ojala les guste esta cartilla es para aprendices en el programa de gestión documental

2. INTRODUCCION
La Policía Nacional ha sido certificada en
su sistema de gestión de calidad, así
mismo ha avanzado en la implementación
de medios tecnológicos tendientes a
mejorar sus procesos, procedimientos y
servicios internos, sin embargo, aún se
evidencian gran cantidad de actividades
administrativas soportadas en documentos
que tienen efectos negativos en la
eficiencia
documental
impactando
factores económicos y administrativos.
Uno de los retos más grandes de los
señores jefes de oficinas asesoras, áreas,
regionales, grupos y responsables de archivo por dependencias es
administrar adecuadamente la documentación contenida en un archivo.
La racionalización y la normalización de la documentación desde su
producción hasta su destino final.
El manejo integral de los documentos y de la información como base para la
toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional de nuestro
proceso misional de la Dirección de Incorporación.
La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos
comunes y a una política informativa total.
La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación
innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación
del acervo documental.
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3. La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al
flujo normal y eficaz de la información.
La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción
total.
Por tal razón se hace necesario, primero que todo mostrar la experiencia
significativa del Archivo General de la Nación de Colombia, para recordar
algunos términos asociados al programa de gestión documental, seguido de
un objetivo para ubicar al lector que trabajaremos los 8 pasos de un
Programa de Gestión Documental, asociando la definición de cada uno,
vinculando los elementos de la fundamentación legal contenida en acuerdos,
circulares, leyes, entre otros actos administrativos de índole Nacional.
Entidad que cumple las funciones de:
a) Formular, orientar y controlar la política archivística.
b) Coordinar el sistema nacional de archivos.
c) Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que
custodia.
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa
de Gestión Documental
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4. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de
la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en
el área de la auditoria de información y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos
deben reunir las condiciones mínimas
para el adecuado desarrollo de su
función,
siguiendo
recomendaciones
del
las
Archivo
General de la Nación, en relación con
las características arquitectónicas
y
medioambientales,
espacio,
distribución de áreas de acuerdo con
el flujo de los procesos del archivo,
ubicación
con
relación
a
las
dependencias, mobiliario y equipo.
Contar con la participación de las
diferentes áreas de la entidad, en
especial con la estructura directiva y
aquellas
control
áreas
relacionadas
interno,
compras
con
y
suministros, sistemas, el desarrollo
organizacional y el presupuesto.
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5. Apreciado aprendiz: Esta guía es fundamental para su proceso de
formación integral como persona, le permitirá dentro del entorno
social en el cual desarrolla sus actividades diarias mejorar su
conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la
memoria colectiva de una unidad y por tanto es de suma
importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento de la
misma.
Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen
una gestión ordenada y seguramente si le pone todo el entusiasmo
y las ganas al desarrollo de esta guía, al alcance del resultado de
aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las
evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la
gestión de su propio proceso de aprendizaje), impactará
positivamente sobre su instrucción y el del resto de su grupo por
las dependencias.
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6. INTEGRANTES DEL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
APA – 09 MYRIAM ROSA CADENA NUMPAQUE
ENCARGADA DE ARCHIVO CENTRAL
ADS - 06 KATIUSCA JAMAIMA
AUXILIAR DE ARCHIVO CENTRAL
ADS - 03 DIANA ALAPE SOTO
RESPOSABLE DE LA VENTANILLA UNICA DE RADICACION
TE: EDWIN MAYORAL RAMIREZ
SECRETARIO PRIVADO
CR: JORGE LUIS RAMIREZ ARAGON
DIRECTOR DE INCORPORACIÓN
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7. OBJETIVO SOBRE EL MANEJO DEL DOCUMENTO
DESDE SU CONCEPCIÓN HASTA SU DISPOSICIÓN FINAL
PRESENTACIÓN
Para la Dirección de Incorporación es importante tener esta guía de
gestión documental, en cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 –
“Ley General de Archivos”, como instrumento de apoyo
Para el
grupo
interesado en aprender ordenación documental, es una herramienta que
tiene el propósito de orientar mediante conceptos, ilustraciones y un
lenguaje sencillo el contenido del proceso sobre el manejo del documento
desde su origen hasta su disposición final, en desarrollo de sus
procedimientos manuales y automatizados de Correspondencia, Archivo de
Gestión, Central e Histórico.
Esperamos que esta herramienta que llega a ustedes en edición digital,
contribuya al logro de los objetivos de la entidad, facilite la ejecución de las
funciones de los servidores que la integran y sea consecuente con los
cambios que se proponen a nivel Policía Nacional, sobre la racionalización del
uso del papel en pro del medio ambiente.
MARCO CONCEPTUAL
Con el objeto de cumplir con los estándares de calidad, constituidos como
requisito dentro de la Ley 594 “Ley General de Archivos”
Siglas:
AGN: Archivo General de la Nación
PGD: Programa de gestión documental
DINCO – Dirección de Incorporación
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8. OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemática un programa de Gestión Documental, para
estandarizar la información que se genera en la entidad, dando seguridad,
confianza y calidad. Apoyando lo toma oportuna de decisiones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en
la entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones.
- Fortalecer la seguridad en los sistemas de información de la DINCO para
garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y
manejo confidencial de la información.
- Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las
pautas estipuladas para ello, basados con la información obtenida
principalmente del Archivo General de la Nación (Ley 594, ley general de
archivos).
- Preservar correctamente la documentación siguiendo cánones como el
manejo de temperatura, y humedad en el lugar donde se estén almacenando.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
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9. digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones
modificables.
alor probatorio de las imágenes ópticas no
de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades
del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que
presten servicios públicos.
Archivos.
de 2000.
Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
las privadas.
a cual se regula el procedimiento para la
elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.
lar Externa 005 2012, Consideraciones Básicas
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:
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10. Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de
la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la
simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de
la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la
conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los
recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los
contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
PLANEACIÓN
Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,
obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su
implementación de manera efectiva, contempla la identificación de
problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los
requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación
del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe
corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar
con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su
adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de
la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo) y un
conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.
Para realizar este diagnóstico se debe iniciar con los aspectos
metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre
la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las
cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de
retención documental, encuestas documentales.
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11. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos
previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de
funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental,
adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de
archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de
Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las
siguientes condiciones:
la oficina de recibo y despacho de correspondencia).
externos.
tablas de retención documental.
Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido
su reglamento y funciones.
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el
programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones
administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con
los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la
entidad, en atención a las siguientes consideraciones:
de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las
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12. compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el
presupuesto.
funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de
la gestión documental.
para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones
del Archivo General de la Nación, en relación con las características
arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de
acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las
dependencias, mobiliario y equipo.
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13. TABLA DE CONTENIDO
LOS 8 PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: GESTIÓN DOCUMENTAL:
(ORIENTACIÓN SOBRE CONCEPTOS GENERALES)
2. RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
3. DISTRIBUCIÓN:
4. TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS:
5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS:
7. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.
HECHOS IMPORTANTES DE RECORDAR DEL PROCESO DE
GESTION DOCUMENTAL
TERMINOS Y DEFINICIONES DE GESTION DOCUMENTAL
DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TRD
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14. PROCESOS TECNICOS
IDENTIFICACIÓN
CLASIFICACIÓN, APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE
EXPEDIENTES
VALORACIÓN
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
SELECCIÓN
ELIMINACIÓN
PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN Y
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
APLICACIÓN
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
PLAN DE EMERGENCIA
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15. Página
15

16. QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?
(Orientación sobre conceptos generales)
Comprende
el
ciclo
de
vida
completo de los documentos,
desde su creación hasta su
disposición final y las tareas que
durante este ciclo permiten la
planificación,
manejo
y
organización que facilitan su uso
y conservación.
✓Impacta los procesos internos de la Dirección de Incorporación
✓Se tiene información disponible permanentemente
✓Facilita la toma de decisiones
✓Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades
✓Da oportunidad en el servicio al cliente
✓Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad
✓Propicia un escenario para el ahorro de papel
DEMOS UN VISTAZO A ELEMENTOS IMPORTANTES
1. Sistema Integrado de Gestión
2. Documento Electrónico, Gestión electrónica
de los documentos,
Gestión del documento electrónico Diferenciemos estos conceptos
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17. ✓Documento electrónico: contenido
integrado en un archivo informático
Mediante un programa de computador
(software)
que
es
generado,
comunicado y archivado en medios
electrónicos y en éstos permanece
durante su ciclo vital.
✓Gestión
electrónica
de
los
documentos: Es la aplicación o uso
de la informática en la producción,
transmisión, conservación y uso de
los documentos que se tramitan en el
desarrollo de las actividades de la
entidad.
En esta orientación un documento puede ser gestionado por medios
electrónicos, donde la informática es un medio para producirlo
independiente del soporte en el cual se registre.
El decreto 651 de 2011 plantea el Sistema Integrado de Gestión como un
instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de los
organismos y entidades públicas.
Es una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por un
conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e
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18. instrumentos que garantizan un ejercicio articulado, armónico para dirigir y
evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción
social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades, estará
compuesto por 8 subsistemas dentro de los cuales está el subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA.
El SIGA está conformado por los archivos de gestión, central y cualquier
otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia;
las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de
información que apoye el cumplimiento de la misión de la Entidad pública.
✓Gestión del documento electrónico: Se refiere a la aplicación de los
principios de la gestión documental al manejo del documento electrónico.
Aquí el documento se gestiona completamente en ambientes electrónicos sin
materializarse en papel.
Actualmente en la Dirección de Incorporación tenemos los medios para
realizar la gestión electrónica de los documentos soportados en el aplicativo
SINCO, de forma virtual todo el proceso de incorporación que trabajan en
pro del Sistema de Gestión de Calidad con las herramientas ofimáticas a
disposición de los servidores públicos
en estos momentos se está
trabajando para llegar a este escenario ideal.
La Unidad de correspondencia: de nuestra Dirección tiene el aplicativo
radicar el cual tiene la funcionalidad de realizar la gestión de los
documentos, ya sean entradas, salidas o internos llevando el control del
registro, por medio del escáner el cual direcciona a las dependencias para
dar respuesta o recibir respuestas .
De acuerdo con el tipo de trámite
se
generan las alarmas, las
notificaciones y todos los procesos pertinentes que se realizan sobre un
documento en cumplimiento de nuestro proceso misional.
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19. QUE ES UN ARCHIVO?
En donde se encuentra la información
estructurada
archivos
manejados
y
de
organizada de los
Gestión
por
dos
y
Central
sub
módulos
organizados de acuerdo a las series,
subseries
y
tipos
documentales
consignados en las respectivas Tablas
de Retención Documental (TRD) de
cada dependencia.
Es un conjunto de documentos producidos y recibidos como resultado de
diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver un
determinado asunto o trámite administrativo.
1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
¿QUÉ ES?
Es el proceso que genera los documentos en
cada institución durante la ejecución de sus
funciones.
Este proceso comprende los temas de creación y diseño de formatos
respetando la normatividad archivística emanada del AGN, adoptados por la
Policía Nacional del primer nivel para ser liderados por la Dirección de
Incorporación, como segundo nivel en cumplimiento a la Norma ISO,
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20. específicamente la 15489 y el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación – ICONTEC.
Los formatos actualizados deben estar
en el Listado Maestro Control de
Registros y hacer el debido trámite
para ser incluidos en la TRD.
Verificando la poli red en busca de la
SVE, diariamente para evitar utilizar
documentos con versiones modificadas
o documentos obsoletos.
Existen documentos que son producidos por cada dependencia de acuerdo a
su función, Hay otros formatos que son especiales o de uso común en la
entidad como son: Actas, Circular, Oficio o comunicación oficial externa,
Memorando o comunicación oficial interna, Decreto, Directiva y Resolución.
¿CÓMO PRODUCIRLOS?
DIRECTRICES
Existen otros documentos que por su
importancia y manejo vale la pena
mencionar y que hacen parte de los
denominados Actos
administrativos,
donde se consigna la expresión de la
voluntad de una autoridad pública en
ejercicio de la función administrativa,
cuya consecuencia es producir efectos
jurídicos sobre la situación de las
personas.
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21. DEMOS UN VISTAZO
Se
utiliza
orientaciones,
para
informar,
pautas,
dar
hacer
solicitudes, aclaraciones, al interior de
la entidad referente a la gestión de la
misma.
Ver
Listado
Maestro
de
Formatos en la SVE, memorando o
comunicación oficial, acta decreto,
resolución, directiva, circular:
Las acciones a emprender conllevan normas que pueden ser técnicas o
administrativas y a nivel nacional o específico, según el grado de aprobación.
Comunicación interna o externa que informa sobre actividades de la entidad,
normas, políticas, cambios, temas y va dirigida a varios destinatarios.
Estos documentos tiene como objetivo
transmitir un mensaje, también se utiliza
para contestar comunicaciones oficiales,
dar información, hacer solicitudes fuera
de
la
entidad
dirigidas
a
personas
naturales y/o jurídicas según sea el caso.
El memo se utiliza para informar, dar
orientaciones, pautas, hacer solicitudes,
aclaraciones, al interior de la entidad
Referente a la gestión de la misma.
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22. Acta es una comunicación en la que se
describe la memoria de lo que sucede,
acuerda, y debate en una reunión se
registra las firmas de los asistentes y
se deja el reporte de los ausentes.
Decreto Aquí se expresa la voluntad
de la administración
causar
carácter
efectos
general,
pública para
jurídicos,
tiene
obligatorio
y
permanente
En la resolución se expresa la voluntad
de la administración pública para
causar efectos jurídicos.
Tiene carácter general, obligatorio y
permanente.
La directiva es una forma de
comunicación que se envía para
orientar sobre políticas, tareas,
procedimientos o acciones que hay
que abordar y que su realización
está calculada a través de
cronogramas,
metodologías,
programaciones, etc.
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23. La circular es
comunicación
interna o externa que informa
sobre actividades de la entidad,
normas, políticas, cambios, temas y
va dirigida a varios destinatarios.
2. RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Este proceso hace referencia a…
El conjunto de actividades donde
se efectúa la admisión de los
documentos remitidos por las
diferentes
dependencias,
organismos del distrito, de otras
entidades públicas o privadas y de
la ciudadanía en general.
ES IMPORTANTE SABER QUE:
Cada comunicación oficial que ingrese
dentro del sistema aplicativo radicar
tiene un consecutivo (Radicación) como
componente importante que la identifica
y se clasifican como comunicaciones
internas, recibidas o enviadas para la
radicación de las comunicaciones se
cuenta con puntos establecidos en las
diferentes dependencias de la Policía
Nacional, para esta actividad.
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23

24. Los documentos anexos a las comunicaciones deben venir debidamente
foliados en condiciones adecuadas y cumpliendo los requisitos normativos y
lineamientos establecidos en el Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001).
"Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas"
La unidad de correspondencia gestiona
de manera centralizada y normalizada,
los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones, de
tal manera, que éstos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa
de gestión documental, integrándose a
los procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e
históricos.
Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal
suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que
permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax,
correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de
los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer
énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de la entidad por vía
diferente a la de las unidades de correspondencia.
• Las dependencias deben considerar los tiempos de los recorridos para que
den prioridad a las comunicaciones que deben enviar, según el vencimiento
de los términos y otros factores que permitan una pronta entrega.
• Las dependencias no deben radicar comunicaciones fuera de los
recorridos.
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25. • Una vez la información ha sido ingresada dentro del sistema se puede
consultar en línea del mismo radicar por usuario de ventanilla.
• Los servidores que radican las comunicaciones oficiales deben revisar los
documentos, proporcionar la información pertinente y orientar a las
personas cuando las comunicaciones no cumplen según el instructivo que se
esté manejando en el momento, con los lineamientos y certificación de logos
sobre trámites o asuntos que se requieren con cumplen con las TRD de las
dependencias, se devuelven este es el primer filtro de verificación Para el
ingreso de las diferentes comunicaciones se realizan actividades y tareas
que se detallan en el procedimiento.
• Recepción y revisión
• Radicación
• Ingreso de la información
• Digitalización de los documentos
• Organización de la correspondencia para distribuir
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26. RECUERDE QUE:
Los usuarios internos deben diligenciar el
formato que lleva la comunicación
Igualmente, en la copia de la comunicación,
debe ir la fecha, la hora de recibido nombre
y apellido de la persona que se hace cargo
del documento.
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
Unidad: __________________________
Radicado No: _____________________
Recibido por: _____________________
Fecha: ___________ Hora: _________
¡Recuerde que la información debe brindarse adecuadamente!
3. DISTRIBUCIÓN
¿Cuáles son estos destinatarios?
La distribución tiene que ver con las
actividades que aseguran y avalan que los
documentos que sean entregados a sus
destinatarios
cumpliendo
los
procedimientos como guías de embalaje
como el correo certificado
datos en archivo electrónico.
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26
como los

27. Internos:
Son
las
diferentes
dependencias que gestionan dentro
de la Dirección de incorporación
Externos: Son todos aquellos que no
pertenecen
a
la
Dirección
de
incorporación (Entes oficiales y privados
de orden local o nacional y los ciudadanos
en general).
Siempre debe haber una constancia del
recibo de las comunicaciones.
Se puede verificar que la dirección es la correcta consultando con la
dependencia que la envía para hacer la entrega en la dirección que
corresponda.
Se ingresa la dirección de la dependencia al aplicativo radicar y éste
automáticamente registra en que dependencia que se encuentra las
comunicaciones
Las
comunicaciones son enviadas
con el personal de la empresa
externa
contratada
para
esta
actividad. Que es la 4/72
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28. 4. TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS
¿Una vez recibidos los documentos qué se debe hacer?
Los documentos producidos y
recibidos por las dependencias son
objeto
de
trámites
administrativos, en concordancia
con la normatividad vigente.
Se debe evaluar si amerita o no
trámite.
Cuando se deba entregar el documento al
funcionario competente, se registra en
el aplicativo radicar que corresponde al
reparto para el trámite correspondiente.
Se presente un requerimiento de un ciudadano, entidad pública o privada.
Por solicitud de una autoridad competente.
Para cumplir con requisitos que ordene la legislación.
Para obedecer a requerimientos de diferentes sistemas.
Sea pedido por las diferentes dependencias.
Otros que sean de competencia de cada dependencia.
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29. IMPORTANTE ¿CUÁNDO?
El funcionario de la Dependencia basado
en el derecho de turno y los tiempos de
respuesta, analiza la solicitud.
Se debe hacer acopio de la información
necesaria para proyectar la respuesta y
entregar a quien corresponda para su
respectiva revisión.
Cuando la solicitud no sea clara se
debe ampliar y/o precisar el
requerimiento.
Se debe hacer acopio de la información
necesaria para proyectar la respuesta y
entregar a quien corresponda para su
respectiva revisión.
El documento y la respuesta debe
archivarse de acuerdo a la serie,
subserie o tipo documental al que
pertenezca, siempre y cuando sea
un documento de archivo.
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30. 5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Integra los procesos archivísticos de Identificación, Clasificación,
Ordenación y Descripción de todos los documentos de la institución y las
actividades orientadas para realizarlos.
Hace parte de la organización donde se determinan las agrupaciones
documentales (fondo, sección, series y asunto) que tienen como base la
estructura orgánico-funcional de la entidad.
Este proceso tiene una herramienta que facilita el desarrollo de esta
actividad y es la TRD.
Primera etapa que consiste en indagar, analizar y sistematizar las
categorías administrativas, funcionales y archivísticas de la entidad.
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
SERIE: Grupo de unidades documentales
de contenido y estructura homogéneos,
producidos por un mismo sujeto
productor como resultado de sus
funciones. Ejemplo: ACTAS.
SUBSERIE: Unidades documentales que
hacen parte de una serie pero por su
contenido y características específicas,
se identifican separadamente. Ejemplo:
Actas Subcomité de autocontrol.
Las TRD son listados de SERIES y SUBSERIES con sus respectivos tipos
Documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del CICLO VITAL de los documentos Son fundamentales para la
organización de los documentos en las diferentes fases de archivo (gestión,
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30

31. central e histórico) ya que facilita su manejo, control y acceso mediante los
tiempos de retención en ella acordados, garantizando la selección y
conservación de los documentos que son de carácter permanente. También
contribuye a regular las transferencias en las diferentes fases de archivo.
Las dependencias de la Dirección de Incorporación actualmente cuentan
con las TRD, aprobadas.
ACLARACIÓN
Recuerden que las TRD de la Dirección de Incorporación actuales se
adjudicaron con la comunicación oficial S- 2013-138282 - ARGEN –
GACOD- 29 del 20 de mayo de 2013, conforme a la
resolución No. 03307
del 22 de octubre 2009.
A la fecha, son un compromiso continuo de la Alta Dirección el hecho de
estar pendiente del despliegue de gestión documental segundo nivel en la
verificación de los archivos como puntos de control y registro de la calidad.
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31

32. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: CÓMO ORGANIZAR LOS
DOCUMENTOS
Es el lugar físico en que se sitúan los documentos dentro de las series y en
el orden inicialmente acordado. Ordenación documental:
La clasificación se inicia con la apertura e
identificación de las “cajas- carpetas” las
cuales
deben
reflejar
las
series
y
subseries señaladas en la TRD para cada
dependencia.
Los tipos documentales que integran las
series y subseries, estarán debidamente
foliados
con
el
fin
de
facilitar
su
ordenación, consulta y control.
No olvide que para foliar los documentos se debe usar un lápiz No. 2, en
archivos de gestión, cuando vayan hacer las transferencias al archivo
central deben ir foliadas en esfero negro, las hojas de control con sus
asuntos claros definidos, que cuando se vaya hacer el cotejo con el
expediente el inventario y firmados por los responsables de los archivos y
los jefes.
Que todo se relacione entre sí en cumplimento a la organización del
ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ,Por el cual se establecen los
criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
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32

33. Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Haciendo referencia a los radicados respetar el orden natural y registrar
el número en la margen superior derecha.
Es la explicación resumida del contenido del documento previo análisis del
mismo.
En éste se deben diseñar instrumentos para recuperar la información, como
son: guías, inventarios, catálogos e índices, que deberán ser actualizados
permanentemente.
Para la ordenación, ubique los documentos de cada expediente utilizando
caja-carpetas cuyo contenido no sobrepase su capacidad de 200 folios
máximo.
Verificar la Tabla de Retención Documental de la dependencia donde
están los diferentes tipos documentales con su código, series y subseries
retención, disposición, observaciones y organizarlos, los clasificarlos con
su título de carpeta según el tema.
Tener en cuenta los Principios Archivísticos
Expediente
 Procedencia
 Orden Original
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33
Conformación
del

34. PROCEDIMIENTO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA
ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
Página
34

35. Ejemplo
El código es 14 de la Dirección de Incorporación
Esta es la serie
2
actas
Esta es la subserie .83 actas de instrucción
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35

36. ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES Y CARPETAS
La ordenación de carpetas o expedientes puede realizarse de varias
formas; sin embargo, es importante normalizar el método para que exista
uniformidad en la tarea que se realiza.
Así, los sistemas de ordenación que nos permiten aplicar una secuencia
teniendo en cuenta las características de las series, para la ordenación de
los expedientes o carpetas son: Sistema de ordenación numérico: se realiza
siguiendo una secuencia lógica numérica ascendente, obedeciendo a la
numeración que identifica los expedientes, los cuales pueden estar
identificados con códigos, cuentas internas o el número del documento de
identidad; por ejemplo, para el caso de las Historias Laborales.
La secuencia de la numeración asignada nos da la pauta para la ubicación y
ordenación de los expedientes.
Sistema de ordenación alfabético: consiste en ordenar los nombres, con
que están identificados los expedientes, por las letras del alfabeto. Este
sistema se subdivide en: Onomástico: se utiliza para series documentales
compuestas por expedientes como las historias laborales, procesos
jurídicos.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer
apellido, segundo apellido y el nombre al final.
Por ejemplo: LÓPEZ RÍOS Felipe
MARTÍNEZ ARANGO José
PÁEZ RÍOS Andrés
Toponímico o geográfico: se ordena la serie documental alfabéticamente
por nombres de lugares. Este tipo de ordenamiento puede ir por país,
departamento, municipio, ciudad, barrio, etc.
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36

37. Se debe tener en cuenta el criterio que más se ajuste a las características
de la documentación.
Temático: se ordenan las series o subseries documentales por el Asunto o
tema de su contenido, por ejemplo:
Estadísticas
Informes de Gestión
Mantenimiento de Equipos
Órdenes de Pago
Paz y salvos a terceros
Seguros y pólizas
Sistemas de ordenación mixtos: en este sistema existen dos alternativas
para aplicar:
Alfanuméricos: se ordena la serie documental utilizando a la vez orden
alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos
que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.
Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios cuya ordenación se
basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:
2010 MARTÍNEZ DUSSÁN, Jorge
2011 MÉNDEZ CASTRO, Diana
2012 PARRA BELTRÁN, Edgar
2013 VIVAS CUELLAR, Carlos
Ordinal cronológico: este sistema aplica a series cuyas unidades
documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones,
Acuerdos, Decretos), las cuales se controlan, en primer lugar, por el
número de la unidad documental y, después, por el cronológico, Así
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37

38. 0001 2013, 01, 31
0002 2013, 01, 31
0003 2013, 02, 02
0004 2013, 03, 04
El sistema de ordenación elegido o adoptado debe proporcionar seguridad y
oportunidad en la localización de la información, en todo caso, dicha
elección dependerá de las características y el volumen de la serie.
ORDENACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES Y CONFORMACIÓN DE
EXPEDIENTES
La ordenación de los tipos documentales al interior de cada carpeta hace
referencia a la secuencia, permite conocer la historia de los hechos. En
todos los expedientes se debe aplicar el principio archivístico de orden
original, relacionado con la ubicación física de los tipos documentales al
interior de la carpeta, así: primero el de fecha más antigua, uno detrás del
otro y, por último, el de fecha más reciente, en orden cronológico a manera
de libro.
La ordenación cronológica de los documentos debe realizarse ubicando cada
tipo documental en el lugar que le corresponde de acuerdo con el momento
en que se produjo o el trámite administrativo que dio lugar a la producción
del mismo, los expedientes deben reflejar, o dar testimonio de la gestión.
Ubique en el interior de cada carpeta, solo los documentos cuyo asunto
atañe exclusivamente al respectivo expediente (copia de los enviados
u original de los recibidos) y ordénelos en forma ascendente atendiendo
al orden natural en que fueron elaborados.
El de fecha reciente a continuación del anterior (de izquierda a
Derecha).
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39. Modelo de expediente
Modelo de varios expedientes
Página
39

40. • Un documento recibido no se guarda como correspondencia recibida
(oficios llegados). Se guarda en la unidad administrativa, en la serie y el
expediente correspondientes, dependiendo el trámite al que haga
referencia, junto con los demás tipos documentales • Un documento enviado
no se guarda en correspondencia despachada (oficios salidos), es también
parte de una unidad administrativa, una serie y un expediente
correspondientes, dependiendo el trámite al que haga referencia.
Página
40

41. EXPEDIENTE: Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto
específico y que constituyen una unidad archivística. También se conoce
como la unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la
resolución de un mismo asunto.
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41

42. Página
42

43. Si existen errores en la foliación,
ésta se anulará con una línea
oblicua,
evitando
tachones
La foliación debe efectuarse
utilizando lápiz de mina negra y
blanda, tipo HB ó B. Otra
alternativa es el uso de bolígrafo
(esfero) de tinta negra insoluble,
pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliación mal
ejecutada.
b) No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es
capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.
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43

44. FIRMAR
LAS
HOJAS
DE
CONTROL PARA SU VALIDEZ
COMO
REGISTRO
DEL
EXPEDIENTE,
ACLARACION
VAN INMERSOS DENTRO DEL
EXPEDIENTE.
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44

45. INVENTARIO DOCUMENTAL
En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se
establece que “es obligación de las entidades de la Administración Pública
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases”.
En el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artículo Séptimo: Inventario documental.
Se establece que las entidades de la Administración Pública adoptarán el
Formato Único de Inventario Documental y en el instructivo de este
formato, se señala: “Numeral 5: OBJETO. Se debe consignar la finalidad
del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias
Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de
entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación,
traslado, desvinculación”.
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45

46. La caja-carpeta debe identificarse de la siguiente manera: Éstas se colocan
a su vez en Cajas XP-200 identifican de la siguiente manera:
Ejemplos
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46

47. Ejemplo de la organización
Página
47

48. 6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Es la acción que se realiza para acceder al contenido de la información de
uno o varios documentos.
¿Cuándo consultar los documentos?
Consulta de documentos
definición:
Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la
información que contienen.
Actividades
Cada encargado del archivo de
gestión
de
la
dependencia
respectiva
es
quien
puede
gestionar el préstamo de los
documentos y el control de los
mismos. El acceso se realiza
mediante el FUID
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,
dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la
información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a
obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para cada caso).
Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, escrita, por
correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
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48

49. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de
funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar
con los controles correspondientes (formatos para control de préstamos).
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal.
La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de
obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya
sean inventarios, guías, catálogos e índices.
Las actividades básicas en esta fase son:
1. Formulación de la consulta
ciones por reserva o
por conservación.
Estrategia de búsqueda
Respuesta a consulta
servicio al usuario.
Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta,
y con la tecnología necesaria para la expedición de copias y demás
utilización de medios, como escáner, fax, internet.
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50. Cada encargado del archivo de gestión de la dependencia respectiva es
quien puede gestionar el préstamo de los documentos y el control de los
mismos. El acceso se realiza mediante los formatos que se encuentra para
esta función en la SVE
Cuando se generan transferencias
documentales igualmente se puede
acceder a la información para la
consulta y préstamo de documentos,
Por medio del formato: “Solicitud
De Documentos” cada vez que se
presente una consulta o préstamo
de documentos en la dependencia
7. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Este proceso contiene las disposiciones de índole preventiva y/o correctiva,
Dirigidas a garantizar la integridad del documento física y funcionalmente
sin cambiar o modificar su contenido.
¿Dónde o cuándo aplica? En las diferentes fases del recorrido del
documento como son: la correspondencia, distribución, archivo de gestión,
archivo central y archivo histórico.
Es importante la debida señalización en los
lugares por donde éste transita o reposa.
Cada
dependencia
tiene
bajo
su
responsabilidad el equipo, mobiliario y
unidades de conservación destinados a su
archivo de gestión.
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51. ¿Y cómo evito el deterioro? Restrinja el uso
de material metálico.
Evite
la
perforación,
el
doblado
de
documentos, el uso de cinta pegante,
anotaciones en originales, amarrar con pita
los documentos, señalizar con marcadores o
resaltadores.
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a
la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos
adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en
sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del
Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
• Sensibilización y toma de conciencia.
• Prevención y atención de desastres.
• Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad).
• Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).
• Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco).
• Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
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52. • Almacenamiento, re almacenamiento (Determinación de espacios y áreas
locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades
de conservación y almacenamiento).
• Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el
reporte oportuno)
• Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes, (copias
de seguridad, escáner de documentos más consultados.
Este proceso contiene las disposiciones de índole preventiva y/o correctiva,
dirigidas a garantizar la integridad del documento física y funcionalmente
sin cambiar o modificar su contenido.
Dotación para la limpieza de Áreas de Archivo de la Dirección de
incorporación.
El personal que se designe para realizar la limpieza de las Áreas de
Archivo, debe portar la siguiente dotación para minimizar el riesgo de
contaminación biológica.
de áreas y estantería, una vez se presenten roturas en estos deberán
cambiarse.
preferiblemente los tipo bozal.
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53. LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO
La limpieza de pisos, estantería y demás mobiliario de las áreas de archivo
de la DINCO, deberá hacerse como mínimo una vez al mes, ya que con esta
actividad se controlan las cargas de polvo y de contaminantes biológicos
que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes
documentales.
Para las áreas de archivo de la entidad, las actividades de limpieza se
coordinarán con el área de servicios generales de la DINCO y deberá
realizarse de acuerdo con las indicaciones del Instructivo de Limpieza y
Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo del Archivo General de la
Nación.
SEGUIMIENTO:
Es necesario que el Grupo de Gestión Documental o quien haga sus veces,
realice el seguimiento a la realización y frecuencia de la limpieza de las
Áreas de Archivo a través de: Visitas de verificación a las Áreas de
Archivo, para observar si la limpieza se está realizando según las
recomendaciones dadas, estas visitas pueden ser durante la ejecución de la
actividad o después de esta.
CONTROL DE PLAGAS
El control de plagas debe realizarse en todas las áreas de archivo de la
DINCO, con el objetivo de mantener estas áreas libres de agentes
biológicos que puedan representar un riesgo para la salud del personal y
para la conservación de documentos.
ACTIVIDADES
1. Desinfección: La desinfección se encarga de eliminar agentes
microbiológicos como hongos y bacterias que se encuentran en el ambiente,
es necesario contratar este servicio con una empresa especializada. De
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54. acuerdo a lo establecido en el Instructivo de limpieza y desinfección de
áreas y documentos de archivo del AGN, toda el área se deberá fumigar
completamente por medio de un proceso de nebulización con tamaño de
gota a 50 micras, con un producto cuyo
Principio activo sea un amonio cuaternario de radicales alquílicos y
estabilizado con urea en una concentración que puede estar entre 400 y
800ppm o con alcohol antiséptico al 70%. Este tratamiento se realiza en las
áreas de depósito SIN RETIRAR LOS DOCUMENTOS. Es recomendable
que esta desinfección se lleve a cabo una vez por semestre, con equipos
adecuados, por personal capacitado y protegido con los implementos de
seguridad industrial necesarios para ello y que además las personas
asociadas al archivo hallan evacuado las áreas a tratar.
2. Desinsectación: La desinsectación se encarga de eliminar la presencia de
insectos (cucarachas, pescaditos de plata, pulgas, etc.), por lo que es
necesario contratar este servicio con una empresa especializada. La
fumigación se llevará a cabo en toda la infraestructura física del archivo,
teniendo cuidado de que en los depósitos de material documental solo se
aplicará UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuando
haya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se
puede realizar en su totalidad y el tratamiento parcial será aplicado
solamente por los bordes de pisos, techos y paredes sin que tenga contacto
con materiales de almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos. El
procedimiento se realiza por medio de una fumigación por aspersión con un
producto y las dosis certificados en el mercado por la secretaría de salud
de cada región. Por lo general estos productos son elaborados a base de
piretrinas, bromuro de metilo, óxido de etileno, óxido de propileno o de
cualquier otro que resulta tóxico para el ser humano y cuando estos son
aplicados en papel, cartón o cualquier material higroscópico, se concentran
allí por mucho tiempo y al ser manipulados son absorbidos por la piel, es por
ello que nunca deben ser aplicados sobre ellos, además porque no se conoce
su efecto sobre estos materiales.
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55. 3. DESRATIZACIÓN:
Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace
necesario aplicar el tratamiento tanto en interiores como en exteriores, de
las áreas de depósito de archivo como de la totalidad de la infraestructura
de la entidad. Para esto se empleará un agente rodenticida que sea eficaz,
de fácil aplicación, que no emita olores, ni genere descomposición en los
animales que lo consuman. Los productos y dosis deben ser certificados en
el mercado por la secretaría de salud y los procedimientos de aplicación
realizados por personal capacitado para ello. La desratización deberá
realizarse como mínimo una vez al año.
El Grupo Gestión Documental o quien haga sus veces debe hacer el
seguimiento a las actividades de desinfección, desinsectación y
desratización.
Se estima conveniente que las actividades de desinfección se realicen cada
seis meses, las de desinsectación, cada tres meses y desratización por lo
menos una vez al año. Estas actividades deberán ser coordinadas con el
área de servicios generales de la entidad, para los archivos ubicados en la
entidad.
¿DÓNDE O CUÁNDO APLICA?
En las diferentes fases del recorrido
del
documento
como
son:
la
correspondencia, distribución, archivo
de gestión, archivo central y archivo
histórico.
Es importante la debida señalización en
los lugares por donde éste transita o
reposa.
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56. Limpie los documentos Sanee el ambiente disponga físicamente la
documentación en depósitos, prepare los documentos para procesos
técnicos Almacene los documentos diagnostique la documentación a
intervenir Conserve y restaure Digitalice y microfilme unidades
documentales Haga control de calidad En cuanto almacenamiento y
conservación que tiene que ver con áreas locativas, equipo, mobiliario y
unidades de conservación consulte el Acuerdo AGN No.049 de 2000.
8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Definición: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental TRD.
Es la selección de los documentos dirigida a su conservación temporal,
permanente o su eliminación en cualquier fase del ciclo vital – gestión,
central, histórico-. Se fundamenta en lo que se determinó en las TRD.
Actividades
Dentro del formato utilizado para la
presentación
de
las
TRD,
el
diligenciamiento
de
la
columna
Disposición Final, implica que a cada
serie o subserie se le aplicó
previamente el proceso de valoración
para definir su conservación, su
reproducción a través de tecnologías y
soportes (Microfilmación, electrónico,
etc. cuyo objetivo será
facilitar
fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película de los
originales.
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57. En la digitalización reproducción de
la información que se encuentra de
manera analógica (papel, video,
sonido, cine, microfilme y otros) a un
medio digital.
Testigo documental formato que
registra en el documento del que se
extrae el material (plano, fotografía,
medios magnéticos, etc.) el lugar donde
va estar archivado para su consulta.
Igualmente, este material lleva los
datos del documento de dónde fue
extraído.
¿Cuándo eliminar expedientes?
En los archivos de gestión esta decisión es válida,
según la valoración que se haya hecho de la serie
que determinará la unidad administrativa que
conserva el original.
La eliminación total del documento resulta de
la disposición final señalada en las TRD
cuando los documentos pierden sus valores
primarios y secundarios y no se requiere
ningún tipo de conservación. Para este
procedimiento se hace necesario el aval del
Comité de Archivo y un levantamiento de
acta y determinación de la eliminación.
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58. El acceso a la información, sin manipularla y poder obtener una mejor
conservación del soporte papel; evitando a la vez que la manipulación
constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicación se
observen principios y procesos archivísticos, se debe tener en cuenta el
decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura.
La eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o
representen valor para la ciencia, la historia y la cultura.
Selección de algunas muestras representativas, llegado el caso de
eliminación masiva.
Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería
conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los
futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos.
La conservación total se aplica a
aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen
por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos
y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia. Así mismo,
son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigación, la
ciencia y la cultura.
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58

59. • Recepción de transferencias secundarias.
• Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
• Conservación y preservación de los documentos.
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Aplicación de lo estipulado en la TRD.
• Valoración avalada por el Comité de Archivo.
• Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
Selección documental: Actividad de
la disposición final señalada en las
tablas de retención, la cual se
realizada en el archivo central, con
el fin de escoger una muestra de
documentos
de
carácter
representativos,
para
su
conservación permanente, significa
guardar una muestra por año, de la
serie determinada.
• Aplicación de método elegido (Método ó formato para la realización del
muestreo).
• Elección de otro método de conservación total y/o reproducción en otro
medio.
Otros medio de conservación
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60. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en
otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Archivo
electrónico y así acogerse a las directrices cero papel presidencial y
decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura.
metodología y plan de trabajo.
HECHOS IMPORTANTES DE RECORDAR
A partir de la segunda guerra mundial el mundo comienza a plantear
problemas por la explosión informativa y la producción masiva de
documentos.
En los años 50 Estados Unidos desarrolla la “gestión de documentos”,
Europa y el resto del mundo comienzan a adaptarla a sus administraciones.
En Colombia se contempla por primera vez el término en el Reglamento
General de Archivos - RGA con el Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General
de la Nación - AGN.
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61. En el 2000 la Ley 594 – Ley General de Archivos – determina la función
archivística del Estado, las normas que exigen a las entidades públicas y sus
funcionarios la responsabilidad frente a los documentos conformando
archivos a partir de conceptos como: • Archivo total: archivos de gestión,
central e histórico.
• Ciclo vital del documento: producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final.
La Dirección de Incorporación articula, y adopta y define requerimientos
para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) que
incluye un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) que
hacen de esta guía un elemento importante como soporte de este
Subsistema para las dependencias.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
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62. Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental y por
aquellos que recibe en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas
y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en
la entidad.
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63. Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir
y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión
de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por
la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios,
para su posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que
consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras
oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero
es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
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64. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones
idénticas o comunes en todas las entidades.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus
respectivas unidades de conservación.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión
de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de
un conjunto de documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
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64

65. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas
en la fase de clasificación.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En
archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación,
la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación
de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo
vital.
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65

66. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
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66

67. DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TRD
QUE ES UNA TRD
Tabla de retención documental: Listado de
series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de
Retención ya que éstas:
proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
retención en ella estipulados.
carácter permanente.
archivo.
las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención
Documental son fundamentales porque:
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67

68. Archivo Total.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los
documentos.
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.
La Tabla de Retención Documental comprende la lista o registro de series,
subseries y tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en años, tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo
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68

69. Central y se determina la disposición final, con la eliminación, la selección, la
microfilmación, la digitalización o la conservación total en el Archivo
Histórico.
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70. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a
los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así
como una disposición final.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira
de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación,
reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias
cruzadas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
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71. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de
tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser
unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.
Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por
un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los
movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,
útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
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72. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la
ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos
que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse
en un archivo.
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,
fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer
su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la
estructura orgánico-funcional de la entidad, con el fin de identificar las
series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son
fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley,
reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las
instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de
archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las
necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas
las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo y
deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
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72

73. PROCESOS TECNICOS
El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los
procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la
gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los
dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención
Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla
cada uno.
IDENTIFICACIÓN
La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir
la documentación motivo de análisis, la identificación de las secciones,
series y subseries debe realizarse teniendo en cuenta la estructura
orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento
denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere
caracterizar y describir.
La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la
misma manera como se realiza la descripción, así:
FONDO
SECCION
SUB- SECCION
Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación
producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son
las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas
de mayor y menor rango.
SERIE
SUB-SERIE
UNIDAD
DOCUMENTAL
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se
descenderá al nivel documental:
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74. SIMPLE (Acuerdo, Resolución) COMPLEJA (Expediente de Orden de pago,
Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurídicos
La SERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser
simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales
diferentes).
CLASIFICACIÓN, APERTURA E IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES
Para interpretar y conocer la Tabla de Retención Documental de su
dependencia debe familiarizarse con los nombres y códigos de las series y
subseries documentales asignadas de acuerdo con las funciones propias de
su área; asimismo, identificar los tipos documentales que conformarán cada
asunto.
La clasificación de los documentos producidos y recibidos debe realizarse
conforme a las agrupaciones documentales, de acuerdo con los asuntos
pertinentes según las funciones de la dependencia.
La TRD registra los documentos que conformarán cada serie o subserie
documental, no se deben incluir documentos que no estén considerados en la
TRD.
El conjunto de carpetas o expedientes relacionados con un mismo asunto
conforman las series y subseries documentales. Ejemplos: Actas, Contratos,
Informes, Resoluciones.
Las dependencias, en cumplimiento de su gestión administrativa, producen o
reciben diversos tipos documentales los cuales van a conformar cada
expediente. Los tipos documentales se deben agrupar en carpetas que se
identifican con el nombre y código específico que determinó la TRD.
Los niveles de clasificación establecidos para la aplicación de la TRD son:
fondo, sección, subsección, serie y subserie, cada una de estas áreas debe
quedar plenamente identificada en cada carpeta.
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75. Tipos documentales que integran las series documentales simples son
similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero
ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el
contenido de cada uno es particular y la información es diversa.
Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares
administrativas o reglamentarias.
Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa
índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente
llamadas expedientes.
Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí
pero relacionados en razón de un trámite determinado.
Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se
almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas. Por ejemplo
en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental
compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde
que se vincula a una entidad hasta su retiro.
Los tipos documentales son la expresión de las actividades tanto personales
como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta
magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos
específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las
transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad
básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la
oficina productora en virtud de las funciones asignadas.
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76. VALORACIÓN
El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que
permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su
permanencia en cada una de las fases de archivo.
Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el
ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales
efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas
que regulan la producción documental.
Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase
activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los
valores primarios, en tanto que la tercera puede contener o no documentos
con valores secundarios.
En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores
primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación
como el Auxiliar de Gestión Documental, apoyados por expertos en las áreas
administrativa, legal y contable.
En la segunda etapa establecimiento de los valores secundarios es necesaria
la participación de productores, archivistas e historiadores.
VALORES PRIMARIOS
Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de
documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado
con el trámite o asunto que motivó su creación.
Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en
cualquier institución u organismo para responder a una necesidad
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77. administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad
referencial para la toma de decisiones y la planeación.
Valor Jurídico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común.
Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante
la ley.
Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el
Tesoro o Hacienda Pública.
Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los
movimientos económicos de una entidad pública.
Valor Informativo: Es también un valor inherente a cualquier documento
relacionado con sus contenidos que sea relevante para la organización o la
investigación histórica.
Nota: el valor administrativo e Informativo existen siempre en cualquier
documento de gestión o de archivo, por eso es necesario precisar plazos: la
vigencia administrativa para el primero y la calidad de la información para el
segundo.
VALORES SECUNDARIOS
Obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento
y que se va acrecentando a través del tiempo.
Aparece una vez que concluyeron los valores primarios. Se concreta en el
valor testimonial e histórico.
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78. Valor testimonial: Proporciona información sobre los orígenes, estructura,
objetivos, decisiones y operaciones del productor. Es decir, son la prueba de
funciones sustanciales o asuntos que contienen información sobre la política,
los procedimientos y la organización de una institución o persona. Este valor
da cuerpo y sentido al valor histórico. Ejemplos: Estatutos, Actas de
Asamblea de Fundadores, resoluciones rectorales, convenios, contratos,
reglamentos, directivas y otras disposiciones.
Nota: No tienen valor testimonial los que reflejan funciones ordinarias y
repetitivas en todas las administraciones, como por ejemplo, memos,
formatos de salida de equipos o material, autorizaciones de permiso, etc.
Valor histórico: Es aquel que sirve para reconstruir la historia de una
institución, de una persona, de una actuación, de un tema. Los documentos
son de interés no sólo para la institución productora sino también para otras
instituciones y para la sociedad en general. Mayormente, el usuario de este
valor es el investigador académico, científico y cultural. Ejemplos:
expedientes de convocatorias, proyectos de investigación, planes y
programas, entre otros.
Nota: Este valor ya existe en el documento desde su producción, pero se
potencia con el tiempo.
Es decir, es un valor secundario que surge y se consolida cuando los
derechos y obligaciones prescribieron o cuando, simplemente, ya no son
operativos.
SELECCIÓN
La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación
parcial de la documentación por medio del muestreo.
La selección documental permite:
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79. Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la
administración o por el usuario externo.
Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la
entidad productora.
Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
Garantizar la conservación documental.
La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es
necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el
ámbito administrativo.
ELIMINACIÓN
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor
histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o
reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de la institución.
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos
inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben
destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de
Retención.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente
registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá
realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las
transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de
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80. gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá
levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.
Procedimiento para la eliminación de documentos
archivo, para solicitar la aprobación de la eliminación de los documentos, de
acuerdo a lo establecido en las Tablas de Retención Documental, adjuntando
el inventario único, el inventario de eliminación, él registro del archivo plano
de las hojas de control el formato de solicitud de eliminación con el informe
al director de la unidad el Acta de Eliminación Documental.
hivo evalúa la propuesta.
de archivo toma la decisión.
eliminación documental definitiva y pasa para firma por parte del Comité de
Archivo.
Comité de Archivo, por el nivel central, regional y grupos.
del Comité de Archivo y los funcionarios del Archivo Central.
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81. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE
LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:
Investigación preliminar sobre la institución, Compilación de la información
institucional
creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos,
resoluciones.)
procedimientos.
de la entidad, manuales de funciones y de
grupos y asignación de funciones.
Entrevista con los productores de los documentos de la institución
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82. efinición de unidades documentales.
manuales de procedimientos de las dependencias.
Análisis e interpretación de la información recolectada
Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales,
teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado
del análisis de los manuales de procedimientos de la institución.
Valoración y Selección Documental, basándose en la encuesta de Estudio
Unidad Documental.
Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental (TRD)
Elaboración de propuesta de Tabla de Retención teniendo como punto de
partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia.
Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los
anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión
y aplicación.
Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta
del Comité de Archivo de la Entidad.
Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención
Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá
presentarlas nuevamente, para su aprobación.
El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta
avalando la propuesta.
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83. Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus
veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los
archivos, remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de
Retención Documental para su evaluación y aprobación.
MARCO LEGAL
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84. APLICACIÓN
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente,
el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su
aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la
Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos
que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de
gestión y la preparación de las transferencias documentales.
Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.
La unidad de Archivo de la Dirección de Incorporación y con colaboración de
la entidad encargada del programa de auditorías, realizara el seguimiento
para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en
las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender
las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por
la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de
la misma.
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85. CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
(Decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura) Directiva Presidencia 04 de
2012
La implementación de la iniciativa cero papel en las entidades contempla
cuatro componentes principales:
1. Los procesos y procedimientos
2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestión documental
4. El componente de tecnología
El Gobierno Nacional se encargará de promover la adquisición e
implementación de las herramientas de tecnología y los ajustes normativos
necesarios. Por su parte las entidades deberán promover activamente el
cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se
requieran.
Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero
papel se recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:
• Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión
electrónica de documentos, promoción de buenas prácticas para reducir el
consumo de papel, formulación de indicadores: facilitarán posteriores
tareas de diagnóstico a la vez que permite controlar los avances e
identificar oportunidades de mejora, equipo humano: Identificar e
involucrar a las personas líderes en la implementación de cero papel en las
entidades.
Comunicación, difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el
cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y
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86. procedimientos normalizados para la administración de documentos
electrónicos de archivo.
BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Todos podemos contribuir adoptando algunos hábitos en nuestra vida
diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad,
etc.
La siguiente no constituye una lista exhaustiva, así que es probablemente
en la búsqueda de disminuir el consumo las entidades puedan identificar
otras estrategias creativas, que esperamos puedan ser compartidas y
promovidas en todos los niveles.
Usando el papel de forma racional (Reducir) Fotocopiar e imprimir a doble
cara Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es
utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las
dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento, se reduce el
peso, son más cómodos para engrapar, encarpetar y transportar.
Es recomendable que en la tercerización o contratos de servicios de
fotocopiado e impresión, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a
aquellas fotocopiadoras, impresoras y multifuncionales que tengan
habilitada la función de impresión a doble cara (dúplex) de forma
automática.
En el caso de los servidores públicos, deberán utilizar por defecto la
impresión y fotocopia a doble cara, con excepción de aquellos casos en que
normas internas, como las del Sistema de Gestión de Calidad o Programa de
Gestión Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola
cara de la hoja.
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87. REDUCIR EL TAMAÑO DE LOS DOCUMENTOS AL IMPRIMIR O
FOTOCOPIAR
Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los
documentos a diferentes tamaños, que permiten que en una cara de la hoja
quepan dos o más páginas por hoja, que para revisión de borradores resulta
fantástico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras modernas tienen la
función de reducir el tamaño, situación que deberá verificarse con los
proveedores de estos equipos y servicios.
ELEGIR EL TAMAÑO Y FUENTE PEQUEÑOS
Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores
(por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la
computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16
puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las
fuentes y tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las
normas relacionadas con estilo e imagen institucional.
Configuración correcta de las páginas muchas de las impresiones fallidas se
deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar
la orden de impresión. Para evitar estos desperdicios de papel es
importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar
elementos fuera de las márgenes.
En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse
márgenes más pequeños y cambiar a los márgenes definidos por los
manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestión de Calidad en los
informes y oficios definitivos.
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88. REVISAR Y AJUSTAR LOS FORMATOS
Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos
usados por las dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades
de papel. Igualmente es necesaria la revisión de los procedimientos para
identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en uno
solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras.
Lectura y corrección en pantalla durante la elaboración de un documento,
es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión
definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el
doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio
de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que
adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores
ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión.
De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su
firma o radicación.
EVITAR COPIAS E IMPRESIONES INNECESARIAS
Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares
de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de
los casos, existen medios alternativos para compartir o guardar copias de
los documentos de apoyo tales como el correo electrónico, la intranet,
repositorios de documentos o carpetas compartidas.
Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrónicos,
ya que pueden ser leídos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el
disco duro del computador. Si no sabe cómo hacer una copia de seguridad
de sus correos electrónicos solicite la colaboración de los expertos en
informática de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le
aclararán todas sus dudas al respecto.
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89. GUARDAR ARCHIVOS NO IMPRESOS EN EL COMPUTADOR
En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se
recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos
compactos, DVD u otro repositorio o medio tecnológico que permita
conservar temporalmente dicha información. Es importante que las
entidades cuenten con políticas claras sobre la forma de nombrar o rotular,
clasificar y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser
preservados y garanticen su recuperación y acceso para consulta. En este
aspecto es importante que los servidores públicos adopten las directrices
formuladas por el Comité de Archivo de la entidad, atendiendo a las
recomendaciones y normas que en materia de preservación digital emita el
Archivo General de la Nación.
CONOCER EL USO CORRECTO DE IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS
Es importante que todos los servidores públicos conozcan el correcto
funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para
evitar el desperdicio de papel derivado por errores en su utilización. De ser
necesario, deberán realizarse sesiones de asistencia técnica sobre el
manejo de estos equipos.
REUTILIZAR EL PAPEL USADO POR UNA CARA
Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresión
de borradores, toma de notas, impresión de formatos a diligenciar de
forma manual, listas de asistencia, entre otros.
RECICLAR
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la
fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos
contaminantes. Por tal motivo las entidades y los servidores públicos
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90. deberán mantener políticas y acciones que faciliten la selección en la
fuente y el reciclaje del papel.
Promover la implementación de herramientas de tecnología [Sustituir]
Uso de la Intranet La mayoría de las entidades deben aprovechar al
máximo sus servicios de red interna y sus portales de Intranet. Dentro de
alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresión está la
posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran
tamaño que no admiten el correo electrónico.
Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de información y
referencia en línea y eventualmente constituyen el medio ideal para
consolidar elementos de interacción y trabajo colaborativo tales como
blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en soporte
para la gestión de conocimiento y la innovación en las entidades.
USO DEL CORREO ELECTRÓNICO
El correo electrónico debe constituir la herramienta preferida para
compartir información evitando el uso de papel, pero es necesario que las
entidades establezcan y promuevan políticas de uso apropiado entre los
servidores públicos para evitar que se transformen en repositorios de
basura digital, por ejemplo:
• No imprimir correos electrónicos a menos que sea estrictamente
indispensable.
• En caso de necesitar la impresión, depurar de contenido que no aporte
información como los textos de “Este mensaje puede contener información
confidencial…”, entre otros.
Herramientas de colaboración
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91. Herramientas de colaboración tales como espacios virtuales de trabajo,
programas de mensajería instantánea, aplicaciones de teleconferencia,
calendarios compartidos, aplicaciones para uso y edición de documentos
compartidos, entre otros, pueden ofrecer oportunidades significativas para
intercambiar información de forma rápida y efectiva, evitando la utilización
del papel.
Las entidades deberán promover su uso, cuidando de implementar las
medidas de seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo
sus activos de información.
Aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de
contenido
El elemento más importante para disminuir la utilización del soporte en
papel es el empleo de documentos en formato electrónico, bien sea que
estos hayan sido migrados mediante procedimientos de escaneo, o que
hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas, programas de diseño,
entre otras herramientas informáticas.
Para garantizar la correcta administración de estos documentos
electrónicos de archivo es necesario el uso de una aplicación que permita su
captura, registro, clasificación, archivo, que controle el acceso, facilite la
publicación y recuperación así como su disposición final, con todas las
medidas de seguridad necesarias.
Las entidades deberán implementar herramientas de gestión de
documentos electrónicos de archivo y de gestión de contenido con el fin de
asegurar un adecuado manejo de su información.
La implementación deberá ajustarse a las normas, políticas y estándares
internacionales y aquellas normas técnicas que sean adoptadas y/o
homologadas por parte del Archivo General de la Nación y el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
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92. METAS A CORTO PLAZO
En la actualidad se está realizando la actualización de las Tablas de
Retención Documental en cada dependencia, para lo cual se establecerá.
Divulgación de la resolución con la aprobación de la actualización de las
TRD.
• Conservación de los documentos importantes en medios electrónicos,
• Aplicar los principios archivísticos dentro de la administración, dar a
conocer las bases legales para la aplicación de los archivos en la gestión de
los documentos electrónicos.
• Asesorar a la administración en el desarrollo de políticas, procedimientos
y otras mejoras estructurales como soporte a la gestión de documentos
electrónicos.
BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION
Digitalizar un documento es la representación de un documento por un
conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital
del documento. El proceso de digitalización de documentos se obtiene al
capturar las "esquinas" donde terminan las líneas o cambio de dirección de
los trazos del documento
El proceso de digitalización de documentos es fundamental para hacer una
representación digital de los mapas de bits de un documento en papel,
mediante este proceso de digitalización se almacena en una base de datos el
archivo y datos o información capturada resultantes de digitalizar un
documento.
El proceso de digitalización de documentos no solo afecta a los documentos
en papel, sino que también en su término más amplio también contiene otras
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93. fuentes de datos a digitalizar tan diversas como: Fotografías, Música,
Mapas, Videos, señales de TV, Radio, etc… Al final el proceso siempre es el
mismo y se basa en convertir un origen no digital (analógico) a una
representación binaria (digital) del origen.
Actualmente libros impresos están siendo escaneados mediante tecnologías
de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) utilizados por las
bibliotecas, fundaciones y empresas privadas como Google. También los
documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación
están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos se sustituyen
los microfilms por la digitalización como medio de preservar y facilitar el
acceso a los documentos únicos.
PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
En el proceso de digitalización de documentos son los pasos mediante los que
los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos
digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en
formato papel el proceso tiene que realizar:



Captura con escáner del documento físico.
Indexado de la información extraída del documento.
Almacenamiento del documento y la información asociada para una
posterior búsqueda.
La digitalización de documentos es algo imprescindible actualmente para
cualquier empresa, puesto que para que un negocio funcione de forma eficaz
la información debe estar fácilmente disponible.
La mayoría de la información o los datos se almacenan en forma de archivos
de papel o informes, que se acumulan en los últimos años, dando lugar a
archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la consecuente
pérdida de datos. La obtención de los documentos o datos necesarios cuando
se necesitan a veces es difícil y una gran pérdida de tiempo por tener que
andar buscando entre papeles y archivos.
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94. El Proceso de digitalización de documentos es la solución a este problema
con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y
accesible el acceso a la información de la empresa.
¿Qué se puede digitalizar a nivel de documentos?
Casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a
continuación:




Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que
puedan ser manipulados de manera eficiente.
Digitalización del proceso misional para extraer la información y
agilizar el tratamiento según el tipo de convocatoria.
Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser
digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de
digitalización de documentos.
Digitalizar documentos? es necesario? vale la pena? Si estas preguntas
dan vueltas por tus pensamientos es porque todavía no conoces las ventajas
de la digitalización de documentos.
1 - La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a
los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.
2 - Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de
distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de
escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la
firma digital
3 - Podemos compartir los documentos de manera rápida utilizando
servicios online como redes sociales y cuentas de correo.
4 - Los documentos digitalizados pueden ser modificados y se pueden pasar
a varios formatos como .DOC* de word y .PDF*, una extensión muy usada en
la web.
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