MS Project edasijõudnute käsiraamat. Täiendavad võimalused aja, ressursside, kulude, informatsiooni, riskide ja projekti integreeritud juhtimiseks.

1. MS Project
Edasijõudnutele
Martin Sillaots
2014

2. Sisukord
Sissejuhatus.........................................................................................................................................3
1 MS Project häälestusparameetrid - Options......................................................................................4
1.1 Kuupäeva välimuse muutmine...................................................................................................5
1.2 Kestuse ühikute välimuse muutmine..........................................................................................5
1.3 Kestuse ühiku muutmine............................................................................................................5
1.4 Töömäärangute ühiku muutmine................................................................................................5
1.5 Ülesande tüübi muutmine...........................................................................................................5
2 Ajaplaneerimise meeldetuletav harjutus............................................................................................7
3 Ülesande info - task information.......................................................................................................8
3.1 Ülesande tüübi muutmine...........................................................................................................8
3.2 Kuupäevalised piirangud............................................................................................................9
3.3 Tähtaja märkimine....................................................................................................................11
4 Ressursside planeerimise meeldetuletav harjutus............................................................................12
5 Ressursside juhtimine......................................................................................................................13
5.1 Töökoormuse ühtlustamine piiratud aja raamides....................................................................13
5.2 Töökoormuse automaatne silumine..........................................................................................14
5.3 Prioriteedid...............................................................................................................................15
5.4 Task Usage tabel.......................................................................................................................15
5.5 Resource Usage Tabel..............................................................................................................16
5.6 Töömäärangu info – Asignment Information...........................................................................17
5.7 Resource allocation view..........................................................................................................17
6 Käivitunud projekti jälgimise meeldetuletav harjutus.....................................................................19
7 Mitme projekti samaaegne juhtimine..............................................................................................20
7.1 Koond- ja alamprojektid...........................................................................................................20
7.2 Ühiste ressursside jagamine mitme projekti vahel...................................................................21
2

3. Sissejuhatus
MS Project on vahend, mis aitab planeerida ja kontrollida projekti aega, ressursse ja kulusid,
vähesel määral toetab see ka teisi projektijuhtimise valdkondi. Allolev tabel kirjeldab, kuidas MS
Project on seotud projektijuhtimise üldise raamistikuga (Allikas Project Management Institute
www.pmi.org projektijuhtimise käsiraamat PMBOK Guide). PMI käsitluses on projektijuhtimise
temaatika jagatud 4 protsessiks ja 9 valdkonnaks. Rasvase kirjaga on tähistatud protsessid,
valdkonnad ja teemad, mis on teostatavad Microsoft Project abil.
Tabel 1. Projektijuhtimise üldised meetodid projekti protsesside ja juhtimisvaldkondade lõikes
Algatamine Planeerimine Täitmine ja Kontroll Lõpetamine
Eesmärk • Ulatuse
määratlemine
• Ulatuse planeerimine
• WBS
Aeg • Ülesannete loetelu
• Ülesannete kestused
• Ülesannete seosed
• Ajakava lühendamine
• Ajakava kontroll
Maksumus • Kulude planeerimine • Kulude kontroll
Kvaliteet • Kvaliteedi planeerimine • Kvaliteedi tagamine
Kvaliteedi kontroll
Ressursid • Organisatsiooni
planeerimine
• Ressursside
planeerimine
• Meeskonna
arendamine
• Meeskonna
laialisaatmine
Infovahetus • Infovahetuse
planeerimine
• Info jagamine
• Tegevusaruanded
• Arhiveerimine
Riskid • Riskijuhtimise
planeerimine
• Riskide määratlemine
• Kvalitatiivne analüüs
• Kvantitatiivne analüüs
• Reageerimise
planeerimine
• Riskide jälgimine ja
kontroll
Alltöö • Altöö planeerimine
• Pakkumiste
planeerimine
• Pakkumiste tegemine
Alltöö valimine
• Alltöövõtjate
juhtimine
• Lepingute
lõpetamine
Integratsioon • Integreeritud
projektiplaan
• Projekti täitmine
• Muudatuste kontroll
Käesolev juhend kirjeldab MS Project spetsiifilisemaid võimalusi projekti planeerimiseks ja
juhtimiseks. See sobib kasutajatele, kellel on juba kogemusi tarkvaraga MS Project. Juhendis
käsitletud teemade läbimisel omandatakse edasijõudnute tase. Materjalis tutvustatakse MS Project-i
keerulisemaid funktsioone ja võimalusi projekti aja, ressursside ja maksumuse juhtimiseks.
Teemasid käsitletakse juhendis toodud näidete ja kasutaja koostatud harjutuste põhjal.
3

4. 1 MS Project häälestusparameetrid - Options
Kõikidel projektidel on sarnaseid jooni, kuid tegelikult on nad kõik väga erinevad. MS Projecti
algselt määratud parameetrid ei pruugi olla kõige sobivamad sinu projekti jaoks. Käesolevas
peatükis antakse lühike ülevaade MS Project häälestusparameetritest ja kõige enam muutmist
vajavatest valikutest.
Häälestusparameetrite aken (Joonis 1) avaneb, kui File menüüst valida korraldus Options. Aken on
jagatud 11 sektsiooniks. Mõned parameetritest mõjutavad kogu MS Project-i, mõned ainult avatud
faili. Viimasel juhul on seda mainitud ka parameetrite selgituses (nendes kajastub faili nimi).
Joonis 1. MS Project häälestusparameetrite aken Options
Kõige sagedamini soovitakse määrata:
1. Kuupäeva välimust
2. Kestuse ühikuid (d -> w)
3. Töömäärangute ühikut (100% -> 1)
4. Ülesande tüüpi (fixed units -> fixed duration)
4

5. 1.1 Kuupäeva välimuse muutmine
Mine Options aknas General sektsiooni. Project view lõigu Date format lahtri kaudu saab
määrata, mis kujul MS Project kuupäevi (ja kellaaegu) esitab. See mõjutab kuupäevade välimust nii
ajatabelites kui ka dialoogiakendes kõikjal MS Project-is (mitte ainult avatud failis). Kui fail avada
teises MS Projectis, siis seal võib olla teistsugune häälestus.
1.2 Kestuse ühikute välimuse muutmine
Mine Options aknas Advanced sektsiooni. Display options fort this project lõigus saab muuta
(lühendada) ajaühikute kirjeldavaid tekste. Sektsiooni pealkirja kõrval asuva rippmenüü kaudu saab
määrata, kas muudatus puudutab ainult käesolevat faili või kogu MS Projecti.
1.3 Kestuse ühiku muutmine
Mine Options aknas Schedule sektsiooni. Sheduling options for this project lõigus Duration is
entered in lahtrist valige sobiv ühik.
MS Project-i vaikimisi määratud ajaühikuks on tööpäev. Kõik töövahendid on häälestatud sellele
ühikule sobivalt. Ka muid ühikuid saab kasutada, kuid see toob enamasti kaasa suuremal või
vähemal määral ajagraafikute kujundustäid. Kui tööpäev ei ole projekti jaoks sobiv ajaühik (näiteks
projekt kestab aastaid ja päev on liiga väike ühik), siis võib ülesannete kestuse ühiku muuta kogu
projekti jaoks. Vaikimisi ajaühiku muutmine on soovitav teostada enne ülesannete sisestamist. Juba
sisestatud ülesannete kestuse ühikuid (ka siis, kui kestust ei ole veel muudetud ja seal on kirjas 1d?)
saab hiljem vaid käsitsi muuta. Options aknas määratud ühik mõjutab koondülesannete esitust, sest
neid arvutatakse automaatselt.
1.4 Töömäärangute ühiku muutmine
Mine Options aknas Schedule sektsiooni. Shedule lõigus Show assignment units as a lahtrist vali
sobiv stiil.
Vaikimisi näidatakse tööjõumäärangu koguseid protsentides. Kui teatud ressursi on 10 või enam
ühikut, siis on 1000% ja suuremaid arve tüütu sisestada. Sellisel juhul võib protsendi asendada
kümnendmurruga - Decimal. Antud näites 1000% = 10. See häälestusparameeter mõjutab kogu MS
Project-i
1.5 Ülesande tüübi muutmine
Mine Options aknas Schedule sektsiooni. Scheduling options for this project lõigus vali Default
task type lahtrist sobiv tüüp.
5

6. Vaikimisi on ülesande tüübiks Fixed Unit – ülesandega seotud ressursi kogus on fikseeritud.
Täiendava ressursi lisamine muudab ülesande lühemaks. Kui sa ei soovi, et MS Project ülesandeid
ressursside lisamisel lühendama hakkab, vali ülesande tüübiks Fixed Duration.
New tasks are effort driven – kui selles kastis on linnuke, siis on ülesande töö hulk fikseeritud.
Näiteks Fikseeritud kestusega ülesandele ressursside lisamine ei muuda ülesande kestust, aga
vähendab ressursside koormust. Kui sa ei soovi, et MS Project ressursside töökoormust muudaks,
siis eemalda linnuke antud kontrollkastist.
6

7. 2 Ajaplaneerimise meeldetuletav harjutus
Enne keerulisemate funktsioonide tundmaõppimist on mõistlik tuletada meelde MS Project-i
lihtsamad võimalused. Selleks koosta vabalt valitud teemal MS Projectis lühike ajagraafik, mis
vastab järgmistele tingimustele:
1. Projektil on tänasest päevast varasem alguskuupäev.
2. Projektis on 10 - 15 erinevat sisulist ülesannet (koondülesanded ja verstapostid ei lähe arvesse).
3. Ülesanded on grupeeritud (vähemalt 2 koondülesannet).
4. Ülesannete vahele on loodud loogilised seosed (link). Loo seoseid nii, et projekti mingis osas
tekiks vähemalt 2 paralleelset ülesannete ahelat.
5. Ajakavas on vähemalt 2 verstaposti (milestone).
Plaani koostades katsu vältida:
1. Kuupäevalisi piiranguid (ülesande alguskuupäeva käsitsi sisestamist või graafikul hiirega
ülesande nihutamist ajatelje suhtes).
2. Lõpu või algusega ühendamata ülesannete ahelaid. Ülesannete võrgustik peab olema loogiline ja
lõplik.
Kui sul ei teki ideid, mida projekti plaaniks vormistada, siis võid inspiratsiooni saada allolevalt
jooniselt.
Loodud ajakava täiendatakse edaspidi ressursside ja käivitunud projekti juhtimisel kogunenud
andmetega.
7

8. 3 Ülesande info - task information
Olulisem ülesannetega seotud info on kasutajale kättesaadav otse ajatabeli erinevatest veergudest.
Vahel on vaja ülesande andmeid täpsustada spetsiaalse dialoogiakna vahendusel. Täiendava
infoakna avamiseks tee ülesande numbril topeltklõps või selekteeri ülesanne ja klõpsi Task
Information nupul (Task menüü, Task sektsioon). Avaneb Joonis 2 kujutatud aken.
Joonis 2. Aken ülesande detailsema info sisestamiseks.
Tegevused, mis on sagedasti vajalikud selle akna kaudu teostada on järgmised:
1. Ülesande tüübi muutmine
2. Kuupäevaliste piirangute ja tähtaegade määramine või eemaldamine
3. Märkused, viidete ja failide lisamine
3.1 Ülesande tüübi muutmine
Ülesandega seotud ressursi koormuse muutmine mõjutab ka ülesande kestust. Sarnast mõju omab
ka ülesandega seotud ressursi töökalendri täpsustamine. Töökalendri muutmise mõju ei saa vältida.
Puhkeperioodide lisamine muudab paratamatult ülesande pikemaks. Ressursside koormuse mõju
ülesande kestusele saab aga kontrollida.
Tüüpiline olukord, kus ülesande kestus “mängima” hakkab on see, kui määrata ülesannet täitma
kaks erinevat ressurssi. Ülesanne muutub poole lühemaks. MS Project palub küll alati täpsustada,
8

9. kas seda soovitakse teha, kuid pikema ajakava korral on seda tüütu korduvalt sooritada. Kasutaja
võib eelnevalt täpsustada ülesande tüüpi ja ressursimäärangute mõju sellele.
Kui sa ei soovi, et ressursside lisamine ülesande kestust vähendaks:
1. Tee ülesande nimel topeltklõps
2. Avanenud Task Information aknas mine Advanced lehele
3. Vali Task Type lahtrist Fixed Duration
4. Eemalda linnuke Effort driven kontrollkastist
5. OK.
Ülesannete tüübid:
1. Fixed Duration – ülesande kestus on muutumatu
2. Fixed Unit – ressursi kogused on muutumatud
3. Fixed Work – ülesande töömaht tundides on muutumatu
Effort driven – fikseerib ülesande töömahu tundides. Näiteks kui ülesande kestus on fikseeritud ja
Effort driven sisse lülitatud, siis MS Project muudab ülesandele määratud ressursi hulka. Kahe
erineva ressursi puhul tähendab see seda, et mõlemad on koormatud 50% ulatuses. Ülesande
kestuse, töömahu ja ressursside koguse omavahelist seost kirjeldab Joonis 3.
Joonis 3. Näide ülesande tüübi mõjust kestusele mitme ressursi määramise korral.
3.2 Kuupäevalised piirangud
Üldiselt pole soovitav trükkida ülesannetele konkreetseid algus- ja lõppkuupäevi. Need kuupäevad
arvutab MS Project ise projekti algusest ja ülesannete vahelistest sõltuvustest lähtudes. See
võimaldab paindlikult muuta kogu ajakava, kui mõni ülesannetest võtab rohkem aega või kui on
vaja seda kiiremini teostada. Käsitsi sisestatud kuupäevad võivad tekitada segadusi.
Siiski on mõnede ülesannete algust või lõppu tarvis konkreetsete kuupäevadega siduda. Tööde algus
võib olla seotud olulise ressursi vabanemisega. Näiteks teatud kindlal kuupäeval saabuv
ehitusekspert.
9

10. Kuupäevaliste kitsenduste tüübid:
1. As Late AS Possible - Ülesanne algab nii hilja kui võimalik. Sobib, kui ajakava koostatakse
projekti lõppkuupäeva järgi. Kuupäeva sisestada ei tohi.
2. As Soon AS Possible - Ülesanne algab nii vara kui võimalik. Algselt on kõik ülesanded
sellised. Kuupäeva sisestada ei tohi.
3. Finish No Earlier Than - Ülesanne lõppeb mingil kindlal kuupäeval või peale seda.
4. Finish No Later Than - Ülesanne peab lõppema mingil kindlal kuupäeval või enne seda.
5. Must Finish On - Ülesanne peab lõppema täpselt sellel kuupäeval.
6. Must Start On - Ülesanne peab algama täpselt sellel kuupäeval.
7. Start No Earlier Than - Ülesanne algab mingil kindlal kuupäeval või peale seda.
8. Start No Later Than - Ülesanne peab olema alanud enne mingit kindlat kuupäeva.
Kuupäeva fikseerimiseks:
1. Tee ülesandel, mille algust soovid muuta, topeltklõps;
2. Avatakse Task Information aken;
3. Mine Advanced lehele (vaata Joonis 4);
4. Vali Constraint type lahtrist sobiv tüüp;
5. Constraint date lahtrisse trüki kuupäev.
Joonis 4. Kuupäevalise piirangu määramine ülesande info aknas Advanced lehel.
Kahe omavahel ühendatud ülesande korral, kui järglase algus on kuupäevaliselt fikseeritud, siis
eellase varasema lõpu korral järglasega varem alustada ei saa. Enamasti on kuupäevalistest
piirangutest palju tüli ja eelpool kirjeldatud akent on vaja, et neist lahti saada.
Kuupäevaliste piirangute lisamine lõhub ära projekti kriitilise tee. Näiteks on projekti keskel mingi
ülesande algus kuupäevaliselt fikseeritud. Tavaliselt toob see kaasa selle ja talle järgnevate
ülesannete edasinihkumise ajatelje suhtes. Fikseeritud algusega ülesande ja sellele eelnenud
10

11. ülesannete vahele tekib ajavaru. Ajavaru tõttu on kõik varasemad ülesanded mittekriitilised.
Kuupäevalised piirangud võivad tekkida ka kogemata. Kõige sagedasemad juhtumid on järgmised:
1. Araafikult ülesannete vahel ühendusi luues on kogemata mõnda ülesannet ajatelje suhtes
nihutatud.
2. Ajatabelis on ülesannete alguse ja lõpu kuupäevad käsitsi sisestatud (või kopeeritud).
Kriitilise tee säilitamise eesmärgil on kuupäevaliste piirangute asemel soovitav asutada tähtaegu
(Deadline).
3.3 Tähtaja märkimine
Ülesande lõpu fikseerimiseks on parem meetod tähtaja – Deadline määramine:
1. Tee ülesandel, mida soovid siduda fikseeritud kuupäevaga
2. Avaneb Task Information aken
3. Mine Advanced lehele (vaata Joonis 4)
4. Sisesta Deadline lahtrisse sobiv kuupäev.
Gantti graafikul esitatakse tähtaeg sisestatud kuupäeval paikneva noolekesena (vaata Joonis 5). Kui
eelnevad ülesanded lõppevad varem, siis nooleke jääb paika, kuid ülesanded „ujuvad“ vabalt. Kui
eelnevad ülesanded kestavad kauem, siis tähtajaga seotud ülesanne nihkub üle noole ning
programm teavitab ohtlikust olukorrast. Deadline eemaldamiseks on ainus võimalus Task
Information aknas Deadline lahtri sisu kustutada.
Joonis 5. Deadline nool Gantti graafikul ja selle ületamist teavitav märk ajatabelis.
11

12. 4 Ressursside planeerimise meeldetuletav harjutus
Täienda eelmise harjutuse käigus loodud projekti ajakava ressursside andmetega:
1. Koosta ressursside loetelu, kus on vähemalt 4 ressurssi.
2. Seo ressursid ülesannetega.
3. Täpsusta tööaega (näiteks riiklikud pühad).
4. Kaota ressursside ülekoormus.
5. Arvuta ressursside, ülesannete ja projekti maksumus.
Kui sul ei teki ideid, milliseid ressursse kasutada ja kuidas neid määrata, siis võid inspiratsiooni
saada allolevalt jooniselt.
Loodud projektiplaan võetakse järgmises harjutuses projekti edenemise kontrollimise aluseks.
12

13. 5 Ressursside juhtimine
Ressursside planeerimise olulisemad sammud on ressursside nimekirja koostamine,
ressursside määramine ja töökoormuse silumine. Koormuse ühtlustamiseks on sobivaim
keskkond Leveling Gant. Suure projekti või mitme projekti samaaegsel planeerimisel on vaja
keerukamaid ja täpsemaid töövahendeid ressursside planeerimiseks. Nendest antud peatükis juttu
tulebki. Ühtlasi vaatame täiendavaid võimalusi töökoormuse silumiseks.
Ressursside koormuse planeerimiseks ja jälgimiseks on MS Projectis erinevaid võimalusi.
Lihtsaimad töövahendid on:
1. Resource sheet – näitab, kes on ülekoormatud (punane).
2. Resource report – näitab graafiliselt, kus ülekoormus asub ajatelje suhtes.
3. Leveling Gantt – näitab kuhu ülesanne nihutati, et ülekoormus kaoks. Näha on ka, kus ülesanne
asus enne ülekoormuse kaotamist.
Nende vaadete puuduseks on, et nad esitavad töökoormust puudutavat infot eraldi vaadetes.
Järgnevalt uurime ekraanivorme, mis integreerivad töökoormusega seotud informatsiooni:
1. Resource allocation view;
2. Task usage tabel;
3. Resource usage tabel.
Sarnaselt ülesandega setud täiendavale infole on võimalik vaadata ka ressursside täiendavat
informatsiooni – Resource Information. Ressursiinfo akna kaudu võib rakendada erinevaid
kulumudeleid. Kui ülesanne on seotud konkreetse ressursiga, siis on võimalik vaadata töömäärangu
infot – Asignment Information.
5.1 Töökoormuse ühtlustamine piiratud aja raamides
Ressursside määramisel lähtutakse üleande ressursivajadustest, mitte ressursside kättesaadavusest.
See toob tavaliselt kaasa ressursside ebaühtlase jaotumise. Mõni töötaja on üle koormatud, mõni
alakoormatud. Ressursside planeerimise järgmine samm on töötajate töökoormuse ühtlustamine.
Selle tegevuse muudab keeruliseks kättesaadavate ressursside ning aja piiratus. Enamasti ei õnnestu
projekti sobitada mõlema valdkonna (ressursid ja aeg) etteantud piiridesse. Ühte arvesse võttes
tuleb ohvriks tuua teine. Näiteks piiratud ajaraamidesse projekti surumine toob kaasa täiendavate
ressursside kaasamise, projekti eelarve suurenemise ja nii edasi.
Piiratud aja raames töökoormuse silumine:
1. Resource menüüs, Level sektsioonis klõpsi Leveling Options nuppu
2. Avaneb Resourve Leveling aken (vaata Joonis 6)
3. Pane linnuke kontrollkasti Level only within available slack (töökoormuse tasandamine
toimub ainult vaba ajavaru ulatuses
4. Klõpsi nupul Level Now.
Sellisel juhul ei tohi projekti lõpptähtaega edasi lükata. Enamasti jääb osa ülekoormusest kaotamata
ja koormuse ühtlustamiseks tuleb lisada ressursse või muuta ressursside määranguid.
13

14. Joonis 6. Töökoormuse ühtlustamise käsu parameetrite aken.
Ressurssidega täiendatud ajaplaani lühendamiseks on parim meetod Chrashing. Meetod seisneb
selles, et palgatakse täiendavaid ressursse ja seeläbi muudetakse ülesande täitmisele kuluvat aega
lühemaks. Eesmärk on võimalikult väikeste lisakuludega saavutada võimalikult suur aja kokkuhoid.
MS Project on ideaalne keskkond Chrashingu läbiviimiseks.
5.2 Töökoormuse automaatne silumine
Kui MS Projecti poolt pakutav töökoormuse ühtlustamise meetod sobib, võib selle lülitada
automaatse režiimi peale.
Automaatse töökoormuse silumise määramiseks:
1. Resource menüüs, Level sektsioonis klõpsi Leveling Options nuppu
2. Leveling calculations sektsioonist selekteeri Automatic (vaata Joonis 6)
3. OK.
Eelnevalt on soovitav eemaldada linnuke Level only within available slack kontrollkastist. Muidu
annab MS Project peale igat liigutust suure hulga teateid selle kohta, et ülekoormust ei saa kaotada.
Pärast automaatse režiimi sisse lülitamist ei saa Leveling Gantis käsitsi Leveling Delay veerus
edasilükkamise väärtust muuta. MS Project asendab selle kohe tema jaoks kõige optimaalsema
arvuga. Ülesannete edasilükkamist saab mõjutada määrates tegevustele erinevaid prioriteetsuse
tasemeid.
14

15. 5.3 Prioriteedid
Ülesande prioriteet mängib olulist rolli siis, kui üks ja sama ressurss on seotud mitme
ülesandega ja tekib ülekoormus. Üks võimalus ülekoormust kaotada, on nihutada edasi ühe
ülesande algust, kuni ressurss vabaneb. Madalama prioriteetsusega ülesandeid nihutatakse
kaugemasse tulevikku, kui olulisemad ülesandeid
Ülesande prioriteetsuse muutmiseks:
1. Tee ülesande nimel topeltklõps
2. Avaneb Task Information aken
3. General lehel sisesta Priority lahtrisse sobiv väärtus.
Mitmele ülesandele korraga sama taseme määramiseks selekteeri kõik need ülesanded ning klõpsi
Task menüüs, Properties sektsioonis Task Information nuppu.
Prioriteetsuse tasemed on vahemikus 0 – 1000. Algselt on kõik ülesanded keskmise olulisusega –
500. Kui prioriteetsuseks märkida 1000, siis seda ülesannet töökoormuse silumise eesmärgil edasi
nihutada ei tohi.
Et prioriteete arvestataks ka töökoormuse ühtlustamisel, vali Resource Leveling aknas Resolving
overlocations sektsioonis Leveling order lahtrist Priority, Standard.
Näiteks muuda mõne edasilükatud ülesande prioriteetsust suuremaks (500 asemel 750). Uuri
muudatuse mõju ajagraafikule.
5.4 Task Usage tabel
Task Usage on MS Project-i põhivaadete hulka kuuluv ekraanivorm, mida saab
avada Tasks või Resource menüü View loetelu kaudu. Tasku sage tabelit kujutab Joonis 7.
Tabeli abil saab:
1. Jälgida ja muuta tööjõu koormust
2. Muuta töökoormuse mudelit (Work Contour)
3. Koostada kassavooplaani.
Tabeli vasak osa esitab ülesanded ja nendega seotud ressursid. Task Usage tabelis on ressursid
liigendatud ülesannete lõikes. Liigenduse detailsust saab muuta View menüü Data sektsioonis
asuva Outline nupu abil. Tabeli parempoolne osa esitab ressursside töökoormuse töötundides.
Vaikimisi on Task Usage vaate parempoolse tabeli lahtrites töötunnid. Parempoolses tabelis
asuvaid andmeid saab vahetada, kui klõpsida neil hiire parema klahviga ja valida näiteks Cost.
Task Usage vahend on kasutatav ka koondprojektides, kuid ei toimi ressursside failis.
15

16. Joonis 7. Task usage tabel, ressursid on liigendatud ülesannete lõikes.
5.5 Resource Usage Tabel
Resource Usage tabel on sarnane Task Usage tabelile (vaata Joonis 8), kuid liigendatud
loetelu esimeseks tasemeks on ressursid ja nende lõikes on esitatud neile määratud ülesanded.
Töövahendi funktsioonid on täpselt samad, mis Task Usage tabeli puhul. See on kasutatav ka
ressursside failis, kus tegelikult ülesandeid ei ole, aga ressursid on seotud teistes failides
asuvate ülesannetega.
Joonis 8. Resource usage tabel, ülesanded on liigendatud ressursside lõikes.
16

17. 5.6 Töömäärangu info – Asignment Information
Olles Task Usage (või Resource Usage) vaates, saab vaadata töömäärangu andmeid. Tabeli kaudu
võib töökoormust täpsustada muutes käsitsi tundide mahtu tabelis või rakendades ressurssidele
erinevaid koormuse mudeleid (Work contour). Algselt on töö täitmiseks kuluvad tunnid jagatud
võrdselt kogu töö kestuse ulatuses. Teistsuguse jaotuse määramiseks:
1. Task Usage tabelis tee ressursi nimel topeltklõps (Resource usage tabelis ülesande nimel)
2. Avaneb Assignment Information aken
3. Work contour lahtrist vali sobiv mudel.
Joonis 9. Aken töömäärangu info täpsustamiseks.
MS Project-i kasutajal on võimalik valida järgmiste koormusmudelite vahel:
1. Flat – proportsionaalne jaotus – kõikjal 100% koormus;
2. Back Loaded – ülesande alguses on tööd vähem, lõpus rohkem;
3. Front Loaded – ülesande alguses on 100% koormus, lõpus 0%;
4. Double Peak – ülesandes on kaks 100% koormusega hetke (veerand ja kolmveerand
ülesande kestusest);
5. Early Peak – kui ülesandest on läbi 25%, saabub 100% koormust nõudev hetk;
6. Late Peak – kui ülesandest on läbi 75%, saabub 100% koormust nõudev hetk;
7. Bell – ülesande keskel on üks 100% koormust nõudev hetk;
8. Turtle – üldiselt nõuab ülesanne 100% koormust, kuid selle alguses ja lõpus on koormus
väiksem.
Koormuse jaotumise mudelit kirjeldatakse ka ikooniga ülesande indikaatorite veerus.
5.7 Resource allocation view
Resource Allocation View vaatamiseks tuleb Tasks või Resources tööriistaribal View sektsioonis
avada kõikvõimalike vaadete loetelu ja valida sealt More Views. Avanenud loetelust otsida
17

18. Resource Allocation. Selle tulemusel avaneb Joonis 10 kujutatud vaade.
Joonis 10. Ressource allocation view poolitav vaade, kus ülal on Resource Rsage tabel ja all Leveling Gantt.
Ekraanivorm jagab akna neljaks. Ülemises aknas on ressursid ja neile määratud ülesanded
(Resource Usage vaade). Paremal pool on töötunnid, mis kuluvad ülesannete täitmiseks ajaperioodi
lõikes. Alumises aknas on Leveling Gantt, kuid selle sisu sõltub ülemises aknas selekteeritud
ressursist. Alumises aknas näidatakse ülemises aknas selekteeritud ressursile määratud ülesanded.
Ülekoormust võib kaotada muutes ülemises aknas ülesandega seotud töötundide arvu või alumises
aknas lükata edasi ülekoormuse tekitanud ülesande algust (muutes väärtust Leveling Delay veerus).
Ekraanivormi sulgemiseks mine View menüüs Split View sektsiooni ja eemalda linnuke Details
kastist. Seejärel vali View loetelust vajalik ekraanivorm.
18

19. 6 Käivitunud projekti jälgimise meeldetuletav harjutus
Täienda eelmise harjutuse käigus loodud projektiplaani projekti edenemise andmetega:
1. Salvesta projekti kontrollplaan (baseline).
2. Märgi ülesanded projekti algusest kuni tänase päevani täidetuks.
3. Tuvasta muutused ajakavas ning tõmba edasinihkunud ülesanded oma endisesse asukohta
tagasi.
4. Uuri, kuidas see mõjus ressursside koormusele ja projekti maksumusele?
Kui sul ei teki ideid, kuidas ülesandeid täidetuks märkida, siis võid inspiratsiooni saada allolevalt
jooniselt.
19

20. 7 Mitme projekti samaaegne juhtimine
Tihti tegeleb ettevõte samaaegselt mitme erineva projektiga. Tervikliku pildi saamiseks on
soovitav need sisestada koondprojekti. See lihtsustab olulisemate tegevuste väljaselgitamist.
Samuti võimaldab jagada ettevõtte piiratud ressursse erinevate projektide vahel. Sama
meetod sobib ka organisatsioonidele, kes tegelevad ühe suurema projektiga. Mahukamatest
projektist parema ülevaate saamiseks on soovitav need faasideks jagada. Faasid võib
salvestada eraldi failidena. Tervikliku pildi saamiseks sisestatakse projekti alamfaasid
ühisesse koondfaili.
Käesolevas peatükis käsitletakse:
1. alamprojektidest koondprojekti loomist;
2. ressursside jagamist erinevate projektide vahel;
7.1 Koond- ja alamprojektid
Alustuseks on vaja erinevaid MS Project faile, mida alamprojektidena kasutada. Selleks sobib
eelmise harjutuse jooksul loodud fail. Tee sellest 2 koopiat (näiteks nimeta need Alam1 ja Alam2),
aga jäta ka originaal alles.
Loodud koopiates tuleb eemaldada info ülesannete täidetuse, ressursside ja alusplaani kohta:
1. Täidetuse andmete eemaldamiseks selekteeri kõik ülesanded ja märgi nende täidetuse
määraks 0% (vastav nupp asub Task menüüs Schedule sektsioonis).
2. Ressursside eemaldamiseks mine ressursside lehele ja kustuta kõik ressursid.
3. Alusplaani kustutamiseks klõpsi Project menüü Schedule sektsioonis Set Baseline nupul ja
vali sealt Clear Baseline.
Koondfaili loomine:
1. Ava uus tühi MS Project-i fail
2. Selekteeri põhiprojekti ajatabelis rida, kuhu soovid alamprojekti sisestada
3. Project menüüst Insert sektsioonis klõpsi nuppu Subproject
4. Täpsusta otsitava faili asukoht ning nimi.
Sisesta sarnaselt teine alamfail. Faile võib sisestada ka korraga. Esialgne tulemus peaks sarnanema
Joonis 11 kujutatule.
Joonis 11. Alamprojektide summaarsed read koondprojekti failis.
20

21. Task Name veergu ilmunud koondprojektide nimed ei ole failide nimed, vaid faili andmetesse
automaatselt lisatud tiitel. Algselt on see sama, mis faili nimi, kuid faili nime muutes tiitel ei
muutu. Koondfailis võib alamfailide nimed üle kirjutada. See ei muuda seost alamfailidega.
Alamfailide sisu avamiseks koondprojekti sees klõpsi alamprojekti ees asuval kolmnurga tähisel
(MS Project-i vanemates versioonides oli selleks tähiseks “+”). Tulemus peaks sarnanema Joonis 12
kujutatuga.
Joonis 12. Esimene alamprojekt avatud koondfaili sees.
Muudatused, mida tehakse alamfailides, kajastuvad ka koondfailis ja vastupidi. Koondfailis
on võimalik omavahel siduda alamprojekte või erinevatesse alamprojektidesse kuuluvaid
ülesandeid. Koondfaili on võimalik lisada ka täiendavaid ülesandeid – tegevusi, mis on
salvestatud ainult põhiprojektis.
7.2 Ühiste ressursside jagamine mitme projekti vahel
Tihti on ühes ettevõttes samaaegselt käimas mitu projekti. Erinevad projektid kasutavad ühiseid
ressursse. Sellisel juhul on soovitav ettevõtte ressursid salvestada eraldi MS Project faili. Kõik
projektifailid kasutavad selle ressursse.
Ühise ressursside loetelu koostamiseks on kaks võimalust:
1. Olemasoleva projekti ressursside kasutamine
2. Eraldi ressursside faili loomine ja kasutamine.
Mõlemad meetodid on teostatavad samal viisil. Mõistlikum on siiski ressursside loetelu
salvestada eraldi MS Project failina ja selles failis tegevusi mitte hoida.
21

22. Tee eelmise harjutuse käigus loodud projektist kolmas koopia nimega „Ressursid“. Eemalda
sellest failist kõik ülesanded.
Teise faili ressursside kasutamine:
1. Ava fail, milles on kirjeldatud ettevõtte ressursid (Ressursid.mpp)
2. Ava fail, mida soovid ressurssidega siduda (Alam1.mpp) – mõlemad failid peavad olema
lahti
3. Resource menüüs Assignments sektsioonis klüpsi nupul Resource Pool
4. avaneb Joonis 13 kujutatud aken
5. pane punkt Use resources valiku ette
6. lahtrist From vali ressursifaili nimi (Ressursid.mpp)
7. OK.
Joonis 13. Aken teises projektifailis asuvate ressursside kasutusele võtmiseks.
Seo ressursid neile sobivate ülesannetega. Toimi sarnaselt ka teises alamfailis. Uuri ressursside
määranguid alamprojekte ühendavas koondfailis. Tõenäoliselt on ressursside sidumine kahe
erineva projekti ülesannetega tekitanud ülekoormuse. Töökoormust võib siluda koondfailis.
Muudatused kajastuvad koheselt ka alamfailides.
Lihtsaim võimalus ülekoormuse kaotamiseks on lükata edasi probleeme tekitanud ülesande algust.
MS Project üritab seda teha „demokraatlikult“, lükates edasi kord ühe ja siis teise projekti
ülesandeid. Tegelikkuses on mõned projektid või ülesanded olulisemad, kui teised. Projektide või
ülesannete olulisust saab määrata muutes nende prioriteetsuse taset.
Näiteks muuda teise alamprojekti ülesannete prioriteet 250-ks, kuid üks nendest ülesannetest võiks
olla tasemega 750. Uuri, kuidas muutuvad ülesanded ajagraafikus, kui siluda töökoormust Leveling
käsuga.
22