A més a més, quan es tracti de personal aliè,
s’ha de firmar un contracte de prestació de
serveis que ha de recollir expressament:
- La prohibició d’accedir a les dades personals.
- L’obligació de secret respecte a les dades que
el personal hagi pogut conèixer degut a la
prestació del servei.

Pel que fa a les autoritzacions, serà el
responsable del fitxer o del tractament el que
autoritzi a les persones a l’accés als fitxers de
dades personals.

Aquestes autoritzacions es poden atorgar a un
usuari concret o a un grup d’usuaris del mateix
perfil. I a més haurà de quedar reflectit en el
document de seguretat el nom de les persones
habilitades per concedir aquestes
autoritzacions, i el de les dades de les persones
sobre les que es pot delegar.

6.- Aplicació de procediments de
seguretat i confidencialitat de la
informació
Les empreses estan cada vegada més
preocupades per la seguretat i confidencialitat
de la informació que manegen, ja que la
consideren com un important actiu de negoci,
tot i que cada vegada juguen un paper més
important les obligacions legals respecte a la
protecció de dades personals i als drets a la
intimitat de les persones.

6.- Aplicació de procediments de
seguretat i confidencialitat de la
informació
Pràctica: Penseu en els significat de l’expressió:
“El valor de la dada” i exposeu-la a la classe.

6.1.- Normativa vigent de protecció de
dades i conservació de documentació
- Constitució espanyola, article 16:
1.“Es garanteix la llibertat ideològica, religiosa i
de culte als individus i les comunitats sense més
limitació, en les seves manifestacions, que la
necessària pel manteniment de l’ordre públic
protegit per la llei.”

- Constitució espanyola, article 16:
2. “Ningú podrà ser obligat a declarar sobre la
seva ideologia, religió o creences.”
3. “Cap confessió tindrà caràcter estatal. Els
poders públics tindran en compte les creences
religioses de la societat espanyola i mantindran
les consegüents relacions de cooperació amb
l’església catòlica i les demés confessions.”

- Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de
Protecció de Dades de caràcter personal.
- Reial Decret 1720/2007 de 21 de desembre, pel
que s’aprova el Reglament del desenvolupament
de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre,
de protecció de dades de caràcter personal.
- Reial Decret 372010, de 8 de gener, pel que es
regula l’Esquema Nacional de Seguretat en
l’àmbit de l’administració electrònica.

Pel que fa a aquest últim text legal, la LOPD, en
concordança amb els nivells de seguretat senyalats
anteriorment, es van determinar unes mesures de
seguretat per cada un d’ells:
- Responsable de seguretat: El responsable del
fitxer ha de designar un o varis responsables de
seguretat (no és una delegació de responsabilitat).
El responsable de seguretat és l’encarregat de
coordinar o controlar les mesures del document.

- Personal: Funcions i obligacions dels diferents
usuaris o dels perfils d’usuaris clarament
definides i documentades. Definició de les
funcions de control i les autoritzacions
delegades pel responsable. Difusió entre el
personal, de les normes que els afectin i de les
conseqüències del seu incompliment.

- Incidències: Registre d’incidències: tipus,
moment de detecció, persona que la notifica,
efectes i mesures correctores. Procediment de
notificació i gestió de les incidències.

- Control d’accés: Relació actualitzada d’usuaris i
accessos autoritzats. Control d’accessos
permesos a cada usuari segons les funcions
assignades. Mecanismes que evitin l’accés a
dades o recursos amb drets diferents als
autoritzats. Concessió de permisos d’accés
solament per personal autoritzat. Mateixes
condicions per personal aliè amb accés als
recursos de dades.

- Control d’accés solament fitxers
automatitzats: Control d’accés físic als locals on
es troben ubicats els sistemes d’informació.

- Control d’accés solament fitxers
automatitzats: Registre d’accessos: usuari, hora,
fitxer, tipus d’accés autoritzat o denegat. Revisió
mensual del registre pel responsable de
seguretat. Conservació 2 anys. No cal aquest
registre si el responsable del fitxer és una
persona física i és l’únic usuari.

- Control d’accés solament fitxers no
automatitzats: Control d’accessos autoritzats.
Identificació accessos per documents accessibles
per múltiples usuaris.

- Identificació i autentificació solament fitxers
automatitzats: Identificació i autentificació
personalitzada. Procediment d’assignació i
distribució de contrasenyes. Emmagatzement
inintel·ligible de les contrasenyes. Periodicitat
del canvi de contrasenyes (< 1 any). Límit
d’intents reiterats d’accés no autoritzat.

- Custòdia de suports solament fitxers no
automatitzats: Durant la revisió o tramitació
dels documents, la persona a càrrec dels
mateixos ha de ser diligent i custodiar-la per
evitar accessos no autoritzats.

6.2.- Còpies de seguretat
La llei de protecció de dades estableix unes
obligacions pel que fa a les còpies de seguretat:
- Cal realitzar backup (còpies de seguretat) i
còpies de backup almenys un cop a la setmana
en els tres nivells de seguretat (baix, mig, alt).

- Cal garantir la restauració de les dades al
moment anterior de produir-se la pèrdua.
També en els tres nivells de seguretat.

- Caldrà autorització per l’execució de
procediments de restauració de dades, en els
nivells de seguretat mig i alt.

- Caldrà emmagatzement extern de còpies i
procediments de restauració de dades en el
nivell de seguretat alt.

Moltes gràcies per la vostra atenció
Marta Costa Montmany
Marketing per tu, creant marketing a mida
Tel. 696 85 70 52
http://marketingpertu.com
www.facebook.com/Marketingpertu
@Marketingpertu
http://www.slideshare.net/marketingpertu

1 gestió arxius públics i privats

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

En vedette

En vedette (8)

Similaire à 1 gestió arxius públics i privats

Similaire à 1 gestió arxius públics i privats (18)

Plus de Marketing per tu

Plus de Marketing per tu (20)

1 gestió arxius públics i privats