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15 Argumente für den Aufbau einer firmeninternen Community
1. NEMUK.
15 Argumente für den Aufbau einer firmeninternen Community
Täglich verbringen hunderte Millionen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber einen wesentlichen Teil ihrer
Arbeitszeit auf Netzwerken wie Facebook, Twitter und Co. Seit die Netzwerke auch über mobile Kanäle
erreichbar sind, kann auch die beste Firewall nichts mehr gegen die Nutzung während Bürozeiten
ausrichten. Arbeitnehmer “posten” (publizieren) einfach über ihr Handy.
Spätestens seit diesem Zeitpunkt müssen sich alle Firmen ernsthaft fragen, wie soziale Netzwerke aus
Unternehmensperspektive sinnvoll eingesetzt werden können.
Wir bei Nemuk haben in einem Feldversuch gelernt, wie Social Networking jenseits der bekannten Players
wie Facebook, Twitter, Xing und LinkedIn ganz konkreten Mehrnutzen generiert. Seit rund einem Jahr
setzen wir auf ein internes Soziales Netzwerk namens Socialcast.com. Es gibt übrigens verschiedene
Alternativen zu Socialcast, ein sehr bekanntes Konkurrenzprodukt ist Yammer. Auch CRM-Software Tools
wie Salesforce haben bereits eigene Social Networking Lösungen ihren Services integriert.
Nachfolgend die wichtigsten Gründe, warum die Nutzung des betriebsinternen Social Networks bei Nemuk
eine Erfolgsgeschichte ist:
Start im Beta Modus
Wir haben Socialcast einfach mal eröffnet und die Mitarbeiter eingeladen. Keine Regeln, keine Erwartungen.
Jemand hat den ersten Post hinterlassen und ein anderer bald darauf den ersten Kommentar. Silent
Opening. Plötzlich wurden daraus mehr Posts und mehr Kommentare. Unterdessen ist jeder Mitarbeiter
regelmässig auf Socialcast, ohne dass wird das jemals erzwungen hätten. Warum? Weil der Nutzen gross
und der Aufwand klein ist. Heute werden rund 5 - 10 Posts täglich lanciert.
Begrenzung auf Mitarbeiter in der eigenen Firma
Socialcast begrenzt den Zugriff auf die Mitarbeiter in der eigenen Unternehmung. Niemand von ausserhalb
sieht, was wir hier posten. Es handelt sich also um ein Social Network innerhalb der Firmenmauern. Das
macht einen ganz grossen Unterschied aus – wir befinden uns bei Socialcast eher im Arbeitsmodus, als im
Freizeitlook.
Austausch von Firmeninformationen
Ganz im Gegensatz zum alltäglichen “Wer platziert den besten Facebook Post” dreht sich der interne
Austausch meist um firmenrelevante Themen. Wir haben bei der Lancierung bewusst keine Regeln
aufgestellt und es darf durchaus auch Externes oder Privates gepostet werden (das ist sogar erwünscht).
Doch in unserer Funktion als Mitarbeiter nutzen wir das interne Netzwerk ganz automatisch primär zur
Verteilung von relevanten Informationen im Zusammenhang mit der täglichen Arbeit. Es entsteht dabei quasi
eine Wissensdatenbank, die allerdings nicht besonders strukturiert ist. Was wir übrigens als Nachteil
empfinden, mit einer smarten Suchfunktion könnte man den Nutzen noch wesentlich erhöhen.
Agentur für digitales Marketing
ONLINE//E-MAIL//MOBILE//VIDEO
Nemuk AG Kanzleistrasse 53 CH-8004 Zürich T +41 (0)44 246 70 80 F +41 (0)44 246 70 90
www.nemuk.com
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Pull anstatt Push
Unsere E-Mail-Boxen sind überfüllt und unsere Zeit ist ein wertvolles Gut. Alles was nicht gerade brennt
oder nicht relevant erscheint, landet im E-Mail-Müll oder wird schlicht ignoriert. Deshalb ist es oft viel
wirkungsvoller, eine Information auf Socialcast zu platzieren, anstatt ein “Mail an alle” zu senden. Im
Gegensatz zum E-Mail fällt der “Hör mir jetzt zu, ich habe dir jetzt etwas wichtiges zu sagen”-Mechanismus
weg, doch dafür wird der Beitrag dann gelesen, wann die Mitarbeiter gerade Zeit und Muse haben. Das
erhöht die Akzeptanz, da die Leser freiwillig lesen. Die Erfahrung zeigt: Selten wird ein Beitrag intern
ignoriert, beinahe alle Beiträge enthalten Kommentare und Likes.
An dieser Stelle wäre noch zu sagen, dass die User individuell die Möglichkeit haben, Notifikationen per E-
Mail zu bekommen, sobald ein Post in einer bestimmten Gruppe erfolgt oder ein eigener Post kommentiert
wird. Die Steuerung über die Notifikationen obliegt damit jedem einzelnen User. Es ist sogar möglich,
Beiträge direkt via E-Mail zu verfassen und so direkt an Socialcast zu senden, damit spart man sich den
Loginprozess.
Fachspezifische Posts
Auch wenn wir eine überschaubare Anzahl von 15 Mitarbeitern sind, interessiert sich noch lange nicht jeder
für die Themen der anderen. Deshalb haben wir interne Walls (Gruppen) gebildet, über die Artikel
fachspezifisch zugeordnet werden können. Bei uns geht es um Design, Programmierung, E-Mail Marketing,
Online Video, Social Media und Allerlei anderes. Jeder veröffentlicht seinen Artikel dort, wo er der Meinung
ist, die richtigen Leute anzutreffen. Auch in diesem Punkt mussten wir nie Regeln aufstellen, das hat sich
alles ganz von alleine ergeben. Als Mitarbeiter kann ich jederzeit frei entscheiden, welchen anderen
Mitarbeitern oder Gruppen ich folgen will, oder gegebenenfalls auch wieder “unfollowen” will.
Private Gruppen eröffnen
Vielleicht soll nicht gleich von Anfang an klar sein, wohin die nächste Mitarbeiterreise geht. Das löst man
ganz einfach, indem man eine geschlossene Gruppe eröffnet. Womit nur die eingeladenen Mitglieder dieser
Gruppe sehen, was dort gepostet wird. So kann sich das Organsationskomitee ganz einfach austauschen,
ohne die Katze zu früh aus dem Sack zu lassen.
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Badges verteilen
Eine weitere Möglichkeit ist die Funktion, dass Mitarbeiter sich gegenseitig für besondere Leistungen
virtuelle Medaillen, so genannte “Badges” verteilen. Ich halte diese Möglichkeit für sehr interessant, auch
wenn sie bei uns intern bisher noch nicht rege genutzt wurde. Wenn jemand einen Badge erhält, ist das
dafür auch umso mehr ernst gemeint. Es verhält sich momentan bei uns etwa so wie mit dem Ritterschlag:
nicht jeder kriegt ihn. Badges gibt es für ganz verschiedene Kategorien wie: “Company Spirit, Customer
Satisfaction, Leadership”, etc. Interessant ist auch, dass jeder Mitarbeiter nur eine begrenzte Anzahl von
Badges verteilen kann (die Anzahl wird vom Administrator bestimmt) – man kann also nicht mit
Komplimenten um sich werfen. Obwohl die Plattform im Grossen und Ganzen umfassend auf mehrere
Sprachen wie zum Beispiel Deutsch übersetzt ist, funktioniert das bei den Badges noch nicht.
A propos Badges: ich habe in ein Startup investiert, welches mit der Verteilung von Badges ein neues
Geschäftsmodell entwickeln will. www.stablish.me. Interessante Geschichte!
Umfragen starten
Socialcast beinhaltet auch ein Umfragetool, ähnlich wie Facebook. Einfache unpersönliche Umfragen
können ganz bequem realisiert werden. Doch sobald es um etwas anspruchsvollere Umfragen geht, dann
setzen wir lieber auf den kostenlosen Service von Google Drive, der absolut zu unseren favorisierten
Diensten gehört. Diese lassen sich via iFrame oder Link ganz einfach bei Socialcast einbauen. Wenn die
Umfragen dann noch geschliffener daherkommen sollen, dann ist www.wufoo.com der richtige Service.
Und wenn es um Termine geht, ist www.doodle.ch natürlich immer zu erwähnen.
Operative Prozesse (Smartie of the week)
Das interne soziale Netzwerk ist unterdessen vielmehr als der Ort für den Austausch von Neuigkeiten und
Nettigkeiten. Socialcast mausert sich zunehmend zur zentralen Drehscheibe von internen Informationen.
Beispielsweise unser Newsletter “Smartie of the week” und auch unsere Facebook Posts werden immer
zuerst im internen Netzwerk publiziert, bevor wir damit “öffentlich” gehen. Der Hintergrund dafür ist einfach.
Falls Mitarbeiter noch Inputs zu einem Thema oder Beitrag ergänzen möchten, können sie das intern noch
posten. Damit steigt die Qualität der Inhalte gemäss 4-Augen-Prinzip. Auch dieser Beitrag, den du jetzt
gerade liest, wurde intern auf Socialcast gepostet und wurde kommentiert, korrigiert und ergänzt. Wir
setzen bei der Contenterstellung also auch hier die Kraft der Community ein. Und zwar immer nach dem
Prinzip: “Wer will, kann...”. Falls innerhalb einer vordefinierten Zeit keine Reaktion erfolgt, wird der Beitrag
vom Verfasser automatisch publiziert. Grundprinzip ist: Pull vor Push. Wir zwingen uns nicht, wir machen
das freiwillig.
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Sitzungsprotokolle als Post veröffentlichen
Eines ist klar, Tools wie Yammer oder Socialcast ersetzen die interne Kommunikation nicht, sie ergänzen
sie. Trotzdem ist und bleibt das wichtigste Kommunikationsmittel immer noch der direkte Austausch unter
den Mitarbeitern. Und natürlich wöchentliche Meetings. Diese werden wir wohl auch in Zukunft durchführen,
da ist kein Ende in Sicht. Oft ist es aber so, dass nicht alle Mitarbeiter an den Meetings teilnehmen können
und deshalb sind die Meeting-Protokolle umso interessanter. Hier geht es nicht um Verwaltungsrats-
Meetings, wo jeder Beschluss im Detail formuliert werden muss, sondern um eine kurze, bündige und
knackige Übersicht zu den besprochenen Themen. Bei uns zu finden auf Socialcast unter der Rubrik
Wochenmeetings. So ist jeder Mitarbeiter up to date, was intern besprochen wurde. Die Details holt man
sich dann im persönlichen Gespräch.
Externe Links
Eine der meistgenutzten Funktionen ist das Verbreiten von externen Links. Genau wie bei Facebook. Auch
hier gibt es keine Regeln, was genau gepostet werden soll und die Bandbreite ist so vielfältig wie das
Leben selber. Oft werden nützliche Tools, spannende Kampagnen oder auch ein Witz in die Runde
gepostet. Der zentrale Nutzen entsteht durch die Kommentare auf den entsprechenden Post.
Interessanterweise hatten wir noch nie das Problem, dass Links gepostet werden, die irrelevant sind oder
gar ungeeignet für die interne Kommunikation.
Kundenwalls
Bei grösseren Projekten ist es auch möglich, dass wir für einen Kunden oder ein Kundenprojekt einen
eigenen Bereich aufschalten. Die Mitarbeiter können entscheiden, ob sie dieser Gruppe folgen wollen oder
nicht. Bisher setzen noch nicht alle Mitarbeiter auf diese Funktionen, weil wir nebenbei auch noch auf
andere Tools setzen wie Smartsheet, Google Drive und natürlich E-Mail. Meine persönliche Einschätzung
ist, dass sich auch dieser Bereich künftig mehr durchsetzen wird. Das bedingt natürlich, dass alle am
Projekt beteiligten Mitarbeiter regelmässig auf Socialcast einloggen.
Mobile Version
Socialcast ist auch als mobile Version verfügbar. Man kann es lieben oder hassen, Tatsache ist, dass man
24/7 auf dem Laufenden ist, wenn es um den internen Austausch von Informationen geht. Persönlich lese
ich vor allem über mobile Kanäle, das Verfassen von Beiträgen betreibe ich dank 10 Finger System noch
immer lieber und vor allem effizienter über das gute “alte” Notebook – da kann auch das iPad nicht
mithalten.
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Gratis bis 50 Nutzer
Socialcast ist ein für Interplattformen typischer “Fremium”-Service. Zuerst kostenlos (Free) und ab einer
gewissen Stufe dann kostenpflichtig (Premium).
Die Schweiz ist ein Land von KMU-Betrieben. Wenn ich mich richtig erinnere, dann sind über 80 % aller
Betriebe in der Schweiz 1-5 Mitarbeiter gross. Socialcast ist kostenlos bis 50 Mitarbeiter. Also ein Tool, das
man zum Nulltarif nutzen kann und erst bei Gefallen auf die kostenpflichtige Version wechseln kann.
Auswertungen
Mit Admin-Rechten erhält man statistische Informationen zur Socialcast Nutzung. Diese zeigen auf, welche
Gruppen die aktivsten sind, welche inaktiv geworden sind und vielleicht geschlossen werden können.
Traffic-Entwicklung von Posts, Likes, Kommentare über Zeit sowie segment-spezifische Informationen zu
den Aktivitäten von Gruppen, Usern oder Teams ergänzen die Analyse. Spannend wird es beim Thema
Trends: Welche sind die “interessantesten” Teilnehmer? Welche Diskussionen sind die aktivsten und
welche Beiträge zu welchen Themen haben das grösste Interesse geweckt? “Social Business Intelligence”
steht da und ist gar nicht falsch...
Fazit
Die Lancierung des internen Social Media Kanals ist für Nemuk eine Erfolgsgeschichte. Wir haben mit
Socialcast einen neuen Ort geschaffen, wo Informationen und auch Tasks sozial bewirtschaftet werden
können. Dies führt intern zu einer merklichen Reduzierung der Mailflut und interne Diskussionsstreams
werden zentral geführt. Als Agentur für digitales Marketing ist die Affinität der Mitarbeiter für solche Kanäle
grundsätzlich hoch, deshalb kann man die Erfahrungen wohl nicht pauschal für alle anderen Firmen gelten
lassen. Grössere Unternehmen nutzen ein Intranet, welches vielleicht ähnliche Funktionen zulässt und den
digitalen Austausch unter den Mitarbeitern fördert. Die Akzeptanz hängt direkt von den einzelnen
Teilnehmern ab, und dieser wahrnehmbare Nutzen wächst mit der Anzahl der Beiträge. Deshalb sollte die
Einführung eines firmeninternen Netzwerkes auf freiwilliger Basis geschehen und erst nach einer längeren
Einführungsphase als verpflichtendes Arbeitsinstrument eingeführt werden, wenn überhaupt. Der tägliche
Umgang mit dem internen Social Network dürfte auch eine positive Auswirkung auf die Kommunikation
gegen aussen haben. Mitarbeiter gewöhnen sich daran, Social Networks auch im und vor allem für den
Beruf einzusetzen und können so auch besser mit firmenrelevanten Nachrichten auf Facebook, Twitter,
LinkedIn etc. umgehen.
Welche Erfahrungen haben Sie mit der internen Kommunikation über digitale Medien? Setzen Sie auch auf
Tools wie Socialcast, Yammer oder andere? Welche Themen sind in diesem Kontext noch zu erwähnen?
Können wir Sie bei der Lancierung eines internen Social Networks unterstützen? Melden Sie sich via
contact@nemuk.net.
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