Diapositivas que presentan el proceso a seguir en cualquier tipo de auditoría de gestión.

1. Formación Auditores Internos Parte 3 PROCESO DE AUDITORÍA

4. PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN PROCESO DE AUDITORÍA REPORTE ACCIÓN CORRECTIVA SEGUIMIENTO

6. Selección equipo auditor

8. Comunicación durante la auditoría

11. Tareas equipo auditor- Documentos de trabajo Finalización de la auditoría Seguimiento de la auditoría

14. Contacto inicial con auditado

15. Revisión de la documentación (registros, informes auditorias previas).

17. Lista de verificación (checklists)PLANIFICACIÓN

18. Documentos de Planificación de auditoría Plan de auditoría: permite la descripción de las actividades y ajustes para una auditoría. Lista de Verificación: Ayuda a administrar el tiempo, indica lo que ha de cubrirse en cada proceso, recopila las evidencias de la auditoria en orden lógico, facilita el cubrimiento de cada actividad con respuesta para los requerimientos, se enfoca en lo importante.

19. EJECUCIÓN Reunión de Apertura Confirmar el plan de auditoría Explicar cómo se llevará a cabo las actividades de auditoria Establecer el canal de comunicación Confirmar recursos y acceso a las áreas Aclarar detalles a los auditados

20. n EJECUCIÓN Presentación del equipo auditor Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría Asegurarse que los auditados conocen el alcance y el programa de auditoría Métodos y procedimientos que se utilizarán para realizar las auditorías

22. Entre el equipo auditor y los auditados.

23. Entre el auditor y el cliente para informarle del progreso de la auditoría, necesidades de cambio en los objetivos, alcance y criterios de la auditoría, o la terminación de la auditoría.

25. Observar procesos y registros

27. Observación de las actividades y del ambiente de trabajo.

28. Revisión de documentos: política, objetivos, procedimientos, instrucciones, contratos,…

29. Revisión de registros: actas de revisión, informes de auditorías, registros de inspección,…

30. Al muestrear documentos, evite que lo haga el auditado.

31. La herramienta fundamental del auditor: la pregunta.EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría

33. Seguir el programa de la auditoría.

34. Comunicar cualquier desviación grave que se detecte.

35. Todas las evidencias deben ser demostrables (evitar el “en mi opinión”).

36. Evitar las pérdidas de tiempo: charlas intrascendentes, descansos frecuentes, comidas largas y copiosas.

38. Quién ?

39. Cómo ?

40. Cuándo ?

41. Dónde ?

42. Para qué ?Estas son las mejores herramientas para la obtención de evidencias objetivas MUÉSTREME EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría Observar expresiones corporales

44. Estructurada: las preguntas y alternativas de respuesta son predeterminadas.

46. Preguntar a todos los miembros de la organización.

47. Contrastar las respuestas que obtiene de los miembros de la organización.

49. Sugerir las respuestas en las preguntas o ayudar al entrevistado a contestarlas.

50. Discutir con el auditado.

51. Seguir literalmente la lista de verificación.

53. Investigar, diagnosticar y evaluar antes de emitir el hallazgo

54. No adicionar datos, ideas o pensamientos

55. No adelantarse a interpretar situaciones

56. Poner atención durante el proceso y no distraerse

57. No ¨oir lo que quiere oir¨

58. Tener actitud positiva, mente abierta, humildad y profesionalismo

59. No califique ¨muy bien ¨EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría

60. Conducción de la auditoría EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría En toda auditoría la evaluación es por muestreo y en este sentido tiene su limitación. La evidencia de la auditoría debe ser evaluada frente a los criterios de auditoría para generar los hallazgos que indican la conformidad o no conformidad. Las no conformidades deben revisarse con el auditado (comprender y reconocer).

61. Conducción de la auditoría EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría Las no conformidades se redactan tomando en consideración 4 factores: Ubicación: descripción del lugar, área, proceso donde se localiza el hallazgo. Descripción: descripción concisa de la naturaleza del hallazgo. Evidencia: cómo puedo demostrar el hallazgo. Referencia: indicar el requisito de la norma o del procedimiento que se incumple.

63. Sobresaliente limpieza y orden general

65. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría Conducción de la Auditoría 3. No conformidad Se define como el incumplimiento de un requisito. No todos los hallazgos de la auditoría tienen el mismo impacto en el SGC. El incumplimiento completo de un requisito de la norma causará mayor impacto que la falta de identificación de algún documento Se clasifican en menores y mayores.

68. Falta de controles requeridos por la norma o controles inadecuados

69. Evidente tendencia hacia el incumplimiento sustancial del sistema (varias no conformidades menores respecto al mismo requisito de la norma)

71. Redacción de No Conformidades INSTRUCCIONES: Haga una división del trabajo entre los integrantes de su grupo. Cada integrante individualmente prepare una “ Redacción de No Conformidades.” Asegúrese de que su Redacción de No conformidades está: a) Basada en hechos b) Completa (Sugiere usar: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, Para qué ?) c) Fácil de ser entendida por los gerentes de las áreas auditadas En la descripción de no conformidades identificar: 1) Con qué requisitos de la Norma ISO 9001:2008, está relacionada la no conformidad 2) La clasificación de la no conformidad (mayor, menor, observación) 3) La evidencia objetiva (hechos, documentos o confirmaciones) Un representante del grupo presentará la “Redacción de No Conformidades” a los demás grupos. Esta debe ser analizada constructivamente por los otros grupos. Finalmente, el grupo actualiza y presenta la “Redacción de No Conformidades” final, como lo será en las auditorías.

72. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría Conducción de la Auditoría Reuniones intermediaso de enlace Grupo auditor: Al final de cada etapa Para controlar el proceso, cronogramas, prevenir problemas de la auditoría, reunir los hallazgos, revisar las no conformidades Grupo auditor y auditado: Al final de cada día Para descargar no-conformidades y acordar la aceptación de las mismas

74. Presentación de los resultados (auditor líder o cada auditor).

75. Se acuerdan las conclusiones de la auditoría.

76. Grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría.

77. Se establece el borrador del informe final de auditoría.

80. Fácil lectura, concreto, oraciones claras, cortas, legibles, que demuestre profesionalismo y educación.Firma del Auditor Líder y del Representante de la Empresa REPORTE

82. Responsable por la acción correctiva/preventiva

83. Fecha de conclusión de la acción correctiva/preventiva