PLANO DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACOAL – RO

1. PLANO DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA
PREFEITURA MUNICIPAL DE CACOAL – RO.1
Cintia Keller Brunes2
Kamila Bueno Guimarães²
Marcela Siqueira Galiano²
Maximiliano Barroso Bonfá²
Simone Marçal3
1. INTRODUÇÃO: TIPIFICANDO A EMPRESA E O 5S
1.1. A Empresa
O Departamento de Tecnologia da Informação (DTI) da Prefeitura Municipal de
Cacoal surgiu em meados de 2002, como a Divisão de “Informática”, a partir da idéia e
insistência de dois funcionários da Secretaria Municipal de Administração. Esta idéia ganhou
força e hoje em 2010 a DTI, como passou a ser chamada a partir da criação da Lei
2543/PMC/2009, integra a “ESTRUTURA POLÍTICO-ADMINISTRATIVA E
ORGANIZACIONAL DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CACOAL”.
“Promover o controle e processamento de dados de tecnologia de informação,bem
como a manutenção de computadores e periféricos e demaissistemas;”
Segundo a mesma lei estas seriam as atribuições e competência do DTI. Esta lei ainda
dispõem da estrutura organizacional do departamento da seguinte forma:
“3.9-TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
3.9.1- COORDENAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
3.9.1.1- Departamento de Suporte Técnico
3.9.1.2- Departamento de Manutenção
3.9.1.2.1- Divisão de Hardware
3.9.1.2.2- Divisão de Banco de Dados
3.9.1.2.3- Divisão de Telecomunicação
3.9.1.2.4- Divisão de Eletrônica
3.9.1.2.5- Divisão de Redes de Dados“
1 Trabalho Elaborado como requisito de atribuição de nota na matéria de Gestão da Profução II do curso de
Administração da Fundação Universidade Federal de Rondônia – UNIR.
2 Acadêmicos do Curso de Administração da Fundação Universidade Federal de Rondônia – UNIR.
3 Professora da UNIR, Orientadora do Trabalho.

2. Hoje o DTI conta com um quadro de 10 colaboradores e dispostos em todas estas
divisões acima descritas, e tem como missão e Visão o seguinte:
“Implementar o uso das tecnologias de informação e de comunicação. Prestar suporte
técnico, desenvolvimento de softwares, projetos técnicos, e outros como apoio na parte
tecnológica e prestando diversos trabalhos correlatos a suas funções.”
“O Departamento de Tecnologia do Município de Cacoal, tem abrangência
disseminada em todas as Secretaria Municipais. Essa multipresencialidade e a diversidade dos
trabalhos, colocam o departamento em posição proeminente no que tange à sua contribuição
para o funcionamento das Secretarias Municipais, Órgãos, escolas, unidades básicas de Saúde,
Hospitais departamentos e outros setores.”
1.2. O programa 5s
O programa 5S consolidou-se no Japão a partir da década de 50. Seu nome provém das
iniciais das palavras: SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU E SHITSUKE, quais podem ser
traduzidas como:
SEIRI – Senso de Organização;
SEITON –Senso de Arrumação;
SEISOU – Senso de Limpeza;
SIKETSU – Senso de Padronização;
SHITSUKE –Senso de Disciplina.
Os 5S’s são interpretados como sensos, primeiramente para manter o nome original do
programa, e ainda para refletir melhor a idéia de profunda mudança comportamental
(OSADA, 1992).
O programa mencionado objetiva a educação, treinamento, e busca a qualidade através
de constante aperfeiçoamento dos detalhes que compõem a rotina do dia - a- dia de trabalho.
Os efeitos dos 5S’s são tão abrangentes que se tornam uma prática fundamental para a
obtenção e consolidação do processo educacional de quaisquer atividades. Os conceitos
fundamentais do programa devem ser entendidos, incorporados e praticados por todos os
níveis hierárquic os, dos empregados à gerência, visando entre outras metas, evitar
desperdícios e garantir um ambiente de trabalho cada vez mais saudável (OSADA, 1992).
OSADA (1992) sugere que a alta administração deve demonstrar comprometimento
com a melhoria, antes de solicitar-lhes qualquer tipo de colaboração. Além do

3. comprometimento, a alta administração deve realizar um evento oficial de lançamento do
programa, com a presença do presidente e diretores, para que todos entendam a importância e
a seriedade com que o assunto é tratado. Implantar o Programa 5S por toda a organização é
uma decisão que cabe somente à alta administração.
No início da implantação a alta administração deve os explicar aos envolvidos seus
objetivos e os benefícios da mudança, o suporte da gerência ao Programa 5S no presente pode
proporcionar muita economia em termos de qualidade, prevenção de acidentes e
produtividade no futuro. Além de melhorias no aspecto motivacional dos operários da
empresa.
COSTA & ROSA (1999), salientam também o papel essencial da alta administração e
acrescentam que o programa destina-se a educação contínua, dessa forma, os colaboradores
da empresa poderão incorporar novos hábitos e atitudes em seu ambiente de trabalho.
Uma das dificuldades que as construtoras encontram para a implantação efetiva dos
Sistemas de Gestão da Qualidade nos canteiros de obra é a resistência nos níveis hierárquicos
mais baixos. A adesão dos operários às transformações necessárias é ponto fundamental para
que os objetivos do programa sejam alcançados. As deficiências educacionais da população
no Brasil agravam esse fator. Segundo Osada (1992), pelo desenvolvimento de cinco
conceitos básicos, denominado “5S’s”, torna-se possível a criação de um ambiente propício à
mudanças de comportamento e de atitudes das pessoas.
A implantação deste programa nas construtoras tem se mostrado um importante
instrumento a ser explorado no início dos processos de mudanças, e na introdução de novos
conceitos de gestão, pois possibilita uma ligação eficaz entre a engenharia e os trabalhadores,
ajudando a transmitir de forma simples os conceitos de Qualidade e os procedimentos para a
implantação de Programas de Qualidade mais abrangentes (COSTA & ROSA, 1999).
O Programa 5S no canteiro traz benefícios concretos, pois os resultados são facilmente
e rapidamente observados. Além disso, os conceitos aplicados são simples, o programa é
participativo ou seja, promove o envolvimento de todas as equipes produtivas da obra. O
programa se propõe a melhorar a organização e a limpeza das obras, ao mesmo tempo,
provoca a mudança de comportamento dos profissionais com relação à cultura do desperdício
(COSTA & ROSA, 1999).
Dentre os benefícios alcançados com o programa pode-se destacar:
• Minimização da quantidade de materiais, ferramentas e objetos no posto de trabalho;
• Maior disponibilidade de espaço no canteiro;
• Redução do desperdício;

4. • Economia de tempo;
• Redução do índice de acidentes na obra;
• Reaproveitamento de materiais da obra;
• Incentivo do trabalho em equipe;
• Melhoria da qualidade do ambiente de trabalho;
• Melhoria da organização e da limpeza do canteiro de obra.
2. METODOLOGIA PARA A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA
Iremos partir do ponto de vista de que se trata de um departamento que apesar de sua
grande abrangência tem um espaço físico reduzido assim como o numero de colaboradores.
Desta forma este plano de implantação do Programa 5S será um tanto quanto resumido e
totalmente prático, para se enquadrar no padrão de trabalho e no perfil dos colaboradores do
DTI. Vale lembrar também que a maioria dos planos de implantação propostas pelos vários
autores consultados só teriam sentido caso fossem aplicados em empresas de grande porte.
Uma das premissas básicas do modelo que elaboramos é que as pequenas empresas
possuem um pequeno menor número de funcionários quando comparadas com as grandes, o
que facilita bastante a comunicação e a disseminação das idéias do 5S.
Figura 1: Modelo Proposto para a implantação do Programa 5S
É importante ressaltar que, embora o modelo proposto utilize as mesmas etapas
sugeridas por Lapa (2005), as atividades constituintes de cada etapa foram adaptadas à
realidade do DTI. Como mostra a figura 1, o modelo possui as seguintes etapas: Preparação,
Implantação e Manutenção. Analisando de uma forma mais ampla, a implementação do 5S

5. inclui necessariamente uma etapa anterior de Preparação e uma etapa posterior de
Manutenção. No modelo, essas três etapas são executadas de uma forma interativa sendo que
a Manutenção nunca termina o que é coerente com a lógica clássica da melhoria contínua.
Pode-se afirmar que as etapas do modelo são interligadas por meio do ciclo PDCA
(plan-do check-act), o conhecido método que foi consagrado pelos gurus da qualidade
Deming e Shewhart. O ciclo PDCA não é exatamente uma etapa do modelo e nem mesmo
aparece de uma forma explícita para os funcionários. A representação do ciclo PDCA na
figura 1 serve para ressaltar que o processo de implantação do sistema 5S deve passar a fazer
parte da rotina de melhoria contínua da empresa e, na medida do possível, deve ser
incorporado à cultura organizacional.
2.1. Preparação
A etapa de Preparação envolve inicialmente uma discussão com a alta direção, que no
caso do DTI é representada pelo Diretor de Tecnologia e Informação. Após a obtenção do
comprometimento por parte da diretoria, a intenção passa a ser a obtenção do
comprometimento por parte dos funcionários. Para isso, apresenta-se o Sistema 5S a todas as
pessoas que estarão envolvidas com o programa, mostrando como a implantação dos 5 sensos
poderá trazer benefícios para os próprios funcionários.
A atividade posterior à obtenção de comprometimento é a seleção das pessoas-chave
que darão apoio ao processo de implantação. Como o sucesso do processo de implantação
depende de uma participação ativa de todos os envolvidos, é fundamental ter facilitadores
internos que vivenciem a rotina do ambiente de trabalho onde será implantado o sistema.
A terceira atividade da etapa de preparação consiste na aplicação de um questionário
para avaliar a percepção dos funcionários em relação ao seu ambiente de trabalho. Além de
fornecer informações que podem dar suporte à elaboração do plano de implantação, o
questionário pode motivar os funcionários para uma mudança de atitude que é fundamental
para a eficácia na implantação do 5S, reforçando assim, o comprometimento com o programa.
A última atividade de preparação é a realização de um brainstorming (tempestade de
idéias) que procura tanto identificar as causas dos problemas percebidos no ambiente de
trabalho quanto levantar sugestões preliminares de melhoria. Na identificação das causas dos
problemas, é recomendável que seja feito um registro da situação atual, principalmente por
meio de fotografias de diferentes partes das instalações. Assim, as idéias levantadas no
brainstorming poderão servir de base para a preparação do plano de implantação.

6. 2.2. Implantação
A etapa de Implantação começa com a elaboração do plano de implantação, em que
são estabelecidos os objetivos e metas do programa e são detalhadas as ações de acordo a
lógica do 5S’s. Embora os objetivos e metas devam envolver a plena implantação de todos os
cinco sensos, o plano de ações deve estar focado na implantação imediata dos três primeiros
S’s (Organização, Arrumação e limpeza), uma vez que os dois últimos S’s (Padronização e
Disciplina) geralmente são alcançados de uma forma mais gradual, dependendo assim, da fase
de manutenção.
Após, a realização do plano de implantação é feito um trabalho coletivo para a
implantação d o primeiro S (Organização). Nesse trabalho, as pessoas que trabalham nas áreas
que serão modificadas são estimuladas a questionar a utilização dos diferentes itens que
compõem o ambiente físico, tais como, materiais, equipamentos, ferramentas, etc. Durante
essa atividade, os elementos são classificados em “necessários” e “desnecessários”, fazendo
com que as pessoas já comecem ter uma idéia de como ordenar melhor os itens (senso de
ordenação), o que por si só constitui um incentivo e também uma preparação para a próxima
atividade.
A atividade seguinte é denominada como o “Dia da Faxina Geral”, também chamada
de “Dia D”. Assim, escolhe-se um dia para que, em forma de mutirão, sejam colocados em
prática o 2º e o 3º sensos (Arrumação e Limpeza). No dia da faxina é muito importante que
todos os envolvidos participem da atividade, pois isso é essencial para garantir a manutenção
do sistema 5S. Por isso, a idéia de colocar a implantação do primeiro senso antes do Dia da
Faxina Geral foi considerada bastante oportuna para o modelo proposto, uma vez que as
pessoas já começariam a participar antecipadamente.
2.3. Manutenção
Conforme foi ressaltado anteriormente, a etapa de Manutenção constitui um processo
permanente de melhoria contínua, sendo responsável pelo desenvolvimento dos dois últimos
sensos (Padronização e Disciplina). Nessa etapa, duas atividades são particularmente
importantes: a avaliação das fases anteriores e o treinamento permanente. A avaliação das
fases anteriores, além de fornecer um feedback aos gerentes em relação ao grau de

7. assimilação dos 5 sensos, atua como um dispositivo que determina como e quando o processo
deve recomeçar, fazendo girar o ciclo PDCA.
Uma das diferenças básicas do modelo proposto, em relação aos modelos tradicionais
de implantação do 5S, é que não há um treinamento formal na fase de preparação. Nesse caso,
a discussão com os funcionários para a obter comprometimento na etapa de preparação já
cumpre o mesmo papel que o treinamento em empresas de grande porte, uma vez que a idéia
dos cinco sensos já é disseminada nessa atividade. Em pequenas empresas, um treinamento
formal poderia criar resistências à mudança, burocratizando o que naturalmente tem a
vantagem de ser flexível. Desse modo, o treinamento é considerado como um processo
permanente, possibilitando incorporar os princípios do 5S em outros treinamentos
relacionados com o programa de qualidade, que normalmente seriam mais abrangentes. Nesse
modelo, o treinamento específico do 5S estaria muito mais voltado para o desenvolvimento do
senso de autodisciplina, capacitando os colaboradores para que eles pudessem manter o
Sistema 5S de forma autônoma, sem a intervenção constante dos gerentes.
3. APLICAÇÃO DO MODELO
A partir do plano descrito, abaixo estão alguns passos a serem seguidos para por em
prática a metodologia acima elaborada.
3.1. Preparação
Na etapa de preparação, inicialmente teríamos que discutir com o Diretor do DTI e em
seguida com o restante dos colaboradores, porem esta discussão será feita de forma conjunta.
Esta discussão será realizada em forma de seminário, onde os pesquisadores irão explanar
sobre o Programa 5S’s e sua importância para a organização. Em seguida, será realizadas a
apresentação do roteiro do programa com todas as atividades previstas para o período de
implementação.
Após as discussões gerais para a obtenção de comprometimento, serão selecionadas as
pessoas-chave que darão apoio ao programa.
Depois da discussão inicial e da seleção de pessoas-chave para a implantação, será
aplicado o questionário de percepção do ambiente de trabalho. Com a aplicação do
questionário pode-se perceber se os colaboradores estão descontentes com o ambiente físico

8. da organização. Além disso, os resultados do questionário possibilitaram uma melhor
definição de ações na hora da implantação.
A identificação das causas que estão associadas aos problemas do setor poderá ser
obtida com a ajuda de um brainstorming, que neste caso será realizado por todos os
colaboradores. Assim, com a realização de um brainstorming surgirão idéias aproveitáveis e
também informações importantes para a elaboração do plano de implantação do 5S.
3.2. Implantação
Após a etapa de preparação, inicia-se a etapa de implantação. Nessa etapa, a primeira
atividade será a elaboração do Plano de Implantação, este plano pode ser dividido em duas
partes: os objetivos e metas a serem alcançados e o plano de ações para alcançar os objetivos
traçados. O plano de ações detalha todo o processo de implantação, sendo elaborado de forma
que possa responder a questionamentos do tipo: O que deve ser feito? Quem vai fazer a
atividade? Como deve ser feita a atividade? Quando a atividade deve ser feita?
Posteriormente ao plano de implantação, inicioa-se a implantação do primeiro senso
(Organização). Com a realização desta etapa, será possível observar que os colaboradores do
setor se sentirão melhor em tirar de circulação alguns materiais que não estão mais sendo
utilizados e que estavam somente ocupando espaço. Logo depois vem a realização do “Dia da
Faxina Geral”. No Dia da Faxina Geral será possível observar se a filosofia dos 5 Sensos
realmente foi disseminada entre os colaboradores.
3.3. Manutenção
Na etapa de manutenção será permitido consolidar os dois últimos sensos no DTI,
embora as etapas de preparação e implantação também contribuam indiretamente para fixar a
noções de Padronização e Disciplina. Para consolidar as idéias do 5S’s apartir desta etapa
serão elaborados treinamentos de manutenção. Para complementar a avaliação de resultados,
poderão ser realizadas avaliações regularmente e uma idéia interessante seria montar um
mural com fotos de antes e durante.
4. CRONOGRAMA PROPOSTO
Segue abaixo um cronograma simplificado com as ações e datas propostas para tal.

9. Tabela 1: Cronograma de Atividades Propostas.
Atividade Data Prevista
Seminário de Sensibilização 03-07-2010
Seleção de pessoas-chave 09-07-2010
Questionário de percepção 09-07-2010
Brainstorming 09-07-2010
Elaboração do Plano de Implantação 16-07-2010
DIA “D” 24-07-2010
Avaliação do trabalho 30-07-2010
Inicio do ciclo de Treinamentos de manutenção 20-08-2010