A Comunidade Serpro de Processos em São Paulo organizou, em 2013, o seu 1º Fórum de Processos com o tema “Gestão por Processos – Refletir, desmistificar e agir”. A ideia central era provocar uma reflexão sobre a linha da vida de uma demanda, do Negócio ao Serviço, passando pelo Desenvolvimento. O foco era disseminar a cultura de processo e seus benefícios para todos, organização e empregados. Com base na experiência obtida no 1º fórum, no resultado da pesquisa de conhecimento em BPM , da pesquisa de satisfação dos empregados, no direcionamento para métodos ágeis, a Comunidade Serpro de Processos em São Paulo decidiu realizar seu 2º Fórum com foco na Gestão. Todos, gestores em todos os níveis (de processos, de equipes, regionais) e empregados, refletindo sobre a gestão. A ideia é fomentar a reflexão de como evoluir para uma gestão ágil frente aos elementos: projetos de transformação; transformação de processos; sistemas, tecnologias e atendimento a demandas.

1. Antes de automatizar processos e
regras de negócio com BPMS e SOA:
otimizar ou transformar?
Maurício Bitencourt, CBPP
São Paulo, 26 de novembro de 2014
1
linkedin.com/in/mbitencourt

2. Encontrei o pessoal do Serpro no BPM Day
Ceará
2

3. Parabéns pelos APPs
3

4. Agenda
• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo
4

5. Definições
• BPM é uma disciplina gerencial que presume que os objetivos
organizacionais podem ser alcançados com mais êxito por meio do
gerenciamento de processos. Compreende um corpo de
conhecimento composto por princípios e melhores práticas para
orientar uma organização, e não uma metodologia prescrita ou um
kit de ferramentas
• BPMS (BPM Suite) são sistemas/softwares que auxiliam mapear,
simular, automatizar e monitorar o desempenho de BPM
• BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação e
modelo para representar processos em formato padrão e
intercambiável
• DMN (Decision Model and Notation) é uma notação e modelo para
gerenciamento de decisões e regras de negócio, facilmente
compreensível para representar modelos de decisão e integrar a
processos automatizados.
5
Gestão
Tecnologia
Técnicas

6. Mais referências sobre processos e decisões
6
http://www.gartcapote.http://pt.slideshare.net/mauricio.bitencourt com/bpm-podcasts.html

7. Agenda
7
• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo

8. As limitações dos fluxogramas
8
• Perspectiva de dentro para fora
(inside out)
• Preserva três pecados capitais
para a medição: provincianismo,
narcisismo e frivolidade
(gestão x ”tocação”)
• Foco na eficiência do fluxo de
trabalho funcional (workflow)
• Limitado para representar
Mapas de Fluxo de Valor e
Modelos da Jornada do Cliente

9. BPMN: Foco no sucesso do cliente (outside in)
Caminho feliz
Atendimento perfeito
9

10. Nos processos desvios não são “decisões”
“Este talvez seja o elemento mais equivocadamente
utilizado por boa parcela dos profissionais que buscam
diagramar um processo com BPMN.
O Desvio (gateway) não é um ponto onde fazemos uma
pergunta ao processo. É um ponto onde devemos receber
as informações decorrentes de uma decisão tomada
anteriormente (provavelmente em uma atividade) ...”
Texto citado do livro Medição de Valor de Processos para BPM
por Gart Capote
10

11. Diferenças entre fluxogramas e a notação BPMN
11
Fluxograma BPMN
Encaminhar
pacote
para
os
Correios
Encaminhar
pacote
para
a
transportadora
Sim
Não
Entregar
via
PAC?
Vantagens:
• Processos mais simples, inteligentes e
inovadores
• Facilidade para “consumir” regras de negócio
• Explicita o modelo de processo e modelo de
decisão

12. Motivação para a modelagem de decisões
• Transformar regras em ativos de conhecimento
• Simplificar os processos
• Tornar os processos mais ágeis
• Evitar fraudes e promover conformidade
• Eliminar decisões manuais repetitivas
• Habilitar automação e simulação
• Garantir conhecimento para a organização
• Escalabilidade e customização em massa
• Agilidade e rapidez para distribuir uma nova política
• Vocabulário comum na organização (taxonomia)
12

13. Decisões claras potencializa o trabalho do conhecimento
Regras de negócio:
• não são julgamentos, são direcionamentos
• não são software, são ativos de conhecimento
13
• Pesquisa
• Análise
• Altos níveis de experiência
• Julgamento
• Colaboração
• Avaliação de riscos
• Criatividade
• Investigação
• Negociação
• Habilidades de comunicação

14. Processos previsíveis
14
http://www.vdma.org/image/journal/article?img_id=2170438&t=1378133343179

15. Processos adaptativos
15
http://www.nature.com/nature/journal/v388/n6637/fig_tab/388047a0_F1.html

16. Agenda
16
• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo

17. Padrões de fato: BPMN, CMMN e DMN
17

18. Modelagem de Processos e Decisões com BPMN e DMN
18
Modelo
de
Processo
(BPMN
2.0)
Modelo
de
Decisão
(DMN
1.0)
PolíDca
de
crédito
Risco
Limites
Regra
de
limite
de
crédito

19. Prover inteligência aos processos de negócio automatizados
19
PolíDca
de
crédito
Risco
Limites
Regra
de
limite
de
crédito
Motor
de
processos
envia
condições
capturadas
Rota
de
desvio
com
base
nos
dados
da
decisão
Motor
de
regras
resolve
e
entrega
a
decisão
Dados
analíDcos
podem
ser
combinados

20. Agenda
20
• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo

21. Tabelas de Decisão
21
à
xxxxxx
xxxxxx

22. Modelos intercambiáveis entre ferramentas
22

23. Fonte: http://bpmn-miwg.github.io/bpmn-miwg-tools/ 23

24. Agenda
24
• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo

25. Estudo de caso selecionado para
conferência de desenvolvedores
25

26. Esta apresentação foi autorizada pela PAC ADMINISTRADORA DE CRÉDITO para ser apresentada no evento
JUDCon2014:Brazil. Este conteúdo "Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas” foi apresentado pela Diretora
Administrativa / Financeiro Marcia Terezinha Hupfer, a Gerente de RH Michelle Pitrez e a Psicóloga Analista de
Recrutamento e Seleção Paula Melo na 41ª edição nacional do evento BPM Day da ABPMP, dia 06 de maio de 2014 no
Salão de Convenções do Centro de Eventos da FIERGS em Porto Alegre. O evento contou com a presença de um público de
mais de 600 pessoas e teve como objetivo discutir o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM - Business
Process Management) e apresentar casos práticos de implementação.
Para mais informações, acesse:
http://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_paconline.jsp
Este conteúdo tem como objetivo apresentar os benefícios que a organização está colhendo a partir da automação de
processos e regras de negócio com a tecnologia BPMS/BRMS Open Source KIE Knowledge is Everything (JBOSS Drools,
jBPM, Dashbuilder) e compartilhar com a comunidade resultados obtidos com esforço e evolução da plataforma BPM Suite.
26

27. Transformação dos Processos
de Gestão de Pessoas

28. A Empresa
Com sede em Porto Alegre,
a PAC é especializada em
recuperação de crédito, com
abrangência em todo Brasil
Conta com aproximadamente 600
colaboradores e mais de 300
posições de atendimento

29. Fundada em 17 de Março de 1999. Iniciou suas operações na depuração
da carteira de crédito imobiliário da Caixa Econômica Federal
Principais Clientes
29

30. Principais Desafios
• A demanda dos clientes exige volume e
disponibilidade de pessoas para atender
• Turnover aproximado de 15% ao mês
• Mudar para um processo adequado ao ritmo e perfil
dos candidatos (geração touch)
• Reduzir o tempo e custo dos processos de seleção e
contratação
30

31. Critérios para priorização da iniciativa
• Pessoas são o nosso principal ativo
• Metas dos clientes cada vez mais
desafiadoras
• Necessidade de aumento de produtividade por
recuperador de crédito
• Um bom processo de seleção nos proporciona
melhores resultados aos clientes
• Absorver ondas de crescimento com agilidade
31

32. Gerir
desempenho
do período de
experiência
Recrutar e
selecionar
novos
colaboradores
Capacitar
colaborador
Gerir
desempenho
e carreira do
colaborador
Desligar
colaborador
Ciclo de vida do colaborador
32

33. Projeto de transformação do processo de
recrutamento e seleção
• Visão do projeto
• Implantar políticas claras e garantir o cumprimento das mesmas
• Melhor fluidez das filas de trabalho
• Justificativa
• Processos, regras de negócio e papéis claros
• Otimizar recursos (fazer mais com o mesmo)
• Qualificar indicadores
• Objetivos
• Diminuir retrabalho
• Redução de custos
• Padronizar serviços
SCRUM
33

34. Escopo do Projeto
• RH e Administração de Pessoal
• Construir arquitetura de processos
• Utilizar modelo de referência APQC PCF
• Revelar o escopo e contexto dos processos:
• Políticas e regras de negócio
• Métricas e indicadores
• Eventos de acionamento e resultados do processo
• Papéis e responsabilidade por prestação de contas (matriz RACI)
• Modelar, analisar e redesenhar processo com BPMN 2.0
• Automatizar processo e regras de negócio com BPMS
• Criar painéis de BAM para acompanhar e sustentar a operação
34

35. Fundamentos e metodologia
35

36. Cadeia de Valor de Gestão de Pessoas (GP)
22
Gerir desempenho
do período de
experiência
20
Recrutar e selecionar
novos colaboradores
21
Capacitar
colaborador
23
Gerir desempenho e
carreira do
colaborador
24
Desligar
colaborador
30
Gerir
ponto
31
Gerir
benefícios
32
Gerir
atendimento
de GP
33
Gerir
folha de
pagamento
35
Gerir
processos
trabalhistas
36
Gerir
informações
de GP
34
Gerir
segurança do
trabalho
10
Otimizar processos
de GP
11
Gerir relações
externas
12
Gerir clima
organizacional
Processos
Gerenciais
Processos
Primários
Processos
de Suporte
36

37. Análise do processo
Pontos Fortes
• Número de canais de atração
• Estrutura de recepção
• Múltiplo canais de captação
• Colaboradores experientes e
qualificados
• ...
Pontos a Melhorar
• Teste de conhecimento
• Autobiografia
• Simulação de cobrança
• Entrevista coletiva
• Teste de digitação
• Ordem das etapas do processo
• ...
37

38. 22
Gerir
desempenho do
período de
experiência
20
Recrutar e
selecionar novos
colaboradores
21
Capacitar
colaborador
23
Gerir
desempenho e
carreira do
colaborador
24
Desligar
colaborador
20.1
Gerir atração de
novos
colaboradores
20.2
Gerir captação de
novos
colaboradores
20.3
Recrutar novos
colaboradores
20.4
Selecionar novos
colaboradores
20.5
Admitir novos
colaboradores
20.4.1
Realizar
entrevista coletiva
20.4.2
Realizar
provas
20.4.3
Realizar
simulação de
ligação
20.4.4
Realizar
entrevista
individual
20.4.5
Realizar teste de
informática
Contexto do processo (AS-IS) na
Arquitetura de Processos
38

39. Transformação do Processo
• Inversão de etapas do processo para antecipar
a seleção das melhores competências
• Redução do tamanho de lote para um
candidato em cada instância de processo
• Fluxo contínuo das filas de trabalho dos
colaboradores
• Uso de tecnologia BPMS para automatizar os
processos e regras de negócio
39

40. Uso dos conceitos de fluxo contínuo do LEAN Office
https://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E
40

41. Processo de negócio na notação BPMN 2.0
integrado ao modelo de decisão (decision table)
Realizar
prova
Tabela de
decisão com
critérios de
seleção
Realizar
entrevista X ...
Apresentar
resultados ao
candidato
Dispensar
candidato
Reprovado
Respostas do
candidato sem
uso de papel
Tabulação e
resultado
automático
Caminho
feliz do
processo
Desvio automático
para as filas de
trabalho
41

42. Processo automatizado com tecnologia BPMS
• Candidato como ator do processo
via formulários eletrônicos
• Vídeos para cada passo
• Sem papel
• Tabulação automática das
informações
• Critérios de desvios do processo
com base em regras de negócio
(sem julgamento)
42

43. Filas de trabalho
43

44. Painéis de controle
• Monitoramento de indicadores em tempo real
• Métricas coletadas diretamente da execução do
processo automatizado
44

45. Benefícios auferidos
• Operação do negócio alinhada com a estratégia
• Documentação igual à execução
• Ciclo de tempo menor para disponibilizar o candidato
para a operação de recuperação de crédito
• Processo com critérios padronizados
• Uso dos conceitos do LEAN Office para promover
fluxo contínuo na captação dos candidatos
• Melhores indicadores em tempo real
45

46. Resultados obtidos com a transformação
do processo de GP
Processo Anterior Atual
Recrutamento
Em lote
Agendado
Individual
Na apresentação
Seleção
Em Lote
3 dias
Individual
No mesmo dia
Admissão Quinzenal Semanal
MAIS RÁPIDO, BARATO E MELHOR
46

47. Próximos passos
Ø Sustentar a otimização e evolução
contínua
Ø Revelar e automatizar todas políticas
e regras de GP
Ø Ampliar automação de processos
Ø Medir e recompensar pelo sucesso do
desempenho do processo
47

48. Automação do processo no BPMS
48

49. Diagrama de processo na notação BPMN 2.0
• Execução do processo direto da diagrama em BPMN
• Agilidade para distribuir novas versões (estamos na 4ª)
49

50. Tabela de decisão
Ø Regras transparentes e de simples manutenção
Ø Critérios claros de seleção do candidato
50

51. Transformação dos Processos
de Gestão de Pessoas

52. Transformação de Processo
Evite perpetuar métodos obsoletos com
tecnologias melhoradas
à Modelagem, análise, desenho e simulação antes
de automatizar o processo
Processos mais inteligentes à Melhores decisões com regras automatizadas
Substituição de trabalhos manuais
à Decisões sem julgamentos são candidatas a
repetitivos
automação de regras de negócio
Maturidade da gestão por processos à Melhores indicadores e painéis de dashboards
Percepção de aumento da velocidade e
agilidade com redução de custos
à Evite projetos com escopo fechado, comece com
um produto mínimo viável (MVP) e evolua com o
aprendizado
Aderência e sustentação à Use a plataforma BPM Suite sem visão técnica
para internalizar a gestão por processo e evoluir
sem auxílio técnico
Transformação da organização à Pense além do fluxo de trabalho (workflow)
52

53. Agenda
53
• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo

54. Acompanhe os canais e obtenha esta apresentação
54
http://pt.slideshare.net/http://www.linkedin.com/in/mbitencourt mauricio.bitencourt https://www.youtube.com/user/mbitencourt/videos
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