MULTINATIONAL : PROGRAMME D’APPUI A LA CONSERVATION DES ECOSYSTEMES DU BASSIN DU CONGOATELIER SUR LE SUIVI-EVALUATION ET L...
11. Contexte et justificationLa fonction de suivi-évaluation du PACEBCo se limite à l’heure actuelle à la compilation des ...
23. Résultats attendus1. Plan d’action de mise en œuvre des recommandations de la 4èmesession du comité depilotage du prog...
35.2Programmedétaillédes travaux :Jour 1 :9 :00 – 9 :10 Introduction (Tadoum, COMIFAC)9 :10 – 9 :35 Exposé 1 : Rappel des ...
4Fin des travaux de l’atelier.6. Facilitation de l’atelierL’atelier sera facilité par le Secrétaire exécutif adjoint de la...
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Tdr atelier suivi évaluation et l'amélioration des performances du paceb co 14 mai 2013 (1)

  1. 1. MULTINATIONAL : PROGRAMME D’APPUI A LA CONSERVATION DES ECOSYSTEMES DU BASSIN DU CONGOATELIER SUR LE SUIVI-EVALUATION ET LAMELIORATION DES PERFORMANCES DU PACEBCoYaoundé21et 22mai 2013Termes de référence(TDR)UGPYaoundé, 14mai 2012
  2. 2. 11. Contexte et justificationLa fonction de suivi-évaluation du PACEBCo se limite à l’heure actuelle à la compilation des rapportstrimestriels soumis par les partenaires et experts de l’équipe de l’unité de gestion du programme.Comme l’a constaté la dernière mission de supervision que la BAD a effectuée du 26 mars au 3 avril2013, « il y a une absence de suivi-évaluation des activités des partenaires sur le terrain etrapportage objectif et vérifiable ». Cette fonction souffre aussi de sa déconnexion avec le processusde planification annuelle, et manque de synergie avec le dispositif de communication interne etexterne. Le dispositif proposé en Novembre 2012 pour combler les lacunes observées n’est pasencore entré en fonctionnement. Ce dispositif implique effectivement les antennes de l’UGP dans lespaysages, les partenaires d’exécution, ainsi que les différents experts au siège de l’UGP.Dans un contexte où l’achèvement du programme est prévu au 31 Décembre 2014, soit près de vingtmois seulement et pour « prendre les dispositions recommandées par la dernière mission desupervision suscitée en vue d’améliorer l’exécution des activités du programme », un atelier y relatifest envisagé.Dans ce contexte, il est urgent de déployer pleinement les éléments du système de planification etde suivi-évaluation, de manière à accompagner les différents acteurs et décideurs dans la prise desdécisions relatives à l’exécution, et assurer l’efficacité du système en termes de mise à disposition àtemps des informations nécessaires pour une gestion optimale des activités du programme.2. Objectif final de l’atelierCet atelier vise à regrouper certains acteurs impliqués dans l’exécution programme afin qu’ilsidentifient ensemble les réponses pratiques aux questions suivantes :1. Comment/que faire pour réaliser toutes les recommandations du 4èmeCOPIL, de la dernièremission de supervision BAD de Mars 2013 ?2. Comment améliorer le tauxd’exécution du programme (en particulier le PTBA 2013, ycompris le PPM) ?3. Comment opérationnaliser le système de suivi évaluation : Que faire pour obtenirrégulièrement les données sur l’exécution des activités dans les paysages, de manière àétablir à temps les différents rapports requis et renseigner adéquatement les décideurs duprogramme ?o Quels sont les rapports à soumettre ? Quel est le contenu attendu ? Quand lesremettre ? A qui les remettre ?o Quels sont les supports prévus pour collecter les informations y relatives ? Quand alieu la collecte ? Qui collecte quelles informations ? Quel est le circuit detransmission des données collectées ?o Quelles sont les faiblesses des outils proposés ? Que faire pour les combler ? Quellesconditions sont-elles requises pour garantir le succès du système proposé ?Ainsi structuré, cet atelier s’inscrit en droite ligne de la préparation de la réunion tripartie BAD-CEEAC-COMIFAC qui est envisagée en juin 2013 (recommandation n° 8 de la mission de supervisionde Mars 2013).
  3. 3. 23. Résultats attendus1. Plan d’action de mise en œuvre des recommandations de la 4èmesession du comité depilotage du programme d’Avril 2013°;2. Chronogramme de mise en œuvre des recommandations de la mission de supervision BADde Mars 2013°;3. Plan d’action pour l’amélioration des performances (physique et financière) du programme ;4. Chronogramme de suivi de proximité des activités du programme dans les paysages ;5. Les conditions d’un fonctionnement optimal du suivi-évaluation sont identifiées et lesmesures correspondantes sont formulées.4. Public cibleCet atelier regroupera tous les acteurs impliqués d’une manière ou d’une autre dans la mise enœuvre du programme. Toutefois, les disponibilités budgétaires à court terme limitent l’audience etne permettent pas de mobiliser autant d’experts et partenaires que souhaités.En définitive, treize participants sont attendus. Il s’agit de :Le secrétaire exécutif adjoint de la COMIFAC, superviseur du PACEBCoLe coordonnateur régional ;Les experts en suivi-évaluation de l’UGP, de la COMIFAC et du PACEBCo à la CEEAC ;Les experts de l’UGP (technologies de l’information, communication, comptable,responsableadministratif et financier, acquisitions) ;Le chef d’antenne TNS présent à Yaoundé ;Les points focaux des conventions à l’UGP (CIFOR, RAPAC, SNV, CEFDHAC).5. Méthodologie de travail de l’atelier5.1 Approche de travailLes travaux seront organisés autour des questions clefs de l’atelier. Compte tenu du faible effectif dugroupe (13 personnes), le facilitateur animera une session de brainstorming en plénière pourpartager des informations et recueillir les préoccupations et avis des participants sur chaquequestion, suivies par la récapitulation des contributions collectées sur des supports visuels, puis lavalidation en groupe de chaque résultat de l’atelier.Afin d’accroître l’efficacité du groupe, deux (02) rapporteurs désignés par consensus seront associésau facilitateur. Les premiers récapituleront sur les tableaux conférenciers les résolutions adoptéespar les participants.
  4. 4. 35.2Programmedétaillédes travaux :Jour 1 :9 :00 – 9 :10 Introduction (Tadoum, COMIFAC)9 :10 – 9 :35 Exposé 1 : Rappel des attentes de l’atelier (Bihini, UGP)Discussion (questions & réponses)Récapitulatif9 :35 – 10 :10 Exposé 2 : Méthodologie et outils de travail (Yantio, UGP)Discussion (questions & réponses)10 :10 – 10 :25 Pause café10 :25 – 12 :25 Exposé 3 : Recommandations du COPIL 4 (Bihini, UGP)BrainstormingRécapitulatif du plan de mise en oeuvre12 :25 – 13 :30 Déjeuner13 :30 – 15 :30 Exposé 4 : Recommandations mission BAD de Mars 2013 (Bihini, UGP)BrainstormingRécapitulatif du plan de mise en oeuvre15 :30 – 15:45 Pause café15 :45 – 16 :30 Exposé 5 : Exécution du plan de passation des marchés (PPM) (Nna, UGP)BrainstormingRécapitulatif du plan d’amélioration des performances (PAP)16 : 30 – 17 :15 Exposé 6 : Décaissements (Mbaindoloumal, UGP)BrainstormingRécapitulatif du plan d’amélioration des performances (PAP)Jour 2 :8 :30 – 10 :30 Exposé 7 : Exécution du PTBA 2013 (Bihini, UGP))BrainstormingRécapitulatif du plan d’amélioration des performances (PAP)10 :30 – 10 :45 Pause café10 :45 – 11 :15 Exposé 8 : Rapports et organisation des données de suivi-évaluation (Yantio, UGP)Discussion (questions & réponses)11 :15 – 13 :00 Exposé 9 : Les supports de collecte des données de suivi-évaluation (Yantio, UGP)Discussion (questions & réponses)13 :00 – 14 :00 Déjeuner14 :00 – 14 :30 Exposé : Le système d’alerte précoce (Guefack, UGP)Discussion (questions & réponses)14 :30 – 15 :15 Session 10 : Brainstorming sur les faiblesses des outils de suivi et pland’amélioration (Tadoum, COMIFAC)Récapitulatif du plan d’amélioration15 :15 – 16 :00 Exposé 11 : Capitalisation des connaissances dans le cadre du PACEBCo (Yantio,UGP)Discussion (questions & réponses)Récapitulatif du plan de capitalisation des connaissances16 :00 – 17 :00 Exposé 11 : Synthèse des résultats des travaux (Tadoum, COMIFAC))Discussion (questions & réponses)Adoption
  5. 5. 4Fin des travaux de l’atelier.6. Facilitation de l’atelierL’atelier sera facilité par le Secrétaire exécutif adjoint de la COMIFAC, coordonnateur technique, ou àdéfaut, par le spécialiste en suivi-évaluation de l’UGP.7. Documents de travail de l’atelierLe manuel de planification et de suivi-évaluation du PACEBCo, version de Novembre 2012Recommandations de la mission de supervision BAD du 26 mars 2013Recommandations du 4èmecomité de pilotage du programme d’Avril 2013Plan de travail budget annuel (PTBA) 20138. BudgetA. TRANSPORTSA.1 Transport internationalB. FRAIS DE MISSIONB.1 Frais de mission de l’expert CEEACC. HEBERGEMENTC.1 Hébergement de l’experts CEEACD. FRAIS D’ORGANISATIOND.1 Pause-déjeunerD.2 Pause-caféD.3 Fournitures de bureauD.4 CommunicationD.5 Eau minéraleE. IMPREVUSBUDGET TOTAL :

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