Este documento presenta el diagnóstico de los archivos del Hospital San Francisco en Ibagué, Colombia. El diagnóstico evalúa la identificación de la entidad y los archivos, la infraestructura física, las características y estado de la documentación. Se realizó un análisis de cada uno de los archivos (central, tesorería, historias clínicas, historias laborales y contratación) para identificar factores como alteraciones biológicas, químicas y físicas que afectan la preservación de los documentos.

1. 1
DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HOSPITAL SAN FRANCISCO
ÉRICA JULIETH DÍAZ PERDOMO
FLOR ÁNGELA MORALES BERMÚDEZ
MÓNICA GAITÁN VARÓN
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO REGIONAL TOLIMA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA: 681913
IBAGUÉ
2014

2. 2
DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HOSPITAL SAN FRANCISCO
ÉRICA JULIETH DÍAZ PERDOMO
FLOR ÁNGELA MORALES BERMÚDEZ
MÓNICA GAITÁN VARÓN
Informe evaluación
de las condiciones de los archivos
del Hospital San Francisco
Gerente de Proyecto
Jorge Armando Valera Rendón
Profesional en Ciencia de la Información y Documentación, Bibliotecología y
Archivística
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO REGIONAL TOLIMA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA: 681913
IBAGUÉ
2014

3. 3
Nota de aceptación:
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
_____________________________
Firma del presidente del jurado
_____________________________
Firma del jurado
_____________________________
Firma del jurado
Ibagué, 22 agosto de 2014

4. 4
Dedicamos este informe a Dios, a nuestros hijos ya que ellos ven en nosotros el
ejemplo a seguir, a nuestras familias, que esperan con anhelo vernos realizadas
como profesionales y al grupo de instructores que nos han enriquecido con sus
conocimientos y nos han dado las herramientas para la elaboración del mismo.

5. 5
Agradecemos al grupo de instructores que han aportado sus conocimientos para
la elaboración de este informe, sin su apoyo no hubiéramos logrado culminar con
tan buenos resultados.
Agradecemos al grupo de trabajo del Hospital San Francisco, quienes siempre nos
brindaron la información necesaria para el desarrollo de este informe.
Agradecemos a nuestros compañeros por su colaboración en los inconvenientes
que se nos presentaron en el trascurso de la elaboración del informe

6. 6
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN...............................................................................................................11
2. OBJETIVOS ...................................................................................................................12
2.1 OBJETIVO GENERAL ...........................................................................................12
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................12
3. RESEÑA HISTÓRICA ..................................................................................................13
4. METODOLOGÍA DEL DIAGNÒSTICO ....................................................................14
5. IDENTIFICACIÓN .........................................................................................................16
5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD....................................................................16
5.2 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO.....................................................................17
5.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO .........................................................18
6. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO........................................................20
6.1 EL EDIFICIO ............................................................................................................20
6.2 EL ARCHIVO ...........................................................................................................21
6.3 INSTALACIONES ...................................................................................................22
6.3.1 Archivos Centrales. ........................................................................................22
6.3.2 Archivos de Gestión.........................................................................................26
6.4 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
..........................................................................................................................................31
7. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN ..................................................35
7.1 ALMACENAMIENTO..............................................................................................35
7.1.1 Archivo Central. ................................................................................................35
7.1.2. Archivo Tesorería............................................................................................36
7.1.3 Archivo de Historias Clínicas de Gestión....................................................38
7.1.4 Archivo de Historias Laborales. ....................................................................39
7.1.5 Contratación......................................................................................................40
8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................42
9. ESTADO DE CONSERVACIÓN.................................................................................43
10. CONCLUSIONES .......................................................................................................68

7. 7
11. RECOMENDACIONES..............................................................................................69
12. GLOSARIO ..................................................................................................................70
13. BIBLIOGRAFÍA ...........................................................................................................72
14. ANEXOS.......................................................................................................................73
14.1. PANORAMA DE RIESGOS ...............................................................................73
14.2 FICHA TÉCNICA DE MEDICIÓN TESORERÍA...............................................74
14.3 FORMATOS DE DIAGNÓSTICO.......................................................................75

8. 8
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Alteración de tipo biológico Archivo Central..................................................44
Tabla 2. Alteración de tipo químico Archivo Central....................................................45
Tabla 3. Alteración de tipo físico Archivo Central. .......................................................46
Tabla 4. Alteración de tipo físico Archivo Central. .......................................................47
Tabla 5. Alteración de tipo biológico Tesorería. ...........................................................48
Tabla 6. Alteración de tipo químico Tesorería..............................................................49
Tabla 7. Alteración de tipo físico Tesorería...................................................................50
Tabla 8. Alteración de tipo físico Tesorería...................................................................51
Tabla 9. Alteración de tipo biológico Historias Laborales. ..........................................52
Tabla 10. Alteración de tipo químico Historias Laborales...........................................53
Tabla 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ..............................................54
Tabla 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ..............................................55
Tabla 13. Alteración de tipo biológico Contratación. ...................................................56
Tabla 14. Alteración de tipo químico Contratación. .....................................................57
Tabla 15. Alteración de tipo físico Contratación...........................................................58
Tabla 16. Alteración de tipo físico Contratación...........................................................59
Tabla 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión........................60
Tabla 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión. ........................61
Tabla 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. .............................62
Tabla 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. .............................63
Tabla 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos..............................64
Tabla 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos. ...............................65
Tabla 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.....................................66
Tabla 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.....................................67

9. 9
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1.Alteración de tipo biológico Archivo Central. ...............................................44
Gráfico 2. Alteración de tipo químico Archivo Central................................................45
Gráfico 3. Alteración de tipo físico Archivo Central. ...................................................46
Gráfico 4. Alteración de tipo físico Archivo Central......................................................47
Gráfico 5. Alteración de tipo biológico Tesorería. ........................................................48
Gráfico 6. Alteración de tipo químico Tesorería. ..........................................................49
Gráfico 7. Alteración de tipo físico Tesorería ................................................................50
Gráfico 8. Alteración de tipo físico tesorería. ................................................................51
Gráfico 9. Alteración de tipo biológico Historias laborales. ........................................52
Gráfico 10. Alteración de tipo químico Historias laborales.........................................53
Gráfico 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ...........................................54
Gráfico 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales. ...........................................55
Gráfico 13. Alteración de tipo biológico Contratación. ................................................56
Gráfico 14. Alteración de tipo químico Contratación. ..................................................57
Gráfico 15. Alteración de tipo físico Contratación........................................................58
Gráfico 16. Alteración de tipo físico Contratación........................................................59
Gráfico 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión.....................60
Gráfico 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión.......................61
Gráfico 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. ..........................62
Gráfico 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión. ..........................63
Gráfico 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos. ..........................64
Gráfico 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos. ............................65
Gráfico 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos..................................66
Gráfico 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos..................................67

10. 10
LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Entrada Hospital San Francisco..............................................................16
Ilustración 2. Archivo Central...........................................................................................17
Ilustración 3. Área de Consulta y Préstamo..................................................................19
Ilustración 4. Infraestructura de la Edificación..............................................................20
Ilustración 5. Esquema de los Archivos Diagnosticados. ...........................................21
Ilustración 6. Esquema Archivo Central.........................................................................22
Ilustración 7. Riesgo de Deslizamiento Archivo Central. ............................................23
Ilustración 8 . Esquema Tesorería (Central). ................................................................24
Ilustración 9 . Rayos U.V Directa en la Documentación. ............................................25
Ilustración 10. Redes Eléctricas a la Vía. ......................................................................25
Ilustración 11. Esquema Tesorería (Gestión). ..............................................................26
Ilustración 12 .Rayos U.V Directa sobre la Identificación. ..........................................27
Ilustración 13. Esquema de Historias Clínicas de Gestión.........................................28
Ilustración 15. Esquema de Historias Laborales..........................................................29
Ilustración 16. Entrada Adecuada y de Buena Señalización. ....................................29
Ilustración 17. Extintor Adecuado para su Área. ..........................................................30
Ilustración 18 .Esquema de Contratación. ....................................................................30
Ilustración 19. Puerta de Madera....................................................................................31
Ilustración 20. Detector de Incendio Fuera de Funcionamiento. ...............................32
Ilustración 21. Extintor en mala Ubicación de acuerdo a su Uso.............................32
Ilustración 22 .Trampas Raticidas. .................................................................................33
Ilustración 23. Conductos de Energía a la Vista. .........................................................34
Ilustración 24. Estantes a 2 cm de la Pared. ...............................................................35
Ilustración 25. Baldas Superiores Ocupada..................................................................36
Ilustración 26 .Unidad de Conservación Inapropiada..................................................37
Ilustración 27 .La Estantería no se encuentra debidamente Identificada. ...............37
Ilustración 28 .Ubicación Inapropiada de la Documentación. ....................................38
Ilustración 29 .Ubicación Ide la Documentación. .........................................................39
Ilustración 30 .Unidades de Conservación Inadecuadas............................................40
Ilustración 31. Estantería a 5 cm de la pared. ..............................................................40

11. 11
INTRODUCCIÓN
Este informe ha sido diseñado con el propósito de ofrecer al hospital San
Francisco un diagnóstico completo y detallado basado en las normas de
conservación, recuperación y acceso a la información de los archivos dadas por la
normatividad vigente del Archivo General de la Nación – AGN.
Fue enfocado en la identificación de la entidad, del archivo, de su infraestructura
física, inventario, medio de organización y finalmente las características y estado
en el cual se encuentra la documentación.
En este diagnóstico se tuvo en cuenta las normas dadas por los acuerdos No. 049
y 050 del 2000,los cual están enfocado en la “Conservación de Documentos” y
“Prevención del deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”,
respectivamente, encontradas en el libro “Pautas para el diagnóstico integral de
archivos”, del Archivo General de la Nación.
Con base a este informe se le dará al Hospital San francisco, las pautas
necesarias para diseñar medidas de conservación preventivas y correctivas que
deba aplicar en el futuro en sus depósitos proponiéndoles esta metodología para
determinar factores y variables que directa o indirectamente inciden a la
conservación de la documentación.
El recorrido que se realizó por los diferentes archivos, tanto de gestión como el
central, se vio el desconocimiento que tienen las personas encargadas acerca de
la manera correcta de proteger sus archivos, ya que se observaron varias
falencias en cuanto a la problemática derivada de la carencia de organización
archivística y la acumulación de alteraciones que afectan los soportes.
Por último se realizó un muestreo en toda la documentación para evaluar y
reconocer las diferentes variables que inciden en su preservación y conservación.

12. 12
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Evaluar los archivos del Hospital San Francisco para tener una visión completa de
la situación en la que estos se encuentran, contemplando aspectos
administrativos, de infraestructura, entorno y organización de la documentación.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Proponer una metodología que garantice la conservación de la
documentación.
 Contribuir en la planificación de programas en los cuales se apliquen los
procesos archivísticos.
 Proyectar correctivos que se deban adoptar a nivel de planta física basados
en las necesidades precisas que tenga la entidad.

13. 13
3. RESEÑA HISTÓRICA
El Hospital San Francisco fue el primer Hospital de Ibagué, construido por
disposición y presupuesto Nacional, a través del Ministerio de Salud Pública. Su
primera sede fue construida entre 1949 – 1953 como el HOSPITAL
ANTITUBERCULOSO SAN FRANCISCO DE IBAGUÉ. Posteriormente el
Ministerio de Salud instaló en la calle 2ª entre carreras 3ª y 4ª, un consultorio para
el control del Programa Antituberculoso, cubriendo los municipios con unidades
móviles, trasladando a los pacientes hacia Centros Antituberculosos, en la ciudad
de Bogotá al Hospital Santa Clara, Hospital San Carlos y a la ciudad de
Manizales al Hospital Santa Sofía.
En el año de 1965 la Liga Antituberculosa Colombiana del Tolima, inició labores en
beneficio de la construcción de un nuevo centro por acuerdo No. 17 de 1.965 del
Honorable Concejo Municipal, confiriendo autorización al Alcalde y al Personero
del Municipio, para vender a la Liga un lote en la Carrera. 8ª entre calles 24- 25
destinado a la construcción del Centro Asistencial para dicho propósito.
El 1 de Julio de 1993, mediante acuerdo No 034 se crea el Hospital San Francisco
como establecimiento público de orden Municipal.
Posteriormente el 4 de Abril de 1995, mediante acuerdo 032 del consejo municipal
de Ibagué, se reestructura el Hospital y se transforma en Empresa Social del
Estado. En octubre de este mismo año el Consejo Nacional de Lactancia Materna
nos certifica como "Institución Amiga de la Mujer y de la Infancia".1
1 Hospital San Francisco (2014). Reseña histórica. Recuperado de
http://www.hospitalsanfrancisco.com.co/index.php/informacion-corporativa/resena-historica

14. 14
4. METODOLOGÍA DEL DIAGNÓSTICO
Con base a las pautas dadas y estudiadas por el libro “Pautas para el diagnóstico
integral de archivo” por el Archivo General de la Nación – AGN de 2003, se realizó
este diagnóstico, y se divide en tres partes: Identificación, Infraestructura física del
archivo y Características de la Documentación.
Se ajustaron los instrumentos de recolección de datos utilizando los siguientes
formatos:
A.1 Datos del Archivo
A.2 Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo
A.3 Administración del archivo
A.4 Servicios que presta el archivo
B. Infraestructura física del archivo
B.1 El edificio
B.2 El archivo
B.3 Instalaciones
B.4 Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento,
C. Características de la documentación
C.1 Almacenamiento
C.2 Aspectos archivísticos
C.3 Preservación documental
C.4 Documentación que se encuentra en otro deposito
C.5 Estado de conservación de la documentación (ver anexos)
Tomados del libro “Pautas para el diagnóstico integral de archivos”, guiados por el
gerente de proyecto Jorge Armado Varela Rendón, de acuerdo a las necesidades
requeridas por el Hospital San Francisco , recopilando de esta manera la
información necesaria para la elaboración del informe.
La medición se realizó según la Norma Técnica Colombiana 5029 - NTC-5029, la
cual tiene por objeto especificar métodos para la medición de archivos con soporte
en papel de manera fácil y rápida, con un mínimo de margen de error del 10%.2.
La técnica requerida para medir los archivos fue la medición en metros lineales
(de canto a filo y el conteo de cajas) método que se implementó por la ubicación
de las unidades de conservación y la cantidad de cajas X-200 que encontraban
en los archivos.
La elaboración de la ficha técnica, estuvo basada en la recolección de los datos de
la medición y esta información nos indicó detalladamente la cantidad de metros
lineales de la documentación almacenada, el área proyectada para su
2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS (ICONTEC). Medición de Archivos. NTC-5029.Bogotá D.C.: El
Instituto, 2004. 1 p.

15. 15
almacenamiento, su peso y total de metros cúbicos estableciendo un esquema
general.
La técnica utilizada para la recolección de datos fue la entrevista, llevándose a
cabo de una manera ordenada y concisa en colaboración de los funcionarios
encargados de cada archivo.
Para adelantar la evaluación del archivo se hace necesario implementar un
método de muestreo aleatorio, que va dirigido a los acervos documentales cuyo
volumen es bastante grande y se hace en base a una muestra representativa3,
arrojando como resultado unos datos estadísticos y así identificar el estado
biológico, químico y físico en el que se encuentra la documentación.
3 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN

16. 16
5. IDENTIFICACIÓN
5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
Ilustración 1. Entrada Hospital San Francisco.
El Hospital San Francisco tuvo su primera sede construida entre 1949 – 1953
como el HOSPITAL ANTITUBERCULOSO SAN FRANCISCO DE IBAGUÉ,
actualmente se encuentra ubicado en la Carrera 8 No. 24-01 Barrio el Carmen,
fue creado el 1 de julio de 1993, mediante acuerdo 032, como establecimiento
público de orden municipal. Es una entidad social del Estado ubicada en la rama
Ejecutiva, que presta servicios de salud de primer nivel de complejidad fortalecidos
en la promoción y prevención de enfermedades y recuperación de la salud, con
énfasis en la seguridad del paciente.4
La representante legal de la entidad es la doctora Fanny Yaneth Gómez Pacheco,
Gerente, quien en sus seis años de gestión, ha traído beneficios para todos los
usuarios, ya que se cuenta con una nueva cede mejorando así los servicios de
atención al cliente y dando nuevas oportunidades laborales a los ibaguereños.
4
Hospital San Francisco (2014). Reseña histórica. Recuperado de
http://www.hospitalsanfrancisco.com.co/index.php/informacion-corporativa/resena-historica

17. 17
5.2 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
Ilustración 2. Archivo Central.
La persona encargada del archivo central es, Alcira Inés Rincón Loaiza, Técnica
de archivística del Sena con nueve años en la entidad y su cargo actual es auxiliar
administrativa de archivo, su jefe inmediato es Luis Álvaro, Bernal Jefe de talento
humano.
El diagnóstico realizado tuvo énfasis en seis depósitos de archivos distribuidos de
la siguiente manera: dos archivos centrales ubicados en el primer piso, el principal
al lado de la morgue y uno de tesorería cerca de la lavandería, los otros cuatro se
encuentran ubicados en el segundo piso siendo los de tesorería, contratación,
historias clínicas e historias laborales.
Actualmente el organigrama de la entidad no cuenta con la sección de archivo ni
el cargo de jefe de archivo.
El Archivo del Hospital San Francisco E.S.E está formado por el conjunto orgánico
de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material, producidos,
recibidos y reunidos por las Unidades Administrativas y Legislativas, por las
personas físicas al servicio del Hospital en el desarrollo de su actividad
administrativa, organizados y conservados para la gestión administrativa y la
información, así como para la investigación y la cultura5
5 COLOMBIA, HOSPITAL SAN FRANCISCO, Manual de Gestión Documental. (enero, 2011). Por la cual se crea para
gestionar la información documental. Ibagué, 2011. 11p.

18. 18
El presupuesto anual del archivo de la entidad está distribuido para material de
consumo, mantenimiento, capacitación, equipos y asesorías, de este rubro, no se
invierte en reprografía y preservación de la documentación.
Actualmente los archivos cuentan con un reglamento interno que se aplica desde
junio del 2005 según el Acuerdo 015 y con un comité de archivo desde el 27 de
noviembre de 2002 según resolución 312, el archivo se encuentra organizado por
un manual de gestión documental que implementan desde hace tres años; existen
tablas de retención y valoración documental las cuales aún no están aprobadas.
De acuerdo a la Circular 004 de 2003 emitida por el Archivo General de la Nación
(AGN) el Hospital, en su parte administrativa, presenta falencias en el proceso de
organización documental, debido a que se presenta dificultades en el momento de
realizar el proceso de foliación y organización de las historias clínicas de los
pacientes de consulta externa del Hospital San francisco, se evidencia que en los
depósitos tiene Historias Clínicas de un mismo paciente en varias carpetas lo que
genera a la hora de realizar la consulta del histórico de un paciente demora en la
búsqueda de la información.
La entidad no cuenta con Tablas de Retención y Valoración Documental para
realizar las transferencias requeridas según los parámetros archivísticos
obligatorios, incumpliendo de esta forma la Ley 594 de 2000 en el Título V articulo
24 siendo obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas Tablas de Retención Documental.
5.3 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO
Las funciones de los archivos de esta entidad son: control de consulta, préstamo,
organizar y asesorar a las dependencias, se maneja información interna y externa
muy variada que a la vez es de suma importancia para dicha organización, en esta
información se encuentran manuales, procesos instructivos, planes, formatos,
documentos de apoyo (oficios, memorandos, certificados, actas, resoluciones,
circulares, contratos)6
6 COLOMBIA, HOSPITAL SAN FRANCISCO, Manual de Gestión Documental.(enero,2011). Por la cual se crea para
gestionar la información documental. Ibagué, 2011. 6p.

19. 19
Ilustración 3. Área de Consulta y Préstamo.
Los servicios internos que presta el archivo son de asesoría y consulta en un
promedio de 120 anuales, todas requeridas por funcionarios del hospital, los
servicios externos de consulta y fotocopia, además cuenta con servicio de internet
interno.

20. 20
6. INFRAESTRUCTURA FÍSICA DEL ARCHIVO
6.1 EL EDIFICIO
Ilustración 4. Infraestructura de la Edificación.
En 1966 se inició su construcción hasta el año de 1968, para la atención de
pacientes tuberculosos, asumiendo el nombre de sanitario Antituberculoso San
Francisco. El 1 de Julio de 1993, mediante acuerdo No 034 se crea el Hospital
San Francisco como establecimiento público de orden Municipal.
Su área construida, es de 11.300 M2 aproximadamente, construidos en 2,3
niveles. Su contexto climático es de 60% y su temperatura promedio es de 24 a
31 C°; sus limitación es la siguiente: por el norte limita con el colegio Inem y la
quebrada San Jorge, por el sur con la carrera 5, por el oriente con el colegio san
simón y por el occidente con la Calle 19; según el acuerdo 049 articulo N° 2 del
2000 “la edificación debe contar de un terreno sin riesgo de humedad subterránea
o problemas de inundación que ofrezca estabilidad”.
El tipo de la construcción, es en concreto, con pisos en baldosa, paredes en
concreto con pintura en buen estado, techos en material cielo raso, escaleras en
concreto con enchape, antideslizante, instalaciones con ventanas en material
vidrio y metálico, el estado del edificio es bueno.
La cantidad de espacios que conforma la entidad son los siguientes: Urgencias,
odontología, farmacia, consulta externa, lavandería, cocina y laboratorio.
Existen planos arquitectónicos los cuales son el soporte de la construcción de la
edificación.

21. 21
6.2 EL ARCHIVO
Ilustración 5. Esquema de los Archivos Diagnosticados.
PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL
Los archivos diagnosticados que pertenecen al hospital San Francisco, se
encuentran ubicados en los dos niveles del edificio, contando con un archivo
central general y otro de tesorería, cuatro archivos de gestión: tesorería, historias
laborales, historias clínicas y contratación.
Los archivos se encuentran construidos, fueron adecuados y asignados sin tener
en cuenta la producción documental establecidas por las Tablas de Retención
Documental por tal razón son insuficientes.
Los depósitos cuentan con áreas administrativas, de limpieza, baños y consulta
encontrándose distribuidos en la misma edificación separada por dependencias.
El sistema de seguridad que maneja la entidad son cámaras, personal de
vigilancia encontrándose en la entrada de la institución y los archivos se
encuentran bajo llave siendo responsable de estas el jefe de cada dependencia.
Las series como Historia Laborales, Actas y Resoluciones y Contratos se
encuentran almacenadas en mobiliarios como: archiveros de gavetas, estantes
rodantes, estantería cerrada, mobiliario destinado para albergar material
archivístico y unidades de conservación de tipo carpetas, cajas, legajos y otros.
La institución no cuenta con depósitos separados para los diferentes tipos de
soporte.

22. 22
6.3 INSTALACIONES
Se inspeccionan aspectos ambientales presentes en los depósitos respecto al tipo
de iluminación, su manejo y medios de control, ventilación bien sea artificial o
natural, temperatura, humedad relativa y entrada de polvo. Mejía y García (2003)
según Pautas para diagnóstico integral de archivo.
6.3.1 Archivos Centrales. . El Hospital San Francisco cuenta con un archivo
central el cual alberga Historias Clínicas y otro de Tesorería.
6.3.1.1 Archivo Central de Historias Clínicas. Este depósito se encuentra ubicado
en el primer nivel de la entidad al lado de la morgue, con un área total de 93,67m2,
se encuentra adecuado para su función pero no son suficientes para la cantidad
de producción de documentos que se producen diariamente.
Ilustración 6. Esquema Archivo Central.
La ubicación de este depósito no es el adecuado porque se encuentra en una
zona de riesgo por deslizamiento, incumpliendo el Acuerdo No.037 artículo 1 ° el
cual hace referencia a las características del terreno de que no estén en riesgo y
que ofrezcan una estabilidad.

23. 23
Ilustración 7. Riesgo de Deslizamiento Archivo Central.
Cuenta con el área de administración, limpieza, baño y consultas, no se
encuentran ubicadas en el mismo espacio. Una de las áreas del archivo se
encuentra en consulta permanente y la otra es el archivo central.
No cuenta con depósitos separados para los diferentes tipos de soporte, toda la
documentación esta almacenada en estantería cerrada y rodante, archiveros,
gavetas y carpetas destinadas para albergar documentos y mantener su
conservación.
El deposito cuenta con 19 ventanas de metal y vidrio que permanecen abiertas
durante 8 horas, consta de dos puertas en vidrio y metal abiertas en horas
laborales, no posee claraboyas.
La iluminación es artificial de luz fluorescente con nueve focos encendidos en
horas laborales, las lámparas no están empotradas sino sobre puestas en posición
incorrecta, según el Acuerdo No. 049 artículo 5° del 2000 los balastros no deben
estar dentro de los depósitos; y su ventilación es natural dada por las ventanas,
además cuenta con extractores eléctricos de motor a 110v.
No cuenta con equipos para la medición de la iluminación, humedad relativa,
temperatura.

24. 24
6.3.1.2 Archivo Central de Tesorería.
Ilustración 8 . Esquema Tesorería (Central).
Este depósito se encuentra ubicado en el primer piso cerca de la lavandería, su
entrada es de difícil acceso; consta de una puerta metálica la cual mantiene bajo
llave y abierta ocasionalmente, tiene una ventana sellada, sin persianas, por
donde entran los rayos del sol directamente en las unidades de conservación que
se encuentran ubicadas cerca de esta, causando un mecanismo de alteración y
una acción permanente desfavorable incrementando la acción biótica y proceso
químicos dando como resultado unas manifestaciones físicas como debilitamiento
del soporte, cristalización de encolados, adhesivos y deformación del plano7 ,
estos resultados se basan en el cuadro “Prevención en el material de archivos. Se
debe evitar la incidencia de la luz sobre la documentación y contenedores.
7 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN. 63 p.

25. 25
Ilustración 9 . Rayos U.V Directa en la Documentación.
.
El sistema de iluminación artificial del depósito es fluorescente de cuatro focos,
usados ocasionalmente ubicado en el cielo raso, este se encuentra en un estado
regular de conservación por tener faltantes de placas del mismo, dando un mal
aspecto ya que el sistema eléctrico de las lámparas se encuentra a la vista, dado
el caso de que ocurra un corto eléctrico y este caiga sobre las unidades de
conservación provocando un incendio de primer nivel, incumpliendo el Acuerdo
No.049 artículo 5° del 2000 haciendo énfasis en que el sistema eléctrico no debe
estar a la vista.
Ilustración 10. Redes Eléctricas a la Vía.

26. 26
El archivo cuenta con una ventilación natural dada por la puerta de entrada la cual
se abre ocasionalmente, no posee ningún sistema de regulación de ventilación,
humedad relativa, temperatura, filtro de aire, ni de equipos de atención de
desastre como extintores. El depósito al no contar con estos sistemas de
regulación y desastres está incumpliendo con el Acuerdo No. 049 artículo 5°
dispuesto por la ley que dice: La ventilación debe garantizar la renovación
continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe
establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se requieran
mantener y al espacio 8 . Debe contar con medios del filtración de aire tanto del
ingreso de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos.
Se deben disponer equipos para la atención de desastre de CO2, Solkaflan o
Multipropósitos o extractores de agua de acuerdo al material a conservar. Evitar el
empleo de polvo químico y de agua9. El deposito no cuenta con sistemas de
regulación ambiental, ya que este no ha sido diseñado desde un principio para
albergar material archivístico.
6.3.2 Archivos de Gestión.
6.3.2.1 Tesorería.
Ilustración 11 .Esquema Tesorería (Gestión).
8 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 (5, mayo, 2000). Por el cual se desarrolla el artículo
del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”. Bogotá D.C., 2000. 2p.
9 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 (5, mayo, 2000). Por el cual se desarrolla el artículo
del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”. Bogotá D.C., 2000. 3p.

27. 27
Se encuentra ubicado en el segundo piso, su entrada es de fácil acceso con un
plan de evacuación bien elaborado con sus respectivas señalizaciones
Consta de dos puertas en madera, una en la entrada y otra en el baño
incumpliendo la normatividad dada por el Acuerdo No. 049 artículo 2° del 2000
estipulando que las puertas deben estar construidas con material ignifugo de alta
resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión10. Las puertas se abren
ocasionalmente.
Cuenta con cuatro ventanas en acero, dos en el área del depósito y las otras dos
en el baño las cuales tienen vidrio y se abren ocasionalmente; el deposito no
consta de persianas ni de claraboyas; Según el acuerdo 049 artículo 5° se debe
garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por
hora y además contar con medios de filtración de aire, por esta razón no cumple
con la normatividad.
El depósito posee iluminación artificial fluorescente de seis focos las cuales son
utilizadas en horario laboral. Las lámparas no están empotradas en el techo sino
sobrepuestas; según el acuerdo 049 artículo 5° se debe evita la incidencia de luz
directa sobre la documentación y los contenedores, en la iluminación artificial se
debe emplear fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioletas,
se debería implementar la utilización de persianas para evitar que los rayos u.v
lleguen hasta donde están expuestos los documentos.
Ilustración 12 . Rayos U.V Directa sobre la documentación.
10COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No. 049 (5, mayo, 2000). Por el cual se desarrolla el artículo
del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”. Bogotá D.C., 2000. 2p.

28. 28
El deposito no cuenta con sistemas de regulación de humedad relativa,
temperatura, ventilación, iluminación, filtro de aire y de alarma contra incendio y
robo como está estipulado en el acuerdo 049 artículo 5°del 2000.
6.3.2.2 Historias Clínicas de gestión
Ilustración 13. Esquema de Historias Clínicas de Gestión.
Se encuentra ubicado en el segundo nivel de la entidad en consulta externa, con
un área total de 43m2.
El depósito cuenta con tres ventanas metálicas y tres puertas en madera, vidrio
con borde metálico abiertas ocasionalmente, incumpliendo el Acuerdo No.049
artículo 2° del 2000 enfatizado en que las puertas deben estar construidas en
material ignifugo de alta resistencia mecánica y resistente a la abrasión.
La iluminación artificial es dada por lámparas fluorescentes compuestas por 13
focos encendidas en horas laborales, siendo suficientes para iluminar el área
destinada para el depósito.
Cuentan con ventilación artificial dada por un ventilador y natural por las ventanas
y puerta.
Los pisos son en baldosa de cemento, los muros en concreto y los techos en
eternit y su estado en general es bueno.
El mantenimiento del depósito y la documentación se realiza cada seis meses y
control de plagas cada tres meses.

29. 29
El archivo no cuenta con sistema de regulación de humedad relativa, ni filtro de
aire así afectando la documentación por el polvo y los rayos u.v.
Ilustración 14. Esquema de Historias Laborales.
Ubicado en el segundo nivel, con un área de 50,7 m2, cuenta con tres depósitos
asignados que no son suficientes por la cantidad de producción documental, tiene
tres áreas una administrativa, de limpieza y consulta.
Ilustración 15. Entrada Adecuada y de Buena Señalización.
.
Su entrada es de fácil accesibilidad, con una adecuada señalización y cuenta con
el extintor adecuado para el área de archivo.

30. 30
Ilustración 16. Extintor Adecuado para su Área.
Las áreas de los depósitos se encuentran separadas, una de consulta y la otra de
archivo central, cada funcionario es responsable de su depósito.
El deposito cuenta con tres ventanas de metal y vidrio, dos persianas abiertas en
horas laborales, dos claraboyas en vidrio pero en mal estado abiertas las 24
horas, dos puertas en vidrio y metal abiertas en horas laborales, su iluminación es
artificial fluorescentes compuesta por lámparas y 10 focos encendidos en horas
laborales.
6.3.2.4 Contratación.
Ilustración 17 . Esquema de Contratación.

31. 31
El depósito se encuentra ubicado en el segundo piso de la entidad, con un área de
23,6m2, siendo suficiente para albergar la documentación.
Consta de cortinas, dos ventanas, una puerta de madera siendo inadecuado este
material incumpliendo la normatividad del Acuerdo No.049 artículo 2° del 2000,
hace énfasis en que el material de la puerta debe estar construido con material
ignífugo de alta resistencia y desgaste a la abrasión. Tiene una iluminación
artificial fluorescente de dos focos encendidos en horario laboral, la ventilación
natural es dada por la ventana y la puerta abierta.
Ilustración 18. Puerta de Madera.
El depósito no cuenta con sistemas de regulación ambiental ya que este no ha
sido diseñado en principio para albergar material archivístico.
La entrada de polvo se genera por las ventanas y la puerta, las cortinas tienen una
limpieza cada dos meses regularmente.
6.4 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
La entidad cuenta con un plan de prevención de desastres escrito pero no uno
especial para los diferentes depósitos de los archivos, no aplicando la
normatividad del acuerdo No.050 artículo 2°, el cual se enfoca en la prevención

32. 32
de desastres y situaciones de riesgo estrategia importante en la planificación
general de la preservación no solo del personal que labora en los diferentes
archivos sino también de los acervos documentales.
Ilustración 19. Detector de Incendio Fuera de Funcionamiento.
El edificio cuenta con un sistema de detector de incendios en el archivo central,
encontrándose fuera de funcionamiento y esto representa un riesgo para el talento
humano como para la documentación, desacatando el Acuerdo 049 artículo 5°del
2000 el cual dispone que se deba implementar un sistema de alarma contra
incendio y robo en los depósitos
Ilustración 20 . Extintor en mala Ubicación de acuerdo a su Uso.

33. 33
En la institución existen extintores de tipo solkaflam (blanco), polvo químico seco
(amarillo), extintores de agua a presión (verde) con una mala ubicación en relación
a los archivos, desacatando el Acuerdo 049 artículo 5° del 2000, que especifica las
técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las
dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento. Los extintores de
toda la edificación cuentan con un eficiente mantenimiento y revisiones periódicas.
Cuenta con un comité prioritario, brigadas, mapas de riesgos, señalización y
vigilancia, y con centros de apoyo cercanos en caso de desastre como: el Hospital
Federica Lleras, Bomberos, Ejército y Policía.
Todos los funcionarios que trabajan en los diferentes archivos cuentan con
dotación necesaria para su protección personal en el desarrollo de sus
actividades.
Ilustración 21 . Trampas Raticidas.
Se realizan acciones de control microbiológico en las áreas de documentación
cada cuatrimestre con fumigaciones, limpieza de inmobiliario de archivo con
kiruger (desinfectante) y de trampas raticidas en diferentes lugares de la entidad
para disminuir factores de alteración biótico de roedores.

34. 34
Ilustración 22. Conductos de Energía a la Vista.
Los depósitos se encuentran en buen estado con pisos en baldosa, paredes
pañetadas, no cuentan con bajantes a la vista; en algunos depósitos se observan
conductos de energía a la vista por encontrarse el cielo raso en mal estado.

35. 35
7. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Su punto central lo constituye en determinar el estado de la documentación
teniendo en cuenta tipos de deterioro químico, físico y biológico. Esto se establece
bajo parámetros cuantitativos y cualitativos de tipo estadístico11.
7.1 ALMACENAMIENTO
7.1.1 Archivo Central.
Cuenta con una medición de 625,08ml, las fecha extremas encontradas en la
documentación fueron del año 2007 – 2011; con un total de 2152 cajas X-200,
con una calidad de papel industrial impreso de 75 gr., no existen planos,
fotografías, ni sobres y parte de la documentación se encuentra sin sus
respectivas unidades de conservación provocando una alteración de factor
ambiental con el polvo.
Ilustración 23. Estantes a 2 cm de la Pared.
11 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN. 34 p.

36. 36
La documentación se encuentra ubicada en archivadores corredizo y estantería
fija paralela a los muros y a una distancia promedio de 2 cm de la pared, de este
modo no se cumple con la normatividad del Acuerdo No.049 del artículo 3° del
2000, y la norma estipula que la estantería no ira recostada sobres los muros y se
debe dejar un espacio mínimo de 20 cm en, la ubicación de la documentación en
el inmobiliario es vertical.
El almacenamiento de los archivos se encuentra en Cajas X200 de cartón en
buen estado, en libros encuadernados con pasta dura, y legajo; los documentos
contables se encuentran almacenados en Legajos, cajas de archivo, carpetas, las
Historias Laborales en archivos rodantes, en cajas y en orden alfabético y las
actas y resoluciones en la gerencia, quien es el que las produce por junta
directiva.
El peso de la documentación del Archivo Central es de 224,19Km2, cumpliendo la
normatividad dada en el Acuerdo N° 049 artículo 2°, el cual recomienda una
carga mínima de 1200Km2.
7.1.2. Archivo Tesorería.
Ilustración 24. Baldas Superiores Ocupada.
.
Cuenta con un total de 24,32ml y un área de 20,57m2. Las fechas extremas de la
documentación de este depósito son de los años 2007-2011, el gramaje del papel
es de 75 gr., no poseen planos, ni material fotográficos.

37. 37
Las unidades de conservación para los soportes en papel son de cajas X-200 de
las cuales hay 121; carpetas 833 y A-Z 52.
Ilustración 25 . Unidad de Conservación Inapropiada.
Se visualizó unidades de conservación inadecuada y afectada por los rayos u.v,
folios con utensilios metálicos y con doblez, de esta forma incumpliendo el
Acuerdo No. 047 articulo 5°de 2000 el cual hace énfasis en las alteraciones de
tipo físico a los soportes.
Ilustración 26 . La Estantería no se encuentra debidamente Identificada.

38. 38
Su estantería es abierta, en metal con un promedio de distancia a la pared de 4cm
y de 1 m de estante a estante, con una altura promedio de 2m, no se encuentran
debidamente marcados para una fácil identificación y su balda superior es utilizada
como lugar de almacenamiento incumpliendo el acuerdo No. 049 artículo 3° del
2000, el cual hace referencia en que el cerramiento superior no debe ser utilizado
como lugar de almacenamiento de documentos de ningún otro material.
Los documentos contables, historias laborales, actas y resoluciones son
almacenados de forma analógica.
El peso de la documentación del depósito uno de tesorería es de 39,7Km2 y del
depósitos dos de 125km2, cumpliendo la normatividad dada en el Acuerdo N° 049
artículo 2°, el cual recomienda una carga mínima de 1200Km2..
El deposito uno tiene la capacidad de archivar 30ml. de documentación,
actualmente cuenta con 24 ml. de documentos; contando con una estantería y
espacio adecuado para las unidades de conservación existentes.
El deposito dos tiene con una capacidad de archivar 40 ml. de documentación,
actualmente cuenta con 47ml. teniendo un exceso de 7ml; este depósito y su
estantería no es apta para albergar más documentación.
7.1.3 Archivo de Historias Clínicas de Gestión.
Ilustración 27 . Ubicación Inapropiada de la Documentación.

39. 39
Las fechas extremas de la documentación de inactivas – cinco años, la cantidad
de unidades de conservación son de 240.000 historias clínicas.
La tecnología utilizada en la documentación es en papel.
Las unidades de conservación para documentación se encuentran en carpetas y
A-Z, encontrándose ubicada en archivadores móviles y estantería cerrada y en
metal.
La documentación se encuentra organizada por fechas, tarjetas, registros y
cédulas ordenadas de una manera alfanumérica.
Cuenta con instrumentos de control como guía, inventario, catalogo, índice, libro
de registro por historias clínicas y cuadros de clasificación.
En el archivo hay presencia de hongos, roedores causando deterioro en los
documentos, se hacen tratamientos de conservación preventiva a las unidades de
conservación.
7.1.4 Archivo de Historias Laborales.
Ilustración 28 . Ubicación de la Documentación.
Las fechas extremas de la documentación de este depósito son del año 1976-
2033, poseen 427 carpetas, impresos 61, no tienen planos, cuenta con 50 fotos
son almacenadas en carpetas junto a la documentación y 427 cajas, con un total
de 4,26ml.

40. 40
El depósito posee documentación en el piso, estantería en metal, cerrada y de
madera, incumpliendo con el acuerdo 049 artículo 3° del 2000, que se refiere a
que los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes
y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento orneado químicamente
estable, y la documentación debe estar organizado en una estantería adecuada.
Ilustración 29 . Unidades de Conservación Inadecuadas.
La distancia que tiene el estante a la pared es de 3 cm, no acatando el acuerdo
049 artículos 3° haciendo énfasis en no ir recostada sobre los muros y se debe
dejar un espacio mínimo de 20cm, entre estos y la estantería.
El peso de la documentación del archivo es de 6,78K/m2, cumpliendo la
normatividad dada en el acuerdo No 047 artículo 2°, el cual recomienda una carga
mínima de 1200K/m2.
7.1.5 Contratación.
Ilustración 30. Estantería a 5 cm de la Pared.

41. 41
Cuenta con un total de 23,6ml y un área de 15,54m2. Las fechas extremas del
depósito vienen del año 2010-2014, contando con 2350 unidades de
conservación.
No cuenta con planos, ni con material fotográfico, posee 12 cajas, 2350 carpetas,
seis libros y 7 A-Z. Se encuentran en mobiliario y archivadores bajo llave, su
estantería es cerrada y de metal, la distancia paralela a los muros es de 5 cm
promedio y entre estantes es de 15cm incumpliendo el acuerdo 049 artículo 3° el
cual indica que la estantería debe conservar una distancia de 20cm a la pared.
El peso de la documentación del archivo es de 51,48K/m2, cumpliendo la
normatividad dada en el acuerdo No 047 artículo 2° del 2000, el cual recomienda
una carga mínima de 1200K/m2.

42. 42
8. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
En los archivos del hospital San Francisco no hay presencia de hongos, roedores,
pero se observa presencia de polvo en las unidades de conservación. Se hacen
tratamientos de conservación preventiva con materiales de fumigación y limpieza.
Están establecidas prácticas de aseo personal y autocuidado para los funcionarios
que trabajan en la documentación, con un lavado de manos y uso de los
elementos de protección personal.
La documentación se prepara físicamente para las transferencias primarias, no
cuenta con programas de conservación y tampoco cuenta con asesorías para
adelantar acciones de conservación, por lo tanto no se conoce ni aplican la
normatividad sobre conservación estipulada en el Acuerdo No.047 de 2000.
La foliación documental se realiza con lápiz No 2, en paquetes de 200 folios,
realizan procesos de empaste y encuadernación, los expedientes se legajan
perforándolos utilizando ganchos plásticos y con dos perforaciones en cada folio,
aunque en algunos legajos se encontró ganchos metálicos y cinta adhesiva de tipo
transparente y no se recomienda su utilización ya que estos con el tiempo se
oxidan causando alteraciones de tipo físico, según el Acuerdo No 047 2000
artículo 5°.

43. 43
9. ESTADO DE CONSERVACIÓN
Para determinar el estado de conservación en el que se encuentra la
documentación, se debe partir de establecer una metodología que considere de
una parte las características específicas de los documentos a evaluar y de otra
los descriptores de deterioro con los cuales se señalan las alteraciones presentes,
teniendo en cuenta la determinación de una muestra representativa12.
Los deterioros se agrupan en biológico, químicos y físicos. En cada uno de estos
grupos, se contemplan las manifestaciones de deterioro más recurrentes las
cuales se explican ampliamente por depósito evaluado.
12 JAIMES, L. E. y GARCÍA, M.C. (2003). Pautas para diagnóstico Integral de Archivos. Bogotá: ARCHIVO GENERAL DE
LA NACIÓN. 43 p.

44. 44
% DE ALTERACIÓN / ARCHIVO CENTRAL
Tabla 1. Alteración de tipo biológico Archivo Central.
Grado Hongos Insectos Roedores
Insipiente 100% 100% 100%
Bajo 0% 0% 0%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
Gráfico 1.Alteración de tipo biológico Archivo Central.
En este depósito no se encontró ninguna clase de alteración de tipo biológico
causado por hongos, insectos y roedores.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Hongos Insectos Rooedores
100% 100% 100%
0% 0% 0%0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN
BIOLOGICA /
CENTRALInsipiente Bajo Medio Avanzado

45. 45
Tabla 2. Alteración de tipo químico Archivo Central.
Grado Rotura Transp.
Insipiente 90% 99%
Bajo 9% 1%
Medio 1% 0%
Avanzado 0% 0%
Gráfico 2. Alteración de tipo químico Archivo Central.
En alteraciones de tipo químicos los mayores daños encontrados en la
documentación fueron por rotura con un 9% en grado bajo y 1% en grado medio, y
en transparencia 1% en grado bajo, daños ocasionados por los materiales
utilizados en la elaboración de los documentos y sus respectivos soportes
84%
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
Rotura Transp.
90%
99%
9%
1%1% 0%
% DE ALTERACIÓN QUIMICO /
CENTRAL
Insipiente Bajo Medio Avanzado

46. 46
Tabla 3. Alteración de tipo físico Archivo Central.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insipiente 99% 51% 98% 97% 95%
Bajo 1% 45% 1% 3% 4%
Medio 0% 4% 0% 0% 2%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 3. Alteración de tipo físico Archivo Central.
En alteraciones de tipo físico los mayores daños de la documentación fueron por
causa de manchas con un grado 45% en grado bajo y 4% en grado medio,
seguidos por un 4% en grado bajo y 2% en grado medio de rasgadura; 3% en
grado bajo en fragilidad; 1% en grado bajo de humedad; 1% en grado bajo de
desgarro; Estos daños fueron ocasionados por mala manipulación,
almacenamiento y humedad.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
99%
51%
98% 97% 95%
1%
45%
1% 3% 4%
0% 4% 0% 0% 2%
% DE ALTERACIÓN FISICO /
CENTRAL
Insipiente Bajo Medio Avanzado

47. 47
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Faltante Fragme. Doblez Material metalicoCinta adhes
96% 100%
79%
40%
100%
3% 0%
17%
55%
0%0% 0% 3% 4% 0%
% DE ALTERACIÓN
FISICO /
CENTRAL
Insipiente Bajo Medio Avanzado
Tabla 4. Alteración de tipo físico Archivo Central.
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metálico
Cinta
adhes.
Insipiente 96% 100% 79% 40% 100%
Bajo 3% 0% 17% 55% 0%
Medio 0% 0% 3% 4% 0%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 4. Alteración de tipo físico Archivo Central
El mayor daño causado en la documentación es por el material metálico con 55%
en grado bajo y un 4% en grado medio; doblez en un 17% en grado bajo y un 3%
en grado bajo en faltantes, ocasionados por utilizar material inadecuado como
ganchos metálicos, grapadora y mala manipulación.

48. 48
Tabla 5. Alteración de tipo biológico Tesorería.
Gráfico 5. Alteración de tipo biológico Tesorería.
No se encontró ningún daño de tipo biológico ocasionado por insectos, hongos y
roedores.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Hongos Insectos Rooedores
100% 100% 100%
0% 0% 0%0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN BIOLOGICA /
TESORERIA
Insipiente Bajo Medio Avanzado
Grado Hongos Insectos Roedores
Insipiente 100% 100% 100%
Bajo 0% 0% 0%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%

49. 49
Tabla 6. Alteración de tipo químico Tesorería.
Grado Rotura Trans.
Insipiente 98% 100%
Bajo 2% 0%
Medio 1% 0%
Avanzado 0% 0%
Gráfico 6. Alteración de tipo químico Tesorería.
La mayor causa de daño fue causada por rotura con un 2% en grado bajo.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Rotura Transp.
98% 100%
2% 0%
% DE ALTERACIÓN QUIMICO /
TESORERIA
Insipiente Bajo Medio Avanzado

50. 50
Tabla 7. Alteración de tipo físico Tesorería.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insipiente 98% 68% 98% 100% 90%
Bajo 2% 27% 2% 0% 10%
Medio 0% 3% 0% 0% 0%
Avanzado 0% 2% 0% 0% 0%
Gráfico 7. Alteración de tipo físico Tesorería
La mayor causa de daño es ocasionada por manchas con un 27% en grado bajo y
3% en grado medio; rasgaduras con un 10% en grado bajo; 2% de grado bajo de
humedad y 2% de grado bajo de desgarro; ocasionados por mala manipulación,
humedad y almacenamiento.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
98%
68%
98% 100%
90%
2%
27%
2% 0%
10%
0%
3%
0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN FISICOS /
TESORERIA
Insipiente Bajo Medio Avanzado

51. 51
Tabla 8. Alteración de tipo físico Tesorería.
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metílico
Cinta
adhes.
Insipiente 99% 100% 65% 66% 92%
Bajo 1% 0% 28% 28% 8%
Medio 0% 0% 4% 4% 0%
Avanzado 0% 0% 2% 2% 0%
Gráfico 8. Alteración de tipo físico tesorería.
El mayor grado de daños encontrados en la documentacion es causado por
material metalico en un 28% en grado bajo y un 4% en grado medio; en doblez un
28% grado bajo y un 4% en grado medio; cinta adhesiva un 8% en grado bajo y en
faltante 1% en grado bajo; ocasionados por utilizar elementos inadecuados como
gachos metalicos, grapadoras y cintas transparentes.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes
99% 100%
65% 66%
92%
1% 0%
28% 28%
8%
0% 0%
4% 4%
0%
% DE ALTERACIÓN FISICOS /
TESORERIA
Insipiente Bajo Medio Avanzado

52. 52
% DE ALTERACIÓN / HISTORIAS LABORALES
Tabla 9. Alteración de tipo biológico Historias Laborales.
Grado Hongos Insectos Roedores
Insipiente 100% 100% 100%
Bajo 0% 0% 0%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
Gráfico 9. Alteración de tipo biológico Historias laborales.
No se encontró ningún tipo de alteración biológica con respecto a hongos,
insectos y roedores.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Hongos Insectos Rooedores
100% 100% 100%
0% 0% 0%0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/
HISTORIAS LABORALES
Insipiente Bajo Medio Avanzado

53. 53
Tabla 10. Alteración de tipo químico Historias Laborales.
Grado Rotura Transp.
Insipiente 97% 89%
Bajo 3% 11%
Medio 0% 0%
Avanzado 0% 0%
Gráfico 10. Alteración de tipo químico Historias laborales.
El mayor daño encontrado en la documentación fue por causa de transparencia
con un 11% en grado bajo seguido por rotura con un 3% en grado bajo,
ocasionados por los materiales usados en la elaboración del documento y en el
soporte.
82%
84%
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
Rotura Transp.
97%
89%
3%
11%
0% 0%
% DE ALTERACIÓN QUIMICO/
HISTORIAS LABORALES
Insipiente Bajo Medio Avanzado

54. 54
Tabla 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insipiente 86% 64% 100% 94% 53%
Bajo 14% 36% 0% 6% 39%
Medio 0% 0% 0% 0% 8%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 11. Alteración de tipo físico Historias Laborales.
Los mayores daños caudados en la documentación fue por rasgaduras en un 39%
en grado bajo y un 8% en grado medio seguido con manchas con un 36% en
grado bajo; desgarro con un 14% en grado bajo y fragilidad en un 6% en grado
bajo, ocasionadas por humedad, manipulación y almacenamiento inadecuado.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
86%
64%
100% 94%
53%
14%
36%
0% 6%
39%
0% 0% 0% 0%
8%
% DE ALTERACIÓN FISICOS/
HISTORIAS LABORALES
Insipiente Bajo Medio Avanzado

55. 55
Tabla 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales.
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metálico
Cinta
adhes.
Insipiente 94% 100% 75% 89% 100%
Bajo 6% 0% 25% 11% 0%
Medio 0% 0% 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 12. Alteración de tipo físico Historias Laborales.
Los mayores daños ocasionados en la documentación fueron por causa de doblez
con un 25% en grado bajo seguido en un 11% en grado bajo por material metálico
y un 8% en grado bajo por faltantes, estas alteraciones son a causa de utilizar
material inadecuado como ganchos metálicos, grapadoras, cintas adhesivas y
mala manipulación.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes
94% 100%
75%
89%
100%
6% 0%
25%
11%
0%0% 0% 0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN FISICOS/
HISTORIAS LABORALES
Insipiente Bajo Medio Avanzado

56. 56
% ALTERACIÓN / CONTRATACIÓN
Tabla 13. Alteración de tipo biológico Contratación.
Grado Hongos Insectos Roedores
Insipiente 100% 100% 100%
Bajo 0% 0% 0%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
Gráfico 13. Alteración de tipo biológico Contratación.
No se halló ningún tipo de alteración biológica causada por hongos, insectos y
roedores.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Hongos Insectos Rooedores
100% 100% 100%
0% 0% 0%0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/
CONTRATACION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

57. 57
Tabla 14. Alteración de tipo químico Contratación.
Grado Rotura Transp.
Insipiente 77% 100%
Bajo 23% 0%
Medio 0% 0%
Avanzado 0% 0%
Gráfico 14. Alteración de tipo químico Contratación.
La mayor causa de daño fue ocasionada por rotura con un 23% en un grado bajo,
proveniente por los materiales usados en la elaboración de los documentos y en el
soporte.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Rotura Transp.
77%
100%
23%
0%0% 0%
% DE ALTERACIÓN QUIMICO /
CONTRATACION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

58. 58
Tabla 15. Alteración de tipo físico Contratación.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insipiente 100% 0% 100% 100% 99%
Bajo 0% 13% 0% 0% 1%
Medio 0% 0% 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 15. Alteración de tipo físico Contratación.
La mayor causa de daño es por manchas con un 13% en grado bajo, debido a la
humedad, manipulación y almacenamiento.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
100%
0%
100% 100% 99%
0%
13%
0% 0% 1%0%
0%
0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN FISICO /
CONTRATACION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

59. 59
Tabla 16. Alteración de tipo físico Contratación.
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metálico
Cinta
adhes
Insipiente 100% 98% 80% 55% 100%
Bajo 0% 2% 19% 43% 0%
Medio 0% 0% 1% 2% 0%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 16. Alteración de tipo físico Contratación.
La mayor causa de daño es por causa de material metálico con un 43% en grado
bajo y un 2% en grado medio seguido por doblez con un 19% en grado bajo y un
1% en fragmentación en grado bajo, ocasionados por utilizar materia inadecuado
en la documentación como ganchos metálicos, grapadora y mala manipulación.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes
100% 98%
80%
55%
100%
0% 2%
19%
43%
0%0% 0% 1% 2% 0%
% DE ALTERACIÓN FISICO /
CONTRATACION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

60. 60
% ALTERACIÓN / HISTORIAS CLÍNICAS DE GESTIÓN
Tabla 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión.
Grado Hongos Insectos Roedores
Insipiente 89% 91% 99%
Bajo 11% 9% 1%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
Gráfico 17. Alteración de tipo biológico Historias Clínicas de Gestión
El mayor daño encontrado en la documentación es por causa de hongos con un
11% en grado bajo seguido por insectos en un 9% en grado bajo y roedores en un
1% en grado bajo, ocasionados por bacterias.
82%
84%
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
Hongos Insectos Rooedores
89%
91%
99%
11%
9%
1%
0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/
HISTORIAS CLINICAS DE
GESTION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

61. 61
Tabla 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión.
Grado Rotura Transp.
Insipiente 89% 89%
Bajo 10% 8%
Medio 0% 2%
Avanzado 0% 0%
Gráfico 18. Alteración de tipo químico Historias Clínicas de Gestión.
El mayor daño causado en la documentación es por causa de rotura con un 10%
en grado bajo seguido de transparencia en un 8% en grado bajo y un 2% en
grado medio, ocasionado por los materiales usados en la elaboración de los
documento y su soporte.
82%
84%
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
Rotura Transp.
89% 89%
10% 8%
0% 2%
% DE ALTERACIÓN QUIMICO/
HISTORIAS CLINICAS DE
GESTION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

62. 62
Tabla 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insipiente 94% 84% 100% 82% 89%
Bajo 4% 13% 0% 11% 8%
Medio 1% 3% 0% 7% 4%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 19. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión.
El mayor deterioro ocasionado en la documentación es dado por manchas con un
13% en grado bajo y un 3% en grado medio seguido por fragilidad en un 11% en
grado bajo y un 7% en grado medio, rasgadura un 8% en grado bajo y un 4% en
grado medio y desgarro en un 4% en grado bajo, debido a la humedad,
manipulación y almacenamiento.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
94%
84%
100%
82%
89%
4%
13%
0%
11%
8%
1% 3% 0%
7% 4%
% DE ALTERACIÓN FISICOS/
HISTORIAS CLINICAS DE
GESTION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

63. 63
Tabla 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión.
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metálico
Cinta
adhes
Insipiente 94% 85% 49% 25% 92%
Bajo 6% 14% 13% 0% 8%
Medio 0% 0% 18% 20% 0%
Avanzado 0% 0% 20% 55% 0%
Gráfico 20. Alteración de tipo físico Historias Clínicas de Gestión.
El mayor daño en la documentación se encontró por causa del material metálico
en un 55% en grado avanzado y un 20% en grado medio seguido por doblez con
un 20% en grado avanzado y un 18% en grado medio y un 13 % en grado bajo,
fragmentación en 14% en grado bajo, cinta adhesiva en un 8% en grado bajo y
faltante en 6% en grado bajo, alteraciones producidas por utilizar material
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes
94%
85%
49%
25%
92%
6%
14%
13%
0%
8%
0% 0%
18%
20%
0%
20%
55%
% DE ALTERACIÓN FISICOS/
HISTORIAS CLINICAS DE
GESTION
Insipiente Bajo Medio Avanzado

64. 64
inadecuado en la documentación como ganchos metálicos, grapadoras, cintas
adhesivas y mala manipulación.
Tabla 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos.
Grado Hongos Insectos Roedores
Insipiente 98% 99% 100%
Bajo 2% 1% 0%
Medio 0% 0% 0%
Avanzado 0% 0% 0%
Gráfico 21. Alteración de tipo biológico General de los Depósitos.
A nivel general los depósitos se encuentran con una alteraciones biológicas
causada por hongos en un 2% en grado bajo e insectos en un 1% en grado bajo,
debido al daño ocasionado por bacterias.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Hongos Insectos Rooedores
98% 99% 100%
2% 1% 0%0% 0% 0%
% DE ALTERACIÓN BIOLOGICO/
GENERAL DE LOS DEPOSITOS
Insipiente Bajo Medio Avanzado

65. 65
Tabla 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos.
Grado Rotura Transp.
Insipiente 90% 97%
Bajo 9% 2%
Medio 0% 1%
Avanzado 0% 0%
Gráfico 22. Alteración de tipo químico General de los Depósitos.
A nivel general el mayor grado de alteración química fue por causa de rotura en
un 9% en grado bajo y transparencia en un 2% en grado bajo, proveniente por los
materiales usados en la elaboración del documento y en el soporte.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Rotura Transp.
90%
97%
9%
2%0% 1%
% DE ALTERACIÓN QUIMICO/
GENERAL DELOS DEPOSITOS
Insipiente Bajo Medio Avanzado

66. 66
Tabla 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.
Grado Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
Insipiente 98% 55% 99% 96% 92%
Bajo 2% 34% 1% 3% 6%
Medio 0% 3% 0% 1% 2%
Avanzado 0% 0% 0% 0% 0%
Gráfico 23. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.
A nivel general los daños causados por alteraciones físicas se encuentran en la
mayor parte de la documentación por causa de manchas en un 34% en grado
bajo y un 3% en grado medio; rasgaduras en un 6% en grado bajo y un 2% en
grado medio; fragilidad en un 3% en grado bajo y un 1% en grado medio; desgarro
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Desgarro Manchas Humedad Fragilidad Rasgadura
98%
55%
99% 96% 92%
2%
34%
1% 3% 6%
0%
3%
0% 1% 2%
% DE ALTERACIÓNES FISICAS/
GENERAL DE LOS DEPOSITOS
Insipiente Bajo Medio Avanzado

67. 67
en un 2% en grado bajo y humedad un 1% en grado bajo, ocasionadas por
humedad, manipulación y almacenamiento.
Tabla 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos.
Grado Faltante Fragme. Doblez
Material
metálico
Cinta
adhes
Insipiente 97% 97% 72% 46% 97%
Bajo 3% 2% 19% 39% 3%
Medio 0% 0% 5% 6% 0%
Avanzado 0% 0% 3% 9% 0%
Gráfico 24. Alteración de tipo físico General de los Depósitos
A nivel general los daños causados por alteraciones físicas en la documentación
se encuentran por causa de material metálico en un 39% en grado bajo y un 9%
en grado avanzado, doblez en un 19% en grado bajo, un 5% en grado medio y 3%
en grado avanzado, fragmentación 2% en grado bajo y un faltante de 3% en grado
bajo, ocasionado por utilizar materiales inadecuados en la documentación como
ganchos metálicos, perforadoras, cintas adhesivas y mala manipulación.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Faltante Fragme. Doblez Material metalico Cinta adhes
97% 97%
72%
46%
97%
3% 2%
19%
39%
3%0% 0%
5%
6%
0%
% DE ALTERACIÓNES FISICAS/
GENERAL DE LOS DEPOSITOS
Insipiente Bajo Medio Avanzado

68. 68
10. CONCLUSIONES
 Al no estar aprobadas las Tablas de Retención y Valoración, no se ha
podido realizar la debida eliminación de los documentos que ya han
cumplido su ciclo vital, dando así una acumulación innecesaria.
 No se encontró el sistema de alarma contra incendio y robo, muy necesaria
para evitar futuros desastres.
 Los depósitos no cumplen con la infraestructura adecuada para albergar la
documentación.
 En la mayoría de los depósitos no se contaba con la estantería adecuada,
suficiente, ni en posiciones correctas para archivar los documentos ya que
todos se encontraban a cuatro centímetros aproximadamente de la pared.
 Se observó en todos los depósitos folios fuera de sus respectivas unidades
de conservación.
 Los extintores no estaban en posición correcta para su uso en el área de
archivo.
 En el archivo de historias clínicas de gestión se detectó falencia por causa
de la ventana que da hacia la calle ocasionando la entrada de polvo y los
rayos del sol provocando alteración de tipo ambiental en la documentación.
 No cuenta con el Programa de Gestión Documental.

69. 69
11. RECOMENDACIONES
 Realizar un estudio del terreno que se encuentra cerca a la quebrada San
Jorge, haciendo referencia al Acuerdo No.037 artículo 1° el cual enfatiza en
las características que debe tener el terreno, sin riesgos de humedad o
riesgos que ofrezcan inestabilidad.
 Proponer la restauración del sistema de alarma contra incendio y robo
reglamentado por el Archivo General de la Nación en su Acuerdo No. 049
artículos 5° del 2000.
 Aprobar en el menor tiempo posible las Tablas de Retención y Valoración
Documental, para realizar las transferencias requeridas según los
parámetros archivísticos, los cuales son obligatorios para las entidades del
Estado según Ley 594 Título V artículo 24° del 2000.
 Se recomienda a los funcionarios encargados de cada archivo recibir
capacitaciones periódicas y actualizaciones en programas y áreas
relacionadas con su labor.
 La implementación de filtros de tela blanca en las ventanas para evitar la
entrada del polvo y la adecuación de filtros u.v. en lámparas fluorescentes y
ventanas para proteger los documentos de las alteraciones de tipo
ambiental en el archivo de gestión.
 Proponer la implementación del Plan de Gestión Documental.
 Acondicionar en los depósitos con sistemas de regulación de humedad
relativa, iluminación y temperatura.

70. 70
12. GLOSARIO
ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de
los archivos.
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados
por su valor sustantivo, histórico o cultural
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por
los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Decisión resultante de la
valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada
en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de
reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión
de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un
conjunto de documentos.
FOLIO: Hoja.
GESTIÓN DE RIESGOS: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización en relación con el riesgo.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
MUESTREO: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con
criterios cuantitativos y cualitativos.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.

71. 71
REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de
documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden
ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los
libros o tomos.

72. 72
13. BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación. (2014). Banco Terminológico. Recuperado de
http://www.archivogeneral.gov.co/bancos-terminologicos
COLOMBIA, HOSPITAL SAN FRANCISCO, Manual de Gestión Documental.
(enero 2011). Por la cual se crea para gestionar la información documental.
Ibagué, 2011.
COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Ley 594.(14, julio, 2000).
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Diario oficial. Bogotá D.C., 2000.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 047(5, mayo,
2000).Por la cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo 5 Acceso a los
documentos de archivo”, del Archivo General de la Nación del Reglamento
General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación.” Bogotá,
D.C., 2000. 2p.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 049 (5 de mayo de
2000) Por el cual se desarrolla el Articulo del Capítulo 7 “Conservación de
documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios
y locales destinados a archivos”. Bogotá D.C., 2000. P. 1-5.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 050 (5 de mayo de
2000). Por la cual se desarrolla el artículo 64 del título 7 “Conservación de
documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro
de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”. Bogotá D.C., 2000. 3p.
Hospital San Francisco (2014). Reseña histórica. Recuperado de
http://www.hospitalsanfrancisco.com.co/index.php/informacion-corporativa/resena-
historica
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS (ICONTEC). Medición de
Archivos. NTC-5029.Bogotá D.C.: El Instituto, 2004.
JAIMES, Luis y GARCÍA, María. “Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos”.
Bogotá D.C.: Archivo Generala de la Nación de Colombia, 2003. 85p. ISBN 958-
9298-96-6.

73. 73
14. ANEXOS
14.1. PANORAMA DE RIESGOS
AREA ACTIVIDAD TAREAS RUTINA
NO
RUTINARI
O
FACTORES DE
RIESGO
EFECTOS
POSIBLES
N° DE
EXPUESTO
S
TIEMPO DE
REPOSICIO
N
MEDIDAS DE
CONTROL
ACTUAL
RECOMEND
ACIONES
EVIDENCIAS
Archivo
Atencional
Cliente
Asesorias x
Biológico
Psicosocial
Biomecánico
Renitis,
Fatiga
Laboral,
Problemas
decolumnas
2 4
Pausas
Activasy
AseoDiario
Archivo
Administra
cionde
Archivo
Organizar,
Controlar,
Dirigir,Con
sultar.
x
Biomecánico,Biol
ógico,Psicosocial.
MalaPostura
Ergonómica,E
strés.
2 8
Estiramiento
deMúsculos.
Archivo
Asistente
deArchivo
Organizar,
Controlar,
Dirigir,Con
sultar.
x
Biológico
Psicosocial
Biomecánico
Bacterias,
Sobrecarga
Laboral,Postu
rasforzadas.
1 8
Usartodos
los
implemento
sde
seguridad
Archivo
Jefede
Archivo
Asesora,Pe
ndientede
Cargos
Menores
x
Biológico,Psicosoc
ial,Biomecánicoy
Físicos
Fatiga
Laboral,
Estrés,Monot
oniaLaboral
1 8
Ayudas
Psicológicas
Archivo
Empleado
(Trabajador
)
Cargos
expuestos
porsu
Jefe.
x
Biológico,Psicosoc
ial,Biomecánicoy
Físicos
SobreCarga
Laboral,Estré
sLaboral
1 4
Usartodos
los
implemento
sde
seguridad

74. 74
14.2 FICHA TÉCNICA DE MEDICIÓN TESORERÍA
Medida Unidad de medida
METROS LINEALES ÁREA PROYECTADA METROS 3 PESO / TON 70 m
DEPOSITO N°1 24,32 4,19 1,68 0,81 5 m3
DEPOSITO N°2 46,09 7,94 3,19 1,55 2 Toneladas
12 m2
Menor Mayor
63,37 77,45
Rango de tolerancia en metros lineales (10% según
NTC 5029)
PLANO DEL DEPOSITO
Aprendices Gestión Documental 681913 SENARegional Tolima
Erica Julieth Diaz, Monica Gaitan, Angela Morales, Juan Carlos Rodriguez.
Ubicación del deposito:
Carrera 8 N° 24-01 Barrio El Carmen
Ibagué / Tolima
2
HOSPITAL SAN FRANCISCO
Página 1 de 1
SENA REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL 681913
FICHA TÉCNICA MEDICIÓN DE ARCHIVOS
MEDICIÓN APROXIMADA DEL DEPOSITO / NORMA NTC 5029 MEDICIÓN DE ARCHIVOS
Total de metros lineales de documentación almacenada
Total de metros cúbicos
Peso aproximado del total de la documentación
Responsable de la medición:
N° DEPÓSITOS
NOMBRE DE LA ENTIDAD:
Área proyectada para el almacenamiento adecuado de los
documentos
DEPOSITO 1
DEPOSITO 2

75. 75
14.3 FORMATOS DE DIAGNÓSTICO.