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Sebastián Lilly d’Hainaut
MBA U de Chile
sebastianlilly2@gmail.com

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¡Bienvenidos!



•  Consultor: Sebastian Lilly dHainaut.
•  Coordinación Horaria

•  Materiales (Apunte y Lápiz)
•  ¡No permita que se le vaya una buena idea!
•  Favor completar el formulario de Presentación
   Personal
Nombre: .....................................
                Favor complete las siguientes frases y luego
                            entregue la hoja al Moderador.
•    Me gusta......................................................................................................
•    Estoy orgulloso de.....................……........................................................
•    Algunas veces deseo..................................................................................
•    Cuando hago algo mal.............................................................................
•    No puedo.............................................................................…………………
•    Si puedo ………………………………………………………………………
•    La película que más me ha gustado es ..................................................
•    Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................
¿Que es El Tiempo?
 La mejor definición, si bien no la más
 clara para el lector moderno, sigue
 siendo la antiquísima definición de
 Aristóteles:”El número, o la medida,
 del movimiento según antes y
 después”.


     Para Aristóteles, como para la
     mayoría de los filósofos
     antiguos y medievales, la
     palabra movimiento equivalía a
     cambio (decían que todo lo que
     cambiaba “se movía” de la
     potencia al acto, es decir, de la
     posibilidad a la realidad)



                              Video que es
                              el tiempo
El Tiempo




            Video Jar Palo
El Tiempo




No existe el tiempo como no existen ni el
kilómetro ni el litro, sino únicamente las
cosas que son medidas por tales patrones
convencionales.

                                    Video Jar Palo
El
Tiempo
  Que
definición
 puede
  dar
 UD.?
¿ Cómo optimizamos nuestra labor ?




   Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra
   función, para lo cual es necesario sacarle el
   máximo de rendimiento a los recursos.           Hoy, uno de los
                                                   recursos          más
                                                   escasos es el tiempo,
                                                   para lo cual cada
                                                   actividad que diga
                                                   relación con la venta
                                                   u otras que nos
                                                   permita    ser    más
                                                   eficientes y ahorrar
                                                   tiempo es básica.
Video: MOTIVACION LABORAL
TERRY TATE+ Motivador
Español
Caso: Las Piedras Grandes
                            Video
La Administración del Tiempo
                        Es el arte de hacer
                        que sirva para el
                        beneficio de las
                        personas y de las
                        sociedades. Como
                        el tiempo no existes
                        en sí, la
                        administración del
                        tiempo es la
                        administración de sí
                        mismo; el manejo
                        adecuado de los
                        recursos en todo
                        orden, ya que no
                        hay una sola
                        realidad que se
Video que es el         sustraiga al tiempo.
tiempo+ el tiempo no
existe
La Administración del Tiempo
                       El tiempo es como una
                       gota de agua que se
                       evapora. No podemos
                       físicamente, capturarlo
                       ni    encerrarlo   para
                       hacerlo nuestro. La
                       administración      del
                       tiempo es una ilusión,
                       porque nadie puede
                       realmente administrar
                       el tiempo. El tiempo es
                       una constante. Una
                       medida de intervalos.
                       Independientemente
                       de quiénes somos o
                       que estamos tratando
Video que es el
                       de lograr, el tiempo
tiempo+ el tiempo no
                       continúa moviéndose
existe                 al mismo ritmo.
La Administración del Tiempo

Administrar     el
tiempo realmente
significa
administrarnos
nosotros
mismos,
de tal manera
que       podamos
optimizar       el
tiempo        que
tenemos.
La Administración del Tiempo
 Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que
 tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus
 horas más eficientemente. El resultado es a menudo un
 intento por realizar sus tareas con más rapidez,
 razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos,
 podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto
 raramente funciona y como estrategia para usar el
 tiempo es muy pobre.
La Administración del Tiempo
 Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas.
 Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay
 menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes
 de tomar decisiones para solucionar problemas. Como
 resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
•  Cuando la presión no funciona, a menudo se
   adopta una segunda estrategia:
   “Trabajar más horas”




                            • El tiempo personal va
                            desapareciendo a medida
                            que se incrementa el tiempo
                            de trabajo. El juicio es
                            menos claro y problemas
                            que se podrían ser
                            resueltos en minutos por
                            una mente fresca, se
                            resuelven en horas.
•  Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias
   pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo,
   mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les
   permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser
   hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan,
   siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones
   de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con
   acciones.
Test de

     La Administración del                 Productividad


           Tiempo
Describa otras consecuencias del trabajo
 excesivo:
La Administración del Tiempo
La
Administración
 del Tiempo
Estos hombres tenía claras sus prioridades y llegaron lejos

                 Prioridad
                                                              Video
Prioridad
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Mis Enemigos!
La Urgencia!
•    Proporciona un sentido artificial de:
      –  AUTOESTIMA, PODER,
         CONTROL, SEGURIDAD Y
         REALIZACION                         •    Empeora el funcionamiento y ocasiona
                                                  la perdida de relaciones con los demás




                                      Convierte al Líder en el punto central de
                                      atención

                                        La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
•    Proporciona un sentido artificial de:
      –  AUTOESTIMA, PODER,
         CONTROL, SEGURIDAD Y
         REALIZACION                         •    Empeora el funcionamiento y ocasiona
                                                  la perdida de relaciones con los demás




                                      Convierte al Líder en el punto central de
                                      atención

                                        La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
•    Proporciona un sentido artificial de:
      –  AUTOESTIMA, PODER,
         CONTROL, SEGURIDAD Y
         REALIZACION                         •    Empeora el funcionamiento y ocasiona
                                                  la perdida de relaciones con los demás




                                      Convierte al Líder en el punto central de
                                      atención

                                        La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
•    Proporciona un sentido artificial de:
      –  AUTOESTIMA, PODER,
         CONTROL, SEGURIDAD Y
         REALIZACION                         •    Empeora el funcionamiento y ocasiona
                                                  la perdida de relaciones con los demás




                                      Convierte al Líder en el punto central de
                                      atención

                                        La Urgencia!
Agrava los problemas que intenta remediar
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Presentacinadmdeltiempo 090821063932-phpapp01
Y que hay de


¿Usted?
Presentacinadmdeltiempo 090821063932-phpapp01
Y ¿Ahora que?
Presentacinadmdeltiempo 090821063932-phpapp01
Veamos
  Lo verdaderamente


Importante
Matriz de Administración del
               Tiempo
I
     I                 II
m
     Crisis            Cuadr. Calidad
p
     Fechas Críticas   Planificación
o
                       Prevención
r
T    III               V
a    Interrupciones    Actividades Escape
n    Reuniones         Trivialidades
T
e           Urgente        NO Urgente
En vista de que no podemos incrementar    TIEMPO DE
                 la cantidad de tiempo que recibimos, la    CALIDAD
                 calidad del tiempo se convierte en la
                 única variable.



               Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie
               más.


      Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu
      tiempo.



        En última instancia, usas tu tiempo
        como lo desea.




Video tiempo
japones
La forma como usas tu tiempo define quién   TIEMPO DE
                eres, más aún que lo que dices, lo que
                vistes, lo amigos que eliges, lo que
                                                             CALIDAD
                piensas.


           Mucha gente dice algo y hace lo contrario,
           por ejemplo: mucha gente identifica a su
           familia como el aspecto más importante de
           su vida y sin embargo, invierte muy poco
           tiempo en actividades familiares.


  Tu compromiso para administrar tu tiempo
  es realmente un compromiso contigo
  mismo y con lo que es importante en
  tu vida.




Video tiempo
japones
TIEMPO DE
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su                   CALIDAD
descanso.
                             La autodisciplina significa fuerza de
                             voluntad para hacer las cosas que deben
                             hacerse antes que las queremos hacer
                             porque nos son más fáciles o agradables.


Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
TIEMPO DE
Un aprovechamiento adecuado del tiempo
permite disfrutar de su trabajo y su                   CALIDAD
descanso.
                             La autodisciplina significa fuerza de
                             voluntad para hacer las cosas que deben
                             hacerse antes que las queremos hacer
                             porque nos son más fáciles o agradables.


Enfrentarnos a los asuntos en vez de
posponerlos, nos dará más tiempo para
hacer las cosas.
Puesto que es nuestro tiempo lo que         TIEMPO
 estamos gastando, somos nosotros
 quienes debemos dominarlo, y ni dejar que     DE
 él nos domine. Y nadie podrá dominar su
 tiempo mientras no esté primero dispuesto   CALIDAD
 a dominarse a sí mismo.




El uso de nuestro tiempo es el resultado
de cientos de pequeñas y grandes
elecciones cada día, cada hora y aún cada
minuto.
El mito de la actividad: “El ejecutivo más
                                                  MITOS
lleno de trabajo es el más eficiente”. Se
confunden los resultados con la
actividad… para no llegar a ninguna
parte.




             El mito del hombre equipo: “Cuanto más
             alto sea el nivel en que se manejan los
             asuntos, tanto mejor”. Se regatea la
             delegación y se pretende hacer las cosas
             uno mismo “para estar en todo”:
             invadiendo      puestos,      aplastando
             personalidades y matando motivaciones.
MITOS

El mito de la decisión aplazada: “Hay
que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos”. Lo que sucede
es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
El mi
  “El tieto de tra
 hech mpo prebajar con
recur a encima siona al tra el tie
y obj so qued ”: EL má ejecutivo mpo:
      eto d     a
            e jus converti s precios : se le
                 tificac do en os
                        iones    estor
                              .        bo




   Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte
   del ser humano: Cierto tiempo perdido
   puede ser constructivo porque ayuda a
   relajarse o a reducir la tensión; sin
   embargo, a veces esto puede ser algo
   frustrante, especialmente cuando se pierde
   el tiempo por hacer algo menos importante
   de lo que se podría estar haciendo.
El mito de ahorra tiempo: “Hay que ahorrar
tiempo a través de soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difíciles, tratándolos
de manera superficial, de modo que se
está condenado a repetir lo que salió mal.
MITOS   MITOS

MITOS
TOS
MITOS     MITOS

MITOS
TOS

             sus
       ¿cuáles son




                 MITOS?
MITOS         MITOS

MITOS
TOS

              sus
       ¿cuáles son




                   MITOS?
 Haga una lista con sus

                     5 MITOS
                           propios
Desperdiciadores de Tiempo
Desperdiciadores de Tiempo
 Desperdiciadores
 de tiempos
 Externos vs.
 Internos. Los
 DDT se dividen
 en externos, si
 son                              Es cualquier cosa
 provocados por                  que impida que un
 otras personas, o            ejecutivo alcance sus
 internos si son             objetivos de la manera
 provocados por               más efectiva posible.
 nosotros mismos.
Desperdiciadores de Tiempo




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Posibles Soluciones

Proyectos
    Activida
             de
          s por




                  Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
                  Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
Posibles Soluciones

Proyectos
    Activida
             de
          s por




                  Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B)
                  Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
Posibles Soluciones

conversación.
Antes de llamar, planifica la



                                                                                    no
                                                                            on de
                                                                    d os d sólo en
                                                              perío         o
                                                      l ece         a s sin
                                                Estab s llamad cia.
                                                      irá           n
                                                 recib e emerge
                                                        d
                                                  caso       Si
                                                                  l
                                                            extie a con
                                                                 n          v
                                                          busc de inn ersación
                                                                a ex       e
                                                                     cusa cesariam se
                                                                          s pa
                                                                               ra co ente,
                                                                                    rtarla
                                Trata de acortar la parte social de la                     .
                                conversación, ve directo al grano y
                                permanece en él.
No revises una y otra vez en nombre de la
              perfección, cuando los beneficios son pocos o
              inexistentes
                                                        Posibles Soluciones
              Al escribir usa palabras sencillas
Escribe menos, usa el




                                                                        ntado
                                                               o y orie
                                                    o   ncis
                                     tilo c laro, c
                                    s
                           U sa el e s
                                   o
                           a hech
teléfono




                         Escribe respuestas a cartas y memos,
                         anotando las respuestas al margen y
                         enviándolas de vuelta

              Piensa antes de escribir,
              planea lo que se quieres
              expresar
                         Escribe
                        anotan respuestas
                                d             a
                        envián o las respue cartas y me
                               dolas d         s          m
                                       e vuelt tas al marge os,
                                              a            n y
Posibles Interrupciones y visitantes inesperados
                           Soluciones
                                    itantes
                     iario para vis
        n tiempo d         iones
Prevé u           nterrupc
           os e i
in esperad
  No permitas que ciertos visitantes
  inesperados tomen asiento
                                               u
                                          de t
                                      era
                              te s fu
                     v isitan
              a  los
     Re cibe
             a No contribuyas a conversaciones
      oficin
                innecesarias




                                   Aprende a decir no, especialmente
                                   cuando te preguntan ¿Tiene un
                                   minuto?
Posibles Soluciones
•  Reuniones                   Pregúntate
  –  Desalienta    y           si         la
     discontinúa las           reunión es
     reuniones                 realmente
     innecesarias              necesaria.
                               ¿Una
                               conversaci
                               ón
                               telefónica
                               tendría el
                               mismo
                               efecto?
Posibles Soluciones
¿Es necesaria mi           resiste       las
presencia?                 interrupciones,
Fíjate un limite de        mantente en el
tiempo y ajústate a        tema
él                         Minimiza      las
Prepárate para la          conversaciones
reunión,                   intrascendentes.
                           No contribuyas
                           a
                           conversaciones
                           innecesarias
Desperdiciadores de Tiempo




                             Internos
¿dónde están




    TUS
¿dónde están




    TUS        PRIORIDADDES ?
Falta de
Planificación
Realice
   AQUÍ Y

          AHORA
              Su Planificación completa

               Falta de            X
             Planificación


                           1
                              SEMANA
Realice
   AQUÍ Y

          AHORARecuerda las
            Prioridades
                   Su Planificación completa

                    Falta de            X
                  Planificación


                                1
                                   SEMANA
Desperdiciadores de Tiempo
          Internos
•    Falta de prioridades
•    Falta de planes
•    Objetivos no claros
•    Dejar cosas para después
•    Intentar hacer muchas cosa a la vez
•    Falta de autodisciplina
•    Falta de habilidad y conocimientos
Presentacinadmdeltiempo 090821063932-phpapp01
González
!!!Hoy
           tengo que
           vender¡¡¡




González
!!!Hoy
                tengo que
                vender¡¡¡




González
            NO, mejor
             hago el
           MANDADO que
           me pidió mi
               jefe
!!!Hoy
                tengo que
                vender¡¡¡




González
            NO, mejor
             hago el
           MANDADO que
           me pidió mi
               jefe
                            Hoy tengo
                             que ir a
                              cobrar,
                               sÍ eso
                                mejor
!!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
              LO QUE LE PEDÍ HACE 3
                   SEMANAS?




González
EEE NO LO
           RECUERDO    !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
             JEFE         LO QUE LE PEDÍ HACE 3
                               SEMANAS?




González
EEE NO LO
           RECUERDO    !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES
             JEFE         LO QUE LE PEDÍ HACE 3
                               SEMANAS?




                                   ¡¡¡¡¡VENGA A MI
González
                                        OFICINA
                                   AHORAAAAAA!!!
González
González
Glup




¡¡¡¡¡¿Es que UD no
 tiene claro lo que
tiene que hacer en     González

   su trabajo?!!!!!
 Le dije la semana
 pasada, que tenía
  que asistir al Gte
       Gral…
Me hará Ud ur reporte
     completo de las
 actividades realizadas,
no me interesa si se tiene
qie quedar toda la noche.
    ¡¡¿ENTENDIÓ?!!
                                         Si don
                                        Wenceslao


                             González
¿y que le pongo al
   reporte si no
acompañé al GTE
   Gral jamás?




                     González
González
González
Posibles Soluciones
•    Reflexión
•    Decisión
•    Disciplina
•    No rendirse hasta haber desarrollado
     nuevos hábitos
Identificación de Hábitos
               Personales
•  Ejercicio
  –  Haz dos listas identificando tus propios
     “enemigos del tiempo”, destacando los cinco
     principales. Jerarquiza por orden de
     peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima
     gravedad). Haz una de los enemigos externos
     y otra lista de los enemigos internos.
  –  Una vez que ya lograste identificar a tus
     “enemigos” enlista las posibles soluciones
     para cada uno de ellos.
Soluciones
•  Ahora, haz dos listas más, escribiendo
   soluciones de cada uno de los problemas
   en la lista anterior.
Causas de la Morosidad
•  Morosidad
•  La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito
   llega cuando se hacen en el momento preciso
   las cosas realmente importantes que conducen
   a los resultados deseados. Sin embargo, son
   esas cosas importantes las que usualmente
   dejamos para después.
•  Una de las razones que nos inducen a posponer
   las cosas importantes es porque tendemos a
   confundir lo importante con lo urgente, y
   nuestros días se ven copados de demandas y
   presiones.
Causas de la Morosidad
•  Morosidad
•  Las cosas importantes raramente ejercen esta
   clase de presión, hasta que alcanzan el estado
   de crisis. El responder a lo urgente y posponer
   lo importante, nos garantiza un continuo número
   de crisis en nuestros trabajos y en nuestras
   vidas.
•  Para vencer a la morosidad, necesitamos
   superar nuestra inercia, nuestra tendencia a
   resistir el comienza de acciones. Una vez que la
   acción ha comenzado, será más fácil
   continuarla. Lo difícil es comenzar.
Causas de la Morosidad
•  Morosidad
•  La morosidad conduce en la mayoría de los casos a
   carrera de último minuto, resultados por debajo de la
   calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas
   perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental
   y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo.
   Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de
   la gerencia es tan importante como el hacer las cosas
   eficientes y efectivamente.
•  Las principales causas de morosidad son:
•  Trabajos no placenteros
•  Trabajos difíciles
•  Indecisión
Uso del Tiempo
•  Principios prácticos
•  Para conocer qué cosa en particular
   puede hacer un ejecutivo, que verdadera y
   rápidamente lo haga más efectivo, y que
   lo haga lograr más y disfrutar de lo que
   está haciendo, es necesario saber en qué
   se le va el tiempo.¡No dependa de la
   memoria, pues es traicionera!
Uso del Tiempo
•  Principios prácticos
•  Nosotros no podemos manejar el tiempo
   pasado, pero si podemos examinar en forma
   objetiva y realista como lo manejamos. El
   resultado final de nuestro análisis no será una
   técnica, o una serie de complicadas formas
   burocráticas que debamos seguir por el resto de
   nuestros días: El resultado de examinar cómo
   gastamos nuestro tiempo debes ser un paso
   hacia el desarrollo de un sentido personal del
   mismo: en que se nos va y en que debería
   írsenos.
Autoanálisis del Uso del Tiempo
•  Para quién sinceramente se propone mejorar la
   administración de su propio tiempo, el primer
   paso consistirá en averiguar como lo está
   empleando.
•  En este punto se puede dividir la próxima
   semana en intervalos de quince o treinta
   minutos, y al final de cada hora se registra como
   se empleó esa hora.
•  Se requiere autodisciplina para comenzar y
   seguir adelante.
Planear las Actividades
•  Diseño de objetivos
•  Planes de contingencia
•  El tiempo para planear, prever contingencias y
   pensar en oportunidades a menudo brilla por su
   ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria
   o se diluye en actividades más rutinarias.
Planear las Actividades
•  Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables
   sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse
   dueños de la situación. Para esto es
   indispensable planear nuestra s actividades, a fin
   de optimizar lo más posible el tiempo del que
   disponemos.
•  Tener los objetivos por escrito y revisarlos
   periódicamente (por ejemplo: diariamente, una
   vez a la semana o tan siquiera cada mes), es
   fundamental para no perder la orientación y no
   malgastar tiempo y energía en cosas secundarias
   o en actividades innecesarias.
Planear las Actividades
•  Puedo realizar una planificación eficaz si:
  –  Reviso mis metas y establezco tareas diarias
     específicas
  –  Determino el tiempo que tomará realizar cada
     tarea
  –  Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré
  –  Organizo mis tareas por orden de prioridad
Planear las Actividades
•  Para establecer mis metas de una manera
   adecuada es necesario que:
  –  Estén en línea con mis valores
  –  Sean de tiempo definido
  –  Estén definidas clara y específicamente
  –  Sean completamente mías
  –  Sean realistas
Organizar las Actividades
•  Nos servirá para establecer prioridades a las
   actividades planeadas, debiendo de clasificarlas
   en tres categorías:
•  Prioridad A
•  “Imprescindible de hacerse”: éstas son las
   actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán
   en esta categoría debido a órdenes
   administrativas, requerimientos de clientes
   importantes, tiempo límite significativo, u
   oportunidades de éxito o desarrollo.
Organizar las Actividades
•  Prioridad B
•  ”Debe hacerse”:son actividades de valor
   medio; pueden contribuir a mejorar el
   desempeño pero no son tan esenciales o
   no requieren de un tiempo límite
Organizar las Actividades
•  Prioridad C
•  ”Deseable de hacer” es la categoría de
   menor valor. Al incluir actividades tan solo
   interesantes    o     divertidas,    podrían
   eliminarse, posponerse o realizarse en
   períodos de poca presión.
Organizar las Actividades
•  Dependiendo de la fecha en que se elabore su
   lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las
   prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy
   pueden convertirse en A el día de mañana, al
   acercarse alguna fecha importante. Asimismo,
   las A de hoy pueden ser la C de mañana si no
   se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias
   cambiaron.
Organizar las Actividades
•  Es obvio que no vale la pena pasar
   demasiado tiempo en una tarea de bajo
   valor: por otro lado, vale la pena invertir
   tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo
   una planeación le permitirá recoger los
   beneficios     del     tiempo    invertido
   sabiamente.
El Beneficio de la Planeación
•  El principio de Pareto
•  Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX
   postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual
   dice que un 80% de los resultados se obtienen con un
   20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
   nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un
   20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar
   cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más
   constructivo y cuál es usado en tareas menos
   productivas. Para hacer esto tenemos primero que
   analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
El Beneficio de la Planeación
El Beneficio de la Planeación
•  Eficiencia vs. Efectividad
•  Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o
   hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las
   cosas correctas. En nuestras vidas es mucho
   más valioso lograr efectividad que eficiencia.
•  En otra palabras la eficiencia buscar lograr
   resultados…va derecho al objetivo. La
   efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la
   efectividad es un equilibrio entre lograr los
   resultados deseados y hacer sostenible en el
   tiempo esos resultados..
El Beneficio de la Planeación
•  Aspectos importantes a considerar
•  Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro
   más a la hora de la ejecución, aparte de que los
   resultados serán mejores.
•  Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato
   y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero-
   hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se
   jerarquiza, se manejará mejor.
•  Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras
   palabras, evitar la realización demasiado correcta de
   tareas…que no son las que se tiene que hacer.
El Beneficio de la Planeación
•  Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en
   las que con menores esfuerzos se producen
   mayores resultados. Tener presente el “principio
   del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos
   esfuerzos críticos (20% por poner un número
   redondo) producen la gran mayoría de los
   resultados y viceversa. Evitar el empleo del
   tiempo     en       cantidades      inversamente
   proporcionales a la importancia de las tareas.
El Beneficio de la Planeación
•  No confundir el manejo de problemas con
   solución de problemas. Antes de buscar
   soluciones cerciorarse de tener bien definido el
   problema.
•  También en la medida de lo posible, señalar en
   el programa diario tiempos de no interrupción
   para poder concentrarse. Alternar las horas de
   disponibilidad” con horas de privacía”.
El Beneficio de la Planeación
•  Asegurar la buena comunicación dentro de la
   institución. Se ahorra mucho tiempo cuando
   prevalecen la claridad, la concisión de los
   mensajes y la retroalimentación o feedback.
•  Concentrarse en las oportunidades, antes que
   en los problemas. Recordar que “aquellos que
   viven sepultados en los problemas, dejan pasar
   de largo las oportunidades”
El Beneficio de la Planeación
•  Tener su oficina, habitación o escritorio bien
   ordenado, es como tener su barco dispuesto
   para la acción. Uno puede comenzar a trabajar
   efectivamente.
•  Uno tiene que tener claridad acerca del
   propósito, de los fines y objetivos del trabajo.
   Entonces, la situación le dirá cuáles son las
   prioridades en términos de importancia y
   urgencia, cosas que no son necesariamente lo
   mismo.
Presentacinadmdeltiempo 090821063932-phpapp01
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  • 1. Sebastián Lilly d’Hainaut MBA U de Chile sebastianlilly2@gmail.com Video 1
  • 2. ¡Bienvenidos! •  Consultor: Sebastian Lilly dHainaut. •  Coordinación Horaria •  Materiales (Apunte y Lápiz) •  ¡No permita que se le vaya una buena idea! •  Favor completar el formulario de Presentación Personal
  • 3. Nombre: ..................................... Favor complete las siguientes frases y luego entregue la hoja al Moderador. •  Me gusta...................................................................................................... •  Estoy orgulloso de.....................……........................................................ •  Algunas veces deseo.................................................................................. •  Cuando hago algo mal............................................................................. •  No puedo.............................................................................………………… •  Si puedo ……………………………………………………………………… •  La película que más me ha gustado es .................................................. •  Ser trabajador de mi empresa es……………….....................................
  • 4. ¿Que es El Tiempo? La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles:”El número, o la medida, del movimiento según antes y después”. Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad) Video que es el tiempo
  • 5. El Tiempo Video Jar Palo
  • 6. El Tiempo No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. Video Jar Palo
  • 7. El Tiempo Que definición puede dar UD.?
  • 8. ¿ Cómo optimizamos nuestra labor ? Tenemos que hacer mas PRODUCTIVA nuestra función, para lo cual es necesario sacarle el máximo de rendimiento a los recursos. Hoy, uno de los recursos más escasos es el tiempo, para lo cual cada actividad que diga relación con la venta u otras que nos permita ser más eficientes y ahorrar tiempo es básica. Video: MOTIVACION LABORAL TERRY TATE+ Motivador Español
  • 9. Caso: Las Piedras Grandes Video
  • 10. La Administración del Tiempo Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existes en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se Video que es el sustraiga al tiempo. tiempo+ el tiempo no existe
  • 11. La Administración del Tiempo El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos físicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro. La administración del tiempo es una ilusión, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o que estamos tratando Video que es el de lograr, el tiempo tiempo+ el tiempo no continúa moviéndose existe al mismo ritmo.
  • 12. La Administración del Tiempo Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
  • 13. La Administración del Tiempo Mucha gente opera bajo la errónea creencia de que tendría tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas más eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con más rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rápidos, podrían tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
  • 14. La Administración del Tiempo Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.
  • 15. •  Cuando la presión no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: “Trabajar más horas” • El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es menos claro y problemas que se podrían ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
  • 16. •  Trabajar más rápido y trabajar más horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les permitirán conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer, y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
  • 17. Test de La Administración del Productividad Tiempo Describa otras consecuencias del trabajo excesivo:
  • 20. Estos hombres tenía claras sus prioridades y llegaron lejos Prioridad Video
  • 21. Prioridad Video
  • 22. Prioridad Video
  • 23. Prioridad Video
  • 24. Prioridad Video
  • 25. Prioridad Video
  • 28. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  • 29. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  • 30. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  • 31. •  Proporciona un sentido artificial de: –  AUTOESTIMA, PODER, CONTROL, SEGURIDAD Y REALIZACION •  Empeora el funcionamiento y ocasiona la perdida de relaciones con los demás Convierte al Líder en el punto central de atención La Urgencia! Agrava los problemas que intenta remediar
  • 42. Y que hay de ¿Usted?
  • 46. Veamos Lo verdaderamente Importante
  • 47. Matriz de Administración del Tiempo I I II m Crisis Cuadr. Calidad p Fechas Críticas Planificación o Prevención r T III V a Interrupciones Actividades Escape n Reuniones Trivialidades T e Urgente NO Urgente
  • 48. En vista de que no podemos incrementar TIEMPO DE la cantidad de tiempo que recibimos, la CALIDAD calidad del tiempo se convierte en la única variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo desea. Video tiempo japones
  • 49. La forma como usas tu tiempo define quién TIEMPO DE eres, más aún que lo que dices, lo que vistes, lo amigos que eliges, lo que CALIDAD piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente identifica a su familia como el aspecto más importante de su vida y sin embargo, invierte muy poco tiempo en actividades familiares. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante en tu vida. Video tiempo japones
  • 50. TIEMPO DE Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su CALIDAD descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.
  • 51. TIEMPO DE Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar de su trabajo y su CALIDAD descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dará más tiempo para hacer las cosas.
  • 52. Puesto que es nuestro tiempo lo que TIEMPO estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y ni dejar que DE él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto CALIDAD a dominarse a sí mismo. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aún cada minuto.
  • 53. El mito de la actividad: “El ejecutivo más MITOS lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad… para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejan los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
  • 54. MITOS El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
  • 55. El mi “El tieto de tra hech mpo prebajar con recur a encima siona al tra el tie y obj so qued ”: EL má ejecutivo mpo: eto d a e jus converti s precios : se le tificac do en os iones estor . bo Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano: Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.
  • 56. El mito de ahorra tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenado a repetir lo que salió mal.
  • 57. MITOS MITOS MITOS TOS
  • 58. MITOS MITOS MITOS TOS sus ¿cuáles son MITOS?
  • 59. MITOS MITOS MITOS TOS sus ¿cuáles son MITOS? Haga una lista con sus 5 MITOS propios
  • 61. Desperdiciadores de Tiempo Desperdiciadores de tiempos Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son Es cualquier cosa provocados por que impida que un otras personas, o ejecutivo alcance sus internos si son objetivos de la manera provocados por más efectiva posible. nosotros mismos.
  • 63. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 64. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 65. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 66. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 67. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 68. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 69. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 70. Desperdiciadores de Tiempo Externos •  Excesivo flujo de papeles •  Teléfono •  Visitantes •  Reuniones •  Fallas de comunicación •  Políticas y procedimientos •  Información (Falta/exceso)
  • 71. Posibles Soluciones Proyectos Activida de s por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
  • 72. Posibles Soluciones Proyectos Activida de s por Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
  • 73. Posibles Soluciones conversación. Antes de llamar, planifica la no on de d os d sólo en perío o l ece a s sin Estab s llamad cia. irá n recib e emerge d caso Si l extie a con n v busc de inn ersación a ex e cusa cesariam se s pa ra co ente, rtarla Trata de acortar la parte social de la . conversación, ve directo al grano y permanece en él.
  • 74. No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes Posibles Soluciones Al escribir usa palabras sencillas Escribe menos, usa el ntado o y orie o ncis tilo c laro, c s U sa el e s o a hech teléfono Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta Piensa antes de escribir, planea lo que se quieres expresar Escribe anotan respuestas d a envián o las respue cartas y me dolas d s m e vuelt tas al marge os, a n y
  • 75. Posibles Interrupciones y visitantes inesperados Soluciones itantes iario para vis n tiempo d iones Prevé u nterrupc os e i in esperad No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento u de t era te s fu v isitan a los Re cibe a No contribuyas a conversaciones oficin innecesarias Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tiene un minuto?
  • 76. Posibles Soluciones •  Reuniones Pregúntate –  Desalienta y si la discontinúa las reunión es reuniones realmente innecesarias necesaria. ¿Una conversaci ón telefónica tendría el mismo efecto?
  • 77. Posibles Soluciones ¿Es necesaria mi resiste las presencia? interrupciones, Fíjate un limite de mantente en el tiempo y ajústate a tema él Minimiza las Prepárate para la conversaciones reunión, intrascendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias
  • 80. ¿dónde están TUS PRIORIDADDES ?
  • 82. Realice AQUÍ Y AHORA Su Planificación completa Falta de X Planificación 1 SEMANA
  • 83. Realice AQUÍ Y AHORARecuerda las Prioridades Su Planificación completa Falta de X Planificación 1 SEMANA
  • 84. Desperdiciadores de Tiempo Internos •  Falta de prioridades •  Falta de planes •  Objetivos no claros •  Dejar cosas para después •  Intentar hacer muchas cosa a la vez •  Falta de autodisciplina •  Falta de habilidad y conocimientos
  • 87. !!!Hoy tengo que vender¡¡¡ González
  • 88. !!!Hoy tengo que vender¡¡¡ González NO, mejor hago el MANDADO que me pidió mi jefe
  • 89. !!!Hoy tengo que vender¡¡¡ González NO, mejor hago el MANDADO que me pidió mi jefe Hoy tengo que ir a cobrar, sÍ eso mejor
  • 90. !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES LO QUE LE PEDÍ HACE 3 SEMANAS? González
  • 91. EEE NO LO RECUERDO !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES JEFE LO QUE LE PEDÍ HACE 3 SEMANAS? González
  • 92. EEE NO LO RECUERDO !!!!!GONZÁLEZ¡¡¡¡¡, ¿QUÉ ES JEFE LO QUE LE PEDÍ HACE 3 SEMANAS? ¡¡¡¡¡VENGA A MI González OFICINA AHORAAAAAA!!!
  • 95. Glup ¡¡¡¡¡¿Es que UD no tiene claro lo que tiene que hacer en González su trabajo?!!!!! Le dije la semana pasada, que tenía que asistir al Gte Gral…
  • 96. Me hará Ud ur reporte completo de las actividades realizadas, no me interesa si se tiene qie quedar toda la noche. ¡¡¿ENTENDIÓ?!! Si don Wenceslao González
  • 97. ¿y que le pongo al reporte si no acompañé al GTE Gral jamás? González
  • 100. Posibles Soluciones •  Reflexión •  Decisión •  Disciplina •  No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos
  • 101. Identificación de Hábitos Personales •  Ejercicio –  Haz dos listas identificando tus propios “enemigos del tiempo”, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos. –  Una vez que ya lograste identificar a tus “enemigos” enlista las posibles soluciones para cada uno de ellos.
  • 102. Soluciones •  Ahora, haz dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
  • 103. Causas de la Morosidad •  Morosidad •  La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después. •  Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros días se ven copados de demandas y presiones.
  • 104. Causas de la Morosidad •  Morosidad •  Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. •  Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienza de acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.
  • 105. Causas de la Morosidad •  Morosidad •  La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carrera de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas topo no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cuala traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficientes y efectivamente. •  Las principales causas de morosidad son: •  Trabajos no placenteros •  Trabajos difíciles •  Indecisión
  • 106. Uso del Tiempo •  Principios prácticos •  Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecutivo, que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo, y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo, es necesario saber en qué se le va el tiempo.¡No dependa de la memoria, pues es traicionera!
  • 107. Uso del Tiempo •  Principios prácticos •  Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado, pero si podemos examinar en forma objetiva y realista como lo manejamos. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica, o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días: El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debes ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en que se nos va y en que debería írsenos.
  • 108. Autoanálisis del Uso del Tiempo •  Para quién sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar como lo está empleando. •  En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se registra como se empleó esa hora. •  Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante.
  • 109. Planear las Actividades •  Diseño de objetivos •  Planes de contingencia •  El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.
  • 110. Planear las Actividades •  Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable planear nuestra s actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos. •  Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energía en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
  • 111. Planear las Actividades •  Puedo realizar una planificación eficaz si: –  Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas –  Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea –  Anticipo los obstáculos a los que enfrentaré –  Organizo mis tareas por orden de prioridad
  • 112. Planear las Actividades •  Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: –  Estén en línea con mis valores –  Sean de tiempo definido –  Estén definidas clara y específicamente –  Sean completamente mías –  Sean realistas
  • 113. Organizar las Actividades •  Nos servirá para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías: •  Prioridad A •  “Imprescindible de hacerse”: éstas son las actividades decisivas: Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
  • 114. Organizar las Actividades •  Prioridad B •  ”Debe hacerse”:son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite
  • 115. Organizar las Actividades •  Prioridad C •  ”Deseable de hacer” es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en períodos de poca presión.
  • 116. Organizar las Actividades •  Dependiendo de la fecha en que se elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser la C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.
  • 117. Organizar las Actividades •  Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor: por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto: Sólo una planeación le permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.
  • 118. El Beneficio de la Planeación •  El principio de Pareto •  Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
  • 119. El Beneficio de la Planeación
  • 120. El Beneficio de la Planeación •  Eficiencia vs. Efectividad •  Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia. •  En otra palabras la eficiencia buscar lograr resultados…va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados..
  • 121. El Beneficio de la Planeación •  Aspectos importantes a considerar •  Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores. •  Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose” ¿Qué es lo que tengo que-y quiero- hacer hoy?”. Si se escribe una lista de pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor. •  Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas…que no son las que se tiene que hacer.
  • 122. El Beneficio de la Planeación •  Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”. Unos pocos esfuerzos críticos (20% por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
  • 123. El Beneficio de la Planeación •  No confundir el manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. •  También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad” con horas de privacía”.
  • 124. El Beneficio de la Planeación •  Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback. •  Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”
  • 125. El Beneficio de la Planeación •  Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. •  Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.