1. “Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas”
LANDASAN TEORI
1. Sistem Informasi Akuntansi
a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
diperoleh dari berbagai sumber, sehingga Sistem Informasi Akuntansi juga berfungsi dalam
mengolah data keuangan kas perusahaan, yang akan digunakan untuk bahan pengambilan
keputusan dalam manajemen keuangan perusahaan. Hal ini diartikan pemakai informasi yang
berasal dari dalam perusahaan, yang termasuk informasi tentang hasil pengelolaan kas perusahaan.
b. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Azar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2004,9) menjelaskan ada tiga fungsi atau
peran Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan untuk mencapai tujuan utama. Ketiga fungsi atau
peran tersebut adalah:
1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari. Suatu perusahaan agar dapat tetap eksis,
perusahaan tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang
peristiwanya disebut sebagai transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi
dan penjualan.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan. Tujuan yang sama pentingnya dari sistem
informasi akuntansi adalah untuk memberi informasi yang diperlukan dalam proses pengambilan
keputusan. Keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan perencanaan dan pengendalian
aktivitas perusahaan.
Membantu pengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal.
Setiap perusahaan harus memmenuhi tanggung jawab hukum. Salah satu tanggung jawab penting
adalah keharusannya memberi informasi kepada pemakai yang berada diluar perusahaan
atau stakeholder yang meliputi pemasok, pelanggan, pemegang saham, kreditor, investor besar,
serikat kerja, analis keuangan, assosiasi industri, atau bahkan publik secara umum.
Ketiga fungsi tersebut sangat erat hubungannya satu sama lain sehingga harus dilihat secara
bersamaan.
Selanjutnya Azar Susanto (2004:11) mengemukakan bahwa aktivitas/peran yang dilakukan Sistem
Informasi Akuntansi untuk memenuhi tujuannya tersebut meliputi:
1. Mengumpulkan dan memasukkan data transaksi ke dalam Sistem Informasi Akuntansi. Saat
pengumpulan data, cara yang dilakukan dapat melalui formulir yang telah disiapkan dan melalui
terminal.

2. 2. Mengolah data transaksi tersebut, data yang sudah dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam
Sistem Informasi Akuntansi biasanya mengalami serangkaian pengolahan baik secara batchmaupun
secara on-line agar bisa menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Selain perhitungan dan
perbandingan dalam pengolahan ini sering juga dilakukan beberapa validasi untuk menguji
keabsahan data dan pengelompokan agar lebih mudah dan cepat saat informasi disajikan.
3. Menyimpan data untuk tujuan di masa mendatang, data disimpan dalam berbagai cara
penyimpanan data. Data dapat disimpan secara berurutan (squential), secara acak atau langsung
(random), dengan menggunakan rumus tertentu (hasing) dan berurutan yang diindeks (indexed
squential). Apapun teknik yang dilakukan dalam menyimpan dan penyusunan data tujuan utamanya
agar dapat diakses dengan cepat sehingga informasi dapat diperoleh pada saat diperlukan dan dapat
dipercaya.
4. Memberi pemakai atau pengambil keputusan (manajemen) informasi yang mereka perlukan,
informasi biasanya disajikan dalam bentuk laporan atau bila format yang diinginkan sering berubahubah maka harus disediakan suatu fasilitas untuk mencari data dan membuat laporan dengan
format yang sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri saat itu.
5. Mengontrol semua proses yang terjadi, pengontrolan dilakukan sejak data dikumpulkan
kemudian dimasukkan dan disimpan untuk diproses sehingga salah satu fungsi penting dari Sistem
Informasi Akuntansi adalah untuk mengamankan data sehingga informasi yang akurat dapat
dihasilkan.
c. Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi
Nugroho Widjajanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:4) menjelaskan bahwa:
…, tanpa memandang bentuk perusahaan, suatu Sistem Informasi Akuntansi selalu terbentuk dari:
1. Serangkaian formulir yang tecetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan-laporan
yang dipergunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk
berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi.
2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian
harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. buku-buku ini meliputi jurnal
(journals, books of original entry), maupun buku besar (Ledger, subsidiary ledger).
3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), seperti misalnya neraca saldo, abstraksi
buku besar, perhitungan rugi-laba, dan neraca.
4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data elektronik, yang harus
dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku
besar, serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan.
5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk
transfer data yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan sistem.

3. Semua ini merupakan unsur-unsur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi pada suatu
perusahaan.
Proses akuntansi dilaksanakan oleh orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan
akuntansi, dengan dibantu oleh berbagai fasilitas dalam bentuk formulir, buku, peralatan, dan
metode serta peraturan-peraturan, sehingga diperoleh informasi yang sesuai dengan yang
diharapkan manajemen.
d.
Tinjauan Umum Kas
Kas merupakan unsur yang paling penting dalam perusahaan. Kehidupan dan kemajuan perusahaan
tidak dapat dipisahkan dari kas. Dalam menjalankan aktivitas perusahaan tingkat produktifitas kas
harus sangat dijaga agar jumlahnya jangan terlalu besar yang menimbulkan dana tersebut sebagian
menganggur (idle cash) ataupun sebaliknya jumlah tersebut juga tidak boleh terlalu kecil yang dapat
menimbulkan hambatan-hambatan dalam menjalankan kegiatan usaha di perusahaan. Kas sangat
berperan dalam menentukan kelancaran aktivitas perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan kas
harus direncanakan dan diawasi dengan baik, baik dari penerimaan kas sampai pada pengeluaran
kas.
e.
Pengertian kas
Kas merupakan aset perusahaan bersifat likuid yang sangat menarik dan mudah untuk
diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan
pengeluaran kas. Karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau
penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian intern
(Internal Control) yang baik atas kas dan bank.
Kas didefinisikan sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai
kegiatan umum perusahaan. Kas dan setara kas menurut PSAK No.2 (IAI 2009:22) ”Kas terdiri dari
saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang
sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai kas dalam jumlah
tertentu tanpa menghadapai risiko perubahan nilai yang signifikan”.
PSAK No. 2, paragraf 6 menjelaskan setara kas sebagai berikut :
Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk investasi atau tujuan
lain. Untuk memenuhi persyaratan setara kas, investasi harus dapat segera diubah menjadi kas
dalam jumlah yang diketahui tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan. Karenanya,
suatu investasi baru dapat memenuhi syarat sebagau setara kas hanya segera akan jatuh tempo
dalam waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya.
Soemarsono S.R (2002:296) dalam bukunya Akuntansi Lanjutan, mengemukakan defenisi kas, yaitu:
Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan
segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nominalnya.
Budi Raharjo (2001:54) dalam bukunya Akuntansi dan Keuangan, mengemukakan bahwa kas dan
bank adalah:

4. Semua tagihan dan uang dibrankas dan juga uang yang tersimpan di bank. Uang yang disimpan di
bank bisa dalam bentuk rekening tabungan atau giro maupun deposito.
Kas menurut IAI (Ikatan Akuntan Indonesia, 2007:21) adalah sebagai berikut:
Mata uang kertas dan logam baik rupiah maupun valuta asing yang masih berlaku sebagai alat
pembayaran yang sah. Termasuk pula dalam kas adalah mata uang rupiah yang ditarik dari
peredaran dan masih dalam masa tenggang untuk penukarannya ke bank Indonesia. Dalam
pengertian kas ini tidak termasuk commemorative coin, emas batangan, dan mata uang emas serta
valuta asing yang sudah tidak berlaku.
Berdasarkan defenisi mengenai kas tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan
kas adalah aset perusahaan yang sifatnya sangat likuid sehingga pengalokasian harus benar-benar
diawasi agar dapat dikendalikan dan tidak menghambat pada aktivitas operasional perusahaan.
f.
Pengertian pengeluaran kas
g.
h.
Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
. Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah pengeluaran kas dalam perusahaan
yang dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang dilakukan dengan cek biasanya
karena jumlahnya relatif besar. Menurut Mulyadi Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan
ditinjau dari pengendalian intern berikut ini (2001:511):
1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang
namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dengan
cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.
2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas
perusahaan. Dengan diadakannya cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi
pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran bank
(bank statement) kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah yang dapat digunakan
oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan yang direkam di dalam
jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada chek issuer, pengeluaran kas
dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat
digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
Dengan digunakannya cek dalam pengeluaran kas, chek issuer akan secara otomatis menerima
tanda penerimaan kas dari pihak yang menerima pembayaran.Cancelled check sebagai tanda terima
pembayaran lebih andal karena di dalam endorsementterkait pihak bank yang merupakan pihak
yang independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran.

5. Sistem dana kas kecil adalah pengelolaan kas kecil perusahaan yang dikeluarkan secara rutin untuk
memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Sistem pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan
dengan dua cara yakni sistem saldo berfluktuasi (Fluctuating-fund balance system) dan sistem saldo
tetap (Imprest fund system). Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi, dalam sistem
saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1.
Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap
saat saldo rekening ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dicatat
dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil
berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Sedangkan dalam Imprest fund system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana
kas kecil. Saldo rekening kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya,
kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana
kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang
diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan
bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat
dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas. Rekening dana kas kecil tidak
terpengaruh dengan pengeluaran kas kecil. Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil
mudah dilakukan, yaitu dengan cara periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil.
Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum
dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo rekening
dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar.
Baik dengan imprest fund system ataupun fluctuating fund balance system, penyelenggaraan dana
kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur
pengelolaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil dan prosedur pengisian kembali dana kas kecil.
Pembentukan dana kas kecil harus dengan adanya kesepakatan di dalam perusahaan, dengan
mempertimbangkan biaya-biaya yang rutin akan dikeluarkan oleh perusahaan. Pertanggungjawaban
dana kas kecil merupakan proses pengumpulan bukti-bukti pendukung transaksi dan pencocokan
dengan pencatatan yang dilakukan oleh bagian kas. Dan pengisian kembali dana kas kecil adalah jika
dana kas kecil ditangan sudah hampir habis, maka pemegang kas berhak untuk mengisi formulir
pengisian kas kecil kembali.
Definisi Pengeluaran Kas
Menurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam buku yang berjudul
Sistem Informasi Akuntansimenyatakan definisi pengeluaran kas bahwa :“.”

6. Dokumen-Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi mengatakan dokumendokumen yang digunakan yaitu :
1.
Bukti kas keluar.
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa sebesar yang
mencantumkan dalam dokumen tersebut.
2.
Cek.
Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintah bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi
yang namanya tercantum pada cek.
3. Permintaan cek (chek request).
Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
kepada fungsi akuntansi untuk membuat kas keluar.
Fungsi yang terkait
Menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi mengatakan fungsi yang
terkait yaitu :
1.
2.
3.
1)
2)
3)
4.
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. Jika suatu memerlukan pengeluaran kas
(misalnya untuk pembeli jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan
mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang).
Fungsi kas. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini berfungsi
bertanggungjawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan mengirimkan cek
kepada kreditur via pos atau pembayaran langsung kepada kreditur.
Fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi
bertanggungjawab atas :
Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi Pemeriksaan Intern. Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dan cek, fungsi ini
bertanggungjawab untuk melakukan penghitungan kas (Cash Count) secara periodik dan
mencocokan hasil penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening
kas dalam buku besar).
Catatan Yang Digunakan
Menurut Mulyadi dalam buku yang berjudul Sistem Akuntansi mengatakan catatan yang
digunakan yaitu :
a.
Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).
Dalam pencatatan utang account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan
jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen
sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari
pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
b.
Register cek (check register)
Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi
pembelian digunakan dua jurnal, register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar
digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat
pengeluaran kas dengan cek. Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang
dikeluarkan untuk membayar para kreditur perusahaan atau pihak lain.