Dokumen tersebut memberikan panduan mengenai penyeliaan dan bimbingan kepada staf, termasuk cara-cara untuk memotivasi, memberikan bimbingan, berkomunikasi, dan menangani konflik interpersonal. Topik-topik utama meliputi teori motivasi, reka bentuk kerja, kaunseling, dan unsur-unsur komunikasi yang efektif.

1. PROGRAM BIMBINGAN
PEPERIKSAAN PENILAIAN TAHAP
KECEKAPAN (PTK)
(GRED KUMPULAN A & B)
TAJUK :
PENYELIAAN DAN BIMBINGAN
• MOTIVASI
• BIMBINGAN DAN ASAS
KAUNSELING
• KOMUNIKASI
Oleh :
PUAN ROGAYAH BT. HAJI HUSSIN
TIMBALAN PENDAFTAR KANAN
BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN

2. A. PERSOALAN YANG PENTING
(a) Sebagai Pengurus atau Penyelia,
apakah Pengetahuan dan Kemahiran
yang perlu ada ?
(b) Apakah ciri-ciri yang perlu ada pada
seorang Pengurus/Penyelia ?
(c) Adakah anda sebagai Pengurus/
Penyelia dapat memotivasikan staf di
bawah pengawasan/pengawalan anda ?

3. B. APAKAH ITU MOTIVASI ?
Bagaimana seseorang Pengurus/Penyelia
dapat menggerakkan staf supaya dapat
melaksanakan kerja dengan baik.

4. C. PENDEKATAN PENGURUS/PENYELIA
(1) Berdasarkan Teori Keinginan Manusia
(Abraham Maslow)
- Menyediakan persekitaran kerja yang
selesa, selamat
- Menyediakan suasana pekerjaan yang
harmoni/pergaulan yang baik
- Menghormati perasaan dan harga diri staf
- Memberi peluang kepada staf dalam
perkembangan dan kemajuan diri

5. (2) Berdasarkan Teori Dua Faktor
HERSBERG
Merupakan teori pendorong :
(ii) Memberi penghargaan kepada pekerja
yang menjalankan tugas dengan
cemerlang di peringkat Jabatan/PTJ seperti
Anugerah Pekerja Cemerlang Bulanan
(iii)Merangka program kemajuan dan
perkembangan kerja seperti peluang-
peluang menghadiri latihan, kenaikan
pangkat

6. D. REKABENTUK KERJA
(i) Bagaimana Pengurus/Penyelia mereka
bentuk kerja (Senarai Tugas) yang
tersusun dan selaras dengan bilangan
staf, jenis kerja, kemahiran untuk
menjalankan tugas, keupayaan dan
latihan, tanggungjawab.
(ii) Pusingan kerja
(iii) Perluasan Bidang Kerja

7. D. REKABENTUK KERJA
(i) Perkayaan Kerja
- diberi tanggungjawab
- diberi kuasa untuk membuat keputusan
- diberi maklumbalas kepada staf
- kemajuan dan perkembangan diri melalui
latihan

8. E. HUKUMAN
Hukuman kepada staf yang melakukan
sesuatu yang tidak diingini.

9. F. KESIMPULAN
Pengurus/Penyelia dapat mengenalpasti
keperluan motivasi, menolong ke arah
mewujudkan perlakuan yang bermotivasi,
membantu melatih staf untuk meningkatkan
kemahiran dan keupayaan menjalankan
tugas, menilai prestasi, menghukum dan
memberi ganjaran.

10. G. BIMBINGAN DAN KAUNSELING
A. KAUNSELING
3. TAKRIFAN
Satu Proses Interaksi bersemuka di
antara Kaunselor (Pengurus) dan klien
yang matlamatnya ke arah melahirkan
insan yang akan kenal diri, masalah
kehidupannya dan cuba mengatasi
dengan menggunakan kemampuan
yang ada pada dirinya.

11. ATAU
Satu proses interaksi antara dua
individu yang hampir sama tetapi
dibezakan oleh kemahiran/kepakaran
dan masalah.

12. A. PENDEKATAN
Empat pendekatan yang biasa digunakan
dalam proses kaunseling
• PERKEMBANGAN
Memberikan maklumat mengenai
sumber dan kekuatan seseorang
supaya ia mempunyai azam dan usaha
kepada aktiviti sihat, peningkatan sifat
positif.

13. (ii) INTERVENSI
Mengubah dan membuka pemikiran,
perasaan dan tingkah laku seseorang
yang bermasalah supaya menerokai,
memulih dan mempertingkatkan
keyakinan diri
(v) PENCEGAHAN
Mengadakan program-program
pencegahan ke atas perlakuan dan
sifat yang negatif dari segi emosi dan
pemikirannya.

14. (iv) PEMULIHAN
Penekanan adalah kepada isu-isu
permasalahan peribadi, mentaliti,
kerjaya dan penyesuaian diri agar
seseorang dapat berfungsi
sepenuhnya.

15. JENIS KAUNSELING INDIVIDU
Di dalam Organisasi, ada 3 jenis kaunseling:
(iii) KAUNSELING KERJAYA
Kaunseling kerjaya membantu individu
ke arah perkembagan kerjaya.
(vii) KAUNSELING PERIBADI
Masalah peribadi termasuk masalah
harian, keluarga, anak-anak dan
persekitaran.

16. JENIS KAUNSELING INDIVIDU
(iii) KAUNSELING TEMPAT KERJA
Merujuk kepada permasalahan yang
timbul akibat daripada faktor-faktor
tempat kerja .
Kebiasaannya menjurus kepada masalah
tekanan motivasi, hubungan rakan
sekerja, pegawai atasan dan bebanan
tugas.

17. KOMUNIKASI
I. APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN
KOMUNIKASI ?
Perkataan komunikasi berasal daripada
perkataan Yunani “Communicare” yang
bererti menjadikan sesuatu milik bersama.
Ia melibatkan penggunaan deria manusia
iaitu :
- mata
- telinga
- mulut
- hati
- sentuhan

18. II. ELEMEN YANG PERLU DIAMBILKIRA DALAM
KEBERKESANAN KOMUNIKASI SEBAGAI
PENGURUS :
Penghantar
Enkod
Saluran Mesej
Gangguan
Dekod
Penerima Maklum balas

19. A. PENGHANTAR
(i) Menghantar/menyalur mesej yang hendak disampaikan
itu jelas
(ii) Meneliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan
(iii) Menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan jelas
dan yakin
(iv) Memastikan kepentingan mesej yang hendak
disampaikan
(v) Mendapatkan perhatian penerima
(vi) Menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai
(vii) Sensitif kepada maklumbalas pihak lain
(viii) Mengenalpasti gangguan
(ix) Mengurangkan gangguan

20. • MESEJ DAN ENKOD
(i) Mesej dihantar menggunakan perkataan, simbol, syarat
atau bahasa yang dapat menggambarkan makna
mesej.
- memilih perkataan, simbol dan ayat yang tepat
- memberi gambaran jelas pada maksud mesej
- menggunakan bahasa yang difahami oleh penerima
- mengelakkan penggunaan perkataan yang tidak
difahami
- mesej yang hendak dihantar hendaklah ringkas dan
padat sesuai dengan maksud
- mesej juga hendaklah lengkap supaya dapat difahami
dengan jelas gambaran keseluruhannya

21. (C) SALURAN
Mesej yang dihantar melalui lisan, bukan
lisan, tulisan atau kaedah lain. Saluran
mesej dipilih dengan sebaik mungkin.
• PENERIMA DAN DEKOD
Mesej yang diterima akan diterjemahkan
dan ditafsirkan oleh Penerima.

22. (E) MAKLUMBALAS
Maklumbalas penting dalam
komunikasi kerana dapat membantu
Penghantar melihat ketetapan mesej
apabila sampai kepada Penerima.
(F) GANGGUAN
Penerimaan oleh Pendengar dan
kefahaman yang berbeza-beza

23. PERHUBUNGAN INTERPERSONAL
I. TAKRIFAN
Bagaimana anda berinteraksi dan
berkomunikasi dengan seorang yang
lain.
Kemahiran Komunikasi Interpersonal
ialah kebolehan memupuk dan membina
keyakinan

24. TIGA PENDEKATAN MENYELESAIKAN
MASALAH PERHUBUNGAN
INTERPERSONAL
(i) Menyelesaikannya – mencari jalan
untuk menyelesaikan dan memperbaiki
perhubungan
(iii) Menghadapinya – menempuhinya
walau bagaimana keadaan sekalipun
kerana tiada apa yang boleh dibuat
(v) Membiarkannya – menghindari orang
berkenaan sekiranya boleh

25. KONFLIK DALAM PERHUBUNGAN
INTERPERSONAL
(i) TAKRIFAN KONFLIK
- Terdapat pertembungan dan
pertentangan dua yang berbeza
seperti dua peribadi manusia yang
berbeza yang tidak boleh
bekerjasama.

26. - Jika dibiarkan akan mengakibatkan :
- Pembaziran masa } Menggendalakan
- Kewangan } kemajuan dan
- Tenaga } pembangunan/
- Kesihatan } kelancaran
- Motivasi diri } operasi/aktiviti

27. CADANGAN LANGKAH YANG DIAMBIL
(i) Berhadapan dengan orang berkenaan dan
menyelesaikannya
(iii) Salah seorang mengalah dan berundur dari
konflik
(v) Melibatkan orang ketiga yang mempunyai
kuasa

28. Selamat Maju Jaya