Megagestión Empresarial Ltda. ofrece soluciones integrales por medio de asesorías, capacitación y asistencia técnica especializada sobre aspectos legales, técnicos y metodológicos de la función archivística con base en el cumplimiento de la Ley General de Archivo. MISIÓN Megagestión Empresarial Ltda. es una empresa dedicada a proveer soluciones profesionales de consultoría en Gestión Documental y Archivística, con servicios integrales de excelente calidad, orientados siempre al crecimiento empresarial de sus clientes y al bienestar de sus colaboradores. VISIÓN Ser reconocida como la principal empresa en Colombia que ofrece servicios integrales y soluciones profesionales de consultoría en gestión documental y archivística, gracias al talento y compromiso de sus colaboradores, en lo referente al conocimiento, calidad, eficiencia, innovación, tecnología y capacidad de Gestión. Contactenos: www.megagestionempresarial.com contacto@megagestionempresarial.com.co

3. Santiago de Cali, Colombia de 2011
Estimados clientes:
Tengo el honor de presentar a usted un cordial y atento saludo en nombre de la
empresa Megagestión Empresarial Ltda. que presido y de los miembros que la
conforman.
Nuestra filosofía es lograr un buen trabajo en equipo entre ambas partes,
acoplándonos y adaptándonos a los requerimientos únicos de cada cliente, quedando
bajo nuestra responsabilidad la habilidad de satisfacerlos con alto grado de confiabilidad
a la labor encomendada.
La base de nuestra labor es el cumplimiento de todas las normatividades archivísticas
aplicadas integralmente con el fin de satisfacerle en sus necesidades, encausando su
organización hacia mejorar sus procesos internos en gestión documental,
entendiéndose esta como, el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo documental de todo tipo en su Organización, permitir la recuperación,
determinar el tiempo que los documentos deben ser guardados, eliminar los que ya no
sirven y, asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
el principio de racionalización y economía.
Contamos con una gran experiencia y una incondicional relación de responsabilidad,
seguridad, confianza y compromiso con nuestros clientes, estableciendo la base para
hallar la solución correcta en cuanto a contratos, asesorías, capacitaciones, tablas de
retención documental, organización de fondos acumulados, software y bodegaje de sus
archivos; realizando todas las tareas en forma eficiente y efectiva con prontitud,
celeridad y funcionalidad.
Para cada labor es asignado un equipo profesional altamente calificado para diseñar las
metodologías, planes y programas adecuados y posteriormente ejecutar las tareas de
supervisión y realizar las inspecciones físicas y técnicas en una calendarización
adecuada.
Finalmente queremos extenderles nuestro aprecio por la confianza depositada en
nuestra Empresa. Para quienes no están familiarizados con Megagestión Empresarial
Ltda, anticipamos la oportunidad de reunirnos y discutir la manera de servirles y resolver
sus necesidades más inmediatas generando economía en costos a sus procesos en
Gestión Documental.
Cordialmente,
MAURICIO ISAACS AGUDELO
Gerente General.
Megagestión Empresarial Ltda.

4. ¿QUIENES SOMOS?
Somos una empresa responsable, seria, moderna e
innovadora. Contamos con un grupo calificado de
colaboradores con alto grado de compromiso que
permanecen en constante capacitación y evolución;
hecho que nos permite prestar servicios de óptima
calidad a todos nuestros clientes.
Ofrecemos soluciones integrales por medio de
asesorías, capacitaciones y asistencia técnica
especializada sobre aspectos legales, técnicos y
metodológicos de la función archivística con base en el
cumplimiento de la Ley General de Archivo.
Como valor agregado a nuestros clientes, ofrecemos un acompañamiento permanente en la
implementación y seguimiento de la función archivística como mecanismo para el mejoramiento
continuo de las empresas.
Nuestra Misión
Somos una empresa dedicada a proveer soluciones profesionales de consultoría en Gestión
Documental y Archivística, con servicios integrales de excelente calidad, orientados siempre al
crecimiento empresarial de sus clientes y al bienestar de sus colaboradores.
Nuestra Visión:
Queremos ser reconocidos como la principal empresa en
Colombia que ofrece servicios integrales y soluciones
profesionales de consultoría en gestión documental y
archivística, gracias al talento y compromiso de sus
colaboradores, en lo referente al conocimiento, calidad,
eficiencia, innovación, tecnología y capacidad de gestión.

5. Capacitación e Implementación del Programa de Gestión
Documental
M
egagestión Empresarial Ltda. ofrece sus
servicios en capacitación e implementación
del Programa de Gestión Documental donde
su objetivo es fortalecer los mecanismos de
sensibilización y dar lineamientos sobre el concepto
de gestión documental, planteando directrices
específicas para el desarrollo de las actividades
administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación y manejo de la documentación
producida dentro de las Instituciones, desde que son
originadas hasta su disposición final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación total.
El objetivo principal en la Implementación del
Programa de Gestión Documental es el diseño de métodos y pautas al interior de su organización que
permitirán portar adecuadamente la documentación de su interés y servirse de ella en el momento
oportuno que la requiera.
El Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” determina que las Entidades públicas y
privadas que cumplan funciones públicas deberán elaborar programas de gestión documental,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos como son producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.
Elaboración, actualización e implementación de las Tablas de
Retención Documental (T.R.D).
A
través de la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental,
Megagestión Empresarial Ltda. proporciona un instrumento archivístico esencial a su Entidad
que permitirá la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos, asignándoles el tiempo de
permanencia en los archivos de gestión, central, e histórico de su Entidad.
De acuerdo a lo establecido en el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” será
obligatorio para las Entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención
Documental.

6. Organización de los archivos de gestión.
E
l servicio de organización de archivos que brinda Megagestión Empresarial Ltda. garantiza un
ciclo de administración documental exitoso y eficaz, ofreciendo mecanismos prácticos para la
clasificación, ordenación, descripción, preservación y control en la organización de sus
archivos de gestión en conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con
los manuales de procedimientos y funciones de su Entidad, los cuales en caso de no tenerlos serían
elaborados por Megagestión Empresarial Ltda.
Organización de fondos acumulados
y la elaboración y aplicación de
Tablas de Valoración Documental.
M
egagestión Empresarial Ltda. ofrece la
organización de fondos acumulados y la
elaboración y aplicación de las Tablas de
Valoración Documental según criterios archivísticos,
requisitos legales y necesidades particulares de las
Empresas a aquellos archivos que son producto de la
carencia de una política archivística, la cual conlleva a
almacenar de forma desorganizada en sus depósitos
documentación producida por años sin control alguno en
las Entidades.
Organización de Historias Laborales y/o Clínicas conforme a la
normatividad existente
M
egagestión Empresarial Ltda. brinda asesoramiento en la organización de las historias
laborales y clínicas a través del desarrollo de actos laborales y médicos que van quedando
registrados respondiendo al momento histórico de su ejecución. Esta captación de datos e
información clínica es requerida por el área administrativa y el equipo médico con el fin de optimizar
decisiones y acciones a seguir tanto laboralmente como clínicamente.
Todos estos acontecimientos consecutivos describen la vida laboral y médica, la cual debe estar
regida por parámetros archivísticos y normativos como la circular 004 de 2003, la Resolución 1995 de
1999 y la Ley 594 de 2000.

7. Asesoría para la conformación e
implementación del Comité de
Archivo.
D
ado que todas las Empresas deben tener un Comité
de Archivo el cual deberá estar conformado por un
grupo asesor de alta dirección en su Entidad, la
empresa Megagestión Empresarial Ltda. asesorará y dará los
lineamientos y directrices tendientes a la conformación de
éste Comité de Archivo, el cual tiene como objeto definir las
políticas, los programas de trabajo y, la toma de decisiones
en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
dentro de su Institución, cumpliendo de esta manera con lo
estipulado en el Acuerdo 07 de 1994, “Reglamento General de Archivo” que en su Artículo 19
determina que cada Entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto
administrativo correspondiente, como un grupo asesor de alta dirección, responsable de definir las
políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Suministro e implementación de software para la Gestión
Documental y archivo electrónico de documentos
M
egagestión Empresarial Ltda. ofrece un software de correspondencia y manejo de archivo
como herramienta que le ayudará a mantener un flujo eficiente del correo dentro de la
Empresa, garantizando un mayor control de la información y seguimiento de los procesos de
la institución, así como una trazabilidad de la misma en cualquiera de las etapas de los documentos.
El uso del Software brinda una solución tecnológica que permitirá la productividad del personal, la
optimización de los tiempos, de los procesos y la eficiencia y eficacia en la búsqueda de la
información.
El software suministra el procedimiento de scanner donde se ofrece el almacenamiento seguro para
los documentos garantizando la reproducción exacta de la información, gestionando el ciclo de vida
de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia).
Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los
documentos; minimizando costo en copias innecesarias.

8. Suministro de insumos, muebles, equipos y adecuaciones
locativas reglamentarias exigidas por la ley General de Archivo.
M
egagestión Empresarial Ltda. está en la capacidad de suministrar los insumos, muebles y
equipos necesarios para la seguridad, mantenimiento, preservación y conservación
adecuada del patrimonio documental de su Entidad conforme a los lineamientos
establecidos por el Archivo General de la Nación.
Digitalización y microfilmación
documental.
O
frecemos el servicio de digitalización y
microfilmación como herramienta
indispensable que cambiará sus hábitos y
costumbres en relación al conocimiento y la
comunicación en Gestión Documental.
Cuando hablamos de digitalización ubicamos a su
Empresa en mejorar el tiempo de respuesta al generar menos espacios ocupados vs prontitud y
celeridad en recuperar información original en forma de imágenes digitales sensible o importante
dentro de su Empresa. La digitalización supone un cambio total en el tratamiento de la información
porque permite su almacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño reducido muy
accesibles en tiempos reales.
Al hacer referencia a la microfilmación hacemos alusión a registrar fotográficamente los documentos
en alta resolución que hayan concluido su ciclo vital y por importancia administrativa dentro de su
Empresa se constituyan como actos administrativos o acervos documentales que deben conservarse.
Nuestra Empresa ofrece estas dos alternativas encaminadas siempre a:
1. Ahorro en espacio con respecto al archivo físico.
2. Prueba de existencia del documento original y conservación de la información contenida en
este.
3. Localización y consulta más rápida que en los originales impresos, ya que se tiene mucha
más información en poco espacio.
4. Una vez respaldados, los documentos originales pueden ser almacenados en condiciones
más adecuadas para su preservación, ya que si se desea consultar, podrá hacerse en el
archivo electrónico.
5. Cumplir lo que exige la Ley General de Archivo y las normatividades existentes en lo referente
a la digitalización y microfilmación de documentos.

9. Servicio de Bodegaje, Administración y Custodia de Archivos
M
egagestión Empresarial Ltda. aumenta el espacio de su Empresa custodiando y
administrando el archivo de su Entidad. Para ello ofrece servicio de bodegaje que cuenta
con las condiciones físicas óptimas para la conservación de los documentos, además con
una adecuada administración de los archivos, mejora la disponibilidad de la documentación,
reduciendo los costos y aumentando la rentabilidad de su organización.
Mediante la custodia de sus archivos ofrecemos calidad, seguridad, rapidez, comodidad y veracidad
en la integridad física y perdurabilidad de los documentos de su Empresa.
Contáctenos
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Celular: 3016005578 – 3006124513
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