1) El documento presenta el tema de la administración de la información estratégica en las organizaciones, con un enfoque en la administración del conocimiento. 2) Se discuten conceptos como conocimiento explícito y tácito, y la clasificación de la información en las organizaciones. 3) Finalmente, se propone el uso de herramientas tecnológicas como administradores de contenido empresarial y Fortimax para unificar la información no estructurada de una organización y mejorar la administración del conocimiento.

1. Manejo de la Información Estratégica en las Organizaciones Presenta: Stephen Garibay Mayo 2009 Con un enfoque en Administración del Conocimiento 1 mxgaribay.com

2. Agenda 2

3. Marco teórico Conocimiento y ventaja competitiva Conocimiento explícito y conocimiento tácito Clasificación de la Información en la organización 3 mxgaribay.com

4. Introducción Nuevo escenario económico basado principalmente en CONOCIMIENTO, como principal activo empresarial, frente a otros más tradicionales como el trabajo, el capital o la tierra El conocimiento se convierte en valor para una organización cuando éste contribuye de una manera clara a la consecución de los objetivos que persigue la propia empresa. El conocimiento es el único recurso que proporciona ventaja competitiva sostenible. (Roberts, 1998) 4

5. 1. Conocimiento y ventaja competitiva Para lograr una ventaja competitiva, Porter propone: Liderazgo en costos: mantener los costos de producción más bajos que los de sus competidores y lograr simultáneamente un elevado volumen de ventas. Diferenciación: ofrecer un producto o un servicio que sea percibido como diferente en el mercado Focalización: concentrarse en un grupo específico de clientes, en un segmento de la línea productiva o en un mercado geográfico concreto 5

6. Recursos intangibles Estos explican la diferencia, entre el valor de cotización de la empresa en el mercado y su valor contable (Nahapiet y Ghoshal, 1998). Estos permiten la obtención de ventajas competitivas sostenibles en el tiempo Para ser competitivos se debe Identificar, crear, almacenar, transmitir y utilizar de forma eficiente el conocimiento individual y colectivo de los trabajadores del conocimiento 6

7. Clasificación del conocimiento(Nonaka,1995) Explícito: aquel que puede ser estructurado, almacenado y distribuido Tácito: forma parte de las experiencias de aprendizaje personales de cada individuo y que, por tanto, resulta sumamente complicado, si no imposible, de estructurar, almacenar en repositorios y distribuir. 7

8. Las TIC en el conocimiento explicito Según esta distinción, las TIC sólo permitirían almacenar y distribuir conocimiento explícito. Quedando claro, que es posible y conveniente almacenarlo en bases de datos, bases documentales, intranets o extranets, y sistemas de información. 8

9. Clasificación de la Información en la organización Información estructurada: almacenada en repositorios centrales y controlados; y en base de datos Información no estructurada: documentos en papel o electrónicos que generan los empleados, se puede encontrar en equipos de computo personales, correo electrónico o en asistentes personales o PDA 9

10. Propuesta Proyectos de administración del conocimiento Factores de éxito en proyectos de conocimiento Manejo de la información en la organización 10 mxgaribay.com

11. Introducción Beneficios de la Administración del Conocimiento se encuentran en la mejora de competencias, la eficiencia, la toma de decisiones adecuada, el aprendizaje y la innovación, Conceptos que se resumen en mejoras y creación de valor sostenible en la organización. 11

12. 1. Proyectos de administración del conocimiento 12

13. 2. Factores de éxito en proyectos de conocimiento 13

14. 3. Manejo de la información en la organización Existencia de muy diversos formatos de información en las organizaciones como son el papel, los documentos electrónicos, las imágenes, las fotos, el video, el audio, los planos y el correo electrónico, entre otros. El 50% o más de la información estratégica de las organizaciones se maneja y almacena en formato electrónico, y aproximadamente el 40% se mantiene en papel. 14

15. Solución 1. Administradores de Contenido Empresarial 2. Fortimax 15 mxgaribay.com

16. 1. Administradores de Contenido Empresarial Se define como las estrategias, métodos y herramientas empleadas para la CAPTURA, MANEJO, ALMACENAMIENTO, PRESERVACIÓN y DISTRIBUCIÓN de documentos relacionados con los procesos de la organización Las TIC han experimentado en los últimos años una fuerte convergencia de estas funciones en beneficio de la Administración del Conocimiento 16

17. 2. Herramienta tecnológica para la modernización de los procesos de negocio (workflow), que evita los riesgos derivados del extravío y el mal uso de la información estratégica corporativa. Permite el resguardo de la información y eliminación de papel en la oficina, trámites y procesos de negocio. Permite un control unificado de la información no estructurada 17

18. Diagrama conceptual 18

19. Unificación de la información Unificación la información no estructurada dispersa en: equipos de computo personales redes de cómputo archivos en papel Permitiendo implantar procesos de negocio sin uso de papel, que refuerza el control al preservando la información Haciendo posible su localización, consulta y uso en donde se requiera y cuando se necesite, un paso esencial en la administración del conocimiento. 19

20. Características (1) Administrador de documentos: Dispone de tres áreas de trabajo principales. Mis documentos, gavetas públicas corporativas y expedientes. Manejo de directorios LDAP o Active Directory. Para integrarse a ambientes ya existente en la organización. Control de versiones. Mantiene el registro del contenido de cada versión de un documento, su autor y la fecha y hora de actualización. Digitalización en línea. para digitalizar facturas, escrituras, poderes, actas constitutivas, credenciales de elector, etc. 20

21. Características (2) Búsqueda por contenido: OCR, código de barras, motor de búsqueda. Disco duro virtual. Basado en WebDAV que permite acceder a la información desde cualquier PC como si fuera local. Movilidad. Permite almacenar y acceder de manera segura toda la información desde cualquier equipo que tenga acceso a Internet, operándolo como si fuera el propio equipo personal, con alta disponibilidad. 21

22. Beneficios (1) P@PER-LESS. Unifica la información corporativa e implanta procesos de negocio sin uso ni movimiento de papel. Aportación ecológica = incremento en productividad y reducción de costos. 22

23. Beneficios (2) Administración de procesos. Integrar los documentos con los procesos del negocio. Automatizando los flujos de trabajo. Administración de información. Se obtienen el control del espacio de almacenamiento otorgado a cada usuario o aplicación, que incluye un modulo que apoya a la digitalización y administración electrónica de documentos con características de enrutamiento en formato electrónico basado 100% en Web, orientado a mejorar la productividad de los equipos de trabajo. 23

24. Beneficios (3) Unificación de la información. En un repositorio central que clasifica la información y facilita su respaldo y acceso a las personas en el momento preciso, generando valor en conocimiento y por ende ventaja competitiva. 24

25. Resumiendo Integración de Procesos Unificación de Formatos Respaldo de Información Administración del conocimiento Sistema Colaborativo Procesos de Negocio Control de información Busquedas Administrador de Archivo Digitalización 25

26. Conclusiones 26 mxgaribay.com

27. Conclusiones (1) El conocimiento es el único recurso que se incrementa con su uso, proporciona rendimientos crecientes con su uso Cuanto más se usa, tanto más valioso es y más ventaja competitiva proporciona Los rendimientos crecientes y el efecto red de compartir conocimientos hacen que las compañías que utilizan las TIC como apoyo tiendan a ser potencialmente más competitivas 27

28. Conclusiones (2) La información es un activo valioso que debe de ser administrada, controlada y resguardada por razones de seguridad y como ventaja competitiva sostenible Las TIC son solo una herramienta y no una última solución La administración del conocimiento esta en crear una cultura organizativa que fomente el intercambio del mismo 28

29. Gracias por su atención Stephen Garibay Mayo de 2009 29 mxgaribay.com sg@mxgaribay.com www.mxgaribay.com slideshare.net/mxgaribay linkedin.com/in/mxgaribay twitter.com/mxgaribay delicious.com/mxgaribay