PMK Application Writing Training Course

1. พันเอก มารวย ส่งทานินทร์
11 มีนาคม 2557

2. เป้าหมาย : บุคลากรที่สนใจในการเขียนรายงานแบบ Baldrige
ลักษณะการอบรม : การอบรมเชิงปฏิบัติการ
ระยะเวลา : 3.5 วัน

3.  สร้างทักษะการเขียนรายงานของผู้สมัคร
 สร้างองค์ความรู้ เกณฑ์ Baldrige ปี 2014 เพื่อใช้ในการ
ประเมิน และพัฒนาตนเอง
 สร้างทักษะ ในการเขียนผลการประเมิน
 ความเข้าใจในเกณฑ์
 ระบุและร่างจุดแข็ง (Strengths)
 ระบุและร่างโอกาสพัฒนา (Opportunities for Improvement)
 ระบุและร่างในการให้คะแนนแต่ละหัวข้อ (Items)

4. การเขียนรายงานผู้สมัคร
 ยกร่าง โครงสร้างองค์กร (Organizational Profile)
 การเขียนรูปหรือตาราง และการอธิบายกระบวนการสาคัญ
 แนวทางการตอบคาถามของเกณฑ์ Baldrige
การประเมิน
 ขั้นตอนวิธีการตรวจประเมิน:
▪ จัดทา Key Factors Worksheet
▪ ร่างข้อคิดเห็นที่เป็นจุดแข็ง
▪ ร่างข้อคิดเห็นที่เป็นโอกาสพัฒนา
▪ การให้คะแนนโดยใช้ Baldrige Scoring guidelines

5.  การใช้โทรศัพท์
 การฝากข้อความ
 การเข้าห้องน้า
 อาหารและเครื่องดื่ม
 เวลาเริ่มและเลิก
 การบ้านล่วงหน้า
 การบ้านหลังการสัมมนาในแต่ละวัน
 คาถาม ???

6.  เคารพความเห็นผู้อื่น
 ทุกคาถามเป็นคาถามที่ดี
 สิ่งที่พูดในห้องคงอยู่ไว้ในห้อง
 กลับจากพักเบรคตรงเวลา
 ทางานเต็มที่และมีความสนุกสนาน
 สมาชิกกลุ่มเห็นต่างกันได้
 ฟังอย่างเปิดใจ
 มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์
 มีอะไรอีก?

7.  เพื่อทดสอบความรู้ก่อนการอบรม
 จะไม่แจ้งผลคะแนน
 ไม่ต้องเขียนชื่อ
 มี 25 คาถาม (ตอบตามความเข้าใจหรือเดาก็ได้)
 ไม่มีการลงโทษ (เพื่อดูประสิทธิผลการอบรม)
 ให้เวลา 10 นาที (ไม่ควรถามหรือลอกกัน)

8.  เวลา 5 นาที
 เลือกคู่หู ถามสิ่งเหล่านี้
 ชื่อ
 ที่ทางาน
 ประสบการณ์เกี่ยวกับเกณฑ์ Baldrige
 สิ่งที่คนอื่นยังไม่รู้เกี่ยวกับเขา/เธอ
 แนะนาคู่หูของคุณให้คนอื่นได้รับทราบ
 ให้เวลานาเสนอคนละ 1 นาที

9.  การบ้านล่วงหน้า
 อ่านเกณฑ์ Baldrige ปีล่าสุด
 ศึกษาด้วยตนเอง
 แนวทางการประเมิน
 Process Items
 Results Items
 ร่าง Key Factors และ Organizational Profile
 รายงานของผู้สมัครของหน่วยตนเอง (ถ้ามี)

10.  หัวข้อในวันแรก
 ศึกษาเกณฑ์
 ทบทวน Key Factors Worksheet
 ทนทวน Organizational Profile
 ทบทวน ADLI, LeTCI และการเขียนรายงานผู้สมัคร
 แบบฝึกหัด
 สร้างรูป/ตาราง และตอบคาถาม (Categories 1, 2, 3)

11.  ห้วข้อวันที่สอง
 สร้างรูป/ตาราง และตอบคาถาม (Categories 4, 5, 6)
 หาผลลัพธ์ ที่ต้องแสดง
 การสร้างกราฟผลลัพธ์
 เขียนคาอธิบายกราฟ

12.  หัวข้อวันที่สาม
 ทบทวนการเรียนรู้ของวันที่หนึ่งและสอง
 การประเมิน:
▪ มิติกระบวนการ: ADLI
▪ มิติของผลลัพธ์: LeTCI
 แผนการทารายงาน
 ทดสอบหลังการอบรม

13.  หัวข้อวันที่สาม (ต่อ) การวิเคราะห์
 Key Factors Worksheet
 ข้อคิดเห็นที่เป็นจุดแข็ง
 ข้อคิดเห็นที่เป็นโอกาสพัฒนา

14.  หัวข้อวันที่สี่
 ข้อคิดเห็นผลลัพธ์ที่เป็นจุดแข็ง
 ข้อคิดเห็นผลลัพธ์ที่เป็นโอกาสพัฒนา
 แนวทางการให้คะแนนกระบวนการและผลลัพธ์
 ปิดการอบรม

15.  ในหลักสูตรนี้ เราจะเรียนรู้จากการปฏิบัติ
 Key Factors Worksheet
 รูป/ตาราง กระบวนการที่สาคัญ การเสนอข้อมูลต่างๆ
 กราฟ ของผลลัพธ์
 การตอบเกณฑ์ที่เชื่อมโยงกับ Key Factors กระบวนการ
สาคัญ รูป/ตาราง ไปยังหัวข้ออื่นๆ แล้วโยงถึงผลลัพธ์

16.  เราไม่ต้องการความสมบูรณ์แบบ
 ร่างคร่าว ๆ
 ระบุชื่อ และให้ตัวเลขรูป
เป้าประสงค์การอบรมคือความเข้าใจในหลักการ ทดลองทา
มีการเรียนรู้ เมื่อกลับถึงหน่วย จึงค่อยทาตามบริบทที่เป็น
จริงอย่างสมบูรณ์อีกครั้งหนึ่ง

17. 1. ศึกษาเกณฑ์
2. สร้าง Key Factors Worksheet
3. จัดทา Organizational Profile ร่วมกับทีมเขียน
4. ร่างกระบวนการสาคัญ พร้อมรูป/ตาราง
5. ระบุ รูปที่ x.x-x. ให้ทีมเขียน
6. โยงผลลัพธ์ที่ควรแสดงเพื่อตอบเกณฑ์
 เขียนรายงานที่เป็น Approach กับ Deployment และดู
Learning กับ Integration ด้วย

18. 7. สร้างกราฟผลลัพธ์และระบุ รูปที่ x.x-x
8. ร่างคาบรรยายผลลัพธ์
9. รวมเล่ม
10. ทบทวนทั้งเล่ม
11. ได้การยอมรับจากทีมนา
12. ส่งสมัครตามกระบวนการและเวลาที่กาหนด

19.  ศึกษาเกณฑ์ไปพร้อมกัน
 หน้าที่ 8 แสดงภาพรวม
 หน้าที่ 11 หัวข้อต่าง ๆ และคะแนน
 หน้าที่ 13 – 18 Organizational Profile
 หน้าที่ 19 – 60 เกณฑ์สู่ความเป็นเลิศ
 หน้าที่ 61 – 65 การปรับปรุงเกณฑ์
 หน้าที่ 66 – 73 แนวทางการตอบ
▪ คาถามอย่างไร “How”
▪ คาถามอะไรบ้าง “What”

21.  หน้าที่ 74 – 111 คาอธิบายหัวข้อ
 หน้าที่ 112 – 122 หลักการและแนวคิด
▪ Visionary Leadership
▪ Customer-Driven Excellence
▪ Organizational and Personal Learning
▪ Valuing Workforce Members and Partners
▪ Agility
▪ Focus on the Future
▪ Managing for Innovation
▪ Managing by Fact
▪ Societal Responsibility
▪ Focus on Results and Creating Value
▪ Systems Perspective

22.  หน้าที่ 123 – 145 คาอธิบายศัพท์
 หน้าที่ 146 – 157 แนวทางการให้
คะแนน

23.  เริ่มด้วย Organizational Profile เป็นข้อ ๆ
 ใช้ประโยชน์ในการสร้างกระบวนการสาคัญ รูป/ตาราง
ถ้าเป็นไปได้ ให้ผู้นาหน่วยรับรองก่อนทารายงานหัวข้อต่าง ๆ
ถ้ายังไม่มี ให้ช่วยกันร่างระหว่างพักเบรค หรือรับประทาน
อาหาร หรือตอนกลางคืน

24.  Organizational Profile เป็นพื้นฐานในการประเมินองค์
เฉพาะรายเทียบกับเกณฑ์
 ผู้นาองค์กรต้องรับทราบและรับรองก่อนทารายงาน

25. 1. ลักษณะองค์กร
ก.สภาพแวดล้อมขององค์กร
ข.ความสัมพันธ์ระดับองค์กร
2. สภาวการณ์ขององค์กร
ก.สภาพแวดล้อมด้านการแข่งขัน
ข.บริบทเชิงกลยุทธ์
ค.ระบบการปรับปรุงการดาเนินการ
คาถามที่ควรถามมีอีกหรือไม่?

26. แบบฝึกหัด เวลา 30 นาที
 ทบทวนคาถาม Organizational Profile
 ทบทวนรูปแบบการตอบ
 ทบทวน Key Factors Worksheet/Organizational
Profile
 การตอบเป็นอย่างไร ?
 มีข้อมูลรองรับหรือไม่ ?
 ผู้นาเห็นพ้องหรือไม่ ?

27.  Approach (A) refers to the methods used by an organization
to address Baldrige Criteria. Approach includes the
appropriateness of the methods to the Item requirements and
the effectiveness of their use
 Deployment (D) refers to the extent to which an approach is
applied in addressing the requirements of a Baldrige Criteria
Item. Deployment is evaluated on the basis of the breadth
and depth of application of the approach to relevant work
units throughout the organization

28.  Learning (L) refers to new knowledge or skills acquired
through evaluation, study, experience, and innovation. There
are two distinct kinds of learning: organizational and
personal
 Integration (I) refers to harmonization of plans, processes,
information, resource decisions, actions, results, and
analyses to support key organization-wide goals. A higher
level of thinking than alignment

29.  Levels (Le) refers to numerical information that places or
positions an organization’s results and performance on a
meaningful measurement scale. Performance levels permit
evaluation relative to past performance, projections, goals,
and appropriate comparisons
 Trends (T) refers to numerical information that shows the
direction and rate of change for an organization’s results. A
minimum of three historical (not projected) data points is
generally needed to begin to ascertain a trend. More data
points may be needed to define a statistically valid trend

30.  Comparisons (C) refer to performance relative to appropriate
competitors, industry comparisons and/or benchmarks
(within the industry or outside)
 Integration (I) refers to the extent to which results are
linked to areas that the applicant has indicated as important,
either in the Organizational Profile or in response to Criteria
questions in Categories 1 through 6

31. Performance Projections are not a key scoring factor but are
included in the scoring guidelines
Performance Projections refer to estimates of future
performance. Projections may be inferred from past
performance, may be based on competitors’ or similar
organizations’ performance that must be met or exceeded,
may be predicted based on changes in a dynamic
environment, or may be goals for future performance.

32.  ในการเขียนรายงานของผู้สมัครนั้น รูป/ตาราง เป็นตัว
ช่วยในการอธิบายกระบวนการที่สาคัญในการตอบ
คาถามต่างๆ ของเกณฑ์
 ดังนั้นการเริ่มที่รูปภาพหรือตารางเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี
 แบบสาเร็จรูปที่นามาใช้ในการฝึกคราวนี้ ใช้ประโยชน์
ได้จริง ในการตอบคาถามของหัวข้อต่าง ๆ

33.  หัวข้อ 1.1 Senior Leadership
 Fig. 1.1-1 Leadership System
 Fig. 1.1-2 Key Communication Methods for workforce, customers,
suppliers, and partners
 Fig. 1.1-3 Management Reviews of Performance
 หัวข้อ 1.2 Governance and Social Responsibilities
 Fig. 1.2-1 Key Aspects of Governance System
 Fig. 1.2-2 Evaluating and Improving Leadership Performance
 Fig. 1.2-3 Promoting Legal and Ethical Behavior
 Fig. 1.2-4 Selection of Key Communities

34.  หัวข้อ 2.1 Strategy Development
 Fig. 2.1-1 Strategic and Action Planning Processes
 Fig. 2.1-2 Key Planning Factors
 Fig. 2.1-3 Strategic Objectives, Measures, and Timetable
 Fig. 2.1-4 Objectives, Challenges, and Advantages
 หัวข้อ 2.2 Strategy Implementation
 Fig. 2.2-1 Key Short- and Longer-Term Action Plans

35.  หัวข้อ 3.1 Voice of the Customer
 Fig. 3.1-1 Listen and Learn Methods
 Fig. 3.1-2 Customer Complaint Management Process
 Fig. 3.1-3 Customer Satisfaction, Engagement, and
Dissatisfaction
 หัวข้อ 3.2 Customer Engagement
 Fig. 3.2-1 Identifying and Innovating Product and Service
Offerings
 Fig. 3.2-2 Customer Access Mechanisms

36.  หัวข้อ 4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational
Performance
 Fig 4.1-1 Selecting, Collecting, and Analyzing Measures
 Fig 4.1-2 Selecting Comparative Data
 Fig 4.1-3 Key Organizational Measures to Support Decision-Making
 หัวข้อ 4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology
 Fig 4.2-1 Managing Organizational Knowledge
 Fig 4.2-2 Keeping Data and Information Reliable, Timely, and Secure

37.  หัวข้อ 5.1 Workforce Environment
 Fig. 5.1-1 Recruit, Hire, Place, and Retain New Staff
 Fig 5.1-2 Workplace Environmental Factors
 Fig 5.1-3 Workforce Support Through Policies, Services, and Benefits
 หัวข้อ 5.2 Workforce Engagement
 Fig 5.2-1 Determining Key Factors that Affect Engagement
 Fig 5.2-2 Performance Management Systems to Support High Performance
and Engagement
 Fig 5.2-3 Key Factors in Assessing Learning and Development

38.  หัวข้อ 6.1 Work Processes
 Fig. 6.1-1 Key Work Processes
 Fig. 6.1-2 In-process Measures for Managing Processes
on a Daily Basis
 หัวข้อ 6.2 Operational Effectiveness
 Fig. 6.2-1 Designing and Improving Processes

39.  อะไรคือความแตกต่างของกระบวนการและระบบ ?
 เมื่อเราเขียนรายงานเราต้องการอธิบายอะไร ?
 หน้าที่/เจตจานงค์
 กระบวนการ
 ระบบ

40. คาตอบ : อธิบายสิ่งที่องค์กรทา ไม่ว่าจะเป็นหน้าที่
เจตจานงค์ กระบวนการ หรือระบบ ควรแสดงให้เห็นว่า
ทุกสิ่งดังกล่าวไปด้วยกันได้ดี ทาให้ตอบสนองความ
ต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น พัฒนาผลงาน ทาได้ตาม
เป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาว โดยมีการเชื่อมโยง
หน้าที่ เจตจานงค์ และกระบวนการ ต่าง ๆ อย่างเป็น
ระบบ

41.  ตัวอย่างการพัฒนากระบวนการ
 อะไรคือ Cause and Effect Diagram?
 เครื่องมือนี้ เรียกว่าอะไร ?
 หน้าตาเป็นอย่างไร ?
 ชื่อเฉพาะเครื่องมือนี้ คืออะไร ?
 เราสามารถ เพิ่ม ลด เบลี่ยน ชื่อได้หรือไม่ ?

42. People Equipment Procedures
Measurements CustomerMaterials
Desired
Outcome

43. Process view – improvement tool
 Define these areas at each key
process activity
 Brainstorm possible causes of
errors at each key bone/stem
 Identify likely causes of errors
 Measure likely causes
 Identify and minimize/resolve
cause/source or poor quality
 Make the fix a part of the
improved process
System view – dominance, control,
integration
 Each bone/stem represents multiple
processes
 Processes can be within processes or
interacting with other processes at
multiple points within a system
 Understanding processes and the
interrelationships enables
 Identification and control of dominate
factors impacting outcome variation
 Integration of processes to achieve
higher levels of efficiency and
effectiveness

44.  ขั้นตอนการอธิบายระบบ
 ระบุชื่อที่กระบวนการสาคัญนี้
 อธิบายกระบวนการ – อาจต้องใช้ flow chart
 อธิบายความสัมพันธ์ของกระบวนการดังกล่าว
 อธิบายตัววัดผล การพัฒนา และผลลัพธ์

45. หัวข้อ 1.1ก (1) ผู้นามีการกาหนดค่านิยมและวิสัยทัศน์อย่างไร ?
 ให้ระบุกระบวนการสาคัญที่ใช้ผลักดันคือ
▪ การจัดทากลยุทธ์ 2.1
▪ วิธีการสื่อสาร 1.1ข
▪ หมวดที่ 4 การวัด วิเคราะห์ และการจัดการความรู้
▪ หมวดที่ 5 การมุ่งเน้นบุคลากร
 อธิบายกระบวนการเหล่านี้ ที่ผู้นามีส่วนร่วม
 การบรรยาย
 อธิบายความสัมพันธ์ของกระบวนการดังกล่าว
 อธิบายตัววัดผล การพัฒนา และผลลัพธ์ที่เหมาะสม
 ประเมิน ADLI

46. ขั้นตอนการระบุกระบวนการสาคัญ
 ทบทวนเกณฑ์
 ร่างกระบวนการคร่าว ๆ
 ทบทวน Key Factors Worksheet และให้ปรับปรุง
กระบวนการหรือรูป/ตาราง
 ทบทวนคาถามของเกณฑ์ และปรับปรุงกระบวนการหรือรูป/
ตาราง อีกครั้งหนึ่ง
 ระบุ รูปที่ x.y-z “ชื่อกระบวนการ”

47. เขียนคาอธิบาย
 ตอบสนองคาถาม 1.1ก (1) โดยการระบุกระบวนการสาคัญ
 ถ้ามีกระบวนการย่อย ๆ ให้อธิบายโดยสรุป
 อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการสาคัญต่าง ๆ
 อธิบายตัวชี้วัด การปรับปรุงพัฒนา และผลลัพธ์ ตามสมควร

48. ADLI –
 ทบทวนร่างการเขียนรายงาน
 ระบุ Approach
 ระบุ Deployment
 ระบุ Learning
 ระบุ Integration
 ถ้าส่วนใดส่วนหนึ่งหายไป ลองพิจารณาร่างการเขียนรายงาน
ใหม่อีกรอบ

49. End of Part 1
Questions ?