Cahier des charges
Le système prestige – Société ORDISUP
 MBA E-BUSINESS 2014-2015
 Diamondra RAKOTONDRAMAVO et Jade ST-...
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1 OBJET DU DOCUMENT
La société Ordisup vient de lancer le projet Prestige. Ce projet a pour but de rénover les outils de
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deux mois, toutefois, il peut arriver que son prix change rapidement.
 Les performances du système actuel sont faibles po...
3.2 Analyse des outils et processus existants
Actuellement,unoutil principalestutilisé parOrdisup.Il s’agitdu logiciel PME...
3. Le secrétariat commercial doit ressaisir la commande afin qu’elle soit prise en compte.
De nombreuses erreurs sont sais...
La solution doit couvrir ainsi au minimum les fonctions suivantes :
 Gestion de l’entreprise :
o Analyse desventes :faire...
 Gérer la vente en ligne intégralement. Il s’agit d’un domaine qui dispose de solutions déjà
éprouvées.Nousenvisageonsd’u...
6 LES EXIGENCES FONCTIONNELLES
6.1 Synthèse sur le contexte du projet
La oulessolutionsqui serontproposéespourle projetPre...
 Priorité 6 : Capacité de migrer des données
o La solutiondoitpouvoirmigrerlesdonnées pertinentes de l’ancien système ver...
o Le client
o Le commercial
o Le logiciel PME Navision.
 Pour le suivi de commande par un client, on distingue deux (2) u...
6.3 Détail des fonctions à automatiser avec description des données et des
processus
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2. Si la commande n’est pas erronée :
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Fonctions :
1. Le responsable commercial examine la liste des produits.
2. Il identifie ceux qui seront bientôt périmés.
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 Les variablesorganisationnelles comprennentcôté organisationnel ainsi que socio-culturel
qui fontle portraitdu contexte ...
 Suivre la commande
o PME offre une interface d’interrogation pour suivre le statut de la commande
Note: La documentation...
 La confidentialité :
Le système doit permettre de créer des comptes d’accès avec différents niveaux d’accès aux
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 Le processus de commande en une seule page qui permet d’afficher la totalité des
informationsliéesàlacommande de vos cli...
8.4 ROI – Retour sur investissement
En fonction du budget précédemment établi, des frais récurrents et des prévisions croi...
o L'architecture générale avec les différents éléments logiciels ressentis par les
utilisateurs,
o Les interfaces du logic...
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Budget du projet Prestige
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Cahier des charges fonctionnel diamondra rakotondramavo_jade_st_laurent

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Un extrait de cahier des charges fonctionnel réalisé dans le cadre du module de management de projets informatiques M. LEVY Rémy.

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Cahier des charges fonctionnel diamondra rakotondramavo_jade_st_laurent

  1. 1. Cahier des charges Le système prestige – Société ORDISUP  MBA E-BUSINESS 2014-2015  Diamondra RAKOTONDRAMAVO et Jade ST-LAURENT  Dans le cadre du module de Management de projet de Mr LEVY
  2. 2. Contenu 1 OBJET DU DOCUMENT............................................................................................................. 2 2 PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE............................................................................................. 2 3 LE SYSTÈME ACTUEL................................................................................................................ 2 3.1 Analyse de la situation actuelle : les points à améliorer, les forces à exploiter...................... 2 3.2 Analyse des outils et processus existants ........................................................................... 4 4 OBJECTIFS DE L’APPEL D’OFFRES.............................................................................................. 5 4.1 Les objectifs opérationnels................................................................................................ 5 4.2 Le périmètre .................................................................................................................... 5 4.3 Les Orientations préconisées pour le nouveau système ...................................................... 6 5 VOLUMES D’INFORMATIONS ................................................................................................... 7 6 LES EXIGENCES FONCTIONNELLES ............................................................................................ 8 6.1 Synthèse sur le contexte du projet..................................................................................... 8 6.2 Les utilisateurs ................................................................................................................. 9 6.3 Détail des fonctions à automatiser avec description des donnéeset des processus .............11 6.4 L’environnement.............................................................................................................14 6.5 Intégration dans l’existant................................................................................................15 7 LES EXIGENCES NON FONCTIONNELLES OU CONTRAINTES........................................................15 7.1 Échanges avec d’autres SI.................................................................................................15 7.2 Exigences de qualité de service, sécurité, confidentialité, ergonomique, graphique.............16 8 Recommandation...................................................................................................................17 8.1 Logiciels à préconiser.......................................................................................................17 8.2 Conduite du changement.................................................................................................18 8.3 Budget............................................................................................................................18 8.4 ROI – Retour sur investissement.......................................................................................19 9 Prestations attendues ............................................................................................................19 Annexes ......................................................................................................................................21 Budget du projet Prestige .........................................................................................................21 Glossaire..................................................................................................................................22
  3. 3. 1 OBJET DU DOCUMENT La société Ordisup vient de lancer le projet Prestige. Ce projet a pour but de rénover les outils de vente de l’entreprise grâce à la mise en place d’un système d’information qui permettra d’automatiserlavente d’ordinateursaux clientsd’Ordisup.Ce cahierdeschargesdétaillerale besoin, tout enindiquantles fonctionnalités,exigences et contraintes fonctionnelles et non-fonctionnelles auxquelles Ordisup aspire. 2 PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE Ordisup est une entreprise qui fabrique et vend des ordinateurs (serveurs, postes de travail, portables, etc.). Depuis2006, Ordisup fabrique des ordinateurs qu’elle revend à ses clients qui sont de grandesentreprises. A ses débuts, Ordisup nous avions 10 clients et une gamme de 50 produits. Ordisup gère cet ensemble de fonctions:  Gestion des produits en catalogue,  Approvisionnements,  Commandes à traiter,  Fabrication,  Distribution,  Facturation,  Comptabilité avec le logiciel PME Navision qui donne entière satisfaction. Nous voulons mettre en place le système Prestige pour faire face aux évolutions du marché, moderniser les processus et ainsi gagner en efficience. 3 LE SYSTÈME ACTUEL Dans cette sectionnousdéfinironsl’analyse de la situation actuelle en commençant par les points à améliorer et une présentation des processus actuellement en place. 3.1 Analyse de la situation actuelle : les points à améliorer, les forces à exploiter Cette matrice a pourobjectif de vousaiderà mieux appréhender nos faiblesses, forces, menaces et opportunités. Forces  Utilisation de PME Navision pour gérer la production, la distribution, la facturation, la comptabilité. Ce logiciel est plutôt satisfaisant.  Expertise dans le secteur de la vente de produits informatiques Faiblesses  L’obsolescence du système de vente : les clients continuent à passer leurs commandes par mail. Cela entraîne régulièrement des erreurs de saisie.  Système de mise à jour du catalogue peu efficace et obsolète. Cela provoque desretours négatifs dusàlaprésence de produitsqui ne sontplus disponibles par exemple ou dus à des erreurs dans les prix qui ne sont pas misrégulièrementàjour. Par ailleurs,unproduitreste encatalogue environ
  4. 4. deux mois, toutefois, il peut arriver que son prix change rapidement.  Les performances du système actuel sont faibles pour le volume de consultation actuel : o Un client doit attendre plus de trois minutes pour visualiser le catalogue. o Le catalogue maisonestmisà jourune foispar mois, pourtant, tous les jours, de nouveaux produits sont décidés, d’autres sont retirés du catalogue  Le logiciel PME Navision n’offre pas de solution pour intégrer les factures clients sous format EDI.  La direction générale dispose difficilement de statistiques sur les ventes. Elle s’adresse à un financier qui mettra 15 jours avant de fournir les informations attendues.  Procédureslongues,pannes,procéduresnonhomogènes selon les acteurs, trop de manipulations, erreurs de saisies manuelles fréquentes, données obsolètes, données incohérentes.  Business ralenti, coûts administratifs élevés, vieux matériels. Menaces  La concurrence a pris de l’importance  Les plaintesdesclientsdusàl’inefficience desprocessus menacentlabonne santé des ventes. Opportunités  Le marché a fortementaugmenté, il faut un outil qui permet de gérer plus facilementetefficacementle catalogue de produits etde réduire leserreurs liées à la saisie manuelle en l’automatisant.  Pourlesproduitssurle pointd’être obsolètes,onvoudraitpouvoirproposer des promotions, ce que le système actuel ne permet pas. Pour résumer les conséquences de cette analyse, on peut dire que les principales faiblesses à résoudre par un nouveau système et processus sont : • L’insatisfaction des clients dus aux erreurs de saisie, à l’inefficience de la mise à jour du catalogue (erreursde prix, de produits, etc.). Il y a donc un manque à gagner induit du risque élevé de perte d’une transaction ! • La difficulté pourle décisionnel de prendre des décisions rapidement, puisque les outils ne permettent pas d’obtenir toutes les données de manière efficace. Enfin,le système estcoûteux,tanteninvestissementqu’enmanqueàgagner.L’évolution du marché nécessite d’utiliser des outils plus performants pour pouvoir suivre le volume croissant d’affaires !
  5. 5. 3.2 Analyse des outils et processus existants Actuellement,unoutil principalestutilisé parOrdisup.Il s’agitdu logiciel PMENavision. Ce dernier a été misenœuvre lorsd’unprécédentprojet sur la base de Microsoft Dynamics Nav(ision). La ou les solutionsqui seront envisagées devront soit pouvoir être utilisées de manière complémentaire au logiciel PME Nav(ision) soit le remplacer, mais proposer les mêmes fonctionnalités. Toutefois, vu l’importance du précédent projet et de la satisfaction actuelle du logiciel, Ordisup sera davantage encline à accepter l’installation de logiciels pouvant être compatibles avec Nav(ision). Voici les fonctions du logiciel Nav(ision) actuellement utilisées par Ordisup :  Comptabilité générale : plan de comptes, journaux, saisie d’écritures, clôtures, écritures calculées, gestion d’abonnement, déclaration de TVA…  La gestion des achats : suivi complet du cycle des achats, gestion des fournisseurs, des conditions tarifaires, gestion des demandes d’achat avec circuit de signatures, de l’approvisionnement, des appels d’offres, des commandes jusqu’aux réceptions et au contrôle de factures, suivi des engagements et contrôle budgétaire.  Gestion de la production et de la distribution o Gestiondesproduits :gérerlesréférencesde produitsetladescriptiondesproduits, introduire les nouveaux produits, mettre à jour les informations sur les produits. o Approvisionnements :gérerlesstocksdescomposantsdesproduits,gérerlesachats. o Fabrication : planifier la fabrication des produits d’Ordisup, lancer et suivre la fabrication. o Suivi des commandes : prendre en compte les commandes à traiter à partir de leur validationparle Service Commercial, transmettre la commande au service livraison dès que les produits commandés sont disponibles, suivre l’état des commandes à traiter jusqu’à la livraison et la facturation. o Distribution : gérer les livraisons aux clients.  Gestion de la logistique avancée : optimisation des approvisionnements et rationalisation des flux de marchandises (réception physique ou livraison directe, expéditions groupées, transferts inter-sites, etc.).  Gestion des affaires : facturation (envoi et suivi) Tel que présenté ci-dessus, le logiciel Nav(ision) fait partie intégrante des processus actuels. Toutefois, le logiciel n’est pas utilisé dans le processus de vente. Actuellement le processus de vente suit dans la décomposition suivante : 1. Le client passe sa commande via un formulaire disponible et l’envoie par mail Une commande comprend : des lignes de commandes et par ligne de commande les références d’articles, quantités, prix attendu par le client. 2. Un commercial vérifie la commande avant de la transmettre au service de traitement des commandes. Il arrive que certaines commandes soient perdues avant d’être traitées.
  6. 6. 3. Le secrétariat commercial doit ressaisir la commande afin qu’elle soit prise en compte. De nombreuses erreurs sont saisies sur les références, ce qui génère à tort des retours de commandes vers les clients. Les commandes sont traitées avec des délais inacceptables pour les clients. 4 OBJECTIFS DE L’APPEL D’OFFRES Le processus et le SWOT décrits plus haut dans le présent document démontrent qu’Ordisup doit améliorersesprocessusense dotantd’outilspuissants qui permettront de répondre à la finalité du projet décrit ci-dessous. Le projet a pour vocation de permettre à Ordisup de :  Développer de nouveaux marchés,  D’accroitre ses gains en business,  De réduire ses coûts à tous les niveaux possibles,  D’assurer de meilleures conditions de travail à ses employés directement touchés par le projet. 4.1 Les objectifs opérationnels La compréhension de la finalité du projet permet ensuite de découler les objectifs opérationnels principaux etsecondairesqui sont,pourleur part,directement liés aux capacités du ou des logiciels qui seront implantés chez Ordisup. L’atteinte de ces objectifs est essentielle afin de pallier aux lacunes des activités actuelles.  Objectif principal : o Mettre en place un système de vente plus performant et automatisé pour nos clients.  Objectifs secondaires : o Analyse desventes :recueillirdesinformationssurlesventes,analyse de croissance, par catégorie de produit o Adopter dans PME Nav(ision) la norme EDIFACT pour émettre les factures vers les clients. 4.2 Le périmètre Voici l’ensemble desfonctions nécessaires au fonctionnement d’OrdiSup. Les cellules en bleu sont celles qui font partie du périmètre du projet. Seul le périmètre fonctionnel de la gestion de l’entreprise et de gestion des affaires ont des fonctions faisant partie du périmètre.
  7. 7. La solution doit couvrir ainsi au minimum les fonctions suivantes :  Gestion de l’entreprise : o Analyse desventes :faire le recueil desdonnéessurles ventes, analyser la tendance des ventes, calculer le pourcentage de croissance, comparer avec la profession  Gestion de la production : o Traitementdescommandes :prendre encompte lescommandesà traiter à partir de leur validation par le Service Commercial, transmettre la commande au service livraison dès que les produits commandés sont disponibles, suivre l’état des commandes à traiter jusqu’à la livraison et la facturation.  Gestion des affaires o Facturation : envoyer et suivre les factures (l’ajout de la Norme EDIFACT) o Gestioncommerciale :suivre lesclientsacquis,suivre lesévénementslesconcernant, rechercher de nouveaux clients  Ventes : couvrent les activités suivantes : o Élaboration du catalogue et mise à disposition des clients o Consultation du catalogue, information sur les prix o Achats des produits par les clients (élaboration des bons de commande) o Prise en compte et validation des commandes par la Direction Commerciale o Suivi des commandes par le client 4.3 Les Orientations préconisées pour le nouveau système Pour synthétiser selon ce qui a été mentionné précédemment, le système proposé doit donc permettre de :
  8. 8.  Gérer la vente en ligne intégralement. Il s’agit d’un domaine qui dispose de solutions déjà éprouvées.Nousenvisageonsd’utiliserMAGENTO. En effetMAGENTOestun système qui est utilisé pourlacréationde sites e-commerce fonctionnels, ergonomiques et à la conception exemplaire. Le but étant pour d’avoir une boutique en ligne simple d’utilisation, à la navigation agréable et intuitive pour les internautes. Ainsi selon nous : o MAGENTO couvre les fonctions dont on a besoin pour PRESTIGE. o MAGENTO a fait ses preuves. o MAGENTO fournira la base de données pour l’analyse des ventes. o MAGENTO permettra d’étendre les fonctionnalités du site dans le cadre d’un autre projet.  Analyser les ventes pour faire de la Business Intelligence : Datamart + Outil d’analyse statistique et de visualisation. Pour cela nous envisageons d’étendre l’utilisation de NAVISION  Gérer la Facturation o Intégration d’EDIFACT. Pour cela vous choisirez un progiciel qui suit la norme EDIFACT.  Le système doit permettre de gérer au minimum 200 clients et 5 000 commandes par mois. 5 VOLUMES D’INFORMATIONS La solutionsélectionnéedevraavoirlacapacité de traiterun certainniveaud’informationsans aucun problème informatique. Lesprévisionsdesventesontpermisd’établirqu’entroisans,lesactivitésde la société tripleront.Dansunordre d’idée général, le site d’e-commerce traitera en moyenne 5 000 commandes par mois pour un minimum de 200 clients, d’où les chiffres avancés plus tôt. Voici les spécifications que les logiciels devront respecter : Volume actuel Volume prévisionnel (d’ici 3 ans) Nombres d’utilisateurs : 20 commerciaux 60 commerciaux Nombre de clients : 100 clients 200 à 300 clients Catalogue de produits : 3 000 produits 20 catégories 5 produits nouveaux sont ajoutés chaque jour Environ 250 jours ouvrables = 1 250 nouveaux produits par année 6 750 produits Commandes 50 commandes passéesparjour 5 produits par commande 5 000 par mois = (165 commandes par jour) Éventuellement 15 produits par commande
  9. 9. 6 LES EXIGENCES FONCTIONNELLES 6.1 Synthèse sur le contexte du projet La oulessolutionsqui serontproposéespourle projetPrestigedoiventpouvoir accomplir un certain nombre de fonctions qui sont regroupées selon les priorités suivantes :  Priorité 1 : Permettre d’élaborer le catalogue de produits o La solution doit permettre la consultation du catalogue, o Le catalogue doit être électronique et disponible sur internet, o Le catalogue doit pouvoir être mis à jour en temps réel, o Le catalogue doit pouvoir fournir les données des produits aux clients.  Priorité 2 : Soumettre la commande en ligne o Le système doit être un système de vente en ligne o Le système doit posséder un backoffice permettant de gérer les commandes o Le système doit pouvoir, à l’aide d’un bon de commande de :  Passer la commande,  Valider la commande,  Prendre en compte la commande (Direction commerciale),  Suivre la commande (Client),  Donner les informations sur la commande.  Intégrer des remises commerciales (le cas échéant)  Priorité 3 : Archiver les ventes o La solution doit pouvoir conserver l’historique de l’ensemble des ventes pour une consultation ultérieure.  Priorité 4 : Analyser les ventes o Afind’en tirerdesapprentissageslasolution pour pouvoir fournir un Datamart ainsi qu’un outil d’analyse statistique et de visualisation des tendances. o L’outil doitpouvoircréerdestableaux de bordbaséssurles évènements de gestion, pouvantêtre définisen combinant de multiples critères, avec des zooms successifs jusqu’à la pièce d’origine avec représentations graphiques. o Obtenirungénérateurde requêtes permettant la construction de listes à partir des données présentes dans la base de données.  Priorité 5 : Produire les factures EDI o Le système doit pouvoir produire des factures selon la norme EDIFACT
  10. 10.  Priorité 6 : Capacité de migrer des données o La solutiondoitpouvoirmigrerlesdonnées pertinentes de l’ancien système vers le nouveau. 6.2 Les utilisateurs Dans la globalité, on distingue les six (6) utilisateurs suivants : o Les clients, o Les commerciaux, o Le responsable catalogue, o La direction générale, o Le service comptable o Le webmaster pour la maintenance interne.  Pour la partie vente en ligne, trois (3) utilisateurs sont concernés : Voici le détail des actions du périmètre de la vente en ligne :  Pour la validation de commande par le commercial on distingue trois (3) utilisateurs :
  11. 11. o Le client o Le commercial o Le logiciel PME Navision.  Pour le suivi de commande par un client, on distingue deux (2) utilisateurs : o Les clients o Le logiciel PME Navision  Pour le lancement des promotions, on distingue cinq (5) utilisateurs : o Environnement o Responsable commercial o Responsable catalogue o Commercial o Client  Pour la gestion du catalogue, quatre (4) différents utilisateurs sont impliqués dans le processus : o le responsable catalogue o le directeur de production o le directeur commercial o Les clients  Pour la facturation on distingue deux (2) utilisateurs : o Le logiciel de facturation o Le comptable  Pour la partie analyse,on distingue deux(2) utilisateurs qui se définit comme un ensemble d’utilisateur, ci-dessous l’arborescence et le détail des actions : o La direction générale, o Le logiciel de facturation.
  12. 12. 6.3 Détail des fonctions à automatiser avec description des données et des processus Une grande partie du projet Prestige consiste à automatiser plusieurs processus. Cette section présentera sous format de diagrammes les étapes des différents processus.  L’élaboration du nouveau catalogue Afin d’avoir des produits mis à disposition des clients, le responsable catalogue doit créer un catalogue disponible en ligne 24h/24, 7j/7. Fonctions : 1. L’outil doit donner la main au Responsable catalogue afin qu’il puisse faire une MAJ des catégories. 2. Tous les jours, le Responsable catalogue met à jour les produits du catalogue. 3. Tous les jours, le Responsable catalogue peut classer un produit dans une catégorie. 4. Pour chaque produit, il doit obtenir ses caractéristiques fonctionnelles. 5. Le Directeur de Production renseigne les caractéristiques techniques. 6. Le Directeur commercial renseigne le prix du produit. Le Responsable catalogue élabore le catalogue (nouveau processus ) Client Direction Commerciale Direction Production Responsablecatalogue Met un produit dans une catégorie Rens. Caract. techniques Rens. prix Valide produit Fin de journée Catalogue en ligne Crée modifie un produit Crée modifie une catégorie Cherche les caractéristiques fonctionnelles produit Génère le catalogue et met sur Extranet
  13. 13. 7. Une fois tous les champs remplis, le responsable catalogue valide la fiche produit. 8. A la finde lajournée,le responsable catalogue génère lanouvelle version du catalogue et la met sur l’Extranet. 9. Le client consulte en ligne la version mise à jour du catalogue.  Nouveau processus pour lancer une commande par un client Une foisle catalogue misàjour,lesclientspeuventconsulterle catalogue et passer une commande. Voici le détail de ce processus : Fonctions : 1. Le client consulte le catalogue en ligne. 2. Le client sélectionne les produits qu’il veut acheter et les quantités associées. 3. Les produitssontajoutésau panier, et le prix de la commande est mis à jour en temps réel. 4. Le client confirme sa commande. 5. Le commercial reçoit la commande afin de la traiter.  Nouveau processus de validation de commande par le commercial Suite à la commande du client, le commercial doit valider la commande afin qu’elle puisse être préparée. Fonctions : 1. Le commercial vérifie si le clientalesdroitspourpasserune commande ainsi que le contenu de la commande. Commercial Client Consulte le catalogue Consulte le catalogue Choisit les produits et les quantités Choisit les produits et les quantités Met dans le panier Met dans le panier Confirme la commande Confirme la commande CommandeCommande Commercial Client PME  Vérifie les droits du client  Vérifie le contenu de la commande Erronée ? Calcule les conditions commerciales Non Valide la commande Renvoie la commande au client Oui Commande vers PME Commande erronée Commande validée
  14. 14. 2. Si la commande n’est pas erronée : a. Le commercial calcule les conditions commerciales, telles que la remise. b. Le commercial valide la commande c. Le client reçoit un avis que sa commande est validée d. La commande est envoyée et reçue par le logiciel PME Navision 3. Sinon, la commande est erronée : a. Le commercial renvoie la commande au client pour qu’il l’arrange b. Le client arrange sa commande et la resoumet (retour à la fonction 1)  Nouveau processus de suivi de commande par un client Suite à sa commande, le client à la possibilité de la suivre en temps réel pour savoir où elle est rendue. Fonctions : 1. Le client saisit ses références clients sur le site web afin de se connecter. 2. Le logiciel PME Navision fait une requête pour obtenir l’état de la commande. 3. Le logiciel PMENavisionaffiche l’étatde la commande dans l’interface du compte client sur le site web. 4. Le client consulte son état de commande dans son compte client sur le site internet.  Nouveau Processus de lancement des promotions Dans le cas où desproduitsdoiventnotammentêtre retirésducatalogue,maisqu’ilenreste toujours enstock, prévoir un processus permettant de lancer des promotions afin d’écouler rapidement les stocks. Commercial Client PME Saisit ses références Saisit ses références Donne l’état de la commande Donne l’état de la commande Affiche l’état dans le compte client Affiche l’état dans le compte client Etat commande Etat commande
  15. 15. Fonctions : 1. Le responsable commercial examine la liste des produits. 2. Il identifie ceux qui seront bientôt périmés. 3. Il propose un % de réduction sur ces produits. 4. Le responsable catalogue introduit les informations de promotion sur le catalogue. 5. (À l’heure prévue dans la journée), Le catalogue en ligne est mis à jour. 6. Le catalogue devient accessible aux clients. 7. Le commercial envoie un mail de promotions au client informant sur les promotions et invitant à consulter le catalogue.  Facturation Fonction: le logiciel doitautomatiquementintégrerlanorme EDIFACTdansl’éditiondesfactures.Les factures seront créées et transmises aux clients de manière informatique  Analyse des ventes Fonction: le logiciel sélectionné doit recueillir les données sur les ventes, analyser la tendance des ventes par catégorie, calculer le pourcentage de croissance. Ces analyses seront disponibles dans l’interface utilisateur de l’outil. 6.4 L’environnement L’analyse de l’environnementnouspermetde faire ressortirplusieurs variables de l’environnement dans lequel évolue le projetetpouvantavoirunimpact sur ce dernier. En faisant état de la situation actuelle, nous avons déterminé les effets possibles envers le projet Prestige.  Les variables technologiques telles que la disponibilité sur le marché d’outils pouvant effectuer les processus décrits ci-dessus ainsi que leur compatibilité avec les logiciels actuellementemployés et la capacité des serveurs d’Ordisup ont des effets qui portent sur les solutions et positionnent des contraintes dont il faudra tenir compte.  Les variableséconomiques comprennentladisponibilité de fonds, laformation dupersonnel sur les nouveaux outils et les coûts récurrents liés aux logiciels informatiques. Le responsable commercial lance des promotions ClientCommercial Responsable catalogue Responsable commercial Environnement Base de données des produits Début de journée Examine les produit si ils y en a qui sont périmés Produit périmé ? Mettre produits en réduction Fin de journée Mettre à jour le catalogue avec promotions Envoi un mail proposant les réductions Catalogue à jour Mail de promotion
  16. 16.  Les variablesorganisationnelles comprennentcôté organisationnel ainsi que socio-culturel qui fontle portraitdu contexte humaindanslequel l’équipe devraœuvrer.Il s’agitici de bien communiquer auprès des employés touchés par le projet afin d’assurer une bonne collaboration, notamment avec le responsable catalogue, et les directeurs technique et commercial et de minimiser les effets de réticences au changement. 6.5 Intégration dans l’existant Le système devrapouvoirintégrerlesfonctionnalitésexistantesetdéjàutiliséesde PMEet NAVISION selon le schéma ci-dessous : Nous souhaitons le EDI pour les factures clients, NAVISION n’offre pas cette solution. 7 LES EXIGENCES NON FONCTIONNELLES OU CONTRAINTES En plus des exigences fonctionnelles, la solution sélectionnée devra répondre aux exigences non- fonctionnelles qui sont liées aux qualités du système. 7.1 Échanges avec d’autres SI La solutionqui serasélectionnée doitnotammentpouvoir échanger avec une panoplie de systèmes d’informations. 1. PME Navision Le logiciel doit pouvoir échanger avec PME Navision pour accomplir les tâches suivantes :  Prendre en compte la commande : o Pour transmettre la commande validée à PME (gestion de commandes) et pour effectuer le traitement de la commande par PME
  17. 17.  Suivre la commande o PME offre une interface d’interrogation pour suivre le statut de la commande Note: La documentation techniquedePMENavision décrit les procédures pour obtenir ces interfaces 2. Système d’information EDIFACT  Produire les factures EDI (EDIFACT) o Mettre la facture en format EDIFACT o Envoyer la facture au client Note: La facturesetrouvedans la Base de données de PME Navision. Afin d’obtenir les spécificités, il faut se reporter à la documentation technique de PME. 3. Autres systèmes d’information  Bases de données : utiliser les mêmes SGBD que ceux déjà utilisés (SQL Server)  Infrastructure : utiliser la même que celle déjà utilisée : o Pourlespostesde travail,lesserveurs,lesréseaux,les logicielsd’administration, les logiciels de sécurité, o Il faut utiliser les mêmes que pour PME. 7.2 Exigences de qualité de service, sécurité, confidentialité, ergonomique, graphique  La fiabilité : Concernantlafiabilité.Le système doitêtre trèsfiable étantdonnélesenjeux business (commerce). o Les pannes de réseau / serveurs ne doivent pas durer plus de 15 minutes, o Un service après-vente 24/24 et au minimum 5j/7 doit être disponible avec un service de déplacement de technicien en cas de besoin, o Le système ne doit pas tolérer la perte d’information, o Un système de surveillance doit être mis en place et doit protéger des tentatives d’intrusion, aux sabotages, attaques de virus, etc.  La performance : o Le chargementd’une page Webdansle navigateurne devraitpasprendre plus de 15 secondes en conditions normales, o Accèsau système :15 secondes,visualisationd'un produit : 5 secondes, saisie d'une ligne de commande 1 minute.  La disponibilité du système : o Le système doit être disponible 7/7 sauf période de maintenance, o La maintenance dusystèmeencasde problèmesdoits’accompagner d’une solution de substitution pour nous permettre de maintenir l’activité.
  18. 18.  La confidentialité : Le système doit permettre de créer des comptes d’accès avec différents niveaux d’accès aux fonctionnalités. Les fonctionnalités accessibles pour chaque type d’utilisateur doivent être paramétrables par un utilisateur expert. Nous avons identifié les types de comptes suivants : o Les clients, o Les commerciaux, o Le responsable catalogue, o La direction générale, o Le service comptable, o Le webmaster.  La sécurité : Le système de cryptage proposé doit permettre de respecter : o Les engagementsde confidentialité d’ORDISUPvis-à-visdes clients et leurs données personnelles, o La confidentialité des données d’entreprises  Les exigences ergonomiques : o L’application devra se conformer à la charte graphique de PME qui sera fournie ultérieurement, o Le parcours d’achat client doit être inférieur à 10 minutes, o 90% des utilisateurs devront réussir la tâche « passer la commande » sans erreur. 8 Recommandation 8.1 Logiciels à préconiser NouspréconisonsMAGENTOoutout autre logiciel similaire disposant des fonctionnalités suivantes de MAGENTO et permettant de gérer au minimum 200 clients et 5 000 commandes par mois :  Gestionavancée de catalogue produits (produits simples,produitsconfigurables,produitsen lots, redimensionnement automatique des visuels…),  Personnalisation graphique,  Outils de marketing avancés pour les promotions,  La gestion poussée ducatalogue etdesrèglesde prix, permettantde créerunvaste panel de promotionsdepuislespromotionss’appliquant à toute une boutique jusqu’aux coupons de réduction très ciblés,  Processus de commande sur une seule page,
  19. 19.  Le processus de commande en une seule page qui permet d’afficher la totalité des informationsliéesàlacommande de vos clients et donne la possibilité de les modifier sans qu’ils ne quittent le processus de commande,  Historique de commande, suivi de compte, suivi de commande par les clients. Noussouhaitonsavoirdespropositionsde logiciels pouvant être intégrés à l’existant pour gérer en plus :  La Business Intelligence  L’analyse des ventes  L’intégration d’EDIFACT 8.2 Conduite du changement Le succèsd’unprojetréside nonseulementdanslasélectionde lasolution optimale, maiségalement dans laparticipationactive etvolontairedesemployéstouchés directement et indirectement par le projet.Afind’intégrer en douceur les nouveaux logiciels, il est primordial de gérer le changement. Nous attendons ainsi plusieurs actions :  Communication auprès des utilisateurs pour les informer sur la nature du projet,  Mise au point des procédures d’utilisation,  Intégration des utilisateurs dans le projet,  Identification de la documentation mise à disposition des utilisateurs : manuel utilisateur, mode opératoire, etc., et déploiement de cette documentation,  Formation des utilisateurs : planning, contenu, instructeur, etc.  Offrirdesdispositifsd’assistance utilisateur:supporttéléphonique,parrains présentslors du démarrage, etc., Idem pour : le déploiement, l’exploitation, le support, la maintenance 8.3 Budget Un budget préliminaire a été élaboré en fonction des recommandations d’achat des licences des logiciels Magento, d’EDI, etc. Il est disponible en ANNEXE 1 de ce document. Les différentes catégories du budget incluent :  Prix des logiciels (45 000 €)  Prix du matériel (20 000 €)  Coût de la main-d’œuvre (77 000 €)  Équipe d’utilisateur (30 000 €) Le total du projet représente : 172 000 €
  20. 20. 8.4 ROI – Retour sur investissement En fonction du budget précédemment établi, des frais récurrents et des prévisions croissantes des ventes (120 k€ la première année et 210 k€ les années suivantes), le retour sur investissement est prévu au 16e mois après la mise en service du catalogue en ligne. Le tableau « Détermination du ROI » présente le solde cumulé par mois, sur une période de trois ans. 9 Prestations attendues Pour répondre à nos exigences, les livrables suivants doivent être fournis :  Un plan de développement logiciel comprenant : o Les moyens nécessaires à la réalisation du projet, o L'organisation humaine de l'équipe projet, o La description du contexte du projet, o La description des différentes phases du projet (jalons, livraisons), o La description des différentes phases du développement, o Les contraintes normatives, o Les contraintes sécurité, o Les relations avec les fournisseurs.  Le dossier de spécifications externes décrivant : o Les rôles d'utilisateur et les scénarios d'utilisation associés, -200 -100 0 100 200 300 400 Investissement 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Détermination du ROI Solde cumulé (neg dépenses - pos…
  21. 21. o L'architecture générale avec les différents éléments logiciels ressentis par les utilisateurs, o Les interfaces du logiciel et les modèles de tâches.  Un dossier de conception globale  Les sources documentées  Plusieursjeuxde tests de chaque fonctionnalité clé (vente,gestioncatalogue,comptabilité, analyse des ventes)  Plusieurs manuels selon l’utilisateur
  22. 22. Annexes Budget du projet Prestige
  23. 23. Glossaire  Commanditaire:Le projetestlancé par un commanditaire. En fonction de la stratégie et les programmes de l’entreprise.  MOA : Un projet une fois lancé par le commanditaire est commandé et suivi par un Maître d'ouvrage (MOA) désigné par l’entreprise commanditaire. Porteur du besoin définissant l'objectif du projet, son calendrier et le budget consacré à ce projet. Représente les utilisateursfinaux àqui l'ouvrage estdestiné.Il estresponsable de l'expression des besoins. Il connaît bien les métiers de l’entreprise, mais n'a pas forcément les compétences techniques liées à la réalisation de l'ouvrage.  MOE : Le MOA choisira son Maître d’œuvre (MOE) pour réaliser l’ouvrage avec lequel il passeraun accord (contrat).La maîtrise d'oeuvre estdoncresponsable des choix techniques inhérentsàlaréalisationde l'ouvrage conformémentaux exigencesde lamaîtrise d'ouvrage.  Client : un revendeur client d’OrdiSup  Catalogue de produits en ligne  Catégorie de produit : lesproduitssontregroupésenfamilles.Parexemple : Ordinateurs de bureau, Multimédia, shuttles, portables  Produit : une référence d'ordinateur avec ses caractéristiques  Prix du produit : prix HT unitaire du produit  Prix catalogue : Prix TTC du produit  Promotion proposée : réduction paramétrée de manière ponctuelle  Commande : émise par un Client et regroupe plusieurs lignes de commande et un total.  Ligne de commande : ligne comportant les informations de commande d'un produit  Conditionscommerciales : ristourne, remises accordées spécifiquement à une commande …  Business : CA d’un commercial ; CA par Client

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