PMO - Escritório de Projetos (Project Management Office)

PMO - Escritório de Projetos

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Agenda
• O Surgimento...

• Competências em Gerênca de Projetos

• O que é?

• Como Implementar um PMO

• Objetivo Básico

üVender o conceito

• Tipos de PMO

üDe fato, criar o PMO

üProjeto Autônomo

• Best Practices PMO

üProject Support Office

• Os 5 Erros dos Escritórios de Projetos

üCentro de Excelência

• Os 5 Acertos dos Escritórios de Projetos

üProgram Office

• Desafios na Implementação dos PMOs

• Funções Básicas de um PMO
üSuporte Administrativo

• Otimizando o Desempenho de um PMOs
• Agradecimento

üMétodos e Padrões
üConsultoria e Mentoração
üTreinamento
üManutenção de GPs
• Posições Possíveis em um PMO
üChief Project Office
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O Surgimento

O Surgimento...

O que é?

• Desejo de melhorar a taxa de sucesso de projetos,
que continuamente se tornam mais complexos;

Objetivo
Básico

• Necessidade de aliviar o gerente de projetos de
tarefas administrativas associadas ao
gerenciamento de um projeto;

Tipos
PMO

• Priorizar promoção da visibilidade dos projetos
juntos a todos os stakeholders;

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

O que é?
O que é?

O que é?

• O Escritório de Projeto é um local central para:
ü conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar
atividades do projeto;

Objetivo
Básico

ü obter uma visão global e panorâmica de todo o
projeto sem se perder em detalhes;
ü ser o centro de informações e controle;

Tipos
PMO

• Também é a “casa” do time de projeto, onde todo o
suporte está disponível.

Funções
Básicas

• Um programa para manter as melhores práticas de
GP?
• Um lugar para os GPs?

Posições
Agenda

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O Surgimento

O que é?
O que é?

O que é?

• Um “depósito” estático da informação de GP
controlado pelo alto nível da organização?

Objetivo
Básico

• Uma entidade organizacional que apóia o GP no
atingimento das metas do projeto, dando assistência
no planejamento, estimativa, cronograma,
monitoramento e controle do projeto?

Tipos
PMO
Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

Objetivo Básico

O que é?
Objetivo
Básico
Tipos
PMO

Dar orientação e suporte
que permita à organização
desenvolver seus projetos
da forma mais eficiente e
eficaz possível

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

Tipos de PMO

O que é?

1. Projeto Autônomo
2. Project Support Office

Objetivo
Básico

3. Centro de Excelência

Tipos
PMO

4. Program Office

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

Projeto Autônomo
• Escritório separado das operações da empresa

O que é?

• Destinado a um gerenciamento de um projeto ou
programa específico
• Possui responsabilidade sobre o sucesso do projeto.

Objetivo
Básico

Alta
Administração

Tipos
PMO

GP do
Projeto Autônomo

Operações
da empresa

Funções
Básicas
Posições

Equipe
do projeto
Autônomo

Agenda

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O Surgimento

Project Support Office
• Apoio a diversos projetos simultâneos

O que é?

• Fornece suporte, ferramentas e serviços para
planejamento, controle de qualidade, prazos e custos

Objetivo
Básico

• Possibilidade para fornecer recursos técnicos,
metodologia de gerenciamento de projetos,
metodologia de gerenciamento de conhecimento,
interfaces organizacionais

Tipos
PMO

Project
Support
Office

Projeto
1

Projeto
2

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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Projeto
3

Projeto
4

O Surgimento

Centro de Excelência

O que é?

• Não assume responsabilidade sobre o sucesso do
projeto
• Fatores Críticos de Sucesso:
ü Sponsorship: apoio de cima

Objetivo
Básico

ü Liderança: conhecimento e capacidade de gerenciar
e influenciar stakeholders

Tipos
PMO

ü Valor agregado: demonstrar benefício de se adotar
as práticas de GP propostas
ü Desenvolvimento profissional:desenvolver GP´s;
lideres e membros de equipes competentes

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

Program Office
• É responsável pelo sucesso dos projetos

O que é?

• Atua no gerenciamento estratégico de todos os projetos
da organização
• Gerencia os gerentes de projetos

Objetivo
Básico

• Incorpora o Project Office e o Centro de Excelência
• Fatores Críticos de Sucesso:

Tipos
PMO

ü Poder
ü Prioridade Corporativa
ü Controle amplo do empreendimento

Program
Office

Funções
Básicas
Posições

GP 1
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GP 2

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GP 3

GP 4

O Surgimento

Funções Básicas de um PMO

O que é?

1. Suporte Administrativo
2. Métodos e Padrões

Objetivo
Básico

3. Consultoria e Mentoração
4. Treinamento

Tipos
PMO

5. Manutenção de GPs

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

Suporte Administrativo
• Manutenção de cronogramas

O que é?

• Manutenção de controle de horas
• Produção e distribuição de relatórios

Objetivo
Básico

• Manutenção de uma “sala de visibilidade” ou “sala de
guerra”

Tipos
PMO

• Arquivamento (propostas, solicitações de mudança,
status reports, controle de horas, orçamento,
cronogramas, dados relacionados às pessoas e
demais documentos exigidos pela metodologia de
gerenciamento de projetos e processo unificado)

Funções
Básicas

• Manutenção de histórico de projetos

Posições

• Operação de ferramentas computacionais de gestão
de projetos

Agenda

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O Surgimento

Métodos e Padrões
• Implementação do Projeto:

O que é?
Objetivo
Básico
Tipos
PMO

(quais procedimentos devem ser seguidos no desenvolvimento do
projeto?)
ü Preparação de proposta
ü Avaliação de riscos
ü Construção de WBS
ü Elaboração de cronograma e orçamento
ü Alocação de recursos
ü Gerenciamento de contratos / suprimentos
ü Fechamento de projeto
ü Gerenciamento de mudança
ü É responsável pelo sucesso dos projetos

• Documentação do Projeto:

Funções
Básicas
Posições

(qual a documentação necessária para o projeto?)
ü Desenvolvimento de Formulários Padrão
ü Educação dos envolvidos no seu papel no trabalho com
documentação
ü Coleção e manutenção de documentação
ü Arquivo de documentação

Agenda

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O Surgimento

Consultoria e Mentoração
START UP

O que é?

• Suporte ao desenvolvimento de propostas
• Assistência no start up de projetos

Objetivo
Básico

• Resposta imediata às necessidades da organização
• Condução de avaliações de riscos

Tipos
PMO

• Assistência na retomada de projetos
• Mentoração com alta gerência

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

Treinamento

O que é?

• Desenvolvimento, junto a experts de educação e
treinamento, de currículo para treinamento em
gerência de projetos
• Ajuda no desenho de cursos específicos

Objetivo
Básico

• Identificação de fornecedores que possam preparar e
desenvolver cursos pertinentes

Tipos
PMO

• Apoio à área de treinamento da empresa na
realização de cursos

Funções
Básicas
Posições
Agenda

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O Surgimento

Manutenção de GPs

O que é?

• Descrição de cargos em projetos
• Alocação da pessoa certa p/ o cargo certo no
momento certo

Objetivo
Básico

• Apoio na contratação de profissionais de projetos
necessários
• Avaliação das capacidades dos GPs

Tipos
PMO
Funções
Básicas

• Identificação de níveis salariais oferecidos no mercado
para profissionais de projetos nos seus diferentes
níveis de competência e experiência

Posições
Agenda

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O Surgimento

Posições possíveis em um PMO
• Chief Project Office (CPO)

O que é?

• Gerentes de Projetos
• Expertes em Metodologia

Objetivo
Básico

• Especialistas em Documentação
• Coordenador de Suporte Administrativo
• Coordenador de Comunicação

Tipos
PMO

• Coordenador de Controle de Mudanças e Resolução de
Projetos

Funções
Básicas

• Coordenador de Gerenciamento de Riscos

Posições
Agenda

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O Surgimento

Chief Project Office (CPO)

O que é?

(Responsável pelo portfólio de projetos da
organização/departamento)
ü Planejamento Estratégico de Projetos

Objetivo
Básico

ü Decisões de Negócios em Novos Projetos
ü Prioridades e Recursos
ü Superintendência de Projetos Estratégicos

Tipos
PMO

ü Superintendência de Sistema de Gerenciamento de
Projetos de Grandes Empreendimentos

Funções
Básicas

ü Conhecimento e Capacitação de Gerência de Projetos
ü Revisões de Projetos
ü Interface com Alta Administração e Stakeholders

Posições
Agenda

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Competências

Competências em Gerência de Projetos
3 Níveis de Competência

Como
Implementar
Best
Practices

Nossos profissionais
estão fazendo o
melhor trabalho
possível?
Eles estão
qualificados?

Competência
Individual

Competência
da Equipe

Competência
em GP

Os 5 Erros
Os 5 Acertos

A organização oferece
um ambiente que
incentiva a condução de
projetos de forma eficaz?

Competência
Organizacional

Desafios
Agenda

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Estamos trabalhando
com uma equipe de
alta performance com
toda eficiência?
A equipe nos incentiva
a produzir soluções
mais rápidas, mais
baratas e melhores
que levem à satisfação
do cliente?

Competências

Competências em Gerência de Projetos

Como
Implementar
Best
Practices

Para uma organização desenvolver
projetos efetivamente, todas as
três áreas de competência devem
ser enfatizadas.

Os 5 Erros
Os 5 Acertos

Portanto, Project Offices devem
tratar de cada uma das três
áreas.

Desafios
Agenda

Ant

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Competências

Como Implementar um Project Office?

Como
Implementar

• O estabelecimento de um Project Office tem
dois componentes:

Best
Practices
Os 5 Erros

u
v

vender o conceito para alta gerência e
profissionais
de fato, criar um Project Office

Os 5 Acertos
Desafios
Agenda

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Competências

u Vender o Conceito

Como
Implementar

• Para a Alta Gerência:
ü Convencê-los que um Project Office pode contribuir para
o aumento dos resultados da organização

Best
Practices
Os 5 Erros
Os 5 Acertos

Perguntas que a Alta Gerência fará:
• Quanto irá custar para estabelecer um Project Office?
• Quanto irá custar para mantê-lo funcionando no dia-adia?
• Como irá um Project Office permitir que a empresa
atinja suas metas mais efetivamente?
• Pode-se estabelecer uma ligação entre a existência de
um Project Office e o aumento dos lucros e resultados?

Desafios
Agenda

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Competências

u Vender o Conceito

Como
Implementar

• Para os Profissionais:

Best
Practices

ü A implantação de um Project Office normalmente
encontra resistência dos profissionais, que ficam
preocupados que ele simplesmente adicione
requerimentos burocráticos e sirva como uma nova
tentativa da gerência de controlá-los.

Os 5 Erros
Os 5 Acertos

Perguntas que os Profissionais farão:
• Por que precisamos de um PMO?
• Como irá um PMO tornar nossa vida mais fácil e não
mais difícil?
• Irá o Project Office tornar-nos dispensáveis, tirando
nossa autoridade em tomadas de decisões importante?

Desafios
Agenda

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Competências

v De fato, criar o PMO

Como
Implementar

• Desenvolvimento de um PMO
Em geral há 4 Estágios de Implementação:
ü Estágio 1 – Criação do Project Office

Best
Practices

ü Estágio 2 – Entrada em Operação
ü Estágio 3 – Realimentação

Os 5 Erros

ü Estágio 4 – Alimentação com o Negócio

Os 5 Acertos
Desafios
Agenda

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Competências


Como
Implementar

• Estágio 1: Criação do Project Office
ü Foco em Padronização
• Localização

Best
Practices

• Infra-estrutura
• Papéis e responsabilidades

Os 5 Erros

• Alocação de recursos
• Escopo do Project Office e sua implementação
• Metodologia

Os 5 Acertos

• Procedimentos
• Ferramentas
• Suporte ao Gerente de Projetos (Doutrinar)

Desafios
Agenda

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Competências


Como
Implementar

• Estágio 2: Entrada em Operação
ü Foco em Acompanhamento e Controle de
Projetos

Best
Practices

• Suporte ao Gerente de Projetos (Operar)
• Criação e Manutenção da base de dados
• Revisão documentação existente

Os 5 Erros

• Correção de desvios
• Atualização de documentação de projeto

Os 5 Acertos

• Produção e distribuição de relatórios
• Revisão e suporte a projetos-problema

Desafios
Agenda

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Competências


Como
Implementar

• Estágio 3: Realimentação
ü Foco em Melhoria Contínua
• Refinamento de processos existentes

Best
Practices

• Base de dados com performance em projetos
anteriores

Os 5 Erros

• Base de dados sobre recursos humanos e
materiais otimizando sua utilização em projetos
• Recomendações de treinamento em função de
performance passada e de necessidades futuras

Os 5 Acertos

• Base de dados com capital intelectual para
reutilização e transferência de conhecimento

Desafios
Agenda

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Competências


Como
Implementar

• Estágio 4: Alinhamento com o Negócia
ü Foco Corporativo / Estratégico

Best
Practices

• Definição de critérios de seleção e priorização
de projetos
• Gerenciamento de portfólio de recursos e
projetos

Os 5 Erros

• Previsão de demanda de recursos
• Divulgação de práticas de gerência de projetos
por toda a empresa

Os 5 Acertos
Desafios
Agenda

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Competências

Best Practices PMO
Revista CIO – 02 de Julho de 2003

Como
Implementar

O PMO melhora a probabilidade de sucesso nos projetos,
ajuda na implementação de boas práticas e contribui para a
redução de custos.

Best
Practices

A implementação de metodologia padrão e a lincagem de
projetos à estratégia empresarial contribui para atingir as
metas estratégicas e financeiras das empresas.

Os 5 Erros

A obtenção de apoio da alta administração foi citado como um
dos desafios principais.

Os 5 Acertos

Outrossim, a própria disciplina implícita em project
management cria resistência.
Uma das soluções é a criação de comitês (steering
committees) compostos de executivos que são afetados pelas
ações do PMO, visando reduzir a resistência.

Desafios
Agenda

Ant

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Competências

Best Practices PMO

Como
Implementar

Empresas com um executivo de alto nível responsável por
PMO tendem a ter maior grau de sucesso nos projetos.

Best
Practices

PMOs iniciados a nível corporativo tender a englobar um
número maior de projetos estratégicos indicando um
crescimento na confiança no conceito PMO
Ter metodologia padrão (56%)

Os 5 Erros

Centralizar responsabilidade para relatórios e
acompanhamento (38%)
Prática comum na execução de projetos (37%)

Os 5 Acertos

Ter informação financeira disponível para acelerar ou atrasar
projetos (29%)

Desafios
Agenda

Ant

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Competências

Best Practices PMO

Como
Implementar

Ter processo para alocar recursos e desenvolver capacitação
(27%)
Base de dados com performance em projetos anteriores

Best
Practices

Base de dados sobre recursos humanos e materiais
otimizando sua utilização em projetos

Os 5 Erros

Recomendações de treinamento em função de performance
passada e de necessidades futuras
Base de dados com capital intelectual para reutilização e
transferência de conhecimento

Os 5 Acertos
Desafios
Agenda

Ant

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Competências

Os 5 Erros dos Escritórios de Projetos

Como
Implementar

L

Best
Practices

L

Os 5 Erros

L

Os 5 Acertos

L
L

Desafios
Agenda

Acreditar que implementar um Escritório de
Projeto é instalar um software;
Não buscar apoio dos auto-executivos,
acreditando ser esse um trabalho meramente
técnico;
Implantar visando um ambiente de fiscalização e
não um ambiente de colaboração.
Seguir a “modo” do que todo o mundo está
fazendo......
Querer implementar a solução em todas as áreas
de uma só vez. O bom é inimigo do ótimo....
Ant

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Competências

Os 5 Acertos dos Escritórios de Projetos

Como
Implementar
Best
Practices
Os 5 Erros
Os 5 Acertos

C
C
C
C
C

Investir.....investir....investir na mudança da
cultura;
Criar um ambiente de colaboração e de ganhos
para todos, e não apenas para os executivos;
Criar, de modo democrático, o padrão de
trabalho a ser executado;
Buscar alinhar estrategicamente os projetos com
os objetivos empresariais;
Romper o paradigma do imediatismo. Aceitar
que os resultados não são tão diretos e
instantâneos.

Desafios
Agenda

Ant

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Competências

Desafios na Implementação dos PMOs

Como
Implementar
Best
Practices
Os 5 Erros

Vencer a descentralização das informações;
Conseguir aceitação dos padrões de
trabalho;
Vencer o “mito” da fiscalização e punição;
Ter calma e aceitar os resultados não tão
imediatos;
Não desistir nunca.

Os 5 Acertos
Desafios
Agenda

Ant

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Otimizando
Desempenho Agradecimentos

Otimizando o desempenho de um PMO
Ø Treinamento em Fundamentos da Gerência de
Projetos
• Conceituação dos principais elementos de um projeto para
gerenciamento de prazo, recursos, qualidade e escopo.

Ø Certificação PMP
• Preparar os profissionais por meio do conhecimento e
aprendizagem das técnicas e práticas da Gerência de
Projetos propostas pelo PMBOK (Project Management Body
of Knowledge) dom PMI, visando a Certificação Profissional
PMP.

Ø Treinamento nas principais ferramentas para
Gerência de Projetos
Ø Coaching
• Com as equipes dos projetos, visando orientar os trabalhos,
corrigir rumos e esclarecer dúvidas eventuais.

Ø Top Director Forum
• Fórum executivo com a alta administração
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Otimizando
Desempenho Agradecimentos

Agradecimentos

Nilton Carlos Baleeiro
Tecnologia da Informação
Líder de Projetos
* nilton.baleeiro@vcp.com.br
( +55 11 6948-8424
) +55 11 7152-7539
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