El documento describe las diferentes partes que componen Alfresco y sus funcionalidades. Explica que Alfresco está formado por el Web Editor, Share, Record Management y WCM, siendo Share el entorno colaborativo que permite crear espacios como wikis, blogs y gestionar contenidos. También describe las diferentes herramientas y funcionalidades disponibles en Share como la gestión de documentos, metadata, usuarios y permisos.

1. Share
José Pereira
Arcade Consultores

2. Añadir/Detalles Share
Alfresco está formado por varios entornos especializados en diversos aspectos de la
gestión documental:
1.- El Web Editor, enfocado al acceso web ligero y procesos relacionados exclusivamente
con la gestión documental.
2.- El Share, permite establecer espacios colaborativos, relacionados con la gestión
documental y la gestión de contenidos (Wiki, Blog, etc,..)
3.- El Record Management, un gestor documental asociado al Share especializado en esta
rama de la gestión documental
4.- WCM, es un pequeño editor web, asociado a los proyectos que se desprenden del Web
Quick Start y la publicación web.
Share, Records Management
y Web Quick Start
Web Editor
(Web Client) Web Content Manager
http://mihost:8080/alfresco http://mihost:8080/share http://mihost:8080/wcmqs/
http://localhost:8080/wcmqs/
http://mi-ip:8080/wcmqs/
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3. Dashboard Share
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4. Añadir/Detalles Share
“drag & drop”
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5. Mis Sitios Share
Un “Sitio” es la unidad
fundamental de
organización del Share
“Desde el Web Client podemos
acceder a todos los documentos y
espacios del sitio”
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6. Wiki Share
“Wiki, permite crear una base de
conocimiento”
“Los artículos se pueden
consultar desde el web editor”
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7. Blog Share
Se pueden enlazar
blogs del tipo
Wordpress o Typepad
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8. Calendario Share
Este link, permite
suscribirse a tu
calendario,....
“Calendario, permite
mantener una agenda de
eventos”
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9. Calendario Share
Copiar la ruta de este
link
“Es posible suscribirse al
calendario desde aplicaciones
tales como iCal, FireBird,
etc,...”
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10. Links Share
“Podemos crear una relación de
links interesantes”
Se pueden realizar
comentarios sobre
cada link
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11. Añadir/Detalles Share
Lista de datos
Web Quick
Start “Lista de datos, permite acceder a los
mensajes enviados desde el Web Quick
Start”
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12. Añadir/Detalles Share
Miembros
“Nos permite añadir
miembros a nuestro sitio”
“Es necesario tener configurado las
funciones de email para poder realizar
invitaciones, ya que estas serán
enviadas por correo electrónico”
“Se puede invitar a miembros que no
pertenezcan al sistema”
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13. Añadir/Detalles Share
Biblioteca
“Biblioteca de documentos,
es propiamente el gestor documental
del Share”
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14. Añadir/Subir Share
“Añadir, permite subir varios
documentos a la vez”
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15. Añadir/Detalles Share
Propiedades
Metadata
“Preview es una herramienta muy
interesante, sólo válida para PDF,
que no estén protegidos”
Rutas de acceso
al documento
Permite añadir
comentarios
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16. Añadir/Detalles Share
Metadata
“Los datos sobre los datos”
“La metadata se puede ampliar
gracias a los aspectos”
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17. Añadir/Detalles Share
Tags
“Etiquetar los documentos nos permite
hacer filtros rápidos agrupando
documentos son los mismos tags”
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18. Añadir/Detalles Share
Aspectos
“Aspectos añaden nuevos campos
a la metadata”
Editar Metadata
Vista Previa
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19. Añadir/Detalles Share
Aspectos
“Para crear nuestra propia metadata o
propiedades del documento tenemos que
realizar el siguiente procedimiento”
“Los ejemplos siguientes añaden un nuevo
modelo llamado mimodelo y un aspecto que
añade una nuevo propiedad a nuestros
documentos”
tomca/share/classes/alfresco/
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20. Añadir/Detalles Share
Custom Aspect
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?> <alfresco-config>
<!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' 'http://www.springframework.org/ <config evaluator="string-compare" condition="DocumentLibrary">
dtd/spring-beans.dtd'> <aspects>
<beans> <visible>
<aspect name="cm:generalclassifiable" />
<!-- Añadir los mensajes de miModelo --> <aspect name="cm:complianceable" />
<bean id="webscripts.ej.resources" <aspect name="cm:dublincore" />
class="org.springframework.extensions.surf.util.ResourceBundleBootstrapComponent"> <aspect name="cm:effectivity" />
<property name="resourceBundles"> <aspect name="cm:summarizable" />
<list> <aspect name="cm:versionable" />
<value>alfresco.messages.mimodelo</value> <aspect name="cm:templatable" />
</list> <aspect name="cm:emailed" />
</property> <aspect name="emailserver:aliasable" />
</bean> <aspect name="cm:taggable" />
</beans> <aspect name="app:inlineeditable" />
<aspect name="ej:personalizable" />
</visible>
<addable>
</addable>
<removeable>
custom-slingshot-application-context.xml </removeable>
</aspects>
</config>
web-extension <config evaluator="node-type" condition="cm:content">
<forms>
<form>
<field-visibility>
<show id="ej:miNuevoCampo" />
</field-visibility>
</form>
<!-- Formulario de metadata -->
<form id="doclib-simple-metadata">
custom-slingshot-application-context.xml <field-visibility>
<show id="ej:miNuevoCampo" />
</field-visibility>
web-extension <edit-form template="../documentlibrary/forms/doclib-simple-metadata.ftl" />
</form>
<form id="doclib-inline-edit">
<field-visibility>
<show id="ej:miNuevoCampo" />
</field-visibility>
</form>
</forms>
</config>
</alfresco-config>
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21. Añadir/Detalles Share
Custom Aspect
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?> ej_mimodelo.property.ej_miNuevoCampo.title=Mi Campo
<!DOCTYPE beans PUBLIC '-//SPRING//DTD BEAN//EN' 'http://www.springframework.org/dtd/spring-beans.dtd'> ej_mimodelo.aspect.ej_personalizable.title=Mi Aspecto
<beans> aspect.ej_personalizable=Mi Aspecto
<bean id="extension.ej.dictionaryBootstrap" parent="dictionaryModelBootstrap" depends-on="dictionaryBootstrap">
<property name="models">
<list>
<value>alfresco/extension/ej-model.xml</value>
</list>
</property> mimodelo.properties
</bean>
<bean id="extension.kb.resourceBundle" class="org.alfresco.i18n.ResourceBundleBootstrapComponent">
<property name="resourceBundles">
<list>
messages
<value>alfresco.messages.mimodelo</value>
</list>
</property> <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
</bean>
</beans> <model name="ej:mimodelo" xmlns="http://www.alfresco.org/model/dictionary/1.0">
<!-- Optional meta-data about the model -->
ej-model-context.xml <description>Mi Modelo</description>
<author>Jose Pereira</author>
extension <version>1.0</version>
<!-- Importar las referencias requeridas a otros modelos -->
<imports>
<import uri="http://www.alfresco.org/model/dictionary/1.0" prefix="d"/>
<import uri="http://www.alfresco.org/model/content/1.0" prefix="cm"/>
</imports>
<!-- Incorporacion a los nuevos espacios el nombre de nuestro nuevo modelo -->
<namespaces>
<namespace uri="http://www.alfresco.com/model/mimodelo/1.0" prefix="ej"/>
</namespaces>
ej-model.xml
<aspects>
extension <!-- Definición del aspecto para nuestro modelo -->
<aspect name="ej:personalizable">
<title>Mi nuevo aspecto</title>
<properties>
<property name="ej:miNuevoCampo">
<type>d:text</type>
</property>
</properties>
</aspect>
</aspects>
</model>
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22. Añadir/Detalles Share
Custom Aspect
Estas personalizaciones
sólo afectan al Share !
“El nuevo aspecto estará disponible desde
aspectos, metadata y las acciones añadir
aspecto de las reglas de carpeta”
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23. Crear Contenido Share
Añadir/Detalles
“Un documento ‘plano’ se puede
editar ‘en linea’ sin necesidad de editores
externos”
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24. Añadir/Detalles Share
Edición
= Nueva Versión
“La edición fuera de linea,
descarga el documento para su
edición” “Este proceso se finaliza con su
cancelación o subiendo una nueva
versión”
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25. Añadir/Detalles Share
Nueva Versión
“Nueva Versión, permite
cargar un nuevo
documento, al mismo
tiempo que se conservan las
versiones anteriores”
“El control de las versiones se ve
reflejado en el menú de propiedades del
documento en el Web Content”
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26. Añadir/Detalles Share
Workflow
Es necesario añadir
el responsable de la revisión
o aprobación
Permite añadir
más documentos
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27. Añadir/Detalles Share
WorkFlow
Ver
Editar
“Los controles del flujo de trabajo
permiten editar, revisar, reasignar,
cancelar, etc,... una tarea”
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28. Añadir/Detalles Share
Permisos
“Mediante la gestión de permisos, podemos variar las
responsabilidades de cada roll predefinido ”
“Los roles se definen en el momento que se invita a un nuevo
miembro al Sitio”
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29. Añadir/Detalles Share
Web Asset
“Preview Web Asset, abre el
documento en el WCM, para su
edición”
“Esta opción sólo es funcional
para los documentos que están
bajo Web Quick Start”
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30. Añadir/Detalles Share
Aplicacion
“Una de las funciones que podemos
encontrar en Aplicación, es la
posibilidad de cambiar los colores
del ‘tema’ de Alfresco”
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31. Añadir/Detalles Share
Replicación
“Trabajos de replicación, crea
replicas de los espacios
seleccionados en otros
servidores* de Alfresco”
“La idea, es poder programar,
por cuestiones de calidad de
red, etc, sincronizaciones de
contenido a determinadas
horas”
* Sólo tiene sentido en instalaciones sobre sistemas distribuidos
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32. Añadir/Detalles Share
Grupos
“Los Grupos permiten hacer
agrupaciones de usuarios”
De esta forma podemos asignar
permisos a todo un grupo
“Menu miembros / invitar del Web Client”
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33. Añadir/Detalles Share
Usuarios
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34. Añadir/Detalles Share
Repositorio
“El repositorio permite navegar por todo
el sistema de ficheros de Alfresco”
Repositorio de ‘Scripts’ de Alfresco
Repositorio de Documentos
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35. Añadir/Detalles Share
Personas
“Personas, es un buscador de
usuarios de Alfresco”
“Se puede refinar la búsqueda
indicando la etiqueta* sobre la que se
quiere buscar”
* Las etiquetas deben estar en inglés ej: ubicación/location, etc...
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36. Créditos
Texto
www.jpereira.net
Documento escrito por José Pereira para el
curso impartido durante los días 25-30 Abril de
2011 en la Escola Galega de Administración www.arcadeconsultores.es
Pública (EGAP) - Xunta de Galicia
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