Bonnes pratiques pour un projet de GED.

1. 18 Mars 2010 - Documation - Alain Escaffre
Bonnes pratiques pour
réussir un projet un projet
de GED
Avec Nuxeo DM
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

2. Objectif deNotre approche
Nuxeo ECM - ces bonnes
pratiques
Business Content Life Sciences Media
Solutions Construction Applications Your Solution …
Case Structured
Horizontal Document Digital Asset Content
Management Document
Packages Management Management
Framework Server
Aggregator
Nuxeo Enterprise Platform
Platform Complete set of components covering all aspects of ECM
Content
Infrastructure Nuxeo Core
Lightweight, scalable, embeddable content repository
2
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

3. Des bonnes pratiques, pour
quel objectif ?
• Eviter les glissements, rapprocher la période
d’ouverture du service
• Garantir que la solution mise en place répond aux
besoins utilisateurs.
3
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

4. Des bonnes pratiques, pour
quel objectif ?
Valeur
pour
100 %
utilisat
eur
L1 Temps
4
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

5. Objectif de ces bonnes
pratiques
Valeur
pour
100 %
utilisat
eur
L1 Temps
5
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

6. Des bonnes pratiques, pour
quel objectif ?
Valeur
pour
100 %
utilisat
eur
L1 L2 L3 Temps
6
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

7. A ne pas manquer
• Postionnement et caractérisation du projet
• Découverte du produit retenu
• Spécifications détaillées, les incontournables
• Identifier en amont les limites de l’outil pour réagir
• Réfléchir dès le départ aux contraintes de
déploiement
7
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

8. Périmètre du projet et
caractérisation
• Objectif : toujours avoir en tête au cours du projet
les facteurs de prise de décision, pour gagner du
temps, et ne pas en gaspiller sur des sujets moins
importants.
8
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

9. Périmètre du projet et
caractérisation
• Outillage d’un processus précis, ou mise en place d’une GED
générique à destination multi-profils ?
• Trois principaux gains attendus ?
• Dominante du projet :
• Travail et partage collaboratif
• Gestion de connaissance
• Outillage du système de management de la qualité
• Outillage des processus métier interne entreprise (achat, formation, ...)
• Dématérialisation
• Archivage
9
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

10. Périmètre du projet et
caractérisation
• Quelles sont les populations cibles ? (bien identifier
la majorité)
• Quels sont les modes d’accès souhaités au
contenu ? (Front Office, Back office, RSS, Microsoft
Office, ...)
10
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

11. Découverte du produit retenu
• Objectif : comprendre les points forts et points faibles du produit par rapport au
besoin, pour déterminer une stratégie de lotissement maximisant l’apport de valeur à
court terme pour l’utilisateur
• Avec Nuxeo :
• Bien comprendre la notion de type de documents
• Jouer avec le système de permission, l’héritage, le refus, etc...
• La notion de cycle de vie du document et les workflows
• Les différentes possibilité de navigation/recherche : par arboresence, publication, navigation
virtuelle, tags
• Comprendre les commentaires, les annotations, les tableaux de bords...
• Expliquer, sur une demi-journée, ce que peux faire l’outil, ce qui est flexible, ce qui l’est
moins
• Déterminer ce qui est jugé inutile ou superflu
11
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

12. Découverte du produit retenu
• Objectif : comprendre les points forts et points faibles du produit par rapport au
besoin, pour déterminer une stratégie de lotissement maximisant l’apport de valeur
pour l’utilisateur
• Avec Nuxeo :
• Bien comprendre la notion de type de documents
• Jouer avec le système de permissions, l’héritage, le refus, etc...
• La notion de cycle de vie du document et les workflows
• Les différentes possibilité de navigation/recherche : par arborescence, publication,
navigation virtuelle, tags
• Comprendre les commentaires, les annotations, les tableaux de bords...
• Expliquer, sur une demi-journée, ce que peux faire l’outil, ce qui est flexible, ce qui l’est
moins
• Déterminer ce qui est jugé inutile ou superflu : «less is more»
12
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

13. Lotir le projet, adopter une
méthode itérative
• Objectif : confronter au plus tôt les utilisateurs avec
l’outil pour gagner leur acceptation, et éviter de
mettre des resources sur des efforts qui n’apportent
que peu de valeur pour les utilisateurs
13
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

14. Spécifications détaillées, les
incontournables
• Objectif : approche systématique sur certains sujets, pour structurer la phase
de spec détaillées (dans un premier temps sur les besoins «mainstream»).
• Types de documents et métadonnées
• Le cycle de vie des docs
• Les modes d’accès et recherche
• Processus de valiation ?
• Processus de publication ?
• Les vues «tableau de bord».
• Nécessité de la réalisation d’un frontal (versus interface de contribution)?
• La mise en palce de la charte graphique
14
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

15. Comment gérer les besoins
non couverts en standard ?
Application
spécifique Intégration
Intégration
avec élément
externe
Nuxeo
Produit du
(support
marché
éditeur)
Besoin non
couvert en
standard
Besoin
spécifique Intégration
Nouvelle
fonctionnalité
Nuxeo
Besoin
(support
générique 15
éditeur)
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010

16. Les contraintes de
déploiement
• Environnement technique
• Niveau de service attendu : 24/24 - 7/7, heures
ouvrées, ...
• Temps maximum d’interruption acceptable
• Nécéssité de plan de reprise d’activité
• Politique de sauvegarde
• Vérification des performances
• Modalités de reprise de données
16
Open Source ECM
jeudi 18 mars 2010