2. El Brown Paper es una metodología que se utiliza para
describir y entender un proceso existente.
“Esta técnica se origino en el seno de las fabricas
cuando alguien, en algún momento, necesito pensar
en voz alta, sobre los procesos existentes en la
sección”.
3. La técnica combina el pensamiento convergente y el
divergente. En una primera etapa, los participantes
escriben sus ideas en Post It y, posteriormente, los
colocan en el "Brown paper". Una vez situados, se
concede un tiempo para que todos los participantes
puedan leer las aportaciones de los demás.
Después, se realiza una segunda ronda ya que, a
menudo, leer las ideas de otras persona resulta
inspirador.
4. Antes de iniciar con el brown paper de un proceso es
necesario recordar que:
Los procesos en las organizaciones funcionales ya existen,
el problema principal es que están “partidos” por lo que
nadie es responsable de ellos en su totalidad, solo se
encuentran responsables de partes del proceso.
Se tienen diferentes tipos de actividades dentro de los
procesos.
Rediseño de cada Proceso
5. La herramienta tradicional para realizar el brown paper
es el Post-it.
Es necesario que el nivel de detalle al que se ilustre el
proceso sea lo suficientemente bueno como para poder
analizar actividades sustanciales, pero no tan especifico
que lleve a detalles insignificantes que impliquen perdida
de tiempo.
6. Recibe llamada
Llena solicitud
Actualiza base de datos
Respuesta al cliente
Valida cálculos financieros
Envía correo electrónico
Atiende reporte
Ejemplo de actividades sustanciales:
7. Especificar claramente a que segmento de
clientes se esta pretendiendo darles valor
con el proceso que se va a ilustrar.
El tiempo de elaboración “No debe” ser
superior a ocho horas .
Iniciar por los extremos del proceso, para lo
que se recomienda plantear preguntas.
8. ¿Cuál es el gatillo del proceso
¿Cual es el fin del proceso?
¿Hay valor para el cliente?
¿Nos pagaría por ello?
¿Cómo se refleja este valor para la
compañía?
¿Es un proceso?
Ejemplo: En los Procesos de Negocio (Sustantivos):
9. ¿Cuál es el gatillo del proceso?
¿Cuál es el fin del proceso?
¿Hay valor para el usuario?
¿Le pagaríamos por ello?
¿Es un proceso?
En los procesos de soporte (Adjetivos: asuma que una
compañía lo va a hacer):
10. La metodología recomienda los siguientes aspectos
físicos:
Se ilustrara el proceso como esta y no como se supone
debe estar.
Iniciar por los extremos del proceso los cuales están
ilustrados en el mapa de alto nivel.
Usar post-it de diferentes colores asignando uno
diferente por tipo de actividad.
11. Ejemplos de asignación de colores:
Amarillo: actividades.
Fiusha: decisiones.
Azul: sistemas de información.
Verde: verificaciones.
Naranja: papel (formatos).
Verde claro: conectores y fines.
Morado: cambio de área.
Lila: relaciones con otros procesos.
12. Usar copias de los formatos reales que se utilizan en los
diferentes pasos del proceso para ilustrarlo mas
claramente: solicitudes, hojas de pedido, entradas y
salidas de almacén, facturas, etc.
En los post-its se coloca la información «sujeto – verbo
en tercera persona – complemento».
En los post-its que se refieran a decisiones debe haber
una pregunta exclusivamente con dos posibles
respuestas «si» y «no», por lo que el pos-it tendrá dos
salidas. Este es el único tipo de actividad donde el post-
it se coloca en forma de rombo.
13. Se recomienda primero ilustrar la opción del proceso mas
directa en el cual se llega mas rápidamente al fin del
proceso «condiciones ideales», y posteriormente
«regresar» a las condiciones no ideales donde
probablemente se usaran conectores para «regresar» a la
opción mas directa.
El flujo debe ser continuo y preferentemente de izquierda
a derecha.
