Rare sont les entreprises qui dans le cadre de leurs relations commerciales, ne connaissent pas de retards de paiement. Aussi, comment faut –il les gérer… Déterminer la nature de ce retard, Ne laisser pas s’installer durablement ce retard, Actionner les leviers d’obligations légales en la matière, Structurer au mieux votre relation financière client

1. CE QU’Il FAUT SAVOIR SUR
LES RETARDS DE PAIEMENT
Rare sont les entreprises qui dans le cadre de leurs
relations commerciales, ne connaissent pas de
retards de paiement. Et cette tendance se constate
dans une enquête annuelle récente de l’AFDCC
qui souligne qu’en 2013 les petits retards de
paiement inférieurs à 10 jours se sont multipliés
par 2 passant ainsi de 17% en 2012 à 33% en
2013. Il va s’en dire que dans un contexte de
trésorerie tendue, ces derniers auront des
conséquences plus qu’importantes pour les
entreprises. Aussi, comment faut –il les gérer…
Déterminer la nature de ce retard
Il faut faire la part entre un délai incompressible
dû aux délais postaux – aux conditions bancaires
que vos clients obtiennent de la part de leurs
partenaires – du traitement comptable de vos
encaissements.
Dans ce dernier cas,
un travail régulier
d’apurement des
comptes d’attente et
« unidentified » est
nécessaire pour
garantir une
fiabilité de vos
comptes clients et
favoriser les
meilleures
conditions de
relance pour vos
factures.
Et d’autre part, les causes de ce retard de
paiement qui peuvent provenir de l’organisation
interne du client – de son comportement
« mauvais-payeur » - d’une situation financière
dégradée - du délai que vous pouvez prendre pour
traiter les litiges ou réclamations client.
Concernant ce dernier point, plus vite une
correction ou solution est apportée plus vous êtes
en mesure d’assurer que le règlement du client
intervienne à échéance de facture auquel cas ce
retard sera effectif.
Notons qu’un client régulièrement facturé
permettra plus facilement de définir son
comportement de paiement donc son « profil
payeur » qu’à contrario l’anticipation d’un
éventuel retard de paiement se portera sur les
conditions de règlement que vous accordez à tout
nouveau client notamment lors des deux, trois
commandes suivantes. La règle étant de
privilégier le règlement à réception ou au
comptant.
Ne laisser pas s’installer durablement ce
retard
En effet, tout traitement des retards de paiement
suppose en amont une méthodologie dans la
gestion de votre « poste clients » et
l’établissement d’un prévisionnel
d’encaissements.
Une des règles d’usage consiste à relancer vos
factures au moins une fois avant leur date
d’échéance, disons cinq jours avant afin de vous
assurer que la facture est au stade de l’émission et
de la signature du règlement.
Toutefois, ce procédé suppose la mise en place
d’un système d’alerte voire de gestion des tâches
qui facilite votre suivi client ; ceci depuis une
« balance âgée » ou du tableau de bord « Excel »
mis à jour à chaque facturation et qui réunisse par
exemple les informations ci-dessous :
• Le numéro du compte client, téléphone, nom
du contact
• L’historique de toutes les factures (date,
échéance, montant TTC)
• La date de contact
• L’action à effectuer
• Date de promesse de règlement
• Les informations de paiement (date, type,
montant TTC)

2. Une fois vos rapprochements bancaires faits et
comptabilisés, il faut mettre en place un plan
d’action sitôt le retard constaté soit
immédiatement ou dans les
24 à 72 heures suivantes. En
premier lieu l’appel
téléphonique est à privilégier
et pourra être complété en
fonction de la nature de votre
activité par les différents
outils de la « relation client »
par SMS, mail, mailing,
courrier. La pratique veut
que soit hiérarchisé votre
mode de communication dans les 30 jours qui
suivent le constat du dépassement d’échéance.
Ainsi, en clarifiant les causes de vos retards de
paiement, et que toutes les informations qui sont
en votre possession laissent à croire qu’il n’y a
aucun motif valable à ces retards, mettez en œuvre
vos obligations légales de recouvrement…
Actionner les leviers d’obligations
légales en la matière
Rappelons que dans le cadre
d’une relance client, tout
retard de règlement se définit
au premier jour de
dépassement de la date
d’échéance figurant sur la
facture. Ce retard vous
permet depuis le 1er
janvier
2013 de facturer des « frais de recouvrement de
40 € » pour chacune des factures en sus des
intérêts de retard demandés lors d’une mise en
demeure.
Il est à noter que ces frais de recouvrement
peuvent être utilisés comme levier dans le cadre
d’une négociation amiable, qu’ils sont de plus en
plus facturés et réglés quelque soit les marchés où
la transaction commerciale intervient à savoir en
B2B, B2C et avec le
Secteur Public pour
les intérêts moratoires
selon une étude
européenne d’Intrum
Justitia publiée en
2013. En parallèle,
des mesures sont
adoptées par certains fournisseurs, qui
mentionnent dans les rapports d’activité de leurs
clients les retards de paiement afin d’être réglés à
réception de facture.
Par ailleurs, si vous êtes dans le cas où les 30
jours de
dépassement
approchent de sa
phase
précontentieuse.
Vous pouvez
opter pour une
ultime
intervention
amiable soit à
votre niveau ou
au niveau de
l’équipe
commerciale ou
bien de votre direction avant d’envoyer une lettre
de mise en demeure ou une injonction de payer.
A l’issue de cet envoi et que le règlement ne vous
soit toujours pas parvenu dans le délai imparti, la
phase contentieuse commence. Et pour ce faire
vous avez le choix de mettre en œuvre :
• Une procédure amiable auprès du médiateur
interentreprises ou de la fonction publique.
Son caractère
confidentiel peut
vous permettre de
préserver votre
relation commerciale.
• Le recouvrement
contentieux de vos
impayés en
mandatant soit un
avocat, un huissier ou
une société de
recouvrement.
• Une procédure en
référé devant le
tribunal de commerce
• Une procédure de
jugement sur le fond
devant ce même
tribunal

3. Mais attention à l’adéquation
entre le coût de procédure, le
montant total des impayés qui
sont dus et la nature du litige
car un montant minimal est
requis pour recourir à ces
procédures, que toutes ne sont
pas appropriées à la nature du
contentieux et qu’un
accompagnement de la part de
tous ces acteurs ne peut qu’être
utile.
Structurer au mieux votre relation financière
client
En abordant la question des retards de paiement,
c’est envisager les moyens et les outils que
l’entreprise peut adopter pour :
• Minimiser ses « risques d’impayé » et de
« défaillance d’entreprises »
• Améliorer sa réactivité et l’« interaction de ses
services » pour garantir le paiement à échéance
convenue
• Tirer les enseignements des situations rencontrées
ainsi que de ses propres « dysfonctionnements »
Au final, le client sera plus sensible à toutes
nouvelles offres proposées si son « expérience de la
relation financière client » contribue à le
« satisfaire » ; Somme toute vous sera-t-il plus
« loyal ».
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Auteur : Marylène TSHIAMALAAuteur : Marylène TSHIAMALAAuteur : Marylène TSHIAMALAAuteur : Marylène TSHIAMALA
Parution :Parution :Parution :Parution : le 17 Mars 2014