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Voyage d’Affaires et
Gestion des Notes de Frais
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Une étude de KDS révèle que 45% des salariés français consacrent entre 30 minutes et 2 heures/mois à leurs demandes de remboursement

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Les frais liés aux voyages et les notes de frais sont devenus un poste de dépenses majeur pour les entreprises (représentant jusqu'à 10% de leur budget annuel). Une enquête réalisée par KDS, éditeur mondial de solutions logicielles spécialisées dans la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, auprès de 780 français révèle que de nombreuses entreprises gèrent encore de façon manuelle ou au travers de processus ou solutions obsolètes la gestion des déplacements et des notes de frais, affectant la productivité des employés et engendrant un impact encore plus important sur la rentabilité de l'entreprise.

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Une étude de KDS révèle que 45% des salariés français consacrent entre 30 minutes et 2 heures/mois à leurs demandes de remboursement

  1. 1. ENQUÊTE Voyage d’Affaires et Gestion des Notes de Frais Les frais de déplacements et autres dépenses liées au voyage d’affaires deviennent le pôle de dépense le plus import- ant aujourd’hui pour les entreprises (représentant jusqu’à 10% de leur budget annuel). Des outils automatiques ont vu le jour pour obtenir un vaste retour sur investissement et notamment une réduction des coûts. L’enquête réalisée par KDS représentant un panel de plus de 780 français révèle que de nombreuses entreprises gèrent de façon manuelle ou au travers de processus ou solutions obsolètes la gestion des déplacements et des notes de frais, affectant la productivité des employés et engendrant un impact sur la rentabilité de l’entreprise. LA SOUMISSION DES NOTES DE FRAIS EST POUR BEAUCOUP UN PROCESSUS ENCORE TRÈS MANUEL - IMPACT SUR LA PRODUCTIVITÉ ET LES COÛTS NON MAÎTRISÉS LA RÉSERVATION DE VOYAGES IMPACTE LA PRODUCTIVITÉ DES EMPLOYÉS CONFORT VS CONFORMITÉ DE LA POLITIQUE D’ENTREPRISE LORS DE LA RÉSERVATION DE VOYAGES ORGANISEZ VOS REÇUS PENDANT VOS DÉPLACEMENTS LA SURESTIMATION DES DÉPENSES – L’HONNÊTETÉ, LA MEILLEURE DES POLITIQUES des répondants remplis- sent leurs formulaires de demandes de rem- boursement pendant les heures de travail des voyageurs d’affaires utilis- ent un tableur pour la soumis- sion des notes de frais parmi lesquels, 59% consacrent plus de 30 minutes à le remplir et seulement 40% mettent moins de 30minutes. 80% des voyageurs d’affaires essaient de conserver les reçus dans un même endroit (portefeuille ou enveloppe) Seulement 11% utilisent un outil en ligne et numérisent leurs reçus au fur et à mesure. Plus de 70% des interrogés attendent la fin du mois pour soumettre leurs notes de frais. Représentant un nombre colossal de reçus pour les employés et une longue attente pour leurs remboursements. 76% des voyageurs d’affaires repor- tent leurs dépenses kilométriques exactes. Alors que, 13% avouent arrondir à la hausse leurs frais kilométriques. Cer- tains arrondissant jusqu’une dizaine haut dessus. Cette majoration mineure des coûts peut rapidement prendre une large dimension pour les grandes entreprises. des voyageurs passent entre 20minutes et plus d’une heure dans la recherche et réservation du déplacement Pour 50% des répondants, le revenu moyen de leur ménage se trouve entre 25 000 et 49 000 € et pour 22% entre 50 000 et 74 000 €. Le temps dépensé dans la recherche des déplacements peut représenter une perte de productivité non négligeable pour les entreprises. La majorité des répondants sont convaincus qu’ils respectent la politique de voyage de l’entreprise. déclarent que leur politique est simple et clairement communiquée. utilisent un outil de réservation intégrant la politique voyage de l’entreprise. des sondés préfèrent rechercher et réserver tous les éléments de leur voyage (compagnie aérienne, transports, hôtels…) via un seul fournisseur ou une seule plate-forme. N’est-il pas temps de permettre aux employés d’utiliser des outils aussi simples que ceux qu’ils utilisent déjà à titre personnel, et bénéficier des fonctionnalités essentielles à la ges- tion efficace de leurs déplacements et notes de frais ? En réalité, si la gestion des voyages et des notes de frais est gérée de manière efficace, les entreprises peuvent attendre jusqu’à 25% d’économies grâce à une solution de gestion des déplacements et des notes de frais automatique. Cependant, 34% réservent encore directement sur le site web du fournisseur. 66% pour des raisons de pra- ticité 25% pensent que cela leur offre un plus large éventail de choix

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