Este documento fornece um resumo do diagnóstico do arquivo da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP). Ele descreve a história da FAPESP e do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, os objetivos da FAPESP de apoiar a pesquisa científica, e as principais formas de apoio como bolsas e auxílios. Também resume a estrutura de gestão da FAPESP, o método de arquivamento dos processos científicos, e os recursos humanos e tecn

1. FUNDAÇÃO ESCOLA DE SOCIOLOGIA E POLÍTICA DE SÃO PAULO
FACULDADE DE BIBLIOTECONOMIA E CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
Fabiana Andrade PEREIRA
Ana Luiza Araez Requena SANCHES
5º Semestre - Matutino
DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO DA FUNDAÇÃO DE AMPARO A PESQUISA
DO ESTADO DE SÃO PAULO (FAPESP)
São Paulo
2008

2. Fabiana Andrade PEREIRA
Ana Luiza Araez Requena SANCHES
DIAGNÓSTICO DO ARQUIVO DA FUNDAÇÃO DE AMPARO A PESQUISA
DO ESTADO DE SÃO PAULO (FAPESP)
Trabalho de diagnóstico de arquivo realizado
como requisito da Disciplina Arquivística, do
5º semestre do curso de Biblioteconomia e
Ciência da Informação - matutino, da
Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da
Informação - Fundação Escola de Sociologia e
Política de São Paulo.
Professora Rachel Ferreira Bueno
São Paulo
2008

3. SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................. 4
2 OBJETIVOS ..................................................................................................... 8
3 A GESTÃO DA FAPESP ..................................................................................... 9
3.1 Objetivos da FAPESP .................................................................................... 9
3.1.1 Atividades de fomento à pesquisa ........................................................... 10
4 O ARQUIVO DA FAPESP ................................................................................. 14
4.1 Perspectiva histórica do Arquivo ............................................................... 15
4.2 A Gestão Arquivística de documentos no Arquivo FAPESP ......................... 20
4.3 O Arquivo FAPESP e a Gestão do Arquivo Corrente e Intermediário ........... 21
4.4 Método de arquivamento dos processos científicos ................................... 27
4.5 A gestão do Arquivo Permanente ................................................................ 36
4.6 Os documentos referentes às atividades-meio ........................................... 37
4.7 Limpeza e conservação do Acervo do Arquivo ............................................ 40
5 A COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ............................................. 42
6 OS RECURSOS HUMANOS DO ARQUIVO FAPESP............................................ 43
7 A INFORMATIZAÇÃO ...................................................................................... 44
8 CONCLUSÃO ................................................................................................... 47
REFERÊNCIAS ................................................................................................... 48

4. 1 INTRODUÇÃO
A seguir daremos um breve relato do histórico dos órgãos institucionais: Fundação
de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) e Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo (SAESP), a fim de compreendermos melhor a razão das
atividades desenvolvidas pelo Arquivo da FAPESP (objeto de estudo deste trabalho)
e a aplicação das políticas de arquivo público implementadas pelo SAESP nessa
instituição.
História da FAPESP
A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) foi criada no
ano de 1947, por conta de um artigo na Constituição Paulista que exigia que São
Paulo criasse uma fundação, com o propósito de amparar financeiramente a
pesquisa e com verba específica emitida pelo orçamento estadual.
A preparação da Constituição Paulista nesse período sofreu influência de grandes
modificações ocasionadas no contexto histórico, tanto nacional como internacional,
pois temos em 1945 o fim do Estado Novo e da Segunda Guerra Mundial. Este
contexto histórico passou a ser re-projetado por organizações políticas e
econômicas que se restabeleciam após a destituição de Getúlio Vargas.
O cenário mundial a partir da Revolução de 30, afetou de maneira indireta, a
necessidade das indústrias brasileiras substituírem produtos até então importados,
pelos nacionais, estimulando assim a produtividade brasileira numa parcela da
indústria nacional. Esse impulso para a indústria veio a ser consolidado por
propostas desenvolvimentistas no governo de Juscelino Kubitscheck. O
desenvolvimento da ciência com novas técnicas e tecnologias passou a preencher
um novo espaço de suma importância e a preocupação para o apoio à pesquisa
passa a ser conciliada com a visão de uma nova sociedade a ser construída.
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5. A institucionalização da política científica brasileira pode ser notada na década de
cinqüenta, quando são criados a Campanha de Aperfeiçoamento do Pessoal de
Ensino Superior (CAPES) e o Conselho Nacional de Pesquisas (CNPq), demonstrando
claramente a presença do Estado na decisão do caminho a ser tomado para a
pesquisa científica nacional, em nome do desenvolvimento e progresso.
A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo foi formalmente
estabelecida no ano de 1960 pela Lei 5.918 e passou e exercer suas atividades
efetivamente em 1962 após o Decreto 40.132.
A FAPESP, hoje, é uma das instituições de fomento à Pesquisa que garantiu o
desenvolvimento das atividades científicas no Estado de São Paulo, tornando
possível o acompanhamento do desenvolvimento das atividades científicas do
Estado, e até mesmo, a nível nacional, através de seu acervo.
A criação do SAESP
O Arquivo do Estado, apesar de ter sido criado no século XVIII, passou a ter realce
marcante de seu papel cultural somente a partir da década de 1930, quando
incorporado na estrutura administrativa pública e órgãos exclusivamente dedicados
à formulação de políticas culturais. Desse período adiante, a instituição passou a ser
concebida como um repositório de documentos antigos, de interesse para
pesquisadores profissionais e eruditos, e por pouco não perdeu a memória de sua
natureza e vocação original, recuperada na década de 1980, com a criação do
Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) pelo Decreto nº 22.789/84.
Na posição de órgão central do Sistema, o Arquivo do Estado assumiu a organização
e estruturação geral da introdução de uma política estadual de arquivos, ficando
responsável pela criação de métodos, diretrizes, princípios e normas a respeito do
funcionamento e organização das atividades arquivísticas, sem isentar-se de suas
competências como órgão de preservação cultural.
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6. Se por um lado, o poder público ficou concedido de zelar pela preservação do
patrimônio documental e assegurar o acesso às informações, por outro lado ficou
evidenciada à função social dos arquivos a disponibilização do acesso ao tesouro
público arquivístico à medida que surja a necessidade da sociedade.
Coube ao SAESP por fim, a condução técnica aos órgãos da administração pública
estadual e o treinamento de trabalhadores públicos, propondo normas e técnicas
para a administração e gerenciamento de arquivos, bem como para a tramitação,
produção, e eliminação de documentos.
O SAESP tem como objetivos principais: zelar e apresentar os documentos do Poder
Público Estadual visando sua serventia histórica e administrativa e os interesses da
comunidade; tornar acessível o patrimônio arquivístico público conforme as
necessidades da sociedade; equilibrar as diversas etapas administrativas da dos
documentos arquivíticos, respondendo sempre às características respectivas dos
órgãos que geram o documento.
A instituição
Segundo o Estatuto da FAPESP, a finalidade principal da atuação desse órgão
público é promover a pesquisa nas diversas áreas do conhecimento, podemos
observar que essa proposta está retratada nas metas das leis orgânicas da
instituição. Vejamos a seguir quais são:
I - custear, total ou parcialmente, projetos de pesquisas, individuais ou
institucionais, oficiais ou particulares, julgados aconselháveis por seus órgãos
competentes;
II - custear parcialmente a instalação de novas unidades de pesquisa, oficiais ou
particulares;
III - fiscalizar a aplicação dos auxílios que fornecer, podendo suspendê-los nos
casos de inobservância dos projetos aprovados;
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7. IV - manter um cadastro das unidades de pesquisa existentes dentro do Estado e
seu pessoal e instalações;
V - manter um cadastro das pesquisas sob seu amparo e das demais do Estado;
VI - promover periodicamente estudos sobre o estado geral da pesquisa em São
Paulo e no Brasil, identificando os campos que devam receber prioridade de
fomento;
VII - promover o intercâmbio de pesquisadores nacionais e estrangeiros, através da
concessão ou complementação de bolsas de estudos ou pesquisas, no País ou no
exterior;
VIII - promover ou subvencionar a publicação dos resultados das pesquisas.*
[ * Ver o Estatuto da FAPESP – Anexo.]
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8. 2 OBJETIVOS
Visando buscar respostas, a pesquisa teve como objetivo geral, averiguar a
situação da gestão da documentação arquivística no Arquivo da FAPESP. Tivemos
como enfoque os processos cujo conteúdo pertença ao âmbito científico
decorrentes das atividades de fomento à pesquisa (bolsas e auxílios), da série
documental “Processos científicos”, que se trata da atividade-fim da instituição,
complementado pelos seguintes objetivos específicos:
Identificar a existência de instrumentos legais que dispõe sobre a criação e
administração de sistemas de arquivo e sua inserção na estrutura organizacional
da instituição;
Verificar a existência de programas de recolhimento e gestão de documentos e as
formas de organização, descrição e conservação do acervo arquivístico;
Levantar os recursos materiais e tecnológicos existentes no arquivo;
Diagnosticar as dificuldades e os avanços ocorridos nos arquivos nos últimos
tempos;
Identificar a quantidade e a qualificação dos recursos humanos, e a existência de
programas de treinamento;
Identificar se há formas de acesso, serviços oferecidos e a existência de
instrumentos de pesquisa e de orientação aos usuários;
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9. 3 A GESTÃO DA FAPESP
A FAPESP é administrada pelo Conselho Superior (CS), responsável por orientações
gerais e por decisões normativas sobre as políticas de financiamento e de
administração, e o Conselho Técnico-Administrativo (CTA), diretoria executiva
formada pelos três diretores da Fundação: o diretor-presidente, o diretor científico e
o diretor administrativo.
O Conselho Superior (CS) é composto por 12 integrantes com mandato de 6 anos
escolhidos pelo governador do Estado. O presidente e o vice-presidente do CS
também são indicados pelo governador e são também presidente da Fundação e
seus representantes legais.
3.1 Objetivos da FAPESP
O objetivo da FAPESP é de apoiar a pesquisa científica e tecnológica. As atividades
relacionadas a essa finalidade (atividade-fim) relacionam-se, portanto, com o
recebimento e a análise e seleção de propostas de pesquisadores ligados a
instituições de pesquisa do Estado de São Paulo, a concessão de financiamento a
projetos de pesquisa e o acompanhamento dos projetos aprovados. A FAPESP
recebe aproximadamente 15 mil propostas por ano apresentadas por pesquisadores
atuantes em instituições de ensino superior e pesquisa, oficiais ou privados, no
Estado de São Paulo.
A Fundação denomina proposta um conjunto composto, em geral, por um projeto
de pesquisa, dados curriculares do pesquisador proponente e, no caso de bolsas,
pede-se o histórico escolar e dado curriculares acadêmico do candidato. Cada um
dos componentes da proposta é avaliado no processo de análise e seleção. O
processo de recebimento, de análise e seleção de propostas envolve uma série de
etapas e setores dentro da Fundação.
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10. A Diretoria Científica (DC) é responsável pelas etapas de tramitação da solicitação
de financiamento, isto é, a análise e seleção das propostas. Sua manifestação
favorável ou contrária à solicitação é encaminhada ao CTA para decisão final. Caso
aprovado, a DC faz o acompanhamento do desenvolvimento da pesquisa. A
Diretoria Administrativa é responsável pela contratação, liberação e controle dos
recursos concedidos aos coordenadores e responsáveis pelos projetos aprovados.
3.1.1 Atividades de fomento à pesquisa
As Bolsas e Auxílios são os meios tradicionais oferecidos pela FAPESP para o
fomento da pesquisa científica e tecnológica em todas as áreas do conhecimento:
Ciências Biológicas, Ciências da Saúde, Ciências Exatas e da Terra, Engenharias,
Ciências Agrárias, Ciências Sociais Aplicadas, Ciências Humanas, Lingüística e Letras
e Artes.
As Bolsas se destinam a estudantes de graduação e pós-graduação de instituições
de ensino e pesquisa paulistas. Os Auxílios se destinam a pesquisadores de
instituição de ensino e pesquisa do Estado de São Paulo com titulação mínima de
doutor.
As Bolsas e Auxílios são concedidos dentro de três linhas de financiamento: Linhas
Regulares, Programas Especiais e Inovação Tecnológica. As Linhas Regulares estão
voltadas para o atendimento da demanda espontânea (a chamada demanda de
balcão) dos pesquisadores ligados às universidades e institutos de pesquisa
sediados no Estado de São Paulo. Constituem, portanto, um sólido suporte das
propostas de pesquisa livremente pensadas e formuladas pela comunidade científica
e tecnológica paulista.
Os Programas Especiais volta-se para a superação de carências existentes (ou até
mesmo antevistas) no Sistema de Ciência e Tecnologia do Estado. Já a linha de
Inovação Tecnológica compreende diversos programas cujas pesquisas têm grande
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11. potencial de desenvolvimento de novas tecnologias e de aplicação prática em
diversas áreas do conhecimento.
Os programas dessas duas linhas, financiados sobretudo com receitas patrimoniais
da instituição, são os pilares da ação indutora, orientadora, do desenvolvimento
científico e tecnológico que também cabe à FAPESP desempenhar, em afinação com
a política de Ciência e Tecnologia do governo estadual. Candidatos a apoio da
FAPESP, dentro das Linhas Regulares ou nos Programas Especiais, dispõem de
formulários apropriados a cada caso para encaminhar suas propostas. Há também
alguns procedimentos a serem observados pelo solicitante de apoio da Fundação.
3.1.1.1 Formas de apoio
Abaixo identificaremos as formas de apoio existentes dentro de cada linha de
fomento à pesquisa:
Linha Regular
● Auxílio Regular
● Bolsas no país (Iniciação científica, mestrado, doutorado, doutorado direto e
pós-doutorado)
● Bolsas no exterior (Doutorado, doutorado direto e pós-doutorado)
Programas Especiais da FAPESP
Apoio a Jovens Pesquisadores
Capacitação de Recursos Humanos de Apoio à Pesquisa (Capacitação Técnica)
CInAPCe
Equipamentos Multiusuários
Jornalismo Científico
Melhoria do Ensino Público
Rede ANSP (Academic Network at São Paulo)
SciELO
Programas
Biotecnologia/Biodiversidade: Biota-FAPESP
Biotecnologia Molecular: Genoma-FAPESP
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12. Centros de Pesquisa, Inovação e Difusão (Cepid)
Programas de Apoio à Pesquisa em Políticas Públicas:
o Pesquisa em Políticas Públicas
o Sistema Integrado de Hidrometeorologia do Estado de São Paulo
(Sihesp)
o Parques Tecnológicos do Estado de São Paulo
o Pesquisa em Política Pública - SUS
Programas de Apoio à Pesquisa em Parceria para Inovação Tecnológica:
o Pesquisa em Parceria para Inovação Tecnológica (PITE)
o Consórcios Setoriais para a Inovação Tecnológica (ConSITec)
Programas de Apoio à Pesquisa para Inovação Tecnológica em Pequena e
Micro Empresa:
o Pesquisa Inovativa na Pequena e Micro Empresa (PIPE)
o PIPE Fase 3: PAPPE/Finep
o Programa de Apoio à Propriedade Intelectual (PAPI/Nuplitec)
Rede de Biologia Molecular Estrutural (Smolbnet)
Tecnologia da Informação no Desenvolvimento da Internet Avançada (Tidia)
Rede de Diversidade Genética de Vírus (VGDN)
3.1.1.2 Processo de avaliação das propostas de bolsa auxílio
Todas as propostas encaminhadas à FAPESP, enquadradas em quaisquer de seus
programas, são avaliadas quanto ao mérito científico ou tecnológico e quanto à sua
adequação às normas e critérios de prioridade da FAPESP.
Essa avaliação é feita por pares, assessores escolhidos entre cientistas de
reconhecida competência, de acordo com a natureza e a área do conhecimento em
que se inserem cada projeto.
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13. A FAPESP tem, assim, uma vasta rede de assessores voluntários, a maioria
pesquisadores em atividade no Estado de São Paulo, enquanto algumas centenas
estão espalhadas pelo Brasil e Exterior.
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14. 4 O ARQUIVO DA FAPESP
O Arquivo da FAPESP, também denominado Setor de Arquivo, está localizado no
prédio da instituição na Rua Pio XI, n. 1500, 1º andar, no Alto da Lapa.
Por se tratar de um arquivo de uma instituição de fomento constitui-se de conjunto
de documentos encarregados desse serviço público, portanto o fundo acumulado é
decorrente da sua atividade-fim e atividade-meio, formando assim o seu acervo de,
aproximadamente, 290 mil processos, sendo que mais de 250 mil encontram-se no
Grupo Keepers e quase 39 mil no Arquivo FAPESP. Em metros lineares no Grupo
Keepers ocupa 6530,94m, com exatamente 50.630 caixas contendo processos. Se
cada caixa possui 5 processos, há 253.150 mil processos no Grupo Keepers. Na
FAPESP possui 39.229 processos.
Nesse espaço os documentos encontram-se acondicionados em pastas suspensas
nos arquivos deslizantes (denominada pasta pendular), onde na parte inferior estão
os documentos correntes e na parte superior os processos intermediários
acondicionados em caixas (caixa tipo Box em cartão timbo).
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15. 4.1 Perspectiva histórica do Arquivo
Visando oferecer uma maior ilustração do Setor de Arquivo, apresentaremos um
breve relato sobre a evolução do Arquivo FAPESP até a sua situação atual.
O início das atividades da Fundação – 1962 à 1983 – a acumulação inicial dos
documentos
O chamado “Arquivo científico” era, equivocadamente, relacionado à função de
depósito de processos científicos e da documentação administrativa gerada no
decorrer das atividades da Fundação. Por mais de vinte anos desde a sua criação, a
acumulação natural da documentação, sem qualquer tipo de descarte, foi a única
política de arquivo existente na instituição.
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16. De 1983 a 1989 – Proposta de criação de um sistema de arquivos da FAPESP
Com a enorme massa documental acumulada decorrente das atividades de mais de
20 anos, a FAPESP resolveu microfilmar a maior parte dessa documentação: os
processos científicos encerrados.
Uma vez constituindo de uma documentação de caráter permanente, houve uma
grande discussão sobre a destinação final dos originais em papel. Após a consulta
ao então Diretor do Arquivo do Estado, foi sugerido algumas providências que
resultaram em um projeto para o arquivo. Este projeto definiu os seguintes
parâmetros:
- mesmo com a microfilmagem, a documentação original seria preservada;
- os processos seriam arranjados e descritos, segundo princípios arquivísticos, em
fichas impressas para este fim e, posteriormente, enviados ao Arquivo do Estado;
- Todos os anexos relativos à autonomia científica seriam enviados à biblioteca do
Arquivo do Estado, entre eles, as separatas, dissertações e teses.
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17. Durante a aplicação dessas atividades, verificou-se a necessidade de uma ampliação
do tratamento arquivístico à totalidade dos documentos acumulados e não apenas à
série de processos científicos. Em nova fase, o projeto visou o estabelecimento de
um Sistema de Arquivos da FAPESP.
Após seis anos, realizado seu propósito o projeto foi concluído, porém algumas
providências seriam necessárias para a consolidação e andamento do sistema de
arquivos:
- a contração e treinamento de funcionários para dar continuidade ao trabalho já
realizado;
- a capacitação de funcionários através do curso de Especialização de Arquivos,
oferecido pelo IEB-USP;
- a aprovação pelos superiores da FAPESP da tabela de temporalidade bem como a
sua submissão ao SAESP;
- a aplicação de manuais com instruções para o tratamento de todas as séries
documentais, em especial para a descrição da série Processos científicos;
- a adoção de uma sistemática de retirada de teses e dissertações para envio ao
Arquivo do Estado;
- a implantação de um sistema informatizado para apoio ao Sistema de arquivos.
Infelizmente as atitudes não se concretizaram, não houve contratação ou
aproveitamento de funcionários, a tabela de temporalidade não foi submetida, a
documentação acumulada não foi incorporada ao Sistema, as instruções contidas
nos manuais não foram aplicadas e não foram implantados recursos de informática.
Além disso, a execução de microfilmagem foi extinta, os rolos de fotogramas e o
maquinário foram transferidos ao Arquivo do Estado. Somente o envio de teses e
dissertações e o envio de processos científicos encerrados foram continuados.
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18. De 1990 a 1991 – Novo acúmulo de documentação
Desde o final do projeto do arquivo, houve um novo acúmulo de documentação
administrativa. Para incorporar esta documentação e auxiliar na análise e envio de
processos encerrados ao Arquivo do Estado foi contratado um profissional arquivista
(o atual encarregado) junto ao setor de Arquivo e Almoxarifado, vinculado à
Gerência Administrativa.
Com isso, teve inicio uma nova atividade com relação aos processos científicos em
idade corrente para a execução, quase que definitiva, dos propósitos definitivos do
projeto anteriormente citado. O arquivamento de extratos mensais gerados no setor
de Contabilidade foi transferido ao Arquivo. Devido a isso, julgou-se necessário e
racional enviar os documentos para o Arquivo, do que solicitar todos os processos e
depois devolvê-los.
De 1992 a 1995 – Retorno aos objetivos propostos pelo Sistema de Arquivos
da FAPESP
Retornados os objetivos, implantaram-se alguns dos itens propostos pelo Sistema.
A iniciação ocorreu na incorporação sistemática dos documentos administrativos. Foi
providenciada a submissão da Tabela de Temporalidade aos órgãos superiores da
FAPESP, bem como à sua aprovação junto ao SAESP. Com isso, foi possível a
realização de um primeiro descarte de documentos administrativos referentes à
atividade-meio.
Outro passo dado foi referente à providência da informatização, feita através da
criação do Software Alexandria, para controles de localização, trâmite e prazos de
guarda da documentação administrativa arquivada.
O tratamento dos processos científico, no entanto, continuou recebendo apenas a
solução de armazenamento, que nesta fase, já eram transferidos do Arquivo do
Estado para a empresa Grupo Keepers.
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19. De 1996 a 2005 – Aumento do número de processos científicos e
transferência de documentos ao Setor de Arquivo
A partir de 1995 verificou-se um aumento muito grande do número de processos
científicos autuados – reflexo da ampliação das atividades da FAPESP e do
surgimento de novas linhas de pesquisa. Com isso, a quantidade de processos
elevou-se rapidamente. Para uma melhor exemplificação, em 1994 o número de
processos submetidos anualmente à FAPESP era de 6.318, quanto em 1998 atingiu
a quantidade 16.599 de processos (independente da aprovação ou denegação). A
partir de então, foi fixado a média anual de 15 mil processos/ano que permanece
até os dias atuais.
Em 1999, foi aprovado um projeto da FAPESP cujo objetivo principal era a
digitalização de todos os processos científicos. A empresa contratada microfilmou
novamente os processos, e a partir disso, houve o processo de digitalização. O
projeto não se consolidou, os arquivos digitalizados encontram-se no CPD e os
microfilmes armazenados na Keepers.
Nessa mesma época, foram transferidos ao Arquivo quantidades cada vez maiores
de documentos que compunham a parte administrativa (pasta azul) dos processos
científicos. Através disso, essa transferência foi transformada em uma prática
sistemática. Da Contabilidade, estende-se ao Setor de Finanças, ao Setor de
Importação, à Auditoria, à Secretaria da Diretoria Administrativa e finalmente à
Gerência de Apoio, Informação e Comunicação (GAIC). Hoje, podemos afirmar que
95% ou até mais, dos documentos que compõem a parte administrativa (pasta
azul) do processo científico são anexados pelo Setor de Arquivo.
Apesar do arquivamento da documentação administrativa relativas aos processos
científicos pelos setores que o produziam ou recebiam, na época, ter sido uma
questão problemática, essa transferência de responsabilidade para o Arquivo,
juntamente com o aumento crescente de processos, foi o que impediu e ainda
19

20. impede o pleno funcionamento do Setor de Arquivo enquanto órgão da
administração com funções específicas de um Arquivo propriamente constituído.
De 2006 à situação atual
Como resultado dos quadros apresentados acima, houve uma exigência maior da
concentração dos recursos humanos do Arquivo nas atividades de expediente e
protocolo. Isso ocorre de tal forma, que apenas três pessoas se ocupam
parcialmente das tarefas típicas do Setor de Arquivo. O restante do pessoal realiza
tarefas ligadas ao trâmite dos processos científicos e do arquivamento de
documentação corrente nos mesmos.
No aspecto das suas instalações físicas, devido à massa crescente de processos
científicos o espaço do Arquivo é ocupado de tal forma que houve a procedência de
envio de caixas que constam processos administrativos referentes à atividade-meio
(pasta amarela) à Keepers.
4.2 A Gestão Arquivística de documentos no Arquivo FAPESP
O Arquivo da FAPESP, que se trata de um arquivo central, está diretamente
vinculado à Gerência de Apoio, Informação e Comunicação da Diretoria
Administrativa (GAIC/DA).
Sua função principal para a instituição, como especificado anteriormente é:
- Armazenar os documentos da atividade-meio que estão em primeira idade no
arquivo corrente e em segunda idade no arquivo intermediário, como também o
armazenamento dos processos científicos em idade corrente;
- Cuidar do contato com a empresa terceirizada, o Grupo Keepers, que armazena os
processos científicos já encerrados, denominados como permanentes. É também
designada como permanente os documentos administrativos
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21. - Armazenar os processos científicos que tratam das atividades fim da instituição,
como também armazena toda documentação relativa às atividades meio, no
desempenho de suas atribuições específicas (documentos administrativos
acumulados de caráter probatório, instrumental, assessório e de prestação de
contas).
Para isso, os processos científicos são separados por pastas de diferentes cores que
de acordo com a tipologia documental, sendo a Pasta Rosa relativa ao conteúdo
científico (relatórios, pareceres, documentos da Diretoria científica, etc.), a Pasta
Azul contendo documentos administrativos gerados pelo processo (como por
exemplo, prestações de contas do uso da bolsa e de reservas técnicas, etc.) e a
Pasta Verde, que se trata de documentos de custos de importação (como compra de
material para pesquisa no exterior). Essas pastas podem são relativas a um mesmo
projeto (contendo o mesmo número de processo) e circulam separadamente pelos
setores da instituição conforme a demanda.
Anteriormente, aproximadamente até 2004, quando encerrado o processo, as
pastas rosa e azul eram juntadas (essa ação será aprofundada posteriormente).
Ultimamente, para a facilidade de acesso, as pastas não são mais juntadas, porém
são “anexadas” no mesmo local quando recolhidas no arquivo permanente.
Dessa forma, pode-se dizer que Arquivo da FAPESP acumula e faz a gestão somente
dos documentos arquivísticos em fase corrente (processos científicos de bolsa
auxílio e documentos administrativos da instituição – atividade-meio) e
intermediária (documentos decorrentes da atividade-meio).
4.3 O Arquivo FAPESP e a Gestão do Arquivo Corrente e Intermediário
Inicialmente, foram detectados dois conjuntos distintos, o denominado científico
(que aglutina os processos científicos) e o administrativo (que reunia toda a
documentação que não era passível de ser arquivados nos ditos processos
científicos). Os limites impostos por esta divisão sempre serviram de parâmetro
21

22. para o arquivamento dos documentos produzidos e recebidos pela FAPESP desde a
sua criação.
O processo científico é dito como corrente enquanto o projeto está em andamento,
e quando encerrado é recolhido para o arquivo permanente. Assim, podemos dizer
que ao se tratar dos documentos arquivísticos contidos nos processos científicos
possuem duas idades distintas:
- a primeira idade - arquivo corrente – uma vez que ao se tratar de um projeto em
andamento, possui um caráter ativo, uma consulta freqüente e de uso exclusivo da
fonte geradora, cumprindo as finalidades que motivaram a sua criação, conforme a
vigência do projeto, da data de início à data de encerramento;
- e a terceira idade – o recolhimento para o arquivo permanente – visto que após o
encerramento, já cumpriram as finalidades de sua criação, porém esses processos
devem ser preservados em virtude do seu valor histórico, probatório e informativo.
Apesar da “Pasta azul” conter uma documentação de caráter administrativa, esta
não se constitui como parte do arquivo intermediário - por ser composto de
documentação da prestação de conta decorrentes das atividades científicas que
também servem, inclusive, como prova metodológica (ao citar a compra de um
microscópio para a realização de um experimento, por exemplo), e dessa forma
jamais houve o descarte desses documentos contidos nestas pastas.
Dessa forma, enquanto o projeto estiver em andamento, os processos devem ser
mantidos no Arquivo da FAPESP. Os processos mais antigos são referentes ao ano
de 1997, mas o mais “comum” é encontrar processos a partir de 2002 em diante.
Diariamente é feito o levantamento dos processos encerrados para que sejam
recolhidos e enviados ao arquivo permanente (Fundo FAPESP encontrado na
Keepers).
No entanto, para a documentação contida no acervo referente à atividade-meio
possuem as três idades: corrente, intermediária e são recolhidos no arquivo
22

23. permanente devido a falta de submissão da Tabela de Temporalidade para a
Comissão de Avaliação e ao SAESP.
4.3.1 Os processos científicos
Os processos científicos são resultantes da atividade-fim da Fundação, e sua
composição indica os procedimentos adotados para a realização do programa de
amparo e fomento à pesquisa, através dos instrumentos conhecidos como auxílio à
pesquisa, bolsa para pesquisadores e projetos/ programas.
A série documental denominada “Processo Científico” constitui a parte mais
significativa do arquivo permanente da FAPESP, ocupando 99% da composição do
acervo. Além de documentarem a atividade-fim da instituição, também são
portadores da memória significativa da produção científica desenvolvida pelo Estado
de São Paulo desde o estabelecimento da FAPESP.
Apesar disto, esta documentação é a que mais tem sofrido com a falta de política de
gestão documental mais estruturada e bem definida.
23

24. Segundo Camargo e Bellotto (1996), processo é um termo que designa, na
administração pública, o conjunto de documentos que vão sendo acrescidos com a
finalidade de esclarecimento no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
São reunidos por uma capa na qual se registra o seu número oficial. Já o dossiê é o
conjunto de documentos referentes a determinada pessoa, fato, acontecimento,
produto, assunto, reunidos em uma pasta exclusiva para cada um. Nesse contexto,
as partes integrantes de um processo científico encerrado são:
Documentação referente às atividades de pesquisa, de conteúdo científico –
esses documentos formam um processo e constitui a “Pasta Rosa”;
Trata-se da unidade processual relativa à atividade cientifica expressa a apreciação,
a qualificação e o acompanhamento do projeto. Os documentos que expressam
estas operações são:
- o formulário de inscrição;
- a carta de apresentação;
- o projeto de pesquisa;
- o currículo pessoal;
- os pareceres de avaliação e acompanhamento científico;
- o termo de outorga;
- os relatórios científicos emitidos periodicamente (em média são enviados
anualmente pelo pesquisador);
- todas as produções científicas oriundas da pesquisa (dissertações, teses, artigos
científicos, livros, divulgações, trabalhos apresentados em eventos, etc.).
24

25. Pasta rosa: acima etiqueta contendo o número do processo, o tipo
de auxílio, área de pesquisa e data de iniciação do projeto. No meio
é a etiqueta de controle do arquivo permanente recolhido na
Keepers. Abaixo etiqueta que indica que esse processo foi
encerrado no âmbito da Diretoria Científica e a etiqueta de
identificação, contendo a área de concentração e a classificação, a
afiliação e nome do responsável e o nome do beneficiário.
Documentação referente às atividades administrativa e prestação de contas da
atividade de fomento à pesquisa – compõem a chamada “Pasta Azul”;
É a unidade de acompanhamento financeiro do projeto é composta de:
- recibos;
- extratos de pagamentos;
- contratos;
- canhotos de passagens;
- notas fiscais, enfim todo e qualquer documento que revele os gastos necessários
para a realização de um projeto, seja o financiamento de uma viagem ou a
instalação de um laboratório, por exemplo.
25

26. Pasta azul: possui os mesmos dados da Pasta
rosa. O que muda é o conteúdo e a sua tramitação
dentro da FAPESP, e o encerramento que é feito
pela Gerência da Auditoria (Diretoria
Administrativa).
Documentação referente ao conjunto de operações sobre importações – constitui
a “Pasta Verde”.
Não são todos os processos científicos que possuem a pasta verde, mas somente
aqueles que necessitam de materiais comprados no exterior para efetuarem
pesquisas. Possuem documentação referente às ações de importação e exportação
de materiais.
O conjunto documental “Processos científicos”, que consiste, arquivisticamente
falando, em uma série que é a que possui em maior volume físico e em informações
sobre a atividade-fim da Fundação. Basicamente podemos dizer que esta série
resulta diretamente das atribuições da Diretoria Científica e Administrativa.
O trâmite desses processos é iniciado a partir do momento em que o proponente
apresenta um projeto. Uma vez avaliado favoravelmente pela assessoria cientifica,
é gerado um processo científico (pasta rosa) e um processo administrativo (pasta
azul). Cumpridas todas as etapas, teremos dois conjuntos de documentos
integrados entre si, ou seja, no encerramento do prazo para a realização do projeto,
os “dois processos” são aglutinados e denominados genericamente de “processos
científicos” recebendo tratamento diferenciado do restante dos documentos
pertencentes ao acervo da instituição.
26

27. É importante observar os processos relativos ao programa de amparo e auxílio à
pesquisa, mesmo avaliados negativamente (denegados), gera um processo (pasta
rosa) que é arquivado.
No entanto, o encerramento das atividades científicas (pasta rosa) e atividades
administrativas (pasta azul) dos processos científicos são diferentes. Somente após
o encerramento do prazo do projeto o bolsista tem, aproximadamente, o prazo
estipulado de 1 mês para entregar a prestação de contas e o relatório científico.
4.4 Método de arquivamento dos processos científicos
Os dossiês e/ou processos são criados e identificados pelo título e ano/número de
criação processual. Essa atividade é exercida pelo Setor de Autuação, onde são
registrados nas pastas rosa o número do processo, o nome do responsável pelo
projeto e o nome do beneficiário, a instituição onde será feita a pesquisa (empresa,
universidade, fundação, etc.). Também é pré-estabelecida uma classificação sobre o
assunto no qual se refere o projeto (lista contida no Sistema CRABS) e a data de
iniciação do projeto.
Além disso, o Setor de Autuação é responsável pelo registro do processo no Sistema
de Arquivo e é através disso que o Setor de Arquivo fica sabendo da existência de
novos processos.
Após o trâmite do processo científico nos setores e células da Diretoria Científica
(para a aprovação ou denegação), a pasta rosa é repassada aos Setores da
Diretoria Administrativa, que por sua vez abrem um processo administrativo (pasta
azul) que serão referentes às atividades de prestação de contas do pesquisador
junto à FAPESP.
27

28. 28

29. Geralmente a pasta rosa é primeiramente armazenada no arquivo por não possuir
um trâmite tão intenso quanto à pasta azul.
Enfim, é através do deste número de processo e, às vezes, pelo nome do
responsável que se regula a forma de arquivamento e o de acesso aos processos
científicos.
Exemplo de um número de processo:
99/02345-6
99 – ano da submissão do projeto/abertura do processo;
02345 – número seqüencial que é independente do tipo de auxílio solicitado. Esse
número poderia ser de uma solicitação de bolsa de mestrado, e sua seqüência
99/02346 pertencer a um pedido de auxílio à projeto de pesquisa regular, ou seja,
29

30. esse número é gerado na autuação conforme a aprovação dos projetos,
independente da categoria de auxílio;
-6 – dígito verificador.
Por essa identificação, ou número do processo, que é feito o armazenamento nos
arquivos. É através desse número que os processos científicos são recuperados
quando necessários, seja os processos do arquivo correntes ou mesmo os processos
já encerrados que pertencem ao arquivo permanente e se encontram recolhidos na
Keepers, ou seja, é pelo número processual que é feito o sistema de arranjo. Dessa
forma, podemos afirmar que método de arquivamento dos processos científicos no
Arquivo da FAPESP é um misto entre o método cronológico e numérico.
4.4.1 O trâmite de um processo científico dentro da FAPESP
30

31. Em linhas gerais, o trâmite de um processo dentro da FAPESP ocorre desde a
apresentação da solicitação pelo pesquisador até a assinatura do contrato. Até o
encerramento do processo no âmbito da Diretoria científica e Diretoria
administrativa, ele percorre praticamente todos os setores da Fundação referentes a
essas áreas. Isso demonstra uma característica interessante da instituição que é a
independência de muitos processos dos quais seriam atividades desempenhadas
pelo arquivo constituírem um departamento com funções específicas e não
exatamente com sua denominação.
Dessa forma, o trâmite de um processo científico ocorre da seguinte maneira:
Setor de informações / DA: fornece informações para elaboração de
propostas iniciais, recebe propostas de pesquisadores encaminhadas em papel (e
que chegam via correio ou são entregues pessoalmente), verifica se a proposta
está dentro das normas e requisitos da modalidade pretendida pelo candidato e
lhe dá um número – por exemplo, 2008/00123-4 – anterior a barra está o ano;
após a barra é o Número do Processo). Já como processo, a solicitação é
encaminhada ao Setor de Autuação.
Setor de Autuação / DA: confere toda a documentação das propostas
encaminhadas pelos pesquisadores, seja das que vêm em papel, seja das feitas
eletronicamente via Sistema de Apoio à Gestão (SAGe). A documentação em
papel é colocada em uma pasta (Pasta Rosa) e os dados do candidato é
cadastrado no banco de dados dos processos, o Crabs. Dalí, o processo segue
para as Coordenações de Área.
Expediente da DC: Envia para as Coordenações de Área/DC os processos
novos, recebidos do Setor de Autuação, e os processos com pareceres, recebidos
da Assessoria ad hoc. Envia o projeto ao proponente (e o recebe de volta) nos
casos em que a Assessoria ad hoc solicita a reformulação do projeto ou pede
outros esclarecimentos relacionados à proposta.
31

32. Coordenações de Área / DC: São comitês compostos por pesquisadores
destacados em suas áreas e em atividade no Estado de São Paulo, organizados
segundo as áreas do conhecimento ou segundo programas específicos da
Fundação. As Coordenações têm de 1 a 15 pesquisadores. Recebem as
propostas e, de acordo com a área e a subárea do projeto, escolhem o assessor
ad hoc para analisá-lo. Os assessores não fazem parte da estrutura, mas
desempenham função importante no processo de análise e seleção de propostas,
pois emitem pareceres que orientam o processo em análise.
Coordenação Adjunta / DC: Comitê composto em geral por pesquisadores
com experiência anterior como Coordenadores de Área. Baseada no parecer do
assessor ad hoc e na recomendação da Coordenação de Área emite
recomendação ao diretor científico.
Gerência da DC: Prepara o despacho do diretor científico.
Conselho Técnico-Administrativo (CTA): Com o despacho emitido pelo
diretor científico, a proposta é submetida ao CTA para referendo. Em seguida, a
proposta vai para a Secretaria da DC (SecDC).
Secretaria da DC (SecDC)/DC: Dependendo da forma de apoio solicitada, há
diferentes encaminhamentos para a proposta, depois de aprovada: 1. Quando
uma solicitação de bolsa é aprovada, envia ao orientador e ao bolsista o parecer
e carta solicitando confirmação de interesse na bolsa. Após a confirmação,
registra as informações no sistema Crabs: Se for uma solicitação de bolsa no
país (modalidades Iniciação científica, Mestrado, Doutorado, Doutorado Direto e
Pós-doutorado), prepara o Termo de Outorga e o envia para a Gerência de
Apoio, Informação e Comunicação (GAIC)/DA, para assinatura do interessado;
Caso se trate de bolsa no exterior, envia o processo diretamente para a
Secretaria da DA (SecDA)/GAIC/DA. 2. As solicitações de auxílio, depois de
terem sido confirmadas pelos interessados, também seguem para a Secretaria
da DA (SecDA)/GAIC/DA. Em ambos os casos, a SecDA prepara o Termo de
Outorga. 3. No caso de solicitação negada e em casos de diligência – em que a
32

33. assessoria solicita mais esclarecimentos sobre o projeto – envia comunicação da
decisão ao interessado e, em alguns casos, o parecer.
Gerência de Apoio, Informação e Comunicação (GAIC)/DA: Cuida da
assinatura dos Termos de Outorga de bolsas no país em todas as modalidades.
Abre outra pasta (Pasta Azul) para acompanhar a parte administrativa desses
processos. Recepciona os pesquisadores para assinatura dos contratos e faz
outros procedimentos.
Secretaria da DA (SecDA)/DA: Inclui no sistema dados para preparação do
Termo de Outorga de auxílios (auxílio a pesquisa, publicação, organização de
reunião científica e/ou tecnológica, de vinda de pesquisador visitante do Brasil e
do exterior, auxílio para participação em reunião científica e/ou tecnológica no
Brasil ou no exterior, que exigem uma tramitação mais rápida. O setor abre a
pasta azul para acompanhamento administrativo desses processos e recepciona
os pesquisadores para assinatura dos Termos de Outorga, exceto aqueles
responsáveis por auxílios a pesquisa, que assinam Termos de Outorga na
Gerência Financeira.
Gerência Financeira/DA: Recebe o processo administrativo (Pasta azul) com o
Termo de outorga já assinado e cadastra os dados bancários do pesquisador
responsável pelo projeto.
Arquivo/DA: Armazena os processos que estão em andamento (processos
correntes e intermediários) e cuida do contato com a empresa terceirizada, o
Grupo Keepers, que armazena os processos já encerrados (permanentes).
Armazena os processos científicos que tratam das atividades fim da instituição,
como também armazena toda documentação relativa às atividades meio, no
desempenho de suas atribuições específicas (documentos administrativos
acumulados de caráter probatório, instrumental, assessório e de prestação de
contas).
33

34. O processo em idade corrente exige outras ações dos setores ligados à Atividade
Fim da FAPESP:
Setor de Informações/DA: é responsável pelo esclarecimento de dúvidas e
pelo recebimento de relatórios e prestação de contas ao longo da tramitação do
processo aprovado. É o setor que faz o atendimento a solicitações de
informações por parte de pesquisadores e outros interessados em conhecer as
atividades da FAPESP.
Expediente da DC: Registra e distribui correspondências relacionadas com o
processo (alterações na concessão inicial, pedido de aditivos, transposição de
verba, prorrogação de prazo para entrega de relatórios científicos, mudança de
endereço, alteração de instituição, etc.). Dependendo do assunto, a
correspondência pode seguir para a GerDC/DC, Coordenação Adjunta/DC,
Coordenações de Área e de Programas/DC ou Controle de Processos
(ContProc)/GerDC/DC e SecDC/GerDC/DC.
Controle de Processos (ContProc)/DC: Recebe relatório científico e
encaminha para acompanhamento do assessor ad hoc. Recebe solicitações de
alteração de concessão inicial.
Diretores de Área/DC: Assessoria Técnica do diretor científico e da Gerência
da DC (GerDC/DC) para acompanhamento de processos e ações prospectivas da
Diretoria Científica.
Gerência de Importação/DA: Cuida dos trâmites para importação de
equipamentos necessários aos projetos aprovados. Importa bens necessários
para o desenvolvimento da pesquisa e administra doações de bens importados.
Faz exportação temporária para conserto ou troca de bens.
Gerência de Apoio, Informação e Comunicação (GAIC)/DA: Cuida das
prestações de contas relacionadas à Reserva Técnica para bolsas de Doutorado e
Doutorado Direto, de transposição de verbas concedidas para o projeto e
34

35. prorrogação de prazo, por até 60 dias, para entrega de relatório científico e
prestação de contas.
Gerência Financeira/DA: Reserva e libera os recursos para pagamento de
pesquisadores e bolsistas.
Gerência de Auditoria/DA: Fiscaliza os gastos do pesquisador com o projeto,
analisa prestações de contas de todos os projetos e os relativos à Reserva
Técnica para auxílios e projetos temáticos, cobranças e pendências.
Abaixo segue o fluxograma para melhor explicitar o trâmite dos processos
científicos em idade corrente por entre os setores até seu acondicionamento no
Arquivo.
Fluxograma do trâmite do processo científico dentro da FAPESP. Fonte: FAPESP (2006).
35

36. 4.5 A gestão do Arquivo Permanente
O recolhimento dos processos científicos encerrados para a guarda permanente é
desempenhada por uma empresa terceirizada, o Grupo Keepers. Anteriormente,
aproximadamente até a década de 1990, a guarda dos documentos permanentes
era realizada pelo Arquivo do Estado que gerenciava o arquivo permanente fazendo,
inclusive, a microfilmagem dos documentos dos processos.
Devido a mudanças de gestão governamental e outros fatores, essa função teve
que ser repassada para a empresa Grupo Keepers, que é um provedor de soluções e
serviços na área de arquivos empresariais, gerenciando e armazenando
documentos, principalmente no que diz respeito ao seu gerenciamento e controle.
O controle dos documentos mantidos sob custódia é informatizado, facilitando o
rápido acesso e consulta ao material arquivado. Conta com uma equipe de
profissionais especializados que faz o levantamento dos documentos da instituição,
utilizando metodologia apropriada para seu arquivamento, objetivando o rápido
acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou,
caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos.
Os documentos permanentes solicitados para verificação e consulta às informações
são solicitados ao Arquivo FAPESP que envia o pedido via internet à Keepers que
recupera os processos enviando-os diariamente ao Arquivo FAPESP que, por sua
vez, expede o documento por entre os setores que solicitaram os processos
permanentes via Sistema de Arquivo na instituição.
O Grupo Keepers está localizado em Barueri e, por isso, um documento permanente
cujo processo encontra-se na Keepers demora em torno de 1 dia para chegar ao
solicitante
Além dos processos científicos encerrados são armazenados na Keepers os
documentos administrativos da FAPESP, que devido à obsolescência da Tabela de
Temporalidade, não podem ser descartados.
36

37. 4.6 Os documentos referentes às atividades-meio
Dentre as atividades desenvolvidas, o protocolo – serviço encarregado de receber e
registrar os processos, classificar, distribuir, controlar a tramitação e expedição de
documentos – é executado pelo arquivo, ocasionalmente em alguns processos
científicos, logo que chegam da autuação.
Os documentos administrativos são montados diretamente na Gerência de Apoio,
Informação e Comunicação (GAIC/DA). É possível notar, dessa maneira, a
fragmentação da execução deste serviço na instituição, principalmente quanto ao
recebimento, registro, classificação e distribuição dos documentos das atividades-
meio.
O controle de tramitação e expedição de documentos é feito com rigor logo após
este ter sido encaminhado para o arquivo, onde serão anexados a outros
documentos correlacionados, e acondicionados em pastas específicas.
Esses documentos são previamente registrados no Sistema de Gestão Informatizado
de Arquivo - Software Alexandria para arquivos – auxiliando a gerência e controle
37

38. dos documentos, permitindo uma associação e uma definição dos tipos documentais
quanto aos planos de classificação adotados. Este software permite uma busca
combinada pelos diversos campos remissivos.
Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do
Estado de São Paulo: atividades-meio
O Plano de Classificação se relaciona de forma permutada e alfabética para todos os
tipos de documento, funções, subfunções e atividades, tal como a terminologia
utilizada com maior freqüência para a localização dos documentos.
Tanto o Plano de Classificação quanto a Tabela de Temporalidade dos Documentos
da Administração Pública do Estado de São Paulo para as atividades - meio,
prevêem estabelecimento de critérios a fim de orientar a seleção de documentos
destinados à eliminação.
38

39. - Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade de documentos adaptada para o Arquivo da FAPESP
encontra-se desatualizada, assim como sua Política de descarte. Ambas estão em
processo de reformulação a ser aprovado no SAESP. Enquanto a proposta não é
aprovada, nenhum documento pode ser descartado, uma vez que apenas alguns
documentos das atividades - meio que podem passar por essa avaliação. Todos os
processos científicos devem permanecer como patrimônio da instituição.
- Plano de Classificação
Conforme o Decreto Nº 48.898,
“caberá às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo comunicar ao
Arquivo do Estado a eventual existência de outros documentos de arquivo
produzidos em decorrência do exercício de atividades-meio não indicados no
Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades - Meio, para sua
incorporação (...) A comunicação deverá ser obrigatoriamente acompanhada de
proposta de temporalidade, devidamente justificada.”
- Descrição das Funções e Sub-funções
A seguir demonstraremos como o SAESP estabelece a organização das funções e
sub-funções que devem ser aplicadas nos arquivos públicos:
Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico
Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos
Função: 02 COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL
Subfunção: 02.01 Assessoria de imprensa
Atividade: 02.01.01 Compilação de notícias sobre a administração estadual
Função: 03 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Subfunção: 03.01 Planejamento e formulação de políticas de recursos
humanos
Atividade: 03.01.01 Elaboração de estudos e pesquisas
39

40. Função: 04 GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Subfunção: 04.01 Controle de compras, serviços e obras
Atividade: 04.01.01 Licitação e administração de contratos
Função: 05 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
Subfunção: 05.01 Planejamento orçamentário
Atividade: 05.01.01 Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira
Função: 06 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
Subfunção: 06.01 Comunicação administrativa
Atividade: 06.01.01 Normalização das atividades de arquivo
Função: 07 GESTÃO DE ATIVIDADES COMPLEMENTARES
Subfunção: 07.00 Não há
Atividade: 07.00.01 Recepção e controle de portaria
O Arquivo da FAPESP segue, desde o início, as políticas arquivísticas determinadas
pelo SAESP/Arquivo Público do Estado. Todos os documentos gerados das
atividades-meio da FAPESP são tratados de acordo com esse modelo de
administração pública estadual de arquivos. Seguindo a proposta do SAESP, a
primeira unidade numérica corresponde à função, a segunda unidade numérica se
correlaciona com a sub-função, a terceira unidade numérica indica atividade que
aquele documento adveio.
4.7 Limpeza e conservação do Acervo do Arquivo
Não há nenhuma política para a realização da limpeza, seja do ambiente, do
mobiliário ou mesmo do acervo, muitas vezes essa função sendo desempenhada
pelos funcionários do Arquivo, ou mesmo, pelo grupo de limpeza geral da FAPESP.
Considerando o Decreto n.º 2.942 do Conselho Nacional de Arquivos, de 18
de janeiro de 1999, no Artigo 2º, parágrafo VI e VII, caracteriza o Arquivo
permanente como aquele que acumula um conjunto de documentos públicos de
valor permanente, que deve ser preservado pelo seu valor histórico, probatório e
40

41. informativo; e a preservação de arquivos deve ser efetuada para o tratamento de
acervos documentais para que se permita a prevenção da deterioração física dos
documentos, com vistas à recuperação da informação. No entanto, nesse contexto,
nenhuma atitude é tomada pelo Setor por falta de importância para o serviço
arquivístico por parte dos Superiores da FAPESP.
41

42. 5 A COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Instituída em decorrência das determinações do Decreto 48.897, de 27 de agosto
de 2004, a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo tem como principal
missão a elaboração e aplicação de Planos de Classificação e Tabelas de
Temporalidade de Documentos.
Embora a FAPESP já disponha de tais instrumentos, provavelmente eles serão
objeto de revisão total a partir das novas determinações aprovadas no citado
decreto, conforme ofício recebido do Arquivo do Estado de 24 de março de 2006
(ver ANEXO B). Na prática, isto significa que a comissão deverá analisar
profundamente todo o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela
FAPESP no decorrer de suas atividades, levando em conta as respectivas exigências
administrativas, jurídicas e históricas da documentação.
A Comissão de Avaliação de Documentos é formada por 4 pessoas que representam
as principais áreas de atuação da Instituição, sendo:
- um representante do Setor Arquivo;
- um representante do Setor Jurídico;
- um representante da Diretoria Científica; e por fim,
- um representante da Diretoria Administrativa.
É necessário um maior empenho da comissão para que agilize os aspectos
pendentes. A projeção das atividades da comissão deverá exigir cada vez mais da
parte, tempo e dedicação dos seus componentes, compatíveis com uma
contribuição qualitativa a esta análise documental.
Além disto, o Setor de Arquivo deverá implementar as mudanças decorrentes das
determinações que a comissão apontar como adequadas. Enfim, estas são
atividades que exigem do setor uma estrutura mais sólida e definida, focada na
direção de suas características específicas.
42

43. 6 OS RECURSOS HUMANOS DO ARQUIVO FAPESP
O recurso humano do arquivo constitui-se em 13 pessoas. O responsável é Max
Christian Fraudendorf, formado em História pela Universidade de São Paulo e
especializado em arquivos no IEB (Instituto de Estudos Brasileiros). Está na direção
do arquivo faz 15 anos. Os outros 12 funcionários são contratados ou são
funcionários públicos, sendo apenas 2 deles técnicos em arquivos.
Pela própria natureza de suas atribuições, o Setor de Arquivo participará
intensamente destes trabalhos. Junto à comissão, o encarregado do arquivo vem
facilitando a compreensão de conceitos arquivísticos contidos na legislação,
comparecendo às atividades e treinamentos oferecidos pelo Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo (SAESP), além de compartilhar com os demais integrantes dos
recursos humanos as últimas atualizações na área de Arquivologia e gestão
documental.
43

44. 7 A INFORMATIZAÇÃO
Acompanhando as medidas de política geral da instituição, consubstanciadas em
Mudança, qualidade e institucionalização, em 2007 o Conselho Superior aprovou e
iniciou a implantação do processo da informatização das atividades da FAPESP,
compreendendo todos os procedimentos de apresentação, análise e julgamento de
propostas de pesquisa apresentados à FAPESP, gestão de contratos,
acompanhamento e avaliação de seus programas, por meio do Sistema de Apoio à
Gestão (SAGe), além dos procedimentos administrativos propriamente ditos.
Com o SAGe, procurou-se dar qualidade na administração das etapas que envolvem
a tramitação de processos associados a projetos de pesquisa científica e tecnológica
na Fundação. Não podemos esquecer que a FAPESP recebe anualmente, em média,
15 mil projetos de pesquisa para análise, sendo, portanto, indispensável a
informatização de todas as etapas.
Objetivos e estruturação do SAGe
1) O Sistema de Apoio à Gestão na FAPESP foi concebido com fundamento no
crescimento da demanda das atividades de fomento da FAPESP e na
necessidade de fornecer instrumentos ágeis de interação aos usuários e
gestores da FAPESP. O SAGe configurou-se em efetiva resposta antecipada às
previsões de aumento das atividades da Fundação. Suas primeiras ações
institucionais foram implementadas em outubro de 2003. De 1 de junho de
2005 a 27 de junho de 2007 a FAPESP recebeu eletronicamente 16.843
propostas. Em 2007, entre 1 de janeiro e 24 de julho, 45,7% das propostas
foram submetidas pelo SAGe.
2) A introdução desse sistema informatizado possibilitou à FAPESP:
- a manutenção da eficácia no atendimento, mesmo com o aumento da
demanda;
- a racionalização dos procedimentos com a conseqüente redução de custos;
44

45. - a padronização de termos, conceitos e formas pelas quais seus processos são
conduzidos; e
- a maior visibilidade para os usuários no acompanhamento de seus processos.
3) O SAGe foi desenvolvido com base nos seguintes atributos técnicos:
- sistema Web (que permite acesso universal provido pela internet, com base de
dados única);
- formulários eletrônicos, de maneira a promover a redução de duração e custos
dos procedimentos relacionados à tramitação, postagem e armazenamento de
papel; a melhora na qualidade das informações colhidas; e a criação de bancos
de dados dinâmicos;
- integração com o banco de currículos da Plataforma Lattes, do CNPq.
4) A construção do SAGe foi elaborada em módulos que integram todas as
etapas das operações que vão desde a apresentação da proposta pelo
pesquisador até as etapas intermediárias, como recebimento, habitação, análise
da proposta por assessores e coordenadores, aprovação da Diretoria Cientifica,
contratação, pagamentos, relatórios de andamento e importação fazem parte de
seu conteúdo. É possível afirmar que todo o processo pertinente às atividades-
fim da FAPESP são contempladas pelo SAGe.
5) No atual estágio, estão sendo desenvolvidos os módulos de pagamentos,
importação e prestação de contas. Está prevista para o final desta semestre a
conclusão da implantação total do sistema. A partir daí, todo SAGe estará em
operação, restando a conclusão da capacitação da equipe de técnicos
responsáveis para a assunção total das operações deste sistema, o que ocorrerá
agora em meados de 2008.
Mesmo com a informatização e utilização do SAGe, muitos processos ainda estão
sendo gerados em papel e são separados em uma parte especial do arquivo. O
45

46. SAGe extinguiu a pasta rosa, mas ainda é necessário o uso da Pasta Azul, uma vez
que os documentos referentes a finanças, pagamentos, contratos e prestações de
conta em geral não tem como ser gerados eletronicamente. A implementação do
SAGe ainda não é a melhor solução para o Arquivo.
46

47. 8 CONCLUSÃO
Pudemos observar pela história da criação da FAPESP, que o propósito de sua
criação foi fortemente impulsionado e influenciado pelas tendências mundiais e
nacionais pós-guerra e pós golpe do Estado Novo, assumindo características do
novo governo que se estabelecia no país. Na mesma época houve a solidificação das
atividades do Arquivo do Estado como papel de formulador de políticas culturais.
Essas informações nos permitem estabelecer cognições de relação entre a o
propósito do SAESP com dessas políticas aplicadas estabelecidas por eles na
FAPESP.
Pelo Arquivo Público do Estado ser um órgão central do Sistema de Arquivos do
Estado de São Paulo (SAESP), alguns atributos como:
- propor a política de acesso aos documentos públicos; orientação técnica aos
órgãos integrantes do Sistema e a unidades responsáveis pela guarda de
documentos arquivísticos;
- orientar e controlar a elaboração dos planos de destinação de documentos são
algumas das razões pelas quais o arquivo da FAPESP ficou submetido a aceitar
como condição existencial, considerando também que ao Estado cabe a definição
dos critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a
gestão e o acesso aos documentos de arquivo, nesse caso, público.
Quanto ao sistema de plano de arquivo adotado para a classificação, por ele não
possibilitar um desdobramento eficiente e pelo sistema da FAPESP não contar com
um controle rigoroso do vocabulário dos assuntos referentes aos documentos, o
arquivo permanente fica necessitado de um critério maior para tratamento de
classificação, fazendo-se valer do controle através do número de tombo.
47

48. REFERÊNCIAS
BRASIL. Lei 5.918, de 18 de outubro de 1960. In: Lei Orgânica da Fundação de
Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo. São Paulo. Disponível em: <
http://www.fapesp.br/materia.php?data%5Bid_materia%5D=30 >. Acessado em 07
jun. 2008.
CAMARGO, A. M. A. ; BELLOTTO, H. L. (org.). Dicionário de terminologia
arqvuivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, Núcleo Regional
de São Paulo, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
FRAUENDORF, M. C. O arquivo da FAPESP no limiar da era digital: diagnósticos
e perspectivas. São Paulo, 13 p. Trabalho não publicado.
FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Estatutos da
Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo. Disponível em: <
http://www.fapesp.br/materia.php?data[id_materia]=92 >. Acessado em: 07 junho
2008.
FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Manual de
atendimento ao público. Série Documentos 1. São Paulo: FAPESP, 2006.
FUNDAÇÃO DE AMPARO À PESQUISA DO ESTADO DE SÃO PAULO. Site. Disponível
em: < http://www.fapesp.br>. Acesso em: jun. 2008.
48