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Sps dsa l'instructions

  1. 1. SPC Demandes de services daquisition (DSA)Préparer et soumettre une DSALe formulaire de DSA (SGDD 1425112)ObjetLe but du formulaire de DSA est de normaliser et de simplifier la présentation des besoins àlaide de champs définis et dune fonction de vérification qui aidera à éliminer la plupart desméprises et des erreurs communes.ExigenceRemplir le formulaire de DSA est une exigence minimale lorsque vous soumettez une demandedacquisition de biens ou de services. Les champs obligatoires du formulaire sont en rouge.Lancement de la demandePour lancer une demande, l’Opération d’Approvisionnement acceptera les formulaires en formatPDF envoyés à laide des méthodes suivantes : • Courriel : RCNDGRHCtreServRemun.NCRHRBCompensationServCtr@tps gc-pwgsc.gc.ca • Courrier interne : Bureau de réception des DSA (APDC C- 8107)Le formulaire de DSA doit être lisible et contenir toutes les signatures autorisées.*** Peu importe la méthode initiale utilisée pour l’envoi, la GCSA a besoin du formulaire de DSAoriginal ou presque contenant les signatures originales. Si le formulaire de DSA que vous avezsoumis ne peux être considérée comme version originale, veuillez envoyer l’original au Bureaude réception des DSA après y avoir inscrit le numéro de DSA attribué à votre demande.Champs d’entrée du formulaireInformation de l’en-tête 1. Nouvelle demande ou amendement : champ obligatoire. Le menu déroulant offre les sélections suivantes : • Nouvelle demande • Amendement 2. Fonds de l’année financière : champ obligatoire. Le menu déroulant offre les sélections suivantes : • Année en cours • Année prochaine • Année précédente
  2. 2. • Années multiples 3. Type de demande : champ obligatoire. Précisé par le type de biens ou services requis. Options :• Services professionnels• Équipements• Logiciels• Télécom• Autre• Variés 4. Province de livraison : champ obligatoire. Fait référence à la province dans laquelle se fera la livraison légale des biens ou la prestation des services ou, dans le cas d’un logiciel, la province où il sera utilisé. La case déroulante offre les sélections suivantes :• Province ou territoire canadien précis• Provinces multiples (ou territoires)• Nationale• Hors du Canada• Spéciale Guide sur la TPS/TVH du site Web de l’Agence du revenu du Canada 5. No de DSA assigné : Le numéro de la DSA sera généré par l’Opération d’Approvisionnement à la réception de la DSA et vous sera communiqué peu après la réception. 6. Brève description de la demande : champ obligatoire. Ce bloc contient de l’information qui décrit de façon précise les biens ou services requis. L’information fournie, au besoin, devrait contenir :• Pour les modifications o No de contrat o Ancien numéro de DSA o Numéro de la ligne précise touchée de SIGMA o Dernier numéro de facture, montant et date (dans le cas d’un désengagement)
  3. 3. • Pour un logiciel o Édition o Version o Avec ou sans médias o Avec ou sans maintenance et soutien o Durée de la période de maintenance et du soutien (dates de début et de fin de la couverture pour les renouvellements) o Numéro de l’offre à commandes o Adresse de livraison et nom et numéro de téléphone de la personne-ressource• Pour le matériel o Spécifications techniques complètes o Avec ou sans maintenance et soutien o Durée de la période de maintenance et du soutien (dates de début et de fin pour les renouvellements) o Numéro de l’offre à commande o Adresse de livraison et nom et numéro de téléphone de la personne-ressource o Si l’article est une composante, inscrire la marque d’inventaire ou le numéro de série du système parent dans lequel la composante sera installée• Pour des services professionnels o Numéro d’autorisation de tâche, s’il y a lieu o No de contrat, s’il y a lieu o Dans certains cas uniques, il se peut qu’un contrat doive être signé directement avec une personne. Si c’est le cas, la GCSA doit être consultée directement.• Pour les télécommunications o Les télécommunications peuvent être toute combinaison de biens ou de services. Veuillez vous référer aux types de demandes susmentionnées pour les renseignements exigés. *** Si vous n’avez pas assez d’espace dans le champ description fourni pour entrer toute l’information pertinente qui
  4. 4. nous permettra de traiter la demande, un document distinct peut être soumis avec le formulaire de DSA. 7. Date requise : Cette date devrait être la date réelle à laquelle les biens ou services sont requis. La GCSA tentera de respecter la date précisée. Si la DSA doit être traitée en priorité, vous devez avoir un besoin opérationnel solide qui doit être appuyé par votre directeur et communiqué au Bureau de réception des DSA. 8. Montant autorisé : champ obligatoire. Ce montant représente le montant maximal de fonds (sans la TPS/TVH) autorisé à dépenser pour répondre à la demande. Dans le cas d’une demande d’amendement d’un contrat existant ou d’une précédente DSA, cela ne représente que le montant qui doit être ajouté ou supprimé du contrat ou de la précédente DSA. Remarque : tous les fonds sont présumés être en dollars canadiens. Si les fonds demandés sont dans une devise étrangère, l’équivalent canadien doit être inscrit au moment de la signature. Prévoir les variations du taux de change. Convertisseur de devises - Taux du jour (www) Si le montant inscrit dépasse le 1 000 000 $CAN (un million de dollars), le besoin devra être examiné par le Comité de révision des contrats avant qu’une mesure d’approvisionnement ne soit prise.Renseignements financiers 9. Provenance des fonds : champ obligatoire. Les fonds peuvent provenir de trois endroits : • Budget de base (CO 1271) • Fonds renouvelables (CO 1276) • Crédit net (CO 1271) • Autre Si vous sélectionnez « Autre », vous devez donner une explication et la communiquer au Bureau de réception des DSA. Les directives liées à la DSA seront modifiées lorsque l’SPC émettra le nouveau plan comptable de l’organisation.
  5. 5. 10. Bloc de codage financier (BCF) : champ obligatoire. Tous les champs doivent être remplis avec des codes valides, tel que l’entend la Direction générale des finances. 11. Bloc signature (S32) : champ obligatoire. Le bloc signature doit contenir la signature de la personne qui détient les pouvoirs délégués de signature à la date signée pour les codes financiers inscrits dans le champ BCF sur la DSA et/ou les pièces jointes. • Nom et titre (S32) : Le nom et le titre de la personne qui a signé dans le bloc signature doit être dactylographié ou écrit en lettres moulées. • Date (S32) : Doit être la date à laquelle la personne a apposé sa signature.Bloc d’information sur la sécurité 12. Questions sur la sécurité : champ obligatoire. Vous devez répondre aux deux questions. Vous devez répondre normalement à la première question par un « OUI ». Vous devez répondre à la deuxième question par un « OUI » lorsque : • les ressources travaillent sur place; • ou les ressources ont accès au réseau. Remarque : si l’exigence est satisfaite par un mécanisme d’attribution des marchés existant du gouvernement, le LVERS n’est pas nécessaire et la réponse à la deuxième question devrait être « NON ». 13. Bloc signature (sécurité) : champ obligatoire. La signature doit être celle de la personne qui détient les pouvoirs délégués de signature pour déterminer les dispositions en matière de sécurité liées à la demande (normalement le responsable technique ou du projet). • Nom et titre (sécurité) : Le nom et le titre de la personne qui a signé dans le bloc signature doit être dactylographié ou écrit en lettres moulées. • Date (sécurité) : Doit être la date à laquelle la personne a apposé sa signature.Bloc Responsable technique 14. Nom (bloc RT) : Entrez le nom du responsable technique (RT), s’il y a lieu. Un numéro de téléphone doit être inscrit si le nom d’un responsable technique est fourni.
  6. 6. Bloc Document en pièce jointe - Document(s) supplémentaire(s)Des documents supplémentaires peuvent être nécessaires pour définir davantage le besoin etdoivent accompagner le formulaire de DSA. Voici une liste des documents supplémentairespossibles : 15. Information supplémentaire décrivant davantage la demande : Cette case doit être cochée sur le formulaire de DSA si ce type de document est fourni. 16. Prix et disponibilité (la/les cote(s) du/des vendeur(s)) : Lorsque vous préparez une estimation des coûts, il convient pour le responsable technique de solliciter de l’information sur le prix et la disponibilité auprès des fournisseurs potentiels. Il est important qu’une telle demande soit faite de façon à ne pas prendre d’engagement verbal ni écrit d’approvisionnement de biens ou services. 17. Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) : Cette case doit être cochée sur le formulaire de DSA si ce type de document est fourni. Le formulaire LVERS doit être rempli s’il est indiqué dans le bloc Sécurité qu’un LVERS est nécessaire. 18. Justification de source unique d’approvisionnement : Cette case doit être cochée sur le formulaire de DSA si ce type de document est fourni. Une justification de source unique permet de justifier le besoin d’accorder un contrat non concurrentiel et doit être fournie pour : • Toutes les DSA de logiciels de plus de 5 000 $CAN (TPS/TVH comprise); • Les DSA de biens et services qui dépassent 10 000 $CAN (TPS/TVH comprise) lorsqu’un fournisseur précis est indiqué ou lorsque les biens ou services provenant d’un fabricant ou d’un fournisseur précis sont indiqués. • Si la valeur totale d’un marché non concurrentiel dépasse 25 000 $CAN (TPS/TVH comprise), un formulaire TB2007-4 doit être rempli. 19. Réponse aux questions concernant les contrats de fournisseur exclusif où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ou une seule entreprise » en accord avec l’avis 2007-4 sur la politique des marchés du Conseil du Trésor : Le formulaire TB2007-4 doit être rempli pour toute DSA de logiciels ou d’équipement dont le montant dépasse 25 000 $CAN (TPS/TVH comprise) lorsqu’un fournisseur précis est indiqué ou lorsque les biens ou services provenant d’un fabricant ou d’un fournisseur précis sont indiqués. Cette case doit être cochée sur le formulaire de DSA si ce type de document est fourni. 20. Énoncé des travaux (EDT)/Énoncé des besoins (EDB) : L’EDT doit être fourni pour toute demande initiale de services
  7. 7. professionnels, mais n’est pas nécessaire pour prolonger uncontrat ou pour exercer des options. L’EDT ne doit conteniraucun nom ou tarif journalier.L’EDB doit être fourni pour le matériel ou les logiciels lorsque lebesoin ne peut être décrit adéquatement dans le blocDescription de la demande. Veuillez consulter le Guide depréparation d’un énoncé des travaux pour obtenir davantage dedétails.Cette case doit être cochée sur le formulaire de DSA si un EDTou un EDB est fourni.21. Liste de contrôle concernant les relationsemployeur/employé : La liste de contrôle doit être remplie etsignée pour toutes les demandes initiales de servicesprofessionnels, mais n’est pas nécessaire pour les prolongationsde contrat ou lorsqu’on exerce une option. Cette case doit êtrecochée sur le formulaire de DSA si ce type de document estfourni.22. Grille d’évaluation : Cette grille doit être fournie pour tousles besoins qui ont été comblés. Cette case doit être cochée surle formulaire de DSA si ce type de document est fourni.23. GPS Seulement - Répartition des coûts. Cette case seraautomatiquement cochée si un Centre de coûts de la GPS estutilisé.Bloc Référence du demandeur24. Préparé par/Numéro de téléphone : champ obligatoire.Entrez le nom et le numéro de téléphone de la personne quiprépare le formulaire de DSA.25. Référence du demandeur : Entrez un numéro deréférence d’identification ou le nom s’il y a lieu.

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