1. Time management
Martin Prodaj-INSIGHT

6. INSIGHT
1993-2010

7. Zoznámime sa?
•Čo sa mi podarilo?
•Čo ma baví?
•Na čo sa teším?

8. Čo tu chcem?
S čím chcem odísť

9. Ciele Time managementu
Byť organizovaný
Urobiť viac vecí za kratší čas
Urobiť svoju prácu kvalitnejšie

10. Krátky test Vášho TM
• Jediný pohľad na váš stôl vás môže presvedčiť, ci máte svoj čas
pod kontrolou.
• Teraz porozmýšľajte a pokúste sa odpovedať na nasledovné
otázky "ÁNO" alebo "NIE".
– 1.Dokážete odmietnuť prácu alebo telefonické hovory, ktoré
prichádzajú bez kontrol, kedykoľvek?
– 2. Dokážete odmietnuť ľudí, ktorí prichádzajú do vašej kancelárie pre
radu alebo priateľsky si pohovoriť o práci alebo súkromných
problémoch?
– 3. Keď odídu ostatní zamestnanci z práce, odpovedáte na
odkazy, alebo robíte veci, ktoré by vám v skutočnosti nemali patriť?
– 4. Pociťujete niekedy, že ste v časovej tiesni alebo v strese?

11. Čo všetko súvisí s TM?
Uvažujte chvíľu nad tým s čím
všetkým time management
súvisí

14. 4 Generácie Time managementu
• 1 gen. tejto disciplíny zaviedla
poriadok v úlohách a
činnostiach
• 2 gen. priradila úlohy a
činnosti k časovej postupnosti.
• 3 gen. riešila prioritne ako
dosiahnuť vytýčené ciele
• 4 gen. začína od sebapoznania

15. Aká je cena Vašej práce?
• Koľko hodín, podľa Vášho odhadu
stratíte neefektívnym využívaním
času týždenne?
• Koľko stojí Váš pracovný deň?
• Koľko stojí Vaša hodina?
• O koľko prídete vďaka svojmu TM?

16. Kde strácate najviac času?

17. Nájdite vo svojom živote svojich žrútov
času.

18. Dajte veci z hlavy von INBOX-y

19. Základné kamene dobrého TM
• Plánovanie
• Prioritizácia
• Proste to urobte

20. • Aké sú podľa vás Plánovanie
zásady plánovania?

21. Denné plánovanie
•Úloha
•Priorita

22. Týždenné plánovvanie
Na konci týždne je vhodné si urobiť krátky čas
pre naplánovanie ďalších aktivít a využiť k
tomu niektorý z plánovacích systémov
• Dátum
• Úloha
• Priority úloh: A/B/C

23. Prioritizácia úloh
• A-Musí byť urobené
• B-bude dobre ak bude urobené
• C-ak nebude urobené, nič sa nestane

24. 80/20
• Identifikujte strategické miesta, ktoré majú
najväčší dopad na celkový výsledok
• Efekt Motýlích krídel-Teória Chaosu
• Proces
1 2 3 4 5 6

25. 80/20
20%
Vynaložený
čas
80%
Vynaložený
čas 80%
Výsledky
20%
Výsledky

26. Aká oblasť je
najstrategickejšia?

27. Kroky využitia 80/20
1. Zoradťe si na jedno miesto všetky
problémy, ktorým čelíte.
2. Kategorizujte ich tak aby ste dostali priority v
tom,čomu sa budete venovať.
3. Získajte čo najstrategickejšie miesto na prácu

29. Ako sa vyhnúť odkladaniu a váhaniu
• Zamerajte sa predovšetkým na úlohy A priority
• Začnite bez nejakého veľkého rozmýšľania
• Ak sa Vám veľmi nechce, pracujte v malých časových
intervaloch
• Svoju odmenu za úlohu si pouňte ďalej
• Dajte si v práci prestávky, (cca každý 90min)

30. Urgentné Neurgentné
Dôležité
I. Činnosti: II. Činnosti:
Nedôležité
III. Činnosti: IV. Činnosti:
Eisenhowerov princíp

31. Urgentné Neurgentné
Dôležité
I. Činnosti: II. Činnosti:
Krízy Rozvíjanie vzťahov
Neodkladné problémy Poznávanie nových
Termínované úlohy príležitostí
Nedôležité Plánovanie, odpočinok
III. Činnosti: IV. Činnosti:
Prerušenia, niektoré Triviálne bežné
návštevy záležitosti
Niektorá pošta a hlásenia Niektorá pošta
Niektoré porady Niektoré telefonické
Blížiace sa neodkladné rozhovory
záležitosti Plytvanie časom na
Obľúbené činnosti zbytočné záležitosti
Príjemné činnosti
Eisenhowerov princíp

32. Malý test
• Predsavzali ste si že budete pracovať na svojich
životných cieľoch, ale tie stále ležia v zásuvke.
Dôležité/Urgentné?
• Práve prišli noviny.Je dôležité alebo urgentné si ich
prečítať?
• Predsavzali ste si, že pôjdete k zubárovi aspoň raz za
rok? A ešte ste tam neboli. Je to dôležité alebo
urgentné?

33. Delegovanie

34. Porady

35. Telefonovanie

36. Efektívny management dokumentov

37. Organizácia dokumentov
• Koľko času denne stratíte tým, že niečo
hľadáte
• Jedna úloha, jeden folder
• Raz to vezmete do ruky a potom to položte
tam kde to už ostane
• Každá vec má svoje vlastné miesto
• Využitie desktop vyhľadávače

38. Zvládanie vyrušení

39. Vonkajší vyrušitelia
• Ľudia, ktorí nie sú dôležití pre splnenie vašej úlohy
(„okoloidúci)
• Mobily
• Spam/Email
• Čakanie na ľudí, ktorých potrebujete na dokončenie
úlohy
• Neefektívne a dlhé porady
• Re- agovanie na to čo sa deje- riešime len operatívu
bez plánovania

40. PC

41. Email
• Nastavenie automatickej odpovede
• Nebudťte vždy dostupní
• Nepozerajte na emialy stále, ale len niekoľko
krát za den.
• Vypnite automatické upozornenie na emaily
• Nastavte si filtre
• Spustite spamové flitre

42. Otázky S.Coveyho
• Otázka č. 1: Ktorá vec (ktorú nerobíte) by
spôsobila významnú pozitívnu zmenu
v osobnom živote, keby ste ju robili
pravidelne?
• Otázka č. 2: Ktorá vec by spôsobila podobnú
zmenu vo vašom pracovnom živote?

43. Techniky a nástroje

45. GTD

46. what is it?
Zdroj slidov 44-77:Daniel Gold
http://dangoldesq.com

47. 4 things.
Collect Process Organize Do

48. Collect
your
“stuff”

49. Process your
inboxes to zero

50. Organize it into lists.

51. Ask: Is this
actionable?

52. 4 choices.

53. Do it.
If it can be
done in less
than 2 minutes.

54. Delegate it.
Make a list called
“Waiting For.

55. Defer it.
Put it in the
calendar!

56. Next Action lists.
Create lists based
on what or where
you need to be to
get it done.

57. @calls

58. @computer

59. @errands

60. Does your task require
more than 1 action to
complete?

61. “Buy lawnmower” really has
multiple steps!

62. so, we call that a project!

63. Create project
folders!

64. But where do
you put all this
organized stuff?

66. But, what
if it’s not
actionable?

67. 3 choices.

68. Delete it!

69. Someday/Maybe

70. Reference

71. Weekly Review

72. Review everything.

73. The result?

74. Inbox Nirvana

75. finally …

76. Free
yourself
from
distractions!

77. uncheck
all of these!

78. go
offline

79. don’t check
email
1st thing!

80. Pomodoro
technika

81. 1. Vyber si úlohu
2. Nastav si 25 min.
3. Pracuj na úlohe
4. Daj si pauzu (5min je ok)
5. Každé 4P si dlhšiu pauzu

82. Pravidlá Pomodoro
•Ak Pomodoro začne, musí zazvoniť
•Pomodoro je nerozdeliteľné
•Jedna úloha, jedno Pomodoro

83. Sebadisciplína
Kde čerpáte sebadisciplínu?
Kedy ste sebadisciplinovaný?

84. Máte svoj životný cieľ?
• O čo mi v živote ide?
• „Ak neviem do akého
prístavu sa chcem
doplaviť, potom pre
mňa nie je žiaden
vietor dobrý“
• Aké musia byť ciele?